Las mejores selecciones: Los mejores CRM para la educación en 2024 para mejorar la participación de los estudiantes

En su búsqueda del mejor CRM para la educación, el objetivo es mejorar la conexión con los estudiantes y perfeccionar la administración académica. Saber qué sistemas CRM están a la altura del desafío puede suponer un cambio de juego para su institución. Esta revisión se abre paso entre el ruido para detallar los mejores que satisfacen las complejas demandas de las instituciones educativas, equilibrando la excelencia operativa con la privacidad y el compromiso necesarios en 2024.

Puntos clave

• Los sistemas CRM en la educación centralizan la gestión de datos y agilizan las tareas administrativas, lo que permite una participación personalizada de los estudiantes y la gestión de su ciclo de vida, lo que se traduce en una mejora de las tasas de matriculación y retención.
• Entre las funciones CRM clave para las instituciones educativas se incluyen herramientas de comunicación avanzadas, automatización del flujo de trabajo, informes y análisis personalizables y una sólida seguridad de los datos, que son fundamentales para mejorar la eficacia operativa y la toma de decisiones estratégicas.
• La selección del CRM adecuado para una institución educativa requiere una evaluación exhaustiva de las necesidades, la comparación de funciones y precios, y la consideración de la facilidad de uso y el soporte para alinearse con los objetivos y procesos específicos de la institución.

Por qué es importante el CRM para la educación

La implantación de CRM ha revolucionado las operaciones y las interacciones con los estudiantes en el sector educativo. El CRM para la educación aporta multitud de ventajas, desde salvar las brechas de comunicación hasta mejorar el éxito de los estudiantes, impulsando así las tasas de matriculación y retención. La llegada de las soluciones CRM a la educación ha ayudado a las escuelas a satisfacer las crecientes expectativas de compromiso digital de los estudiantes, manteniendo así una ventaja competitiva en la industria de la educación.

Además, las plataformas CRM ofrecen las siguientes ventajas a las instituciones de enseñanza superior:

• Reforzar el compromiso de los estudiantes mediante vías de aprendizaje personalizadas y estrategias de comunicación proactivas
• Las alertas proactivas y los chatbots conversacionales, habilitados por los sistemas CRM, conducen a un aumento de la matriculación y la retención de estudiantes
• Permitir a las instituciones gestionar las relaciones con las distintas partes interesadas, incluidos los estudiantes, los padres, el personal y los antiguos alumnos.
• Establecer una visión unificada de la información de los electores

El software CRM para la educación ha surgido como un componente vital para las instituciones de educación superior, proporcionando estos beneficios y más.

Racionalizar las operaciones escolares

Las instituciones educativas se enfrentan a diversos retos a la hora de gestionar sus operaciones. Desde la gestión de los datos de los alumnos hasta la racionalización del proceso de admisión y la gestión de los estudiantes, estas tareas pueden resultar bastante abrumadoras. Aquí es donde un sistema CRM resulta beneficioso. Los sistemas CRM en la educación centralizan la gestión de datos, permitiendo que todas las comunicaciones y documentos sean almacenados y accesibles por el personal, lo que mejora los tiempos de respuesta y la gestión de documentos. Esto, a su vez, facilita una comunicación eficaz, garantizando que la información esencial llegue a todas las partes relevantes y evitando retrasos en la tramitación.

Además, las plataformas CRM en la educación ofrecen las siguientes ventajas:

• Minimizar el papeleo
• Habilitar la presentación de documentos en línea
• Agilizar el seguimiento de las solicitudes
• Automatice los flujos de trabajo
• Gestionar la campaña
• Crear tareas
• Registrar actividades
• Seguimiento de donaciones y objetivos financieros
• Automatice el seguimiento de candidatos y clientes potenciales
• Sistematizar la gestión de contactos

Estas características contribuyen a la eficacia operativa y ayudan a las instituciones educativas a gestionar los procesos de captación e inscripción de forma eficiente.

