Wie können Sie Ihren Reiseantragsprozess mit InvestGlass the Swiss CRM automatisieren?
Die aktuelle Gesundheitskrise hat viele Aktivitäten in Frage gestellt und eingeschränkt und eine neue Normalität geschaffen. Der Reiseverkehr ist einer der am stärksten betroffenen Wirtschaftszweige, und die Menschen sind in ihrer Bewegungsfreiheit stark eingeschränkt. Neben der Unmöglichkeit zu reisen, weil die Grenzen geschlossen sind, haben PCR-Tests und Quarantänen das Reisen aufgrund der zusätzlichen Reisekosten und des damit verbundenen Aufwands behindert.
Geschäftsreisen, die sich auf Unternehmen und Mitarbeiter konzentrieren, sind immer seltener geworden. Doch da sich die Welt langsam wieder öffnet, werden auch die Geschäftsreisen wieder zunehmen. Managementteams verlangen von Mitarbeitern und Teammitgliedern, dass sie Reiseanträge einreichen, um über die Relevanz solcher Anträge zu entscheiden. In diesem Artikel geht es um die Erläuterung des Reiseantragsprozesses und die Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Automatisierungssoftware zur Digitalisierung des Genehmigungsprozesses für Reiseanträge.
Was ist ein Reiseantrag?
Ein Reiseantragsformular für Geschäftsreisen ist ein Mittel zur Aufzeichnung in der Welt der Geschäftsreisen und des Geschäftsverkehrs. Es verhindert die Verwendung von E-Mails oder Papier. Die Mitarbeiter füllen das Formular mit den Reisedetails, den Reisekosten, der Reiseroute, den Unterkunftsanforderungen und den wichtigsten Informationen, die für ihre Reise relevant sind, im InvestGlass-Widget "Reiseantrag" aus. Dieses Reiseantragsformular wird dann eingereicht und ein Genehmigungsprozess wird gestartet. Die für diesen Genehmigungsprozess festgelegten Personen - "Genehmiger" - können dann den Reiseantrag annehmen oder ablehnen.
Wie kann ich die Reisekostenabrechnung automatisieren?
In den meisten Unternehmen und Institutionen werden Ausgaben außerhalb von Reisen direkt über eine Reisekostenabrechnung abgerechnet. Hier können Sie mit dem InvestGlass-Reiseantrag diese Daten ganz einfach im selben Prozess erfassen.
Die Reisekostenabrechnung ist der Kern- und Brennpunkt der Reiseanträge. Die Kostenstelle muss in aufwändigen manuellen Prozessen den Wahrheitsgehalt der Ausgaben prüfen. Deshalb muss der eingereichte Antrag für die anstehende Reise so detailliert wie möglich sein. Außerdem sind die Reiseanträge in der Regel mit einer Rechnungsnummer verknüpft. Diese Rechnung erklärt der Finanzabteilung genau die budgetierten Kosten. Wenn eine Rechnung erstellt wird, kann die Dateneingabe aufgrund von sich wiederholenden Aufgaben einen menschlichen Fehler verursachen. Dennoch bleibt ein solches Rechnungssystem der von Mitarbeitern und Managern am häufigsten genutzte Arbeitsablauf.
Reisen sind der Schlüssel für neue Verkäufe
Wer wird den Reiseantrag genehmigen?
Sobald das Reiseantragsformular mit allen erforderlichen Informationen, einschließlich Rechnungsnummern, eingereicht wurde. Der Reiseantrag wird von den Genehmigern bewertet. Bei den Genehmigern kann es sich um den Vorgesetzten der Person, den für Reiserichtlinien zuständigen Mitarbeiter oder eine beliebige vom Unternehmen bestimmte Person handeln.
Dieser Genehmigungsprozess kann elektronische Unterschriften der Genehmigenden und 2FA über mobile Geräte umfassen. Dieser Prozess ist jedoch in der Regel einfach und erfordert mindestens 1 oder 2 Genehmigende. Sobald die Genehmigung des Reiseantrags erteilt ist, wird der Person, die das Land verlässt, in der Regel eine Datenbeschränkung auferlegt.
Welche Art von CRM-Einschränkungen bietet der Reiseantrag?
Sobald die Projekt- und Reisedetails feststehen, das Startdatum festgelegt ist und die zu besuchenden Kontakte bestimmt sind, löst der Prozess zur Genehmigung von Reiseanträgen eine automatische temporäre Datenbeschränkung für die Dauer der Reise aus. Diese Automatisierung reduziert Fehler und verhindert, dass Ihr Mitarbeiter während seines Urlaubs Zugriff auf Ihre Daten hat. Dieses System ist sehr nützlich für Privatbanken oder jedes Unternehmen, das den Zugriff auf das CRM während einer Reise einschränken möchte.
Was würde passieren, wenn Sie kein Reiseantragssystem verwenden?
Das Fehlen eines ordnungsgemäßen Workflows für die Digitalisierung von Reiseanträgen stellt viele und unterschiedliche Herausforderungen dar:
- Zeitmanagement und menschliche Fehler
- Behalten Sie den Überblick über wichtige Informationen
- Keine Kontrolle über die Reisekosten
- Risiko von Datenverlusten
- Schlechte Sichtbarkeit des Managements
Die Kombination dieser Herausforderungen wirkt sich negativ auf die Effizienz und das Stressniveau Ihrer Teams aus.
Wie können Sie Ihr Unternehmen davon überzeugen, dass Automatisierung und Digitalisierung der richtige Weg sind?
In der schnelllebigen Geschäftswelt von heute ist die Rationalisierung von Abläufen von größter Bedeutung. Der Einsatz digitaler Tools beschleunigt nicht nur die Prozesse, sondern verbessert auch die Genauigkeit, da sie sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Tatsächlich sind 72% der Branchenführer der Meinung, dass digitale Tools die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens stärken. Für Unternehmen, die eine effiziente, kostengünstige Lösung suchen, bietet InvestGlass eine außergewöhnliche Low-Code-Workflow-Automatisierungsplattform, die speziell auf Reiseanträge zugeschnitten ist. Die benutzerfreundliche Oberfläche sorgt für einen minimalen Schulungsaufwand und ermöglicht eine schnelle Umstellung.
Wenn ein Mitarbeiter eine Geschäftsreise plant, gibt er lediglich den Zweck der Reise, die Reiseroute, die voraussichtlichen Ausgaben und andere relevante Details ein. Das System leitet den Reiseantrag zur Validierung an die zuständige(n) Behörde(n) weiter, abhängig von den voraussichtlichen Ausgaben und eventuellen Finanzanträgen vor der Reise.
Über den unmittelbaren Prozess hinaus bietet InvestGlass Unternehmen wertvolle Einblicke, um den Genehmigungsprozess kontinuierlich zu verbessern und zu beschleunigen. Metriken wie die durchschnittliche Genehmigungsdauer, die Erledigungszeiten für Benutzeraufgaben und die Effizienz der Mitarbeiter sind leicht verfügbar. Das bedeutet, dass das InvestGlass-Reiseantragssystem unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens das ideale Werkzeug ist, um effiziente, fehlerfreie Abläufe zu gewährleisten.