Automatización de facturas

¿Alguna vez se ha preguntado cuánto tiempo está perdiendo por no automatizar procesos que una máquina podría hacer más rápido y mejor? La carga administrativa se ha convertido en un método ineficiente de matar empleados y empresas. Más concretamente, la gestión de pagos y facturas lleva mucho tiempo y exige un flujo de trabajo automatizado. El procesamiento manual de facturas limita la capacidad de su organización para detectar pagos duplicados o atrasados, lo que podría dar lugar a pagos excesivos. El procesamiento automatizado de facturas significa que todas las facturas pueden almacenarse automáticamente, asignarse al flujo de trabajo adecuado y enrutarse electrónicamente para su aprobación, manteniendo sus finanzas circulando sin interrupción, sin importar cuántas facturas tenga.

El proceso de facturación manual puede crear muchos problemas que pueden resumirse en torno a los siguientes defectos: 

• Mano de obra: la facturación manual exige empleados y fuerza humana que podrían haberse utilizado para otra tarea más eficiente.
• Gestión del tiempo: la gestión de facturas y las aprobaciones llevan tiempo.
• Control de datos: los datos tienen que introducirse manualmente, lo que aumenta el riesgo de que se introduzcan datos falsos y de que falte información de contacto o sea incorrecta.
• Costes: Los problemas con los datos pueden generar costes adicionales, así como la pérdida de ingresos.
• Falta de claridad: El proceso de facturación manual genera dudas sobre el estado de las facturas y problemas en la evaluación del texto. 

Una solución obvia puede ayudar con estos problemas. Este artículo se centra en la automatización y en cómo desarrollar un proceso de facturación automatizado.

Crear facturas: ¡la influencia de la contabilidad!

Los procesos empresariales y los pagos en línea suelen implicar facturas en papel y grandes cargas administrativas. Tanto si utiliza facturas en papel como electrónicas, todas sus facturas pueden derivar en dos tipos:

• Las cuentas por cobrar y las facturas impagadas
• Los recibos y las finanzas de la empresa

Cuentas por cobrar para el tratamiento automatizado de facturas

Aunque las pequeñas empresas y los empresarios suelen trabajar con presupuestos, lo habitual es enviar facturas cuando se trata de profesionales B2B. Las facturas funcionan como solicitudes de pago, representan el importe adeudado por el cliente a la empresa y explican los detalles de la operación, la fecha de vencimiento y los recargos por demora, si procede. Un sistema de facturación previa al pago suele utilizarse para mejorar la previsión y, por tanto, el flujo de caja.

En contabilidad, la factura representa las "cuentas por cobrar" para la empresa y las "cuentas por pagar" para el cliente. La factura funciona esencialmente como una solicitud de pago que debe realizarse en un plazo determinado (15 o 30 días, por ejemplo). Los pagos atrasados están sujetos a penalizaciones y suelen aplicarse descuentos a los clientes que pagan pronto, lo que empuja a los clientes a pagar más rápido. Sin embargo, el envío manual de documentos puede provocar más retrasos e incluso la pérdida de facturas.

Cobros y pagos del tratamiento automatizado de facturas

Los recibos suelen utilizarse para garantizar al cliente que la transacción se ha realizado correctamente y sin problemas. Por parte de la empresa, permite una correcta contabilidad, mantenimiento de registros y reconocimiento de la transacción. Los recibos son habituales en el comercio múltiple, como las tiendas de comestibles o las compras en línea.

Formas de automatizar las tareas de facturación

Existen múltiples formas de automatizar su proceso de facturación y mejorar la eficiencia. En función de las necesidades de su empresa, puede que le interese:

• Utilice una solución todo en uno como la solución de automatización de facturas InvestGlass,
• Utilice una herramienta de automatización específica o
• Confíe en las integraciones y funciones nativas presentes en algunas de las aplicaciones que ya utiliza.

La pluralidad de métodos le permite seleccionar el que tenga más sentido en función del modelo y el tamaño de su empresa. Teniendo esto en cuenta, este artículo presenta seis formas de automatizar tu sistema de gestión de facturas.