Mejorar la experiencia de los estudiantes

En la era digital actual, los estudiantes exigen experiencias personalizadas e intuitivas. Las instituciones educativas están obligadas a satisfacer estas expectativas para fomentar el éxito de los estudiantes. Los sistemas CRM son fundamentales para aumentar la experiencia de los estudiantes. Analizan el comportamiento, las preferencias y las necesidades de los estudiantes, lo que permite ofrecer experiencias de aprendizaje personalizadas y eficaces. Además, las herramientas CRM realizan un seguimiento de la interacción de los estudiantes con los materiales de los cursos en línea y ofrecen información para adaptar el apoyo académico en función de las necesidades individuales de cada estudiante.

Un sistema CRM centralizado mejora aún más la experiencia del estudiante al agilizar la gestión del ciclo de vida de las partes interesadas, incluidos los estudiantes, el profesorado y el personal. La racionalización del servicio a través de una única plataforma de comunicación puede conducir a mayores tasas de matriculación y retención de estudiantes. Los CRM facilitan un apoyo académico oportuno y personalizado al identificar a los estudiantes que pueden estar en riesgo, mediante alertas inteligentes y canales de comunicación. Al considerar a los estudiantes como "clientes", los CRM ayudan a establecer relaciones más sólidas y a adaptar las interacciones para impulsar las admisiones y mejorar el compromiso de los estudiantes.

Características clave que debe buscar en un CRM para la educación

Seleccionar el CRM adecuado para su institución educativa no consiste simplemente en optar por el que tenga el mayor conjunto de funciones. Se trata de encontrar la plataforma CRM integrada que ofrezca las características adecuadas que se ajusten a los objetivos y necesidades de su institución. Algunas de las características importantes a tener en cuenta incluyen:

• Herramientas de comunicación avanzadas
• Automatización del flujo de trabajo
• Informes y análisis personalizables
• Sólida seguridad de los datos y cumplimiento de la normativa

Estas funciones son cruciales no sólo para gestionar las interacciones de los estudiantes y el personal, sino también para garantizar el funcionamiento sin fisuras de la institución, contribuyendo en última instancia al éxito institucional y estudiantil.

Las herramientas de comunicación avanzadas, como las secuencias personalizadas y las capacidades de programación, son vitales para mantener una comunicación eficaz con los estudiantes y el personal. Las funciones de automatización del flujo de trabajo ayudan a agilizar los procesos y a reducir las cargas administrativas. Los informes y análisis personalizables son cruciales para hacer un seguimiento del rendimiento y fundamentar los procesos de toma de decisiones. Por último, una sólida seguridad de los datos y el cumplimiento de las normativas del sector, como GDPR e HIPAA, son esenciales para proteger la privacidad de los datos de los estudiantes y las instituciones dentro de una plataforma CRM para la educación.

Gestión de contactos

Un sistema eficaz de gestión de contactos constituye la columna vertebral de una plataforma sólida de gestión de las relaciones con los clientes (CRM). Sirve de base sobre la que se construyen todas las demás funcionalidades de CRM. Un sistema CRM eficaz para la educación superior debe incluir formularios y campos personalizables para satisfacer los requisitos cambiantes de las instituciones educativas. Estas funciones de personalización permiten la creación de personajes estudiantiles y comunicaciones a medida, que son esenciales para captar a los estudiantes de forma eficaz.

Un sistema CRM debe permitir a las instituciones educativas:

• Categorizar y segmentar los clientes potenciales, ayudando a un compromiso personalizado y a estrategias de seguimiento eficaces
• Disponer de funciones de gestión de contactos como el seguimiento de la interacción con el cliente, la segmentación de clientes y la gestión de actividades
• Se integra perfectamente con los sistemas del campus, como los que proporciona Slate CRM, para minimizar las interrupciones y mantener la continuidad en la gestión de los contactos.

Las experiencias personalizadas de los estudiantes mejoran gracias a la capacidad de un CRM para seguir y gestionar a los estudiantes y utilizar datos como el rendimiento académico y los registros de asistencia.

