5 ưu điểm hàng đầu của chữ ký số với RPA là gì?
Với tình hình COVID này - bảo mật đã trở thành nền tảng của các giá trị và yêu cầu của chúng tôi khi xử lý số hóa!
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) là gì?
Tự động hóa quy trình robot (RPA) là việc sử dụng 'robot' phần mềm máy tính để xử lý các tác vụ kỹ thuật số lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc. Ví dụ: điền cùng một thông tin ở nhiều nơi, nhập lại dữ liệu hoặc sao chép và dán. Chúng tôi kết hợp InvestGlass RPA với chữ ký số để đạt được hiệu quả quy trình vượt trội. Các biểu mẫu kỹ thuật số là tự thực hiện và các quy trình tự động sẽ tăng tốc chữ ký của tài liệu.
Những vụ bê bối về vấn đề bảo mật dữ liệu đang xuất hiện trên trang nhất mỗi ngày. Từ Snowden đến Facebook và WhatsApp, các cá nhân ngày càng hoài nghi và cẩn thận hơn khi đối phó với công nghệ. Không cần đi xa như Dave Egger in the Circle, mọi người đều có thể đồng ý với nguy cơ vi phạm quyền riêng tư dữ liệu.
Do đó, cuộc tranh luận đang diễn ra về chữ ký số trở nên rõ ràng và rõ ràng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích chữ ký điện tử là gì, công nghệ chữ ký số hoạt động như thế nào và cách chấp nhận và sử dụng chữ ký số trong nền tảng CRM, chủ yếu là InvestGlass và các đối tác API của chúng tôi; chứng minh lợi ích của chữ ký điện tử và tính bảo mật bổ sung khi sử dụng công nghệ đó.
Chữ ký điện tử nào là tốt nhất?
Chữ ký điện tử có thể vượt qua chữ ký tài liệu giấy không? Trong môi trường số hóa ngày càng nhiều của chúng ta, đại dịch hiện tại đã phủ bóng lên những nghi ngờ về tính khả thi của các cuộc họp trực tiếp và áp lực đối với các cách từ xa để đối phó với hầu hết mọi tình huống. Rõ ràng, điều này áp dụng cho chữ ký.
Chữ ký điện tử là gì? Chữ ký điện tử, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử là một phương tiện kỹ thuật số hợp pháp để phê duyệt hoặc đồng ý đối với các tài liệu số, biểu mẫu, bảng câu hỏi, khảo sát, v.v. Trong xã hội số hóa của chúng ta, về mặt lý thuyết, nó có thể thay thế bất kỳ quy trình ký kết nào và đơn giản hóa các quy trình bán hàng và thu thập dữ liệu. Vô số nhà cung cấp chữ ký số tồn tại như DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, v.v. Các giải pháp chữ ký điện tử dựa trên cơ sở hạ tầng được gọi là cơ sở hạ tầng khóa công khai PKI. Cơ sở hạ tầng khóa công khai tập hợp lại chứng chỉ số và mã hóa khóa ký công khai cần thiết để cung cấp môi trường ký an toàn.
Làm thế nào để trở thành nhà cung cấp chữ ký điện tử được công nhận chính thức? Thụy Sĩ, Liên minh châu Âu, Hoa Kỳ và hầu hết các tiểu bang hoặc chính phủ đều có cơ quan cấp chứng chỉ, tổ chức và người dân quản lý và cai trị chữ ký điện tử và khả năng áp dụng của chúng. Các yêu cầu bảo mật đang đòi hỏi khắt khe và các nhà cung cấp phải đáp ứng chúng để có thể cung cấp chứng chỉ ký ràng buộc về mặt pháp lý. Ở châu Âu, quy định eIDAS của Liên minh Châu Âu mô tả quy tắc xác nhận.
5 lợi ích hàng đầu của chữ ký số?
1 - Hiệu quả / Tốc độ
Đầu tiên và quan trọng nhất, ký tài liệu kỹ thuật số không phải là giấy tương đương về quản lý thời gian và dễ sử dụng. Trong quá trình bán hàng, nhiều chữ ký phải được thu thập từ một loạt các cá nhân khác nhau. Gánh nặng hành chính có thể cản trở việc bán hàng và, đôi khi, hủy bỏ hoàn toàn thỏa thuận. Trên thực tế, ngoài chữ ký của bạn và bên kia, cộng tác viên và quản lý cấp cao có thể được yêu cầu ký để kéo dài quá trình. Sử dụng chữ ký điện tử trong doanh nghiệp của bạn cũng có thể là giải pháp tiết kiệm chi phí tạo nên sự khác biệt. Thời gian là tiền bạc!
