Ein Leitfaden für die Inhalte Ihres Mitarbeiterportals
Ein Mitarbeiterportal ist das Rückgrat der Personalabteilung eines Unternehmens. Es kann dazu beitragen, Ihre Arbeitsabläufe zu rationalisieren, Effizienz zu schaffen und den Mitarbeitern Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie die Grundlagen nicht übersehen. Im Folgenden finden Sie fünf Dinge, die ein Mitarbeiterportal enthalten sollte:
1) Ein Helpdesk für schnelle Fragen zu Richtlinien und Verfahren
Erstellen Sie bei Bedarf neue Dokumente und Formulare, ohne mehrere Prozesse zu durchlaufen.
Veröffentlichen Sie relevante mitarbeiterbezogene Mitteilungen im Portal, damit alle Mitarbeiter darauf zugreifen können.
Machen Sie Ihren Helpdesk rund um die Uhr über Live-Chat oder Telefonanrufe mit Mitarbeitern, die Hilfe benötigen, erreichbar
Leistungen und Urlaub: Das Portal sollte Informationen über Sozialleistungen und Urlaub enthalten. Auf diese Weise können die Mitarbeiter die Optionen sehen, die für sie am besten geeignet sind. Dazu gehören die folgenden Themen: Krankenversicherung, Altersvorsorge, Studienbeihilfeprogramme und Verfügbarkeit von Urlaubs- und Krankheitszeiten.
2) Urlaubsverfolgung mit Genehmigungsworkflow
Nach der Anmeldeseite sollten Ihre Mitarbeiter Zugang zu einem Kalender mit allen Terminen haben, die sie frei nehmen können. Das aktuelle Datum sollte hervorgehoben sein. Wenn Sie auf einen anderen Tag klicken, öffnet sich ein Fenster mit allen freien Tagen für diesen Monat, einschließlich Urlaubs- und Krankheitszeiten.
Das Mitarbeiterportal sollte auch einen Genehmigungs-Workflow enthalten, um Genehmigungen durch Ihr Helpdesk-System zu verfolgen, damit Sie Genehmigungen durch einzelne Mitarbeiter oder Gruppen von Mitarbeitern besser verwalten können. Wenn ein Mitarbeiter mehr als drei aufeinanderfolgende freie Tage im Voraus beantragt, löst dies eine automatische Benachrichtigung der Personalabteilung aus, die den Antrag genehmigt; wird er abgelehnt, müssen vor der Genehmigung möglicherweise weitere Maßnahmen ergriffen werden, z. B. das Einholen von Informationen über den Grund der Abwesenheit (z. B. ein ärztliches Attest).
Da InvestGlass mit Finanzvermittlern zusammenarbeitet, haben wir ein Widget für Reiseanfragen entwickelt, das alle Kontakte einfriert, die Sie während der Reise nicht besuchen werden.
3) Formulare für Ausgabenberichte, damit Sie wissen, wie viel Geld bei Firmenveranstaltungen ausgegeben wird
Ein direkter Link zur Rechnungserstellung erleichtert den Prozess der Erstellung einer Spesenabrechnung. Alle Ausgaben und Rechnungen können in das System hochgeladen werden, und alle Mitarbeiter haben Zugriff auf diese Informationen.
Erstellen Sie Ihre eigenen Spesenabrechnungsformulare, damit Sie wissen, wie viel Geld bei Firmenveranstaltungen ausgegeben wird. Oder zumindest, wohin das Geld geflossen ist!
Wenn es Probleme mit Berichten oder Rechnungen gibt, senden Sie diese über eine Helpdesk-Anfrage, die automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung der Personalabteilung auslöst. Wenn vor der Genehmigung weitere Maßnahmen erforderlich sind, z. B. die Einholung weiterer Informationen darüber, warum die Anträge auf Urlaub nicht genehmigt werden können, müssen diese Maßnahmen zuerst erfolgen.
4) Ein Organigramm, damit jeder weiß, wer an wen berichtet
Die Termin- und Schichtverwaltung sollte pro Gruppe sichtbar sein und die Beiträge sollten nach Datum abgelegt werden.
Dies hilft bei der Einteilung der Mitarbeiter für Projekte und stellt sicher, dass jeder weiß, wer sein Vorgesetzter ist. Die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich wenden können, wenn etwas passiert, das weitere Unterstützung oder Klärung erfordert.
Die Art und Weise, wie Beiträge geplant werden sollten, erleichtert es den Vorgesetzten auch, zu sehen, welche Zeit ein Mitarbeiter genommen hat und wann er wieder verfügbar ist.
Ein Organigramm macht es den Mitarbeitern der Personalabteilung leicht, all diese Informationen auf einen Blick zu finden - egal, ob Sie eine Person haben, die für die Social-Media-Accounts Ihres Unternehmens verantwortlich ist, oder fünf Personen, die in verschiedenen Schichten arbeiten, alles kann immer noch leicht gefunden werden, ohne dass zusätzliche Hilfe von anderen Abteilungen wie der IT benötigt wird, um sie aufgrund von Verwirrung darüber, wie die Dinge hier funktionieren, wiederzufinden.
5) Internes Messaging-System für Sofortkommunikation
Alle Mitteilungen können über ein Chat-Kommunikationstool ausgetauscht werden.
Dies kann dazu beitragen, Beziehungen zu denjenigen aufzubauen, die vielleicht nicht die Zeit haben, regelmäßig E-Mails zu bearbeiten.
Das Chatsystem macht auch Telefonanrufe überflüssig, die oft unbequemer sind als Chats, da sie viel von der kostbaren Zeit des Gesprächspartners in Anspruch nehmen. Außerdem gibt es keine Garantie, dass der Gesprächspartner gerade verfügbar ist.
Diejenigen, die lieber sprechen, können stattdessen Sprach- oder Videoanrufe nutzen, um ihren Standpunkt darzulegen, was es für alle Beteiligten noch einfacher macht.
Interne Nachrichtensysteme eignen sich hervorragend, wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten - sei es in einem anderen Bundesland oder in einem anderen Land -, da diese Kommunikation sofort erfolgt.
Eine Aufgabe kann über ein einfaches InvestGlass-Tool verteilt werden.
Viele dieser Tools sind kostenlos, und einige lassen sich an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Ganz gleich, ob Sie einen Helpdesk einrichten oder einfach nur Formulare zum Ausfüllen benötigen.
InvestGlass wurde mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt, damit die Mitarbeiter schnell und einfach durch das Portal navigieren können.
Was sollte ein Mitarbeiterportal haben? Darauf gibt es keine einheitliche Antwort, denn jedes Unternehmen hat andere Bedürfnisse, was seine Mitarbeiter anbelangt. In vielen modernen Portalen gibt es heute viele hilfreiche Funktionen, die die Kommunikation aus der Ferne einfacher machen als je zuvor. Interne Nachrichtensysteme wie Skype ermöglichen es Mitarbeitern, die an einem beliebigen Ort auf der Welt arbeiten, problemlos mit anderen zu kommunizieren, die an einem anderen Ort arbeiten.
Was ist das nächste Mitarbeiterportal für 2021?
Mit dem InvestGlass-Portal können Sie sich ganz einfach auf Ihre Unternehmensfarben einstellen und Widgets auswählen, die Sie für den Registrierungsprozess, die Verwaltung von Benutzernamen, die Gehaltsabrechnung, die Urlaubsverwaltung, Ihre Unternehmensnachrichten, die Verwaltung von Karrieremöglichkeiten und die Zusammenstellung von Fragen in einer FAQ benötigen.
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