Automatización de las comunicaciones

En el panorama digital actual, en rápida evolución, la comunicación puntual y receptiva es vital. Un CRM educativo debería venir equipado con herramientas para automatizar las comunicaciones, como chatbots, chat en directo y automatización del correo electrónico, para facilitar una respuesta bidireccional con los estudiantes. Estas herramientas de automatización no sólo agilizan la mensajería, sino que también mejoran la capacidad de respuesta, impulsando así el compromiso y la satisfacción de los estudiantes.

Los CRM en la educación ofrecen varias ventajas, entre ellas:

• Seguimiento de las interacciones de los estudiantes en varias plataformas
• Proporcionar información personalizada
• Creación de correos electrónicos segmentados y dirigidos
• Nutrir a los prospectos para convertirlos en solicitantes
• Apoyar unas comunicaciones coherentes y adaptadas
• Automatización de tareas repetitivas para los equipos de admisiones
• Facilitar la programación de citas, recordatorios y otras actividades

Estas funciones aumentan la productividad y mejoran la eficacia general del proceso de admisión.

Además, los CRM ofrecen las siguientes características:

• Alimentación automática de información de contacto procedente de diversas fuentes, como los formularios de la página web de un centro escolar
• Formularios dinámicos y campos ocultos para mejorar la captación de clientes potenciales
• Segmentación y seguimiento personalizado

Estas funciones ayudan a mejorar la generación y gestión de clientes potenciales y aumentan la eficacia general del sistema CRM de una escuela.

Informes y análisis

La capacidad de supervisar y escudriñar los datos de rendimiento es una funcionalidad crítica de un CRM educativo. Gracias a los cuadros de mando personalizables y a los informes en tiempo real, las instituciones educativas pueden obtener valiosos datos para conocer al minuto las tendencias de ventas, el rendimiento de las campañas y la productividad general de los equipos, lo que puede repercutir drásticamente en la participación de los estudiantes y en las estrategias de captación. Estas perspectivas basadas en datos ayudan a las instituciones a comprender su rendimiento y a fundamentar las decisiones estratégicas y las iniciativas para el éxito de los estudiantes.

Las instituciones que utilizan CRM como Salesforce han visto un retorno de la inversión del 195% en tres años y un periodo de recuperación de la inversión tan corto como siete meses, mientras que la previsión de ingresos de Pipedrive ayuda a proyectar los ingresos relacionados con las inscripciones, lo que ilustra los beneficios financieros y las ganancias de eficacia operativa. Además, los CRM contribuyen al desarrollo organizativo, ya que los sistemas de información estudiantil proporcionan informes que ayudan a identificar y abordar los problemas operativos, facilitando así una cultura de mejora continua dentro de las instituciones educativas.

Los 7 mejores CRM educativos para mejorar la participación de los estudiantes

A pesar de la abundancia de plataformas CRM en el mercado, no todas responden a los requisitos y retos específicos del sector educativo. Esta sección presenta una selección de las siete principales plataformas CRM conocidas por sus excepcionales características y capacidades para mejorar el compromiso de los estudiantes. Las plataformas incluyen:

1. lunes Ventas CRM
2. Nube de educación de Salesforce
3. InvestGlass CRM
4. Zoho CRM Educación
5. Keap
6. Pipedrive
7. Pizarra CRM

Estas plataformas CRM han sido cuidadosamente seleccionadas en función de su capacidad para satisfacer las diversas necesidades de las instituciones educativas. Ofrecen una serie de funciones adaptadas a la enseñanza superior, como la gestión de las relaciones con el profesorado, las estrategias de gestión de datos y las interacciones personalizadas con los estudiantes. Además, estas plataformas destacan por sus interfaces completas y fáciles de usar, su sólida funcionalidad y su compromiso con la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normativas.

lunes Ventas Software CRM

monday Sales CRM es una plataforma que ofrece funciones adaptadas a la enseñanza superior, como la gestión de las relaciones con el profesorado, el establecimiento de una estrategia de gestión de datos y el trato personalizado con estudiantes y departamentos. El CRM ha sido muy bien valorado con una puntuación de 4,7 sobre 5 en G2, y ofrece aplicaciones móviles tanto para dispositivos iOS como Android para garantizar el acceso remoto y la flexibilidad.

monday Sales CRM ofrece varios planes de precios, a partir de 36 $/mes para un paquete que incluye 3 usuarios con facturación anual. La plataforma está diseñada para gestionar cualquier departamento, programa e incluso la información y comunicación de los alumnos de forma eficaz desde cualquier lugar, lo que permite una gestión educativa integral.