2 - Trải nghiệm người dùng
Lợi thế thứ hai bị đánh giá thấp là nâng cao trải nghiệm người dùng: Ký tài liệu chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Quá trình in, ký và quét để gửi lại cùng một tài liệu được đơn giản hóa để mở yêu cầu email ký. Toàn bộ quá trình mất ít hơn hai phút.
Ngoài ra, giao diện người dùng có thể tùy chỉnh và cá nhân hóa với thương hiệu và màu sắc của bạn cho phép điều chỉnh trải nghiệm của khách hàng.
3 - Tuân thủ pháp luật
Thứ ba, công nghệ chữ ký số thể hiện các quy định rõ ràng như eIDAS cho Liên minh châu Âu. Các quy tắc ràng buộc này đặt nền tảng rõ ràng cho các nhà cung cấp chữ ký số và cung cấp tính toàn vẹn trong trường hợp tranh chấp pháp lý.
Hơn nữa, tính xác thực yêu cầu nhận dạng thông qua xác thực hai yếu tố hoặc thậm chí kiểm tra ID.
4 - Bảo mật
Thứ tư, như vừa đề cập, hai yếu tố xác thực và kiểm tra ID cung cấp mức độ bảo mật cao liên quan đến khả năng truy cập và ký tài liệu. Thực tế này thực sự là lập luận phản biện quan trọng nhất đối với những người phàn nàn về vấn đề bảo mật dữ liệu của chữ ký điện tử. Thật vậy, làm thế nào để nhận tài liệu cho mỗi email và sau đó in nó an toàn hơn? Ngoài ra, ngay cả trong trường hợp vi phạm bảo mật, việc mã hóa dữ liệu gây khó khăn cho việc trích xuất. Mã hóa này cũng đảm bảo rằng không ai có thể sửa đổi tài liệu sau khi ký, có nghĩa là không có nguy cơ ai đó thêm trang mới hoặc xóa trang khỏi thỏa thuận.
Nếu điều này là không đủ, 2FA - hai yếu tố xác thực - đảm bảo rằng không ai có thể sao chép hoặc làm sai lệch chữ ký của bạn và sử dụng nó trong bối cảnh khác.
Về các phương án triển khai, hầu hết các nhà cung cấp chữ ký số đang sử dụng cấu hình SAAS; Tuy nhiên, triển khai tại chỗ là một xu hướng đang phát triển và chúng ta có thể mong đợi tất cả các nhà cung cấp sẽ kích hoạt tùy chọn như vậy trong tương lai gần.
5 – Chi phí giao dịch thấp hơn
Cuối cùng, tự động hóa quy trình chữ ký điện tử có thể giảm thiểu tác động tài chính của lỗi của con người, chẳng hạn như lỗi ký hoặc mất tài liệu; Lỗi làm chậm quá trình và gây ra các vấn đề chi phí nếu không được phát hiện. Chữ ký điện tử đảm bảo mọi thứ đều theo thứ tự, ngăn ngừa việc khắc phục sự cố và các chi phí liên quan của chúng. Tập trung vào các chi phí, tích lũy tiết kiệm chi phí trên giấy, quét, sao chép, bưu điện, gói, vv có vẻ tối thiểu nhưng tổng hợp để tiết kiệm đáng kể.
Quy trình chữ ký số hiệu quả hơn, thân thiện hơn và tuân thủ hơn so với chữ ký tài liệu giấy thông thường. Hơn nữa, việc tăng cường bảo mật được cung cấp bởi các công cụ điện tử như vậy cũng như chi phí lao động và vật liệu thấp hơn liên quan là những lợi thế chính của chữ ký điện tử.
Tự động hóa quy trình chữ ký số của bạn
InvestGlass là một CRM có trụ sở tại Thụy Sĩ tập hợp lại PMS, Cổng thông tin khách hàng và các công cụ giới thiệu kỹ thuật số . Nền tảng này cung cấp hai đối tác chữ ký số: Signatys và Connective. Để sử dụng hệ thống chữ ký điện tử mà bạn chọn, vui lòng liên hệ với nhóm InvestGlass để kích hoạt tính năng đó.