1. Introducción de datos en la tienda para la tramitación de facturas

Durante el proceso de venta, los equipos comerciales suelen recopilar una cantidad importante de información sobre clientes, clientes potenciales y clientes. Esta información se utiliza después para minimizar el trabajo de otros miembros del equipo, como los empleados de facturación. Aquí es donde entra en juego la automatización y, más concretamente, el software CRM. La automatización de las ventas mediante formularios traslada el trabajo al cliente en lugar de al empleado. Además, la recopilación de datos y datos de pago dentro de un CRM evitará la doble entrada al reutilizar estos datos en una fase posterior del proceso de ventas. Automatización del flujo de trabajo Gestiona automáticamente los flujos de trabajo de aprobación y enruta las excepciones para su revisión, al tiempo que mantiene un rastro de datos de todos los traspasos entre las personas y la automatización. El objetivo es reducir los costes y la introducción manual de datos mediante el procesamiento automatizado de las facturas. Un buen sistema ERP debe incluir la automatización del flujo de trabajo de las cuentas a pagar. Se registra el procesamiento de pagos y la gestión de tesorería, así como los descuentos por pronto pago. La inteligencia artificial también puede ayudar a escanear con la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres u OCR (machine learning AI).

Un CRM es un software de gestión de relaciones con los clientes que facilita la gestión de equipos, tareas, contactos y facturas.

Si conecta su herramienta de facturación directamente a su CRM, mediante API o integración, ahorrará un tiempo valioso, ya que el sistema de gestión de facturas se alimentará directamente de los datos procedentes del CRM, eliminando las entradas dobles de los empleados al crear las facturas.

Esto repercutirá directamente en la gestión del tiempo, la gestión de datos y la corrección, ya que evitará errores humanos en la copia/introducción de datos. 

2. Generar PDF y almacenarlo para la contabilidad

La piedra angular de un sistema eficaz de gestión de facturas es mantener un rastro de sus operaciones financieras, ya sea en papel o electrónicamente. De hecho, mantener un registro garantiza el pago, la auditoría segura y la transparencia. Tener una visión clara de sus cuentas por cobrar mejora:

• su capacidad para enviar seguimientos y recordatorios,
• su facilidad para ajustarse a los requisitos de auditoría, y 
• su transparencia ante sus clientes y órganos de gobierno.

El software de automatización hará todo eso por usted automáticamente guardando las facturas en PDF en las carpetas correspondientes. Así podrá acceder a la información necesaria en todo momento y desde cualquier lugar.

Aquí es donde un CRM completo se vuelve interesante, ya que el software puede guardar las facturas en el contacto pertinente al que pertenecen. Además, guarda una pista de auditoría en caso de eliminación o borrado accidental de facturas. 

La función de automatización de InvestGlass permite generar automáticamente archivos PDF a partir de las facturas y almacenarlos donde sea necesario. La plataforma también puede enviarlas a una dirección de correo electrónico o a un portal para guardarlas o compartirlas con los clientes.

3. Software de procesamiento automatizado de facturas

Tanto en las soluciones integradas como en las complementarias, los formularios son una característica esencial. De hecho, facilitan el envío de datos y, en ocasiones, trasladan la carga de trabajo al cliente. Sin embargo, al trasladar la carga de trabajo, debe prestarse especial atención a la experiencia y el compromiso del cliente.

Además de ser cumplimentados habitualmente por los clientes, los formularios también aportan otras ventajas como la coherencia, la facilidad de uso y los diseños personalizados. La información de los formularios digitales se asigna directamente al CRM y puede ser reutilizada fácilmente por el equipo de empleados, mientras que el diseño personalizado y la sencillez de la introducción de datos mantendrán al cliente interesado.

A partir de estos formularios, las facturas pueden generarse automáticamente mediante una función de automatización. La única información obligatoria es:

• la moneda, que puede seleccionarse por defecto para evitar problemas,
• la fecha de vencimiento, que puede decidirse al enviar el formulario digital, y
• el número de factura, que puede generarse aleatoriamente.

Una vez cumplimentada esta información, se genera la factura y se puede comunicar a los clientes o posibles clientes.