Nube de educación de Salesforce

Salesforce Education Cloud es un sistema CRM integral que admite operaciones CRM escolares clásicas dirigidas tanto a entornos K-12 como de educación superior. Se distingue por su utilización de la arquitectura de datos educativos (EDA), que está diseñada para facilitar conexiones fluidas con los estudiantes.

Sin embargo, teniendo en cuenta su gama de capacidades y funciones especializadas, Salesforce Education Cloud puede representar una opción más cara para algunas instituciones educativas.

Software CRM InvestGlass - el mejor software crm

InvestGlass CRM es otra plataforma que merece la pena tener en cuenta, especialmente para las instituciones educativas con un presupuesto ajustado. Ofrece un plan gratuito, que incluye un conjunto de herramientas adecuadas para las instituciones educativas. Las herramientas de automatización del marketing de la plataforma permiten crear campañas de marketing por correo electrónico y personalizar los contenidos en línea para los futuros estudiantes.

Además, las herramientas de automatización de ventas del CRM agilizan procesos como las consultas y el seguimiento de las admisiones, proporcionando al personal educativo flujos de trabajo eficientes. El CRM es adecuado para instituciones educativas pequeñas y grandes.

InvestGlass ofrece dos soluciones on premise, o en una plataforma genérica basada en la nube. La solución está construida para automatizar las operaciones de negocio y todo el recorrido del estudiante, desde los nuevos estudiantes hasta los programas de antiguos alumnos. La información de los estudiantes se almacena de forma segura en un CRM NO estadounidense, lo que es importante para las organizaciones educativas que se preocupan por la soberanía de los datos.

La universidad utiliza el portal para apoyar a los estudiantes y a sus padres. El portal sirve para agilizar la comunicación y almacenar elementos como los expedientes académicos. Estaremos encantados de ofrecerle una demostración gratuita.

Zoho CRM Educación

Conocido por su flexibilidad y robusta funcionalidad, Zoho CRM Educación es una plataforma que atiende eficazmente las necesidades de las instituciones educativas. La función Canvas de Zoho CRM permite a los profesionales de la educación personalizar la interfaz CRM para adaptarla a sus necesidades específicas de datos educativos mediante un editor de arrastrar y soltar. Con Zoho CRM, las escuelas pueden:

• Gestionar eficazmente los datos de los futuros y actuales estudiantes
• Agilice los procesos con el Constructor de procesos de venta
• Utilice herramientas de rendimiento como la gamificación para mejorar la productividad.

Las capacidades de ventas de Zoho CRM incluyen sistemas de gestión de presupuestos y finanzas, portales de socios y calendarios integrados, lo que contribuye a una gestión integral de los acuerdos. Cabe destacar que Zoho CRM garantiza que los profesionales puedan gestionar las admisiones y el compromiso de los alumnos desde cualquier lugar a través de su aplicación móvil y sus funciones de trabajo remoto.

Keap

Keap se ha creado específicamente para mejorar y hacer que los sistemas de gestión del aprendizaje agilicen los procesos de ventas y marketing, ofreciendo una automatización optimizada para que las tareas sean más eficientes. Ayuda a las universidades:

• Establezca puntos de contacto iniciales esenciales con los clientes potenciales
• Mantener el seguimiento de los clientes potenciales
• Dirija sus campañas de marketing de forma más eficaz mediante la automatización

Las universidades que requieren una gran labor de divulgación, captación y gestión de las inscripciones pueden encontrar en Keap la solución más beneficiosa.

