Der endgültige Leitfaden für Genehmigungsverfahren

Den Genehmigungsprozess mit InvestGlass meistern: Ein umfassender Leitfaden zur Rationalisierung von Geschäftsabläufen

InvestGlass hat die Art und Weise, wie Unternehmen Genehmigungsprozesse abwickeln, revolutioniert - von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung, von Verkaufsprozessen bis hin zu Compliance-Prozessen. Durch die Automatisierung von Schlüsselkomponenten eines Genehmigungsprozesses können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern. In diesem Artikel geben wir Ihnen einen detaillierten Überblick über das von InvestGlass angebotene Genehmigungssystem, einschließlich der Elemente, die bei der Erstellung automatisierter Genehmigungsprozesse eine Rolle spielen, der Vorteile eines Workflow-Genehmigungsprozesses und der endgültigen Genehmigungsmaßnahmen, die Sie erwarten können.

Den Genehmigungsprozess verstehen

Ein Genehmigungsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die befolgt werden müssen, damit eine Entscheidung getroffen oder eine Aktion durchgeführt werden kann. Dieser Prozess kann auf eine Vielzahl von Geschäftsszenarien angewandt werden, z. B. auf die Genehmigung von Budgets, Rechnungen und Projekten. InvestGlass bietet zwei Arten von Genehmigungsprozessen: serielle und parallele.

Series Approval Process für einfache Geschäftsprozesse:

Bei einem Seriengenehmigungsverfahren werden Genehmigungsanfragen nacheinander an jeden Genehmiger gesendet. Jeder Genehmiger muss seinen Teil bestätigen, bevor die Anfrage an den nächsten Genehmiger weitergeleitet wird. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden, bevor eine Aktion durchgeführt werden kann.

Paralleler Genehmigungsantragsprozess:

Bei einem parallelen Genehmigungsverfahren werden mehrere Genehmigungsanfragen gleichzeitig verschickt, so dass alle Genehmigenden die Anfrage gleichzeitig bestätigen oder ablehnen können. Diese Methode wird häufig verwendet, wenn eine Entscheidung schnell getroffen werden muss und die Meinung oder der Beitrag aller Beteiligten wichtig ist.

Erstellen eines automatisierten Genehmigungsprozesses mit InvestGlass

Um einen automatischen Genehmigungsprozess zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Richten Sie die Liste der Genehmigenden ein, die normalerweise aus einer Gruppe besteht, die ein Team repräsentiert. Es können mehrere Genehmigende zu einer Liste hinzugefügt werden.
2. Erstellen Sie einen neuen Genehmigungsprozess, indem Sie das Zielobjekt (z. B. einen Kontaktdatensatz oder ein Dokument) auswählen.
3. Legen Sie, falls gewünscht, Bedingungen fest, um den Prozess zu automatisieren.
4. Wählen Sie die Kommunikationsmethode (Standard ist die Benachrichtigung über die Website und per E-Mail).
5. Passen Sie E-Mail- und Benachrichtigungsvorlagen an, falls gewünscht.
6. Richten Sie Abstimmungsbedingungen ein, rufen Sie Funktionen ab und weisen Sie Funktionen neu zu.
7. Konfigurieren Sie die endgültigen Genehmigungsaktionen und die Kommunikation.

Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie die Genehmigungsprozesskette entweder als seriellen oder parallelen Prozess einstellen.

Vorteile von automatisierten Genehmigungsprozessen

Manuelle Genehmigungsverfahren können zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Indem Sie Genehmigungsprozesse automatisieren, können Sie:

• Gewinnen Sie mehr Kontrolle und Transparenz
• Ermöglichen Sie es Teammitgliedern, Genehmigungen schneller zu erhalten
• Reduzieren Sie Fehler und verbessern Sie die Effizienz

InvestGlass ermöglicht auch die Anpassung des Genehmigungsprozesses an die spezifischen Anforderungen verschiedener Abteilungen, Marketinginitiativen oder Projektpläne.

Schlüsselkomponenten eines Genehmigungsverfahrens

Ein effizienter Genehmigungsprozess ist unerlässlich, um Geschäftsprozesse zu straffen und sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen zeitnah getroffen werden. Zu den wichtigsten Komponenten eines Genehmigungsprozesses gehören die folgenden Elemente:

• Genehmigungsantrag: Die erstmalige Einreichung eines Antrags auf Genehmigung durch die zuständigen Teammitglieder oder Interessenvertreter.
• Geschäftsprozess: Der gesamte Prozess, von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung oder Ablehnung, sollte so gestaltet sein, dass er die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens unterstützt.
• Automatisierter Prozess: Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen kann Fehler reduzieren, Zeit sparen und die Effizienz steigern.
• Verwaltung von Genehmigungen: Ein gut organisiertes System zur Verwaltung von Genehmigungen, einschließlich Berechtigungsstufen, Fälligkeitsdaten und Kommunikationskanälen.
• Überprüfungsprozess: Eine gründliche Überprüfung der eingereichten Dokumente, einschließlich einer ersten Prüfung und aller weiteren erforderlichen Genehmigungsschritte.
• Benutzerdefinierte Vorlagen: Sie können integrierte Vorlagen verwenden oder benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, um den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Details in den eingereichten Dokumenten enthalten sind.
• Genehmigungsschritte: Die verschiedenen Schritte, die in den Prozess involviert sind, einschließlich der ersten Einreichungsschritte, der Genehmigungsschritte und der endgültigen Ablehnungsschritte.
• InvestGlass Genehmigungsprozess: Die Integration des Genehmigungsprozesses in InvestGlass kann dazu beitragen, Genehmigungen über verschiedene Abteilungen hinweg zu verwalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
• Projektplan: Ein klar definierter Projektplan kann helfen, den Genehmigungsprozess zu steuern und sicherzustellen, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden.
• Rechtzeitige Bearbeitung: Die rechtzeitige Erteilung von Genehmigungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und die Vermeidung unnötiger Verzögerungen.

Wenn Sie sich auf diese Schlüsselkomponenten konzentrieren, können Unternehmen automatisierte Genehmigungsprozesse erstellen, die effizienter und effektiver sind als manuelle Genehmigungsprozesse. So können Teams effektiver zusammenarbeiten, das Risiko von Fehlern wird verringert und ein reibungsloser Projektablauf wird gewährleistet.

Fazit

Durch die Nutzung des automatisierten Genehmigungsprozesses von InvestGlass können Unternehmen ihre Genehmigungssysteme rationalisieren, die Effizienz steigern und Fehler reduzieren. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Optionen bietet InvestGlass die notwendigen Werkzeuge, um einen nahtlosen Genehmigungsprozess zu schaffen, der auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

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