كيف يمكنك أتمتة عملية طلب السفر باستخدام نظام إدارة علاقات العملاء السويسري InvestGlass؟
ألقت الأزمة الصحية الحالية بظلال الشكوك والقيود على العديد من الأنشطة وفرضت وضعًا طبيعيًا جديدًا. كان السفر أحد أكثر القطاعات الاقتصادية تضررًا من هذه الأزمة، وشهد الأفراد قيودًا كبيرة على تحركاتهم. إلى جانب عدم القدرة على السفر بسبب الحدود المغلقة، أعاقت اختبارات PCR والحجر الصحي السفر بسبب نفقات السفر الإضافية التي تمثلها والمتاعب التي تسببها.
مع التركيز على الأعمال التجارية والموظفين، أصبحت رحلات العمل نادرة أكثر فأكثر. ولكن، مع عودة العالم إلى الانفتاح رويداً رويداً، سيزداد أيضاً سفر الأعمال. تطلب فرق الإدارة من الموظفين وأعضاء فريق العمل تقديم نماذج طلبات السفر من أجل اتخاذ قرار بشأن مدى ملاءمة هذا الطلب. ستركز هذه المقالة على شرح عملية طلبات السفر وتعزيز كفاءة استخدام برامج التشغيل الآلي لرقمنة سير عمل الموافقة على طلبات السفر.
ما هو طلب السفر؟
يُعد نموذج طلب السفر لرحلات العمل وسيلة لحفظ السجلات في عالم سفر الشركات وسفر العمل. فهو يحول دون استخدام رسائل البريد الإلكتروني أو الورق. يملأ الموظفون النموذج بتفاصيل السفر، وتكاليف السفر، وخط سير الرحلة، وخط سير الرحلة، ومتطلبات الإقامة، والمعلومات الأساسية ذات الصلة برحلتهم داخل أداة "طلب السفر" في InvestGlass. ثم يتم إرسال نموذج طلب السفر هذا وإطلاق عملية الموافقة. يمكن للأشخاص - "الموافقون" - الذين تم تعيينهم لعملية الموافقة هذه قبول طلب السفر أو رفضه.
كيف يمكن أتمتة نفقات السفر؟
في معظم الشركات والمؤسسات، يتم أخذ النفقات خارج السفر في الاعتبار مباشرةً من خلال مطالبة النفقات. هنا مع طلب السفر من InvestGlass، يمكنك بسهولة جمع هذه البيانات في نفس العملية.
نفقات السفر هي جوهر طلبات السفر ونقاطها المحورية. ويحتاج مركز التكاليف إلى تقييم صحة النفقات من خلال عمليات يدوية واسعة النطاق. ولهذا السبب يجب أن يكون الطلب المقدم للرحلة القادمة مفصلاً قدر الإمكان. إلى جانب ذلك، عادةً ما ترتبط طلبات السفر برقم فاتورة. توضح هذه الفاتورة التكاليف المدرجة في الميزانية بدقة لقسم الشؤون المالية. عند إصدار فاتورة، قد يؤدي إدخال البيانات إلى حدوث خطأ بشري بسبب المهام المتكررة. ومع ذلك، يظل نظام الفواتير هذا هو سير العمل الأكثر استخدامًا من قبل الموظفين والمديرين.
السفر هو مفتاح المبيعات الجديدة
من الذي سيوافق على طلب السفر؟
بمجرد تقديم نموذج طلب السفر مع جميع المعلومات اللازمة المطلوبة، بما في ذلك أرقام الفواتير. يتم تقييم طلب السفر من قبل المعتمدين. قد يكون المعتمدون هم مدير الشخص، أو الموظف المسؤول عن سياسات السفر، أو أي شخص تقرره الشركة.
يمكن أن تتضمن عملية الموافقة هذه توقيعات إلكترونية من الموافقين والمصادقة الثنائية عبر الأجهزة المحمولة. ومع ذلك، عادةً ما تكون هذه العملية بسيطة وتتطلب على الأقل 1 أو 2 من الموافقين. بمجرد منح الموافقة على طلب السفر، عادةً ما يتم فرض قيود على البيانات على الشخص المغادر.
ما نوع قيود إدارة علاقات العملاء (CRM) التي سيقدمها طلب السفر؟
بمجرد الانتهاء من تفاصيل المشروع وتفاصيل الرحلة، وتحديد تاريخ البدء، وتحديد جهات الاتصال التي ستتم زيارتها، تقوم عملية الموافقة على طلب السفر بإطلاق تقييد تلقائي مؤقت للبيانات طوال مدة الرحلة. تعمل هذه الأتمتة على تقليل الأخطاء وتجنب السماح لموظفيك بالوصول إلى بياناتك أثناء الإجازة. هذا النظام مفيد للغاية بالنسبة للبنوك الخاصة أو أي شركة تتطلع إلى تقييد الوصول إلى إدارة علاقات العملاء أثناء السفر.
ماذا سيحدث إذا لم تستخدم نظام طلبات السفر؟
يطرح عدم وجود سير عمل مناسب لرقمنة طلبات السفر تحديات عديدة ومتنوعة:
- إدارة الوقت والأخطاء البشرية
- تتبع المعلومات الأساسية
- لا توجد سيطرة على تكاليف السفر
- خطر تسرب البيانات
- ضعف الرؤية الإدارية
تؤثر هذه التحديات مجتمعةً تأثيراً سلبياً على كفاءة فرقك ومستويات التوتر لديك.
كيف تُقنع شركتك بأن الأتمتة والرقمنة هي الطريق الصحيح؟
في بيئة الأعمال سريعة الوتيرة اليوم، يُعد تبسيط العمليات أمرًا بالغ الأهمية. لا تؤدي الاستفادة من الأدوات الرقمية إلى تسريع العمليات فحسب، بل تعزز الدقة أيضًا من خلال التكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية. في الواقع، يتفق 72% من قادة الصناعة على أن الأدوات الرقمية تعزز مرونة الأعمال. بالنسبة للشركات التي تبحث عن حل فعال وفعال من حيث التكلفة، تقدم InvestGlass منصة استثنائية لأتمتة سير العمل منخفضة التعليمات البرمجية مصممة خصيصًا لطلبات السفر. تضمن واجهتها سهلة الاستخدام الحد الأدنى من التدريب، مما يسمح بالانتقال السريع.
عند التخطيط لرحلة عمل، يقوم الموظف فقط بإدخال الغرض من الرحلة ومسار الرحلة والنفقات المتوقعة والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. يقوم النظام بذكاء بتوجيه طلب السفر للتحقق من صحته إلى السلطة أو السلطات المختصة، بناءً على النفقات المتوقعة وأي طلبات مالية قبل الرحلة.
بالإضافة إلى العملية الفورية، يزوّد InvestGlass الشركات برؤى قيّمة لتحسين سير عمل الموافقة وتسريعه باستمرار. وتتوفر بسهولة مقاييس مثل متوسط مدة الموافقة وأوقات إنجاز مهام المستخدم وكفاءة الموظف. وهذا يعني أنّه بغضّ النظر عن حجم شركتك، فإنّ نظام طلبات السفر من InvestGlass هو الأداة المثالية لضمان كفاءة العمليات وخلوّها من الأخطاء.