¿Cuáles son las 5 principales ventajas de las firmas digitales con RPA?
With the increasing reliance on digital solutions, cybersecurity has become a critical priority for businesses worldwide.The COVID-19 pandemic accelerated digital transformation, but it also led to a significant rise in cybercrime. For instance, the UK reported a 24% increase in fraud offenses in the year ending March 2021, totaling 4.6 million incidents. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic. As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures—such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring—is essential to protect sensitive data and maintain trust.
¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
Robotic process automation (RPA) is the use of computer software ‘robots’ to handle repetitive, rule-based digital tasks. For example filling in the same information in multiple places, reentering data, or copying and pasting. We combine InvestGlass RPA with a digital signature to obtain unbeatable process efficiency. Digital forms are self-fulfilling and automated processes will speed up documents’ signatures.
Los escándalos relacionados con la privacidad de los datos ocupan las portadas todos los días. Desde Snowden hasta Facebook y WhatsApp, las personas son cada vez más escépticas y precavidas cuando tratan con tecnología. Sin llegar al extremo de Dave Egger en el Círculo, todo el mundo puede estar de acuerdo en el riesgo que suponen las violaciones de la privacidad de los datos.
En consecuencia, el debate en curso sobre las firmas digitales se hace obvio y evidente. En este artículo, vamos a explicar qué son las firmas electrónicas, cómo funciona la tecnología de firma electrónica y cómo aceptar y utilizar firmas electrónicas dentro de una plataforma CRM, principalmente InvestGlass y nuestros socios API; demostrando los beneficios de las firmas electrónicas y la seguridad añadida de utilizar dicha tecnología.
¿Qué firma electrónica es mejor?
¿Pueden las firmas electrónicas desbancar a las firmas de documentos en papel? En nuestro entorno cada vez más digitalizado, la pandemia actual ha ensombrecido las dudas sobre la viabilidad de las reuniones en persona y presiona a favor de formas remotas de abordar casi cualquier situación. Evidentemente, esto se aplica a las firmas.
¿Qué es una firma electrónica? Una firma electrónica, firma digital o firma electrónica es un medio digital legal para dar la aprobación o el consentimiento en documentos digitales, formularios, cuestionarios, encuestas, etc. En nuestra sociedad digitalizada, teóricamente puede sustituir a cualquier proceso de firma y simplificar los procesos de venta y recopilación de datos. Existen multitud de proveedores de firma electrónica como DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, etc. Las soluciones de firma electrónica se basan en infraestructuras denominadas infraestructuras de clave pública PKI. La infraestructura de clave pública reagrupa los certificados digitales y el cifrado de clave de firma pública necesarios para proporcionar un entorno de firma seguro.
¿Cómo convertirse en un proveedor de firma electrónica oficialmente reconocido? Suiza, la Unión Europea, Estados Unidos y la mayoría de los estados o gobiernos cuentan con autoridades de certificación, instituciones y personas que rigen y dictaminan sobre las firmas electrónicas y su aplicabilidad. Los requisitos de seguridad son exigentes y los proveedores deben cumplirlos para poder proporcionar certificados de firma jurídicamente vinculantes. En Europa, el reglamento eIDAS de la Unión Europea retrata la regla de validación.
¿Las 5 principales ventajas de la firma digital?
1 - Eficacia/Velocidad
En primer lugar, firmar documentos digitalmente no equivale a hacerlo en papel en lo que respecta a la gestión del tiempo y la facilidad de uso. Durante un proceso de venta, hay que reunir muchas firmas de distintas personas. La carga administrativa puede entorpecer la venta y, en ocasiones, anular el acuerdo por completo. En realidad, además de su firma y la de la otra parte, puede ser necesario que firmen colaboradores y altos directivos, lo que alarga el proceso. Utilizar la firma electrónica en su empresa puede ser la solución de ahorro que marque la diferencia. ¡El tiempo es oro!
2 - Experiencia del usuario
Una segunda ventaja subestimada es la mejora de la experiencia del usuario: Firmar documentos nunca ha sido tan fácil. El proceso de imprimir, firmar y escanear para devolver el mismo documento se simplifica a la apertura de una solicitud de firma por correo electrónico. El proceso completo dura menos de dos minutos.
Además, la interfaz de usuario se puede personalizar con su marca y sus colores, lo que permite adaptar la experiencia de sus clientes.
3 - Cumplimiento legal
En tercer lugar, la tecnología de firma digital incorpora normativas claras como el eIDAS de la Unión Europea. Estas normas vinculantes sientan las bases claras para los proveedores de firmas digitales y proporcionan integridad en caso de disputa legal.
Además, la autenticidad requiere la identificación mediante dos factores de autentificación o incluso comprobaciones de identidad.
