Como criar um portal para funcionários

Neste artigo, o senhor encontrará todas as melhores lições que aprendemos sobre a criação de portais para funcionários. Seja a sua empresa de pequeno ou grande porte, o senhor sempre encontrará na InvestGlass a melhor maneira de coletar o melhor e compartilhar conteúdo com seus funcionários.

Um portal do funcionário é feito para que todos os membros da sua equipe possam acessar as informações de que precisam dentro ou fora do escritório. O InvestGlass é uma excelente plataforma para compartilhar o melhor conteúdo e organizá-lo de forma simples, sem perder a qualidade.

Quando os funcionários começam a trabalhar na sua empresa, eles compartilham com o senhor seus dados pessoais, inclusive o cartão de identificação. O portal do funcionário é uma ótima maneira de se manter atualizado sobre os eventos da empresa, acontecimentos, informações importantes e muito mais. Descreveremos as diferentes etapas usadas para envolver seus funcionários em uma plataforma digital. Mesmo para pequenas empresas, o portal do cliente será útil para coletar conteúdo relevante.

Como criar um portal para funcionários?

1. Identifique a finalidade do portal do funcionário de sua empresa.

Todas as empresas devem entender claramente o que um portal do funcionário pode fazer por elas. Aqui, mostraremos algumas metas que nossos clientes estão buscando atingir com o portal do funcionário:

• Modernizar as atividades operacionais, como a coleta de dados com formulários digitais.
• Convide equipes para colaborar de forma segura com arquivos compartilhados em comum
• Incentivar atividades sociais, como caridade, e aumentar o envolvimento social com campanhas
• Centralize em poucos segundos a comunicação entre empresa e funcionário

A plataforma é usada para coletar tarefas e garantir que seus funcionários entendam as metas da empresa. Como a plataforma é totalmente modular, o senhor terá várias opções de colaboração. Qualquer pessoa na empresa pode pilotar o portal e não são necessárias habilidades de TI para personalizar o portal do funcionário. Isso significa que qualquer pessoa do departamento de RH poderá personalizar o portal para coletar documentos e criar um local de trabalho centrado em valores.

O portal também está conectado ao CRM, bem como à automação de escritório. A automação de tarefas e o processo de aprovação facilitarão o trabalho diário do departamento de RH, bem como a solicitação de viagens.

2. Defina seus requisitos.

Uma empresa é um trabalho de equipe única, portanto, é importante reunir todas as informações em um só lugar. Um portal do funcionário é uma maneira fantástica de reunir todos os usuários na mesma tecnologia.

O portal é, de certa forma, uma ferramenta de engajamento social, portanto, é importante que o senhor obtenha todas as informações para atender às necessidades e aos recursos preferidos dos funcionários. Em ocasiões especiais como o Natal, o senhor pode achar útil dar prioridade aos eventos da empresa.

3. Determinar o design do portal do funcionário.

O portal é totalmente personalizável, de modo que o senhor pode inserir no portal o seu próprio logotipo, cor e texto. É importante estender a marca de sua empresa ao portal. O portal faz parte da identidade de sua marca. O senhor pode gerenciar a modularidade com base em grupos de tags e equipes. Criar uma intranet simples é extremamente fácil. O portal pode ser incorporado ao seu site.

Há vários aspectos cruciais de design que a equipe da InvestGlass recomenda para o sucesso ideal:

• Segmente seu portal em grupos de equipes, como por linha de negócios e grupo de trabalho.
• Mostre o gerenciamento de documentos, o gerenciamento de eventos, as feiras corporativas, a criação de comunidades, as conexões sociais, as postagens internas de empregos, as políticas e os procedimentos da empresa, os fluxos de trabalho, as ofertas de responsabilidade corporativa, os novos produtos e muito mais.
• Incluir salas de bate-papo
• Mostrar vídeos com a cultura da empresa

Seu portal do funcionário deve conter informações de RH no site, como políticas da empresa, regras corporativas e expectativas comerciais. Portanto, o portal também deve reduzir as chamadas telefônicas e os e-mails para o departamento de RH. Os novos funcionários gostarão de encontrar todas as informações em um portal on-line e não em um pacote grosso de papel.

Seu portal também deve ser visualmente bonito e envolvente. Como um espaço de trabalho digital para seus funcionários, ele deve ser alegre e mostrar as novidades da empresa.

Com o registro de arquivos e pastas do InvestGlass, os documentos serão etiquetados e distribuídos com base na sua importância. O senhor manterá todos os documentos devidamente etiquetados e estruturados em um software seguro do portal do funcionário.

Aconselhamos o senhor a incentivar seus funcionários a preencherem perfis pessoais para que outros funcionários com o InvestGlass FORM.

4. Atribuir aos funcionários as funções apropriadas.

O portal InvestGlass está oferecendo um sofisticado sistema de "quem vê o quê". Isso significa que os departamentos de recursos humanos poderão rastrear quais informações são visíveis por qual departamento ou funcionário. Esse recurso pode ser uma boa opção para uma pequena empresa, mas é imprescindível para uma grande organização.

5. O senhor deve procurar no mercado uma solução adequada ou criá-la internamente no gerenciamento de documentos?

As empresas de médio e grande porte adoram se envolver em um ambicioso gerenciamento de projetos. Construir o melhor portal para funcionários não é algo que o senhor criará do nada. Com o portal que oferecemos na InvestGlass, é extremamente fácil criar sua própria experiência personalizada. E o senhor descobrirá que, na verdade, é mais fácil comprar uma solução do que motivá-los a construí-la do zero.