Pipedrive

Pipedrive ofrece las siguientes funciones para las instituciones educativas:

• Canalizaciones y formularios web personalizables que se adaptan al proceso de admisión específico
• Agilizar y visualizar el proceso de matriculación de los estudiantes
• Facilitar una comunicación eficaz entre los estudiantes y el personal proporcionando actualizaciones oportunas sobre los hitos importantes

Estas características son factores clave para atraer a los estudiantes actuales y futuros, garantizar la retención de los estudiantes y mantener la transparencia a lo largo de todo el ciclo de vida del estudiante.

A través de métricas detalladas de los canales y una visión completa de las interacciones, Pipedrive ayuda a las organizaciones educativas a identificar los canales más eficaces para la captación de estudiantes. Además, Pipedrive apoya la colaboración en equipo ofreciendo funciones para planificar actividades y compartir actualizaciones, esenciales para un entorno de equipo de admisiones cohesionado.

Pizarra CRM

Por último, pero no menos importante, Slate CRM está diseñado específicamente para los profesionales de admisiones e inscripciones, proporcionando un sistema integral para las oficinas de admisiones, éxito estudiantil y promoción a través de una interfaz unificada. Con una licencia todo incluido, Slate CRM ofrece acceso a todas sus características, asegurando que no hay costes ocultos, proporcionando un valor sustancial, especialmente cuando se inicia en $ 30.000.

Slate CRM cuenta con capacidades de integración con numerosas aplicaciones de educación superior como Banner, Colleague, PeopleSoft, PowerCampus y Jenzabar, lo que aumenta su aplicabilidad en diversos entornos educativos. Mientras que Slate CRM tiene una sólida calificación del sistema de 4,4 sobre 5, es importante tener en cuenta los inconvenientes reportados incluyendo una curva de aprendizaje empinada con la navegación no intuitiva y la variabilidad ocasional en el servicio al cliente. No obstante, el CRM favorece la colaboración y la eficacia con funciones que mejoran el trabajo en equipo, como un repositorio de contenidos compartidos y capacidades móviles que agilizan trámites como el proceso de inscripción.

Cómo elegir el CRM adecuado para su institución educativa

Seleccionar el CRM adecuado para su centro educativo requiere una deliberación y una planificación meticulosas. No se trata sólo de elegir el CRM con más funciones o el que tenga el precio más barato. Por el contrario, se trata de comprender los objetivos y necesidades únicos de su institución, comparar las funciones y los precios, y evaluar la facilidad de uso y el soporte de la plataforma.

Dada la singularidad de cada institución educativa, no existe una solución CRM universal. En su lugar, debe tratar de encontrar un CRM que se ajuste a los objetivos, procesos y requisitos específicos de su institución. Esto podría significar dar prioridad a ciertas funciones sobre otras u optar por un CRM que ofrezca más opciones de personalización. En última instancia, el CRM adecuado para su institución es el que mejor satisface sus necesidades y le ayuda a alcanzar sus objetivos educativos.

Evaluar sus necesidades

El paso inicial para elegir el CRM adecuado para su centro educativo consiste en evaluar sus necesidades. Esto implica identificar las metas y objetivos que pretende alcanzar con un sistema CRM. Incluyendo a partes interesadas clave como:

• miembros del personal
• profesorado
• administradores
• estudiantes

en esta evaluación garantiza que el MRC elegido se ajusta a los objetivos de la institución.

Definir qué información debe gestionarse -la relativa a los estudiantes, el profesorado, el personal y los antiguos alumnos- es vital para respaldar los objetivos de la institución. También debe tenerse en cuenta cómo planea la institución aprovechar el CRM, los requisitos de acceso del personal al portal de estudiantes y el nivel de transformación digital que se pretende alcanzar.

Comparación de características y precios para el sector educativo

Una vez comprendidas claramente las necesidades de su institución, el paso siguiente consiste en comparar las características y los precios de las distintas plataformas CRM. Esto implica:

• Comprender el coste total de propiedad, como las cuotas iniciales y los gastos corrientes
• Considerar las posibles mejoras de eficiencia derivadas de la gestión automatizada de los datos de los estudiantes
• Lo más importante es tener en cuenta la actualización tecnológica de la plataforma y la compatibilidad con su ecosistema de software existente.

