¿Cómo automatizar el proceso de solicitud de viajes con InvestGlass, el CRM suizo?
La actual crisis sanitaria ha ensombrecido dudas y limitaciones sobre muchas actividades y ha establecido una nueva normalidad. Viajar ha sido uno de los sectores más afectados de la economía y los particulares han visto grandes restricciones en sus desplazamientos. Además de la imposibilidad de viajar debido al cierre de las fronteras, las pruebas PCR y las cuarentenas han dificultado los desplazamientos debido a los gastos adicionales de viaje que representan y las molestias que crean.
Centrados en las empresas y los empleados, los viajes de negocios son cada vez más raros. Sin embargo, a medida que el mundo se reabra poco a poco, también lo harán los viajes de negocios. Los equipos directivos exigen a los empleados y miembros de los equipos que presenten formularios de solicitud de viaje para decidir sobre la pertinencia de dicha demanda. Este artículo se centrará en explicar el proceso de solicitud de viajes y la mejora de la eficiencia que supone el uso de software de automatización para digitalizar el flujo de trabajo de aprobación de solicitudes de viajes.
¿Qué es una solicitud de viaje?
Un formulario de solicitud de viaje para viajes de negocios es un medio de registro en el mundo de los viajes de empresa y los viajes de negocios. Evita el uso de correos electrónicos o papel. Los empleados rellenan el formulario con los detalles del viaje, los gastos de viaje, el itinerario de viaje, los requisitos de alojamiento y la información clave relevante para su viaje dentro del widget "Solicitud de viaje" de InvestGlass. A continuación, se envía el formulario de solicitud de viaje y se inicia un proceso de aprobación. Las personas - "aprobadores"- designadas para este proceso de aprobación pueden aceptar o rechazar la solicitud de viaje.
¿Cómo automatizar los gastos de viaje?
En la mayoría de las empresas e instituciones, los gastos ajenos a los viajes se tienen en cuenta directamente a través de una solicitud de gastos. Aquí, con la solicitud de viajes de InvestGlass, puede recopilar fácilmente estos datos en el mismo proceso.
Los gastos de viaje son el núcleo y el punto central de las solicitudes de viaje. El centro de costes necesita evaluar la veracidad de los gastos a través de extensos procesos manuales. Por ello, la solicitud presentada para el próximo viaje debe ser lo más detallada posible. Además, las solicitudes de viaje suelen estar vinculadas a un número de factura. Esta factura explica con precisión los costes presupuestados al departamento financiero. Cuando se elabora una factura, la introducción de datos puede generar un error humano debido a las tareas repetitivas. Aun así, este sistema de facturas sigue siendo el flujo de trabajo más utilizado por empleados y directivos.
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¿Quién aprobará la solicitud de viaje?
Una vez presentado el formulario de solicitud de viaje con toda la información necesaria requerida, incluidos los números de factura. La demanda de viaje es evaluada por los aprobadores. Los aprobadores pueden ser el gerente de la persona, el empleado encargado de las políticas de viajes o cualquier persona que decida la empresa.
Este proceso de aprobación puede incluir firmas electrónicas de los aprobadores y 2FA a través de dispositivos móviles. Sin embargo, este proceso suele ser sencillo y requiere al menos 1 o 2 aprobadores. Una vez aprobada la solicitud de viaje, se suele imponer una limitación de datos a la persona que se marcha.
¿Qué tipo de restricciones de CRM ofrecerá la solicitud de viaje?
Una vez finalizados los detalles del proyecto y del viaje, fijada la fecha de inicio y decididos los contactos que se van a visitar, el proceso de aprobación de la solicitud de viaje pone en marcha una limitación temporal automática de los datos durante la duración del viaje. Esta automatización reduce los errores y evita que el empleado tenga acceso a sus datos cuando está de viaje. Este sistema es súper útil para bancos privados, o cualquier empresa que busque restringir el acceso al CRM mientras está de viaje.
¿Qué pasaría si no utilizara un sistema de solicitud de viajes?
La falta de un flujo de trabajo adecuado para la digitalización de las solicitudes de viaje plantea muchos y diversos retos:
- Gestión del tiempo y errores humanos
- Seguimiento de la información clave
- Sin control sobre los gastos de viaje
- Riesgo de fuga de datos
- Escasa visibilidad de la gestión
La combinación de estos retos repercute negativamente en la eficacia y los niveles de estrés de sus equipos.
¿Cómo convencer a su empresa de que la automatización y la digitalización son el camino correcto?
En el vertiginoso entorno empresarial actual, agilizar las operaciones es primordial. Aprovechar las herramientas digitales no solo agiliza los procesos, sino que también mejora la precisión al integrarse perfectamente con los sistemas existentes. De hecho, un significativo 72% de los líderes del sector coinciden en que las herramientas digitales refuerzan la resistencia de la empresa. Para las empresas que buscan una solución eficaz y rentable, InvestGlass ofrece una excepcional plataforma de automatización de flujos de trabajo de bajo código adaptada a las solicitudes de viajes. Su interfaz fácil de usar garantiza una formación mínima, lo que permite una transición rápida.
Al planificar un viaje de negocios, un empleado sólo tiene que introducir el propósito del viaje, el itinerario, los gastos previstos y otros detalles pertinentes. El sistema dirige astutamente la solicitud de viaje para su validación a la autoridad o autoridades pertinentes, en función de los gastos previstos y de cualquier solicitud financiera previa al viaje.
Más allá del proceso inmediato, InvestGlass proporciona a las empresas información valiosa para perfeccionar y agilizar continuamente el flujo de trabajo de aprobación. Métricas como la duración media de la aprobación, los tiempos de finalización de las tareas de los usuarios y la eficiencia de los empleados están fácilmente disponibles. Esto significa que, independientemente de la escala de su empresa, el sistema de solicitud de viajes de InvestGlass es la herramienta ideal para garantizar operaciones eficientes y sin errores.