מדריך למה שפורטל העובדים שלך צריך לכלול
פורטל עובדים הוא עמוד השדרה של מחלקת משאבי אנוש של החברה. היא יכולה לסייע לייעל את זרימות העבודה שלך, ליצור יעילות ולספק משאבים לעובדים. עם זאת, חשוב לא להתעלם מהיסודות. להלן חמישה דברים שפורטל עובדים צריך לכלול:
1) מחלקת תמיכה לשאלות מהירות על מדיניות ונהלים
צור מסמכים וטפסים חדשים לפי הצורך מבלי לעבור תהליכים מרובים.
פרסם לפורטל תקשורת רלוונטית הפונה לעובדים כדי שכל הצוות יכול לגשת אליה.
הפוך את צוות התמיכה שלך לזמין 24/7 באמצעות צ'אט חי או שיחות טלפון עם עובדים הזקוקים לסיוע
הטבות וחופשות: הפורטל צריך לכלול הטבות לעובדים ומידע על חופשות. כמו זה העובדים יכולים לראות את האפשרויות בזמן שהם מנווטים מה עובד הכי טוב עבורם. זה כולל את הנושאים הבאים: ביטוח בריאות, תוכניות פרישה, תוכניות סיוע בשכר לימוד וזמינות חופשה/מחלה.
2) השאר מעקב עם זרימת עבודה של אישור
לאחר דף הכניסה, הצוות שלך צריך למצוא גישה ללוח שנה הכולל את כל התאריכים שהם יכולים להמריא. יש לסמן את התאריך הנוכחי. לחיצה על יום אחר תקפוץ חלון עם כל ימי החופש לאותו חודש, כולל חופשה או זמן מחלה.
פורטל העובדים צריך לכלול גם זרימת עבודה של אישור כדי לעקוב אחר אישורים באמצעות מערכת צוות התמיכה שלך, כך שתוכל לנהל טוב יותר אישורים על-ידי צוות בודד או קבוצות עובדים. כאשר עובד מבקש יותר משלושה ימי חופשה רצופים מראש, הדבר יפעיל הודעה אוטומטית ממשאבי אנוש לתת הרשאה לבקשה; אם היא נדחית, ייתכן שיהיה צורך לבצע פעולות נוספות לפני האישור, כגון איסוף מידע על הסיבות לכך שהן אינן זמינות (כלומר, הערת הרופא).
מכיוון ש- InvestGlass עוסקת במתווכים פיננסיים בנינו יישומון בקשת נסיעה שמקפיא את כל אנשי הקשר שלא תבקרו בהם במהלך הנסיעה.
3) טופסי דיווח הוצאות כדי שתדעו איזה סוג של כסף מושקע באירועים עסקיים
קישור ישיר ליצירת חשבוניות יקל על תהליך יצירת דוח הוצאות. ניתן להעלות את כל ההוצאות והחשבוניות למערכת, ולכל העובדים תהיה גישה למידע זה.
בנה טפסי דיווח הוצאות משלך כדי שתדע איזה סוג של כסף מושקע באירועים עסקיים. או לפחות לאן הכל הלך!
אם יש בעיות עם דוחות או חשבוניות, שלח אותם דרך בקשת צוות תמיכה אשר תפעיל באופן אוטומטי הודעת דוא"ל ממשאבי אנוש; אם יש צורך בפעולה נוספת לפני האישור, כגון איסוף מידע נוסף על הסיבות לכך שהם עשויים שלא להיות זמינים לבקשות לאישור חופשה, פעולות אלה צריכות להתרחש תחילה.
4) תרשים ארגוני כדי שכולם ידעו מי מדווח למי
ניהול לוח זמנים ומשמרות צריך להיות גלוי לכל קבוצה ופוסטים צריכים להיות מוגשים לפי תאריך.
זה יעזור לתזמן עובדים לפרויקטים ולוודא שכולם מעודכנים לגבי מי הם הממונים עליהם. העובדים יודעים לאן ללכת אם קורה משהו שזקוק לסיוע נוסף או הבהרה.
האופן שבו יש לתזמן פוסטים גם מקל על מנהלים לראות איזה זמן חופשה לקח העובד ומתי הוא זמין שוב.
תרשים ארגוני מקל על צוות משאבי אנוש לאתר את כל המידע הזה במבט חטוף- בין אם יש לך אדם אחד שאחראי על חשבונות המדיה החברתית של החברה שלך או חמישה אנשים שעובדים במשמרות שונות, הכל עדיין ניתן למצוא בקלות ללא צורך בעזרה נוספת ממחלקות אחרות כגון IT כדי לאחזר אותם עקב בלבול לגבי האופן שבו דברים עובדים כאן.
5) מערכת העברת הודעות פנימית לתקשורת מיידית
ניתן לשתף את כל התקשורת באמצעות כלי תקשורת צ'אט.
זה יכול לעזור לבנות מערכות יחסים עם אלה שאולי אין להם זמן לטפל בדואר אלקטרוני על בסיס קבוע.
מערכת הצ'אט גם מבטלת כל צורך בשיחות טלפון - שלעתים קרובות אינן נוחות יותר מצ'אטים מכיוון שהן גוזלות כל כך הרבה מזמנו היקר של מישהו. כמו כן, אין ערובה לכך שגם מי שאתם מתקשרים איתו יהיה זמין כרגע.
אלה שמעדיפים לדבר יכולים להשתמש בשיחות קוליות או בשיחות וידאו כדי להעביר את הנקודה שלהם במקום זאת, מה שמקל עוד יותר על כל המעורבים.
מערכות העברת הודעות פנימיות הן נהדרות אם אתה רוצה שהעובדים שלך יעבדו מרחוק - בין אם במדינה אחרת או במדינה אחרת - מכיוון שהתקשורת הזו מתרחשת באופן מיידי.
ניתן להפיץ משימה באמצעות כלי InvestGlass פשוט.
רבים מהכלים הללו הם בחינם, וחלקם ניתנים להתאמה אישית לצרכי החברה שלך. בין אם אתה מעוניין בצוות תמיכה או פשוט זקוק לטפסים שאנשים יוכלו למלא.
InvestGlass תוכנן מתוך מחשבה על קלות השימוש כך שיהיה מהיר וקל לעובדים לנווט בפורטל.
מה צריך להיות פורטל עובדים? אין תשובה אחת מכיוון שהצרכים של כל עסק משתנים בהתאם למה שכוח העבודה שלו עשוי לדרוש. יש שפע של תכונות מועילות הזמינות בפורטלים מודרניים רבים כעת שהופכות את התקשורת מרחוק לקלה יותר מאי פעם. מערכות העברת הודעות פנימיות כגון Skype מאפשרות לעובדים מרוחקים העובדים בכל מקום בעולם לתקשר בקלות עם אחרים שעובדים
מהו פורטל העובדים הבא לשנת 2021?
עם פורטל InvestGlass, ניתן לכוונן אותך בקלות עם צבעי החברה שלך ולבחור ווידג'טים שאתה צריך לתהליך ההרשמה, ניהול שמות משתמשים, תלוש משכורת, ניהול חגים, חדשות החברה שלך, ניהול אפשרויות קריירה וקיבוץ מחדש של שאלות לשאלות נפוצות.
הפורטל שלך מייצג את רוח החברה שלך! זו המשפחה!