La facilidad de uso es otra consideración vital. Busque plataformas CRM que ofrezcan interfaces fáciles de usar, menos clics para las tareas básicas y una formación sencilla para los nuevos usuarios. Tenga en cuenta también los servicios de asistencia de la plataforma. Unos servicios de asistencia receptivos y accesibles son cruciales para resolver problemas y optimizar el uso de las funciones de CRM. También resulta útil inscribirse en una demostración o prueba gratuita para evaluar la funcionalidad del CRM y recabar opiniones de futuros usuarios.

Teniendo en cuenta la facilidad de uso y la asistencia

La facilidad de uso desempeña un papel importante a la hora de seleccionar una plataforma CRM para la enseñanza superior. Un sistema difícil de navegar o de entender puede provocar ineficacia y frustración entre su equipo. Por lo tanto, es crucial elegir un CRM que sea intuitivo y fácil de usar. Por ejemplo, InvestGlass CRM es conocido por su facilidad de uso y sus capacidades de integración, lo que lo convierte en una herramienta versátil en el marketing educativo. El software para la educación superior de Zendesk es fácil de usar y rápido de implementar. También proporciona una experiencia de usuario sin fisuras para las instituciones educativas..

El nivel de asistencia que ofrece la plataforma CRM es otra consideración crucial. Tener acceso a un soporte CRM continuo para la resolución de problemas y consultas es esencial para el buen funcionamiento del sistema. Por ejemplo, Pipedrive ofrece una estructura de atención al cliente fiable, como demuestran sus elevados índices de satisfacción de los clientes.

En última instancia, tener en cuenta la facilidad de uso y el soporte a la hora de elegir una plataforma CRM puede repercutir significativamente en el éxito de su implantación.

Resumen

En conclusión, la integración de un sistema CRM en su institución educativa puede provocar cambios transformadores, desde la racionalización de las operaciones hasta la mejora del compromiso de los estudiantes. Sin embargo, elegir el CRM adecuado es crucial y requiere una cuidadosa consideración de las necesidades únicas de su institución, las características y precios de las distintas plataformas, y su facilidad de uso y soporte. Recuerde que el objetivo final es encontrar un CRM que se alinee con los objetivos y procesos de su institución, ayudándole a fomentar el éxito de los estudiantes y a agilizar las operaciones institucionales. Por lo tanto, tómese el tiempo necesario para evaluar sus necesidades, comparar opciones y tomar una decisión informada. El CRM adecuado para su institución está ahí fuera y, con él, el futuro de la educación está en sus manos.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un CRM para la educación?

Un CRM para la educación es un software que centraliza los datos de estudiantes y padres, agiliza las operaciones departamentales y respalda las interacciones con los estudiantes actuales y futuros, las relaciones con los antiguos alumnos y otras partes interesadas del sector educativo. También facilita la planificación de eventos, el seguimiento de las inscripciones, la automatización del marketing y la gestión de las relaciones con todo tipo de clientes.

¿Utilizan las escuelas sistemas CRM?

Sí, los sistemas CRM son utilizados por las escuelas para comprender a los posibles estudiantes y adaptar sus esfuerzos de marketing para atraer y retener a los candidatos más cualificados.El CRM puede utilizarse también para almacenar los registros de los estudiantes y su progreso. InvestGlass CRM ofrece potentes herramientas para analizar los datos.

¿Cómo utilizan las universidades el CRM?

Las universidades utilizan CRM para centralizar la información de donantes y antiguos alumnos, enviando comunicaciones automatizadas para mantener a todos al día sobre el éxito de la institución.

¿Cuáles son algunas de las principales plataformas CRM para la educación?

Algunas de las principales plataformas CRM para la educación son monday Sales CRM, Salesforce Education Cloud, InvestGlass CRM, Zoho CRM Education, Keap, Pipedrive y Slate CRM. Considere explorar estas opciones para encontrar la que mejor se adapte a su institución educativa.

¿Cómo debo elegir el CRM adecuado para mi centro educativo?

A la hora de elegir un CRM para su centro educativo, evalúe sus necesidades, compare funciones y precios, y valore la facilidad de uso y el soporte para encontrar la plataforma perfecta.