Guide des éléments à inclure dans le portail de l'employé

Le portail des employés est l'épine dorsale du service des ressources humaines d'une entreprise. Il peut vous aider à rationaliser vos flux de travail, à gagner en efficacité et à fournir des ressources aux employés. Cependant, il est important de ne pas négliger les éléments de base. Vous trouverez ci-dessous cinq éléments qu'un portail pour les employés doit comporter :

1) Un service d'assistance pour les questions rapides sur les politiques et procédures

Créez de nouveaux documents et formulaires selon vos besoins sans passer par de multiples processus.

Publier les communications pertinentes destinées aux employés sur le portail pour que tout le personnel puisse y accéder.

Rendez votre service d'assistance disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, par le biais d'un chat en direct ou d'appels téléphoniques avec les employés qui ont besoin d'aide.

Avantages et congés : Le portail devrait contenir des informations sur les avantages sociaux et les congés. Ainsi, les employés peuvent voir les options qui s'offrent à eux et trouver ce qui leur convient le mieux. Cela comprend les sujets suivants : assurance maladie, plans de retraite, programmes d'aide à la scolarité et disponibilité des congés annuels et des congés de maladie.

2) Suivi des congés avec flux d'approbation

Après la page de connexion, votre personnel devrait avoir accès à un calendrier comprenant toutes les dates auxquelles il peut s'absenter. La date du jour doit être mise en évidence. En cliquant sur un autre jour, une fenêtre s'ouvrira avec tous les jours de congé du mois, y compris les vacances et les congés de maladie.

Le portail des employés devrait également inclure un flux d'approbation pour suivre les approbations par le biais de votre système d'assistance, afin que vous puissiez mieux gérer les approbations par un employé ou un groupe d'employés. Lorsqu'un employé demande plus de trois jours de congé consécutifs à l'avance, cela déclenche une notification automatique de la part des RH pour autoriser la demande ; si elle est refusée, des actions supplémentaires peuvent être nécessaires avant l'approbation, comme la collecte d'informations sur la raison de l'indisponibilité (par exemple, une note du médecin).

Comme InvestGlass traite avec des intermédiaires financiers, nous avons construit un widget de demande de voyage qui gèle tous les contacts que vous ne visiterez pas pendant le voyage.

3) Des formulaires de déclaration de dépenses afin de savoir quel type d'argent est dépensé lors des événements d'entreprise.

Un lien direct avec la génération de factures facilitera le processus de génération d'un rapport de dépenses. Toutes les dépenses et factures peuvent être téléchargées dans le système, et tous les employés auront accès à ces informations.

Créez vos propres formulaires de notes de frais afin de savoir quel type d'argent est dépensé lors des événements d'entreprise. Ou du moins où il est passé !

Si les rapports ou les factures posent problème, envoyez-les par le biais d'une demande d'assistance, ce qui déclenchera automatiquement une notification par courrier électronique de la part des RH ; si des mesures supplémentaires doivent être prises avant l'approbation, telles que la collecte d'informations supplémentaires sur les raisons pour lesquelles les demandes de congé ne sont pas disponibles pour approbation, ces mesures doivent être prises en premier lieu.

4) Un organigramme pour que chacun sache qui rend compte à qui.

La gestion des horaires et des équipes doit être visible par groupe et les messages doivent être classés par date.

Cela facilitera la planification des employés pour les projets et permettra de s'assurer que tout le monde est au courant de l'identité des superviseurs. Les employés savent à qui s'adresser en cas de besoin d'aide ou d'éclaircissement.

La manière dont les messages doivent être programmés permet également aux responsables de voir plus facilement les congés pris par un employé et la date à laquelle il est à nouveau disponible.

Un organigramme permet au personnel RH de localiser facilement toutes ces informations d'un seul coup d'œil. Que vous ayez une personne en charge des comptes de médias sociaux de votre entreprise ou cinq personnes travaillant en équipes différentes, tout peut toujours être trouvé facilement sans avoir besoin de l'aide supplémentaire d'autres départements tels que l'informatique pour les retrouver en raison d'une confusion sur la façon dont les choses fonctionnent ici.

5) Système de messagerie interne pour la communication instantanée

Toutes les communications peuvent être partagées via un outil de communication par chat.

Cela peut aider à établir des relations avec ceux qui n'ont peut-être pas le temps de traiter régulièrement des courriels.

Le système de chat permet également d'éviter les appels téléphoniques, qui sont souvent plus gênants que les chats car ils prennent beaucoup de temps précieux. En outre, rien ne garantit que la personne avec laquelle vous communiquez sera disponible à ce moment-là.

Ceux qui préfèrent parler peuvent utiliser les appels vocaux ou vidéo pour faire passer leur message, ce qui facilite encore plus les choses pour toutes les personnes concernées.

Les systèmes de messagerie interne sont parfaits si vous souhaitez que vos employés travaillent à distance - que ce soit dans un autre État ou dans un autre pays - car ces communications sont instantanées.

Une tâche peut être distribuée par le biais d'un simple outil InvestGlass.

Nombre de ces outils sont gratuits et certains sont personnalisables en fonction des besoins de votre entreprise. Que vous souhaitiez un service d'assistance ou que vous ayez simplement besoin de formulaires à remplir.

InvestGlass a été conçu dans un souci de facilité d'utilisation, de sorte qu'il est rapide et facile pour les employés de naviguer à travers le portail.

Que doit contenir un portail pour les employés ? Il n'y a pas de réponse unique, car les besoins de chaque entreprise varient en fonction de ceux de son personnel. De nombreux portails modernes proposent des fonctionnalités utiles qui facilitent plus que jamais la communication à distance. Les systèmes de messagerie interne tels que Skype permettent aux employés travaillant à distance, où qu'ils se trouvent dans le monde, de communiquer facilement avec d'autres personnes travaillant à l'étranger.

Quel sera le prochain portail pour les employés en 2021 ?

Avec le portail InvestGlass, vous pouvez facilement vous mettre aux couleurs de votre entreprise et sélectionner les widgets dont vous avez besoin pour le processus d'inscription, la gestion du nom d'utilisateur, la fiche de paie, la gestion des congés, les nouvelles de votre entreprise, la gestion des options de carrière et le regroupement des questions dans une FAQ.

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