Facturas periódicas

Gracias a las posibilidades de automatización de InvestGlass, se pueden configurar facturas recurrentes para clientes a largo plazo de forma periódica, por ejemplo, mensualmente. Esto ayuda a evitar errores y olvidos al enviarlas. Además, también se evita tener que volver a teclear la información. El periodo de tiempo, así como la recurrencia, pueden decidirse manualmente para cada cliente. 

Esta automatización tiene un efecto importante en la contabilidad y la elaboración de presupuestos. Prever la tesorería y mantener un flujo de caja saneado nunca ha sido tan fácil.

4. Envío automático de correos electrónicos 

Enviar una factura cuando se genera puede parecer una tarea fácil y sencilla. Sin embargo, el error humano existe y hay que tener en cuenta el consumo de tiempo.

Esta tarea repetitiva puede evitarse fácilmente y automatizarse creando y enviando correos electrónicos automáticamente tras la generación de la factura. Sus empleados pueden generar y crear automáticamente un correo electrónico basado en facturas con variables de personalización utilizando la información de contacto. Sin embargo, el cuerpo del correo electrónico y el asunto todavía tienen que especificarse utilizando una plantilla prefabricada o personalizada.

Una vez enviado el correo electrónico utilizando la información del programa de contabilidad, el gestor de relaciones encargado del contacto correspondiente recibirá notificaciones instantáneas.

5. Establecer tareas y recordatorios

Los correos electrónicos garantizan que las facturas se reciban puntualmente. Se pueden crear automatizaciones para enviar recordatorios automáticos con el fin de evitar retrasos en los pagos. Cada vez que un pago no se abona, se puede enviar un recordatorio automático, en lugar de crear y ejecutar manualmente un flujo de trabajo de pagos atrasados.

Además de enviar recordatorios automáticos por correo electrónico a los clientes, también se pueden notificar recordatorios a los miembros de la empresa. Esto les permite comprobar con el cliente si todo va bien por su parte.

Las tareas de facturación también pueden registrarse automáticamente al generarse la factura y completarse una vez pagada. Las tareas administrativas y de otro tipo simplemente se notifican al empleado.

Este tipo de automatización es importante, ya que las facturas impagadas pueden afectar negativamente a su flujo de caja.

Bonificación: El sistema perfecto de gestión de facturas

El sistema de gestión de facturas ideal reagruparía todas sus herramientas de facturación y de ventas en general. Los CRM y las soluciones todo en uno reagrupan los sistemas de facturación y la automatización/gestión de datos de marketing de ventas, ofreciendo la mejor alternativa a las empresas que aspiran a la automatización de facturas.

InvestGlass puede aplicarse a toda la empresa y ayudar a controlar el rendimiento de los empleados mediante el seguimiento del tiempo. Esto es cada vez más importante para la facturación, ya que se puede evaluar el tiempo de respuesta y adaptar el flujo de trabajo.

Al mismo tiempo, al mejorar su facturación, un CRM sustituirá sus hojas de google o su hoja de cálculo de google utilizadas para gestionar el envío de facturas. Envíe facturas de forma sencilla y añada consejos comerciales y descuentos cuando sea necesario.

Conclusión de la solución de automatización de facturas

La automatización de las facturas es una parte importante del proceso contable y no tiene por qué ser un obstáculo. Al fin y al cabo, el negocio consiste en ofrecer servicios y productos a los clientes. Esperamos que estos consejos le ayuden a centrarse en lo más importante. Para automatizar, tendrás que estar atento a los detalles sobre cómo trabajar con tu contabilidad. InvestGlass ofrece una plataforma basada en la nube que automatiza los flujos de trabajo. Puede crear flujos de trabajo personalizados que se ajusten a la gestión de facturas. Esta solución ayudará a su equipo financiero a realizar tareas más importantes.

InvestGlass dispone de una API para conectarse a otro sistema de contabilidad. ¿Por qué? Porque el flujo de trabajo de procesamiento debe gestionar la facturación recurrente y los elementos específicos del IVA que ya pueda tener con su equipo de contabilidad.