Làm thế nào để tự động hóa quy trình yêu cầu du lịch của bạn với InvestGlass, CRM Thụy Sĩ?
Cuộc khủng hoảng y tế hiện nay đã phủ bóng lên những nghi ngờ và hạn chế đối với nhiều hoạt động và thiết lập một trạng thái bình thường mới. Du lịch là một trong những lĩnh vực bị ảnh hưởng nhiều nhất của nền kinh tế và các cá nhân đã thấy những hạn chế lớn đối với việc di chuyển của họ. Bên cạnh việc không thể đi lại do biên giới đóng cửa, xét nghiệm PCR và cách ly đã cản trở việc đi lại do chi phí đi lại bổ sung và những rắc rối mà chúng tạo ra.
Tập trung vào doanh nghiệp và người lao động, những chuyến công tác càng ngày càng hiếm. Tuy nhiên, khi thế giới sẽ dần mở cửa trở lại, du lịch kinh doanh cũng vậy. Các nhóm quản lý yêu cầu nhân viên và thành viên trong nhóm nộp mẫu yêu cầu du lịch để quyết định mức độ liên quan của nhu cầu đó. Bài viết này sẽ tập trung vào việc giải thích quy trình yêu cầu du lịch và nâng cao hiệu quả của việc sử dụng phần mềm tự động hóa để số hóa quy trình phê duyệt yêu cầu du lịch.
Yêu cầu du lịch là gì?
Mẫu yêu cầu du lịch cho các chuyến công tác là một phương tiện lưu giữ hồ sơ trong thế giới du lịch công ty và đi công tác. Nó ngăn chặn việc sử dụng email hoặc giấy. Nhân viên điền vào biểu mẫu với chi tiết du lịch, chi phí đi lại, hành trình du lịch, yêu cầu chỗ ở và thông tin chính liên quan đến chuyến đi của họ bên trong tiện ích "Yêu cầu du lịch" của InvestGlass. Mẫu yêu cầu du lịch này sau đó được gửi và một quy trình phê duyệt được đưa ra. Những người - "người phê duyệt" - được thiết lập cho quy trình phê duyệt này sau đó có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu du lịch.
Làm thế nào để tự động hóa chi phí đi lại?
Trong hầu hết các công ty và tổ chức, chi phí ngoài du lịch được tính đến trực tiếp thông qua yêu cầu chi phí. Tại đây với yêu cầu du lịch InvestGlass, bạn có thể dễ dàng thu thập dữ liệu này trong cùng một quy trình.
Chi phí đi lại là cốt lõi và đầu mối của các yêu cầu du lịch. Trung tâm chi phí cần đánh giá tính xác thực của các chi phí thông qua các quy trình thủ công rộng rãi. Đây là lý do tại sao yêu cầu được gửi cho chuyến đi sắp tới cần phải càng chi tiết càng tốt. Bên cạnh đó, các yêu cầu du lịch thường được liên kết với một số hóa đơn. Hóa đơn này giải thích chính xác chi phí ngân sách cho bộ phận tài chính. Khi hóa đơn được tạo ra, việc nhập dữ liệu có thể tạo ra lỗi của con người do các tác vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, một hệ thống hóa đơn như vậy vẫn là quy trình làm việc được sử dụng nhiều nhất bởi nhân viên và người quản lý.
Du lịch là chìa khóa cho doanh số bán hàng mới
Ai sẽ phê duyệt yêu cầu du lịch?
Sau khi mẫu yêu cầu du lịch được gửi với tất cả các thông tin cần thiết, bao gồm cả số hóa đơn. Nhu cầu đi lại được đánh giá bởi những người phê duyệt. Người phê duyệt có thể là người quản lý của người đó, nhân viên phụ trách chính sách du lịch hoặc bất kỳ người nào do công ty quyết định.
Quá trình phê duyệt này có thể bao gồm chữ ký điện tử từ người phê duyệt và 2FA thông qua thiết bị di động. Tuy nhiên, quá trình này thường đơn giản và đòi hỏi ít nhất 1 hoặc 2 người phê duyệt. Sau khi phê duyệt yêu cầu du lịch được cấp, giới hạn dữ liệu thường được áp dụng cho người rời đi.
Yêu cầu du lịch sẽ cung cấp những loại hạn chế CRM nào?
Sau khi chi tiết dự án và chi tiết chuyến đi được hoàn tất, ngày bắt đầu được đặt và các địa chỉ liên hệ sẽ được truy cập được quyết định, quy trình phê duyệt yêu cầu du lịch sẽ khởi chạy giới hạn dữ liệu tạm thời tự động trong suốt thời gian của chuyến đi. Tự động hóa này làm giảm lỗi và tránh cho phép nhân viên của bạn có quyền truy cập vào dữ liệu của bạn khi nghỉ phép. Hệ thống này cực kỳ hữu ích cho các ngân hàng tư nhân hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào muốn hạn chế quyền truy cập vào CRM khi đi du lịch.
Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không sử dụng hệ thống yêu cầu du lịch?
Việc thiếu quy trình số hóa yêu cầu du lịch phù hợp đặt ra nhiều thách thức khác nhau:
- Quản lý thời gian và lỗi của con người
- Theo dõi thông tin chính
- Không kiểm soát chi phí đi lại
- Nguy cơ rò rỉ dữ liệu
- Khả năng hiển thị quản lý kém
Sự kết hợp của những thách thức này có tác động tiêu cực đến hiệu quả và mức độ căng thẳng của nhóm bạn.
Làm thế nào để thuyết phục công ty của bạn rằng tự động hóa và số hóa là con đường đúng đắn để đi?
Trong môi trường kinh doanh có nhịp độ nhanh ngày nay, hợp lý hóa hoạt động là điều tối quan trọng. Tận dụng các công cụ kỹ thuật số không chỉ đẩy nhanh các quy trình mà còn nâng cao độ chính xác bằng cách tích hợp liền mạch với các hệ thống hiện có. Trên thực tế, 72% các nhà lãnh đạo ngành công nghiệp đồng ý rằng các công cụ kỹ thuật số củng cố khả năng phục hồi kinh doanh. Đối với các công ty đang tìm kiếm một giải pháp hiệu quả, tiết kiệm chi phí, InvestGlass cung cấp một nền tảng tự động hóa quy trình làm việc mã nguồn ngắn đặc biệt phù hợp với các yêu cầu du lịch. Giao diện thân thiện với người dùng của nó đảm bảo đào tạo tối thiểu, cho phép chuyển đổi nhanh chóng.
Khi lên kế hoạch cho một chuyến công tác, một nhân viên chỉ cần nhập mục đích, hành trình, chi phí dự kiến và các chi tiết thích hợp khác của chuyến đi. Hệ thống hướng dẫn một cách khéo léo yêu cầu du lịch để xác nhận cho cơ quan hoặc cơ quan có thẩm quyền có liên quan, tùy thuộc vào chi phí dự kiến và bất kỳ yêu cầu tài chính trước chuyến đi nào.
Ngoài quy trình trước mắt, InvestGlass trang bị cho các doanh nghiệp những hiểu biết có giá trị để liên tục tinh chỉnh và đẩy nhanh quy trình phê duyệt. Các số liệu như thời gian phê duyệt trung bình, thời gian hoàn thành nhiệm vụ của người dùng và hiệu quả của nhân viên đều có sẵn. Điều này có nghĩa là bất kể quy mô của công ty bạn, hệ thống yêu cầu du lịch của InvestGlass là công cụ lý tưởng để đảm bảo hoạt động hiệu quả, không có lỗi.