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Was ist KYC?

Know your customer - KYC - ist eine regulatorische Anforderung und ein Standard in Banken und der Finanzdienstleistungsbranche im Allgemeinen. Es stellt einen Kundeneinführungsprozess dar, den ein Institut gemäß den KYC- und AML-Vorschriften erfüllen muss. KYC umfasst die Identifizierung von Kunden, die Überprüfung von Finanzdelikten und AML-Listen sowie die Bewertung des Wissens und der Risikotoleranz von Kunden. Das Sammeln von Kundeninformationen hat zwei Ziele. Das erste ist der Schutz des Finanzinstituts durch den Nachweis der Identität des Kunden und die Information darüber, welchem Anlage- und Risikoprofil der Kunde entspricht, was es den Beratern ermöglicht, den Kunden korrekt zu bedienen. Das zweite Ziel ist der Schutz des Kunden, indem er das notwendige Wissen erhält und die Verantwortung des Kunden durch die Sorgfaltspflicht begrenzt. 

Alle Institutionen müssen KYC-Identitätsprüfungen und Überprüfungen von Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungslisten einhalten, da gegen Banken und Institutionen, die ihr Kundenidentifizierungsprogramm und die KYC-Compliance vernachlässigen, hohe Geldstrafen und Bußgelder verhängt werden. In der Tat sind neben den enormen Strafkosten auch die Auswirkungen solcher Vorfälle auf den Ruf und das Vertrauen nicht direkt messbar.

Was ist ein KYC-Prozess? 

Wie können Finanzinstitute, Banken und andere Unternehmen einen vollständigen und regelkonformen KYC-Prozess während der Kontoeröffnung und des Kunden-Onboardings durchführen? Der KYC-Prozess kann in 5 Schritten vereinfacht werden, um die Compliance zu verbessern und Betrug zu vermeiden:

  1. Informationen sammeln
  2. Dokumente prüfen
  3. Informationen validieren
  4. Behebung starten
  5. Zulassungsprozesse

1 - Informationen sammeln

Die Sammlung von Informationen gruppiert zwei Hauptereignisse. 

Zunächst sollten Sie persönliche Informationen und Daten zu den Kundenaktivitäten sammeln. Dies kann über ein persönliches Gespräch, Formulare oder digitale Formulare erfolgen. Das Ziel ist es, genügend Informationen zu erhalten, um den Interessenten persönlich und zweifelsfrei identifizieren zu können. Dazu gehört die manuelle Eingabe von persönlichen Daten ebenso wie das Hochladen von Dateien wie Personalausweis, Reisepass, Wohnsitznachweis, Debit-/Kreditkarte und Unternehmensdokumente. Dennoch sollte die Kundenerfahrung und das Engagement positiv bleiben und die Geschwindigkeit des Prozesses sollte so schnell wie möglich sein.

Zweitens sollten Sie insbesondere bei der Kontoeröffnung Ihren Interessenten informieren und eine Risikobewertung auf der Grundlage einer Vielzahl von Risikofaktoren vornehmen. Dieser Schritt ist entscheidend, da er sowohl die Anleger als auch das Finanzinstitut schützt. In der Regel werden digitale Formulare und spezifische Fragen verwendet, um die verschiedenen Risikostufen und das entsprechende Kundenrisiko zu bewerten. 

2 - Dokumente prüfen

Sobald die Datenerfassung erfolgt ist, müssen Sie die Identität der Kunden und die Gültigkeit ihrer Dokumente überprüfen. Um die Daten zu vergleichen, sollte die künstliche Intelligenz die Daten aus den Dokumenten (Personalausweis, Reisepass, Debit-/Kreditkarte, Wohnsitznachweis, Unternehmensdokumente usw.) extrahieren und sie mit den manuell eingegebenen Informationen abgleichen. Diese Vergleichsprüfung ist eine grundlegende, aber nützliche Vorverifizierung.

Eine weitere Sorgfaltspflicht ist die Identitätsprüfung per Videoidentifikation oder digitaler Unterschrift. Spezialisten auf diesem Gebiet werden Sie bitten, Realaufnahmen zu machen, um die Wahrhaftigkeit Ihrer Identität zu garantieren. Digitale Signaturen erhöhen zudem Ihre Sicherheit, indem sie eine 2-Faktor-Authentifizierung verlangen.

3 - Informationen validieren

Der dritte Schritt ist typischerweise, wenn der KYC-Prozess die Verbindungen der Kunden zur AML-Liste - Anti-Geldwäsche-Liste - und anderen vorgeschriebenen regulierten Listen überprüft. Regulierungsbehörden in allen Ländern berücksichtigen diesen Schritt genau, wenn sie die Sorgfaltspflicht von Banken und Unternehmen gegenüber ihren Kunden beurteilen.

In den USA zum Beispiel ist seit 2001 und dem Patriot Act die Vernachlässigung von Prüfungen auf potenzielle Terrorismusfinanzierung für Finanzunternehmen äußerst problematisch.