5 recursos do portal do funcionário que devem ser procurados

1. Pesquisa

Seu portal deve ser de fácil utilização, portanto, tente limitar o conteúdo, pois o senhor quer um portal que esteja pronto para o autoatendimento dos funcionários. O senhor precisa incentivar os funcionários a procurar informações por conta própria. Os funcionários devem encontrar as informações de que precisam em menos de dois cliques.

2. Blog

O blog é uma ótima maneira de compartilhar conteúdo, mas alguns funcionários podem preferir vídeos. Sugerimos a vários clientes que usassem o Videoask para compartilhar conteúdo excelente de forma interativa.

3. Helpdesk

Os funcionários podem ter problemas técnicos e perguntas que precisam ser respondidas rapidamente. Os departamentos de RH e TI podem implementar um sistema de emissão de tíquetes no portal do funcionário para oferecer aos funcionários um local para buscar ajuda técnica.

4. Mobilidade

O portal é totalmente compatível com tablets e smartphones. O portal do funcionário é adequado para uso móvel como um aplicativo. Os negócios estão em movimento, portanto, seus quadros de eventos estarão visíveis nos smartphones de suas equipes.

5. Gamificação

A gamificação na empresa tem como objetivo trazer um pouco de competição saudável e diversão para o local de trabalho. É uma boa maneira de manter os funcionários totalmente envolvidos com o trabalho. O senhor pode adicionar alguns recursos, como questionários, pesquisas e enquetes de votação, para tornar o portal mais interativo.

5 dicas para otimizar o portal do funcionário de sua empresa

1. Incluir uma área de perguntas frequentes.

As perguntas frequentes são essenciais para o portal do funcionário de qualquer empresa, pois ajudam a reduzir o número de chamadas e e-mails para o RH. Ao criar uma seção de perguntas frequentes, o senhor cria um espaço onde os funcionários podem encontrar respostas sem precisar entrar em contato com o suporte. Outra ótima maneira de otimizar o portal do funcionário é descobrir quais são os recursos ou o conteúdo.

Responder a essas perguntas toma um tempo precioso do pessoal de RH e dos colegas de trabalho, que deveriam estar concentrados em suas próprias tarefas. Uma maneira de facilitar o acesso dos funcionários a recursos e informações é automatizar tarefas e processos dentro do próprio portal do funcionário. Por exemplo, o senhor pode usar um sistema de rastreamento de candidatos para acompanhar as solicitações de emprego.

2. Organize o portal.

Mantenha tudo muito simples. É melhor mostrar menos informações do que sobrecarregar os funcionários com toneladas de informações. O senhor pode organizar o portal por departamento ou tipo de conteúdo para manter tudo organizado e fácil de navegar. Uma maneira de incentivar o envolvimento dos funcionários no portal do funcionário da sua empresa é adicionar recursos interativos, como enquetes, pesquisas e questionários.

3. Torne o portal pessoal.

O objetivo principal é ajudar os funcionários a se conectarem e manterem contato. Recomendamos destacar as histórias de sucesso dos funcionários, com fotos e citações dos funcionários. As histórias de sucesso dos funcionários podem ser apresentadas em várias áreas diferentes do portal, como na página inicial ou no feed de notícias dos funcionários.

4. Garantir que o portal seja fácil de navegar.

Mantenha-o simples, com interfaces limpas. Os funcionários devem ser capazes de se familiarizar completamente nos primeiros usos."

5. Promover os valores e o propósito da empresa.

O senhor certamente ouviu Simon Sinek falar sobre POR QUE E COMO. E o mesmo vale para o portal do funcionário de sua empresa. É preciso saber POR QUE o senhor está criando um portal e para que ele serve. Ao promover os valores e o propósito da empresa, os funcionários não apenas se envolverão mais no portal, mas também se sentirão mais envolvidos em seu trabalho. Sempre mostre os valores da empresa por meio do conteúdo, dos recursos e do design, e o senhor criará um portal do qual os funcionários terão orgulho de fazer parte.

Sua busca por um portal do funcionário já terminou - confira o InvestGlass.

O InvestGlass é o portal completo para funcionários que combina comunicação, gerenciamento de eventos, gerenciamento de tarefas e compartilhamento de arquivos para ajudar a sua equipe a atingir níveis ideais de produtividade.

O senhor encontrará todas as ferramentas necessárias para criar um poderoso portal de colaboração. O portal é hospedado na Suíça ou em seu próprio local de serviço. A maioria das empresas opta pela nuvem suíça, mas o senhor pode optar por hospedá-lo em seus servidores se suas políticas de RH forem mais protecionistas.

A tecnologia InvestGlass é totalmente personalizável para atender a uma variedade de necessidades.

Com o InvestGlass, o senhor pode:

• Armazene e compartilhe arquivos em um local seguro e conclua o controle automático de versões e os formulários digitais.
• Aproveitar o processo de aprovação e as ferramentas de solicitação de viagem para reduzir a troca de e-mails
• Gerencie e atribua tarefas para diferentes membros da equipe e acompanhe-as
• Criar espaços de trabalho personalizados e levar em conta os projetos de cada equipe
• Verificação de nome no banco de dados AML KYC, como o ONFIDO

Para criar uma plataforma de produtividade perfeita, nossa equipe de especialistas o ajudará a navegar pelas opções e ferramentas do InvestGlass. Nossa equipe oferecerá vários exemplos de intranets que construímos com políticas de acesso sofisticadas. Prepare-se para colher os benefícios digitais. O senhor está pronto para experimentar a plataforma que seus gerentes de RH vão adorar?

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