Làm thế nào bạn có thể sử dụng chữ ký số với InvestGlass? Có hai cách:
1. Khởi chạy chữ ký số theo cách thủ công
2. Chữ ký điện tử tự động - đó là tự động hóa quy trình robot
Khởi chạy chữ ký số theo cách thủ công
Trong nền tảng InvestGlass, bạn có thể lưu tài liệu, tài liệu liên quan đến khách hàng tiềm năng và khách hàng hoặc thậm chí các tài liệu liên quan đến các đối tượng như chứng khoán hoặc tài khoản. Từ các tài liệu pdf hoặc gói tài liệu này, bạn có thể yêu cầu chữ ký điện tử theo cách thủ công từ danh bạ hoặc liên hệ có liên quan của mình.
Một loại tài liệu khác có thể yêu cầu nhận dạng và xác thực là các biểu mẫu và khảo sát. InvestGlass sử dụng khái niệm biểu mẫu vì nhiều lý do, từ khắc phục KYC đến đề xuất Đầu tư và từ thu thập khách hàng tiềm năng đến khảo sát cụ thể. Câu trả lời từ các biểu mẫu có thể cần phải được ký để chứng minh danh tính và tính toàn vẹn của tài liệu. Do đó, sau khi biểu mẫu được gửi, bạn có thể khởi chạy quy trình chữ ký số theo cách thủ công; Tuy nhiên, quá trình này cũng có thể được tự động hóa.
Tự động hóa quy trình robot và chữ ký điện tử
Bất kỳ tài liệu nào cũng có thể được yêu cầu chữ ký theo cách thủ công. Tuy nhiên, có thể tự động hóa khi gửi biểu mẫu kỹ thuật số. Do đó, tùy thuộc vào quy tắc đã đặt, yêu cầu chữ ký điện tử sẽ tự động được gửi khi gửi biểu mẫu. Hai điều kiện phải được đáp ứng: dữ liệu của người liên hệ phải có địa chỉ email hợp lệ và số điện thoại hợp lệ. Nếu không có hai điều kiện tiên quyết này, thuật toán sẽ không thể khởi chạy quá trình. Khóa riêng cho chữ ký số chỉ có thể được xác nhận bằng cách sử dụng xác thực hai yếu tố, yêu cầu địa chỉ email và số điện thoại.
Khi quá trình bắt đầu, các liên hệ có liên quan sẽ nhận được email yêu cầu chữ ký điện tử trên các tài liệu hoặc hợp đồng cụ thể. Lần đầu tiên, nền tảng sẽ tạo chữ ký số cho bạn, với danh tính của bạn. Sau khi thiết lập chữ ký, nhà cung cấp dịch vụ ủy thác sẽ gửi cho bạn mã xác nhận qua tin nhắn, điều này sẽ làm tăng mức độ bảo mật.
Đừng cố gắng, hãy làm điều đó !
Chữ ký điện tử được cai trị bởi các quy định nghiêm ngặt và không ngừng phát triển do cơ quan cấp chứng chỉ đặt ra. Việc tăng cường bảo mật này cản trở rủi ro đối với quyền riêng tư dữ liệu và cung cấp một số lợi thế không thể tranh cãi so với chữ ký giấy thông thường. Cách ký kết mới này đặc biệt hợp thời khi đại dịch ổn định và trở thành bình thường mới.
Nếu bạn vẫn còn do dự - điều mà các công ty làm ngay từ đầu - chúng tôi cũng phục vụ dịch vụ hỗn hợp, giấy pha trộn và định dạng kỹ thuật số trong cùng một quy trình phê duyệt - để đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của bạn.
Theo mặc định, InvestGlass cung cấp cho bạn hai đối tác về chữ ký điện tử, Connective và Signatys, có sự khác biệt cụ thể. Về mặt hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ với nhóm của chúng tôi qua email hoặc qua điện thoại và chúng tôi sẽ sẵn lòng trả lời tất cả các câu hỏi của bạn và giúp bạn quyết định giải pháp tốt nhất tùy theo nhu cầu của bạn.