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Como automatizar seu processo de solicitação de viagem com o InvestGlass the Swiss CRM?

A atual crise de saúde colocou dúvidas e limitações em muitas atividades e estabeleceu um novo normal. As viagens têm sido um dos setores mais afetados da economia, e as pessoas têm visto grandes restrições em seus movimentos. Além da impossibilidade de viajar devido ao fechamento das fronteiras, os testes PCR e as quarentenas têm dificultado as viagens devido às despesas adicionais que representam e ao incômodo que criam. 

Com foco nas empresas e nos funcionários, as viagens de negócios têm se tornado cada vez mais raras. No entanto, à medida que o mundo vai se reabrindo lentamente, o mesmo acontece com as viagens de negócios. As equipes de gestão exigem que os funcionários e membros da equipe enviem formulários de solicitação de viagem para decidir sobre a relevância dessa demanda. Este artigo se concentrará em explicar o processo de solicitação de viagem e o aumento da eficiência do uso de software de automação para digitalizar o fluxo de trabalho de aprovação de solicitação de viagem.

O que é uma solicitação de viagem?

Um formulário de solicitação de viagem para viagens de negócios é um meio de manutenção de registros no mundo das viagens corporativas e de negócios. Ele evita o uso de e-mails ou papel. Os funcionários preenchem o formulário com os detalhes da viagem, os custos da viagem, o itinerário da viagem, os requisitos de acomodação e as principais informações relevantes para a viagem no widget "Travel Request" da InvestGlass. Esse formulário de solicitação de viagem é então enviado e um processo de aprovação é iniciado. As pessoas - "aprovadores" - definidas para esse processo de aprovação podem então aceitar ou rejeitar a solicitação de viagem.

Como automatizar as despesas de viagem?

Na maioria das empresas e instituições, as despesas fora de viagens são levadas em conta diretamente por meio de um pedido de reembolso de despesas. Com a solicitação de viagem do InvestGlass, o senhor pode facilmente coletar esses dados no mesmo processo.

As despesas de viagem são o núcleo e o ponto focal das solicitações de viagem. O centro de custos precisa avaliar a veracidade das despesas por meio de processos manuais extensos. É por isso que a solicitação enviada para a próxima viagem precisa ser o mais detalhada possível. Além disso, as solicitações de viagem geralmente estão vinculadas a um número de fatura. Essa fatura explica com precisão os custos orçados para o departamento financeiro. Quando uma fatura é produzida, a entrada de dados pode gerar um erro humano devido a tarefas repetitivas. Ainda assim, esse sistema de faturas continua sendo o fluxo de trabalho mais usado por funcionários e gerentes.

avião branco perto de trailers durante o pôr do sol

As viagens são fundamentais para novas vendas

Quem aprovará a solicitação de viagem?

Depois que o formulário de solicitação de viagem é enviado com todas as informações necessárias, inclusive os números das faturas. A demanda de viagem é avaliada pelos aprovadores. Os aprovadores podem ser o gerente da pessoa, o funcionário responsável pelas políticas de viagem ou qualquer pessoa decidida pela empresa.

Esse processo de aprovação pode incluir assinaturas eletrônicas dos aprovadores e 2FA por meio de dispositivos móveis. No entanto, esse processo geralmente é simples e exige pelo menos 1 ou 2 aprovadores. Depois que a aprovação da solicitação de viagem é concedida, geralmente é imposta uma limitação de dados à pessoa que está saindo.

Solicitação de viagem InvestGlass
Solicitação de viagem InvestGlass

Que tipo de restrições de CRM a solicitação de viagem oferecerá?

Depois que os detalhes do projeto e da viagem são finalizados, a data de início é definida e os contatos a serem visitados são decididos, o processo de aprovação da solicitação de viagem inicia uma limitação automática e temporária dos dados durante a viagem. Essa automação reduz os erros e evita que o funcionário tenha acesso aos seus dados quando estiver de licença. Esse sistema é muito útil para bancos privados ou qualquer empresa que queira restringir o acesso ao CRM durante uma viagem.

O que aconteceria se o senhor não usasse um sistema de solicitação de viagem?

A falta de um fluxo de trabalho adequado para a digitalização das solicitações de viagem apresenta muitos e variados desafios:

  • Gerenciamento de tempo e erros humanos
  • Manter o controle das principais informações
  • Sem controle sobre os custos de viagem
  • Risco de vazamento de dados
  • Baixa visibilidade gerencial

A combinação desses desafios tem um impacto negativo na eficiência e nos níveis de estresse de suas equipes.

Como convencer sua empresa de que a automação e a digitalização são o caminho certo a seguir?

No atual ambiente de negócios em ritmo acelerado, a otimização das operações é fundamental. O uso de ferramentas digitais não apenas agiliza os processos, mas também aumenta a precisão por meio da integração perfeita com os sistemas existentes. Na verdade, 72% dos líderes do setor concordam que as ferramentas digitais fortalecem a resiliência dos negócios. Para as empresas que buscam uma solução eficiente e econômica, a InvestGlass oferece uma plataforma excepcional de automação de fluxo de trabalho de baixo código, adaptada para solicitações de viagens. Sua interface de fácil utilização garante um treinamento mínimo, permitindo uma transição rápida.

Ao planejar uma viagem de negócios, o funcionário simplesmente insere o objetivo da viagem, o itinerário, as despesas previstas e outros detalhes pertinentes. O sistema direciona astutamente a solicitação de viagem para validação pela autoridade ou autoridades relevantes, dependendo das despesas projetadas e de quaisquer solicitações financeiras anteriores à viagem.

Além do processo imediato, o InvestGlass fornece às empresas informações valiosas para aperfeiçoar e agilizar continuamente o fluxo de trabalho de aprovação. Métricas como a duração média da aprovação, os tempos de conclusão das tarefas do usuário e a eficiência dos funcionários estão prontamente disponíveis. Isso significa que, independentemente da escala da sua empresa, o sistema de solicitação de viagens da InvestGlass é a ferramenta ideal para garantir operações eficientes e sem erros.