4 - Seguridad
En cuarto lugar, como acabamos de mencionar, la autentificación de dos factores y las comprobaciones de identidad proporcionan un alto nivel de seguridad en cuanto al acceso a los documentos y la capacidad de firma. Este hecho es en realidad el contraargumento más importante para las personas que se quejan de la cuestión de la privacidad de los datos de las firmas electrónicas. En efecto, ¿cómo va a ser más seguro recibir el documento por correo electrónico e imprimirlo después? Además, incluso en casos de violaciones de la seguridad, la encriptación de los datos dificulta su extracción. Esta encriptación también garantiza que nadie pueda modificar el documento después de la firma, lo que significa que no hay riesgo de que alguien añada una nueva página o elimine una del acuerdo.
Por si fuera poco, el 2FA -autenticación por dos factores- garantiza que nadie pueda copiar o falsificar su firma y utilizarla en otro contexto.
En cuanto a las opciones de despliegue, la mayoría de los proveedores de firma electrónica utilizan la configuración SAAS; sin embargo, el despliegue in situ es una tendencia creciente y podemos esperar que todos los proveedores habiliten dicha opción en un futuro próximo.
5 - Menores costes de transacción
Por último, la automatización del proceso de firma electrónica puede mitigar las implicaciones financieras de los errores humanos, como las equivocaciones en la firma o la pérdida de documentos; errores que ralentizan el proceso y provocan problemas de gastos si no se detectan. Las firmas electrónicas garantizan que todo esté en orden, evitando problemas de arreglo y sus gastos derivados. Centrándonos en los gastos, la acumulación de ahorro en papel, escaneados, copias, correo, paquetes, etc. parece mínima pero suma un ahorro considerable.
El proceso de firma electrónica es más eficaz, más amigable y más conforme que la firma de un documento en papel normal. Además, la mejora de la seguridad que proporcionan estas herramientas electrónicas, así como los menores costes de mano de obra y material que conllevan, son ventajas clave de las firmas electrónicas.
Automatice su proceso de firma digital
InvestGlass is a Swiss-based CRM regrouping PMS, Client Portal, and Digital onboarding tools. The platform provides two digital signature partners: Signatys and Connective. In order to use the e Signature system of your choice, please contact the InvestGlass team to activate such a feature.
¿Cómo puede utilizar firmas digitales con InvestGlass? Hay dos maneras:
1. Lanzar manualmente una firma digital
2. Firma electrónica automatizada: es la automatización robótica de procesos
Lanzamiento manual de una firma digital
Dentro de la plataforma InvestGlass, puede guardar sus documentos, documentos relacionados con prospectos y clientes, o incluso documentos relacionados con objetos como valores o cuentas. A partir de estos documentos pdf o paquetes de documentos, puede solicitar manualmente firmas digitales a sus contactos o interlocutores relevantes.
Otro tipo de documento que puede requerir identificación y autentificación son los formularios y las encuestas. InvestGlass utiliza el concepto de formularios por numerosas razones que van desde la remediación KYC a las propuestas de inversión, y desde la recopilación de clientes potenciales a encuestas específicas. Es posible que sea necesario firmar las respuestas de los formularios para demostrar la identidad y la integridad de los documentos. Por lo tanto, una vez enviado un formulario, puede iniciar manualmente un proceso de firma digital; sin embargo, este proceso también puede automatizarse.
Automatización robótica de procesos y firma electrónica
Cualquier documento puede solicitarse manualmente para su firma. Sin embargo, la automatización es posible en el envío de formularios digitales. Por lo tanto, en función de la regla establecida, las solicitudes de firma digital se envían automáticamente al enviar el formulario. Deben cumplirse dos condiciones: los datos del contacto deben poseer una dirección de correo electrónico y un número de teléfono válidos. Sin estos dos requisitos previos, el algoritmo no podrá iniciar el proceso. Una clave privada para una firma digital sólo puede confirmarse mediante una autentificación de dos factores, que requiere una dirección de correo electrónico y un número de teléfono.
Una vez iniciado el proceso, los contactos pertinentes recibirán un correo electrónico solicitando una firma electrónica en documentos o contratos específicos. Por primera vez, la plataforma creará una firma digital por usted, con su identidad. Tras establecer la firma, el proveedor de servicios de confianza le enviará un código de confirmación por mensaje, lo que aumentará los niveles de seguridad.
No lo intente, ¡hagámoslo!
Las firmas electrónicas se rigen por normas estrictas y en constante evolución establecidas por una autoridad de certificación. Esta mejora de la seguridad dificulta el riesgo para la privacidad de los datos y proporciona algunas ventajas indiscutibles sobre las firmas normales en papel. Esta nueva forma de firmar está especialmente de moda a medida que la pandemia se estabiliza y se convierte en la nueva normalidad.
Si aún tiene dudas -algo que las empresas hacen al principio-, también le ofrecemos un servicio mixto que combina el papel y el formato digital en el mismo proceso de aprobación, para garantizar la continuidad de su negocio durante la transformación digital.
By default, InvestGlass provides you with two partners in e-signature, Connective and Signatys, which have specific differences. In terms of support, do not hesitate to contact our team by email or by phone and we will gladly answer all your questions and help you decide on the best solution depending on your needs.