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Der endgültige Leitfaden für Genehmigungsverfahren

Den Genehmigungsprozess mit InvestGlass meistern: Ein umfassender Leitfaden zur Rationalisierung von Unternehmensprozessen

InvestGlass hat die Art und Weise, wie Unternehmen Genehmigungsprozesse abwickeln, revolutioniert - von der Angebotserstellung bis zur Bezahlung, von Verkaufsprozessen bis hin zu Compliance-Prozessen. Durch die Automatisierung von Schlüsselkomponenten eines Genehmigungsprozesses können Unternehmen Zeit sparen, Fehler reduzieren und die Gesamteffizienz verbessern. In diesem Artikel geben wir einen detaillierten Überblick über das von InvestGlass angebotene Genehmigungssystem, einschließlich der Elemente, die bei der Erstellung automatisierter Genehmigungsprozesse eine Rolle spielen, der Vorteile eines Workflow-Genehmigungsprozesses und der endgültigen Genehmigungsmaßnahmen, die Sie erwarten können.

Das Genehmigungsverfahren verstehen

Ein Genehmigungsprozess besteht aus einer Reihe von Schritten, die befolgt werden müssen, damit eine Entscheidung getroffen oder eine Aktion durchgeführt werden kann. Dieser Prozess kann auf eine Vielzahl von Geschäftsszenarien angewandt werden, z. B. auf die Genehmigung von Budgets, Rechnungen und Projekten. InvestGlass bietet zwei Arten von Genehmigungsprozessen: serielle und parallele.

Serienfreigabeverfahren für einfache Geschäftsprozesse:

Bei einem Seriengenehmigungsverfahren werden die Genehmigungsanträge nacheinander an die einzelnen Genehmigenden gesendet. Jeder Genehmigende muss seinen Teil validieren, bevor die Anfrage an den nächsten Genehmigenden weitergeleitet wird. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Genehmigungen eingeholt werden, bevor eine Maßnahme ergriffen werden kann.

Paralleler Genehmigungsantragsprozess:

Bei einem parallelen Genehmigungsverfahren werden mehrere Genehmigungsanfragen gleichzeitig verschickt, so dass alle Genehmigenden die Anfrage gleichzeitig bestätigen oder ablehnen können. Diese Methode wird häufig verwendet, wenn eine Entscheidung schnell getroffen werden muss und die Meinung oder der Beitrag aller Beteiligten wichtig ist.

Erstellen eines automatisierten Genehmigungsprozesses mit InvestGlass

Gehen Sie folgendermaßen vor, um einen automatisierten Genehmigungsprozess zu erstellen:

  1. Richten Sie die Liste der Genehmigenden ein, die normalerweise aus einer Gruppe besteht, die ein Team repräsentiert. Es können mehrere Genehmigende zu einer Liste hinzugefügt werden.
  2. Erstellen Sie einen neuen Genehmigungsprozess, indem Sie das Zielobjekt (z. B. einen Kontaktdatensatz oder ein Dokument) auswählen.
  3. Legen Sie, falls gewünscht, Bedingungen fest, um den Prozess zu automatisieren.
  4. Wählen Sie die Kommunikationsmethode (Standard ist die Benachrichtigung über die Website und per E-Mail).
  5. Passen Sie auf Wunsch E-Mail- und Benachrichtigungsvorlagen an.
  6. Einrichten von Abstimmungsbedingungen, Abrufen von Funktionen und Neuzuweisung von Funktionen.
  7. Konfigurieren Sie die endgültigen Genehmigungsmaßnahmen und die Kommunikation.

Wenn Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie die Genehmigungsprozesskette entweder als Serien- oder als Parallelprozess einstellen.

Vorteile von automatisierten Genehmigungsprozessen

Manuelle Genehmigungsverfahren können zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Durch die Automatisierung von Genehmigungsprozessen können Sie:

  • Gewinnen Sie mehr Kontrolle und Transparenz
  • Ermöglichen Sie Teammitgliedern, Genehmigungen schneller zu erhalten
  • Reduzierung von Fehlern und Verbesserung der Effizienz

InvestGlass ermöglicht auch die Anpassung des Genehmigungsprozesses an die spezifischen Anforderungen der verschiedenen Abteilungen, Marketinginitiativen oder Projektpläne.

Schlüsselkomponenten eines Genehmigungsverfahrens

Ein effizienter Genehmigungsprozess ist von entscheidender Bedeutung für die Rationalisierung von Geschäftsprozessen und die Gewährleistung, dass wichtige Entscheidungen zeitnah getroffen werden. Zu den wichtigsten Komponenten eines Genehmigungsprozesses gehören die folgenden Elemente:

  • Genehmigungsantrag: Die erstmalige Einreichung eines Genehmigungsantrags bei den zuständigen Teammitgliedern oder Interessengruppen.
  • Geschäftsprozess: Der gesamte Prozess, von der Einreichung bis zur endgültigen Genehmigung oder Ablehnung, sollte so gestaltet sein, dass er den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gerecht wird.
  • Automatisierter Prozess: Die Automatisierung von Genehmigungsprozessen kann Fehler reduzieren, Zeit sparen und die Effizienz steigern.
  • Verwaltung von Genehmigungen: Ein gut organisiertes System zur Verwaltung von Genehmigungen, einschließlich Berechtigungsstufen, Fälligkeitsdaten und Kommunikationskanälen.
  • Überprüfungsprozess: Eine gründliche Überprüfung der eingereichten Dokumente, einschließlich einer ersten Prüfung und weiterer erforderlicher Genehmigungsschritte.
  • Benutzerdefinierte Vorlagen: Es können integrierte Vorlagen verwendet oder benutzerdefinierte Vorlagen erstellt werden, um den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Details in den eingereichten Dokumenten enthalten sind.
  • Genehmigungsschritte: Die verschiedenen Schritte, die in den Prozess involviert sind, einschließlich anfänglicher Einreichungsaktionen, Genehmigungsprozessschritte und endgültige Ablehnungsaktionen.
  • InvestGlass Genehmigungsprozess: Die Integration des Genehmigungsprozesses in InvestGlass kann dazu beitragen, Genehmigungen über verschiedene Abteilungen hinweg zu verwalten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
  • Projektplan: Ein klar definierter Projektplan kann das Genehmigungsverfahren leiten und sicherstellen, dass alle Aspekte des Projekts berücksichtigt werden.
  • Rechtzeitige Bearbeitung: Die rechtzeitige Erteilung von Genehmigungen ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Effizienz und die Vermeidung unnötiger Verzögerungen.

Durch die Konzentration auf diese Schlüsselkomponenten können Unternehmen automatisierte Genehmigungsprozesse schaffen, die effizienter und effektiver sind als manuelle Genehmigungsprozesse. So können Teams effektiver zusammenarbeiten, das Risiko von Fehlern wird verringert und ein reibungsloser Projektablauf wird gewährleistet.

Schlussfolgerung

Durch den Einsatz des automatisierten Genehmigungsprozesses von InvestGlass können Unternehmen ihre Genehmigungssysteme rationalisieren, die Effizienz steigern und Fehler reduzieren. Mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Optionen bietet InvestGlass die notwendigen Werkzeuge, um einen nahtlosen Genehmigungsprozess zu schaffen, der auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

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