4 - Behebung starten

Die Bereinigung ist eine Kernphase des KYC-Prozesses. Sie automatisiert die Überprüfung der Daten Ihrer Kunden und die Aktualisierung veralteter Informationen. Die Bereinigung kann auf bestimmten Ereignissen basieren, wie z. B. Adressänderung, Änderung der Staatsangehörigkeit und Volljährigkeit, oder auf regelmäßigen Überprüfungen (vierteljährlich, monatlich, ...).

Remediation bedeutet, dass Sie Ihren Kunden ähnliche Formulare oder Fragen wie im ersten Schritt zusenden, um die Informationen zu überprüfen und zu aktualisieren. Die besten CRMs und KYC-Automatisierung können diese Vorgänge automatisieren.

5 - Zulassungsprozesse

Nicht zuletzt müssen Unternehmen, sobald alle Informationen eingegeben und aufgezeichnet sind, in der Lage sein, Kunden auf der Grundlage ihrer Antworten, der Identitätsprüfung und der Namensüberprüfung zu akzeptieren oder abzulehnen. Bankinstitute verwenden in der Regel Lösungen, die Genehmigungsprozesse für die Kontoeröffnung und das Kunden-Onboarding bereitstellen.

Wo kommt InvestGlass ins Spiel?

InvestGlass verfügt als All-in-One-CRM über Lösungen, die von PMS bis OMS reichen. Wir verfügen auch über erstklassige digitale KYC-Formulare und Onboarding-Prozesse, die mit einer Automatisierungsfunktion gekoppelt sind. Verwenden Sie vorgefertigte Onboarding-Formulare, um Daten über E-Mails oder das Kundenportal zu sammeln. Mit den DM-Profiler-Formularen können Sie das Anlageprofil Ihrer Kunden definieren und die Anlagevorschläge entsprechend anpassen. 

Neben einer vollständigen Onboarding-Funktion bieten wir auch die Korrektur- und Genehmigungsprozesse, die im Haus erstellt werden. Automatische Abhilfemaßnahmen können aus dem Audit-Trail heraus in Abhängigkeit von bestimmten Ereignissen oder periodisch gestartet werden. Der Genehmigungsprozess ist ebenfalls anpassbar, ebenso wie die Logik für die Genehmigung. Für die spezifische Identitätsprüfung und die Überprüfung des Kundennamens integrieren wir die Lösungen unserer Partner.

Wie kann man die Kunden-Due-Diligence und Anti-Geldwäsche-Prüfungen automatisieren?

Tatsächlich arbeitet InvestGlass für einen Teil der zweiten und dritten Stufe mit Regtech-Partnern zusammen, um eine nahtlose Integration und vollständige KYC-Compliance zu gewährleisten. Wir verbinden uns auch mit Fintech-Unternehmen, die zusätzliche Tiefe bieten.

Für zusätzliche Erkenntnisse während des Onboarding-Prozesses liefert Ihnen Neuroprofiler die ESG-Präferenzen Ihrer Kunden über die Verhaltensanalyse eines gamifizierten Prozesses.

Für die ID-Verifizierung stellen Onfido und Lexis Nexis eine komplette Software mit Video- und ID-Analyse her, die die Identität bestätigt oder widerlegt.

Bei Namensüberprüfungen integriert Polixis einen Bericht über das Geldwäscherisiko jedes Kunden und dessen Bezug zu etwaiger Finanzkriminalität oder Terrorismusfinanzierung.

Außerdem ist es möglich, KYC und Kryptowährungen zu kombinieren, indem man eine Software wie Scorechain verwendet, die in einer umfassenden Datenbank von 700+ VASPs prüft, um die Glaubwürdigkeit der Gegenparteien zu bewerten und das Risiko-AML-Scoring für zusätzliche Sorgfaltspflicht zu bearbeiten.

Zusätzliche Hinweise für Finanzinstitute

KYC-Vorschriften sind in der Regel umständlich und komplex. Daher sind eine vollständige Kenntnis und ein Verständnis dieser Gesetze notwendig, um Ihr Geschäft zu betreiben. Ein Großteil dieses Risikos kann durch den Einsatz einer Lösung wie InvestGlass zur Automatisierung Ihrer KYC- und Sanierungsmaßnahmen gemindert werden.

Je nachdem, wie stark Ihre Geschäftsbeziehung miteinander verbunden ist, sollten Sie zusätzliche Sorgfalt auf Ihre Geschäftsbeziehung und Ihre Dienstleister richten. Eine Bank, die verschiedene Lösungen von Drittanbietern kombiniert, könnte mit Gebühren konfrontiert werden, wenn eine Beziehung nicht KYC-konform ist. Seien Sie sich der spezifischen Compliance-Anforderungen Ihres Landes bewusst und nutzen Sie InvestGlass, um Ihre KYC-Bereinigung zu automatisieren!