Racionalización de la gestión de riesgos: Guía de herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento en 2024
Con unas exigencias normativas cada vez más complejas, la supervisión automatizada del cumplimiento se erige como un faro de eficacia y fiabilidad para las empresas. Al permitir una supervisión en tiempo real y una gestión proactiva de los riesgos, estas herramientas están remodelando las estrategias de cumplimiento. Esta guía le llevará a través de las principales ventajas y conocimientos prácticos necesarios para comprender e implementar esta tecnología en su plataforma de operaciones de cumplimiento cotidianas y, salvaguardar su negocio contra las trampas del incumplimiento.
Puntos clave
- Las herramientas automatizadas de control del cumplimiento aumentan la eficacia y la precisión, reducen el riesgo de incumplimiento y de multas, y agilizan la gestión de datos y los procesos de auditoría.
- La integración con los sistemas existentes, las alertas en tiempo real y los cuadros de mando personalizables son características clave de las herramientas automatizadas de supervisión del cumplimiento que mejoran la toma de decisiones y mantienen actualizado el estado de cumplimiento.
- La implantación satisfactoria de la supervisión automatizada del cumplimiento implica la evaluación de las necesidades de cumplimiento, una implantación e integración cuidadosas y la provisión de formación y apoyo a los empleados.
La importancia de la supervisión automatizada del cumplimiento
En el entorno empresarial actual, disponer de sistemas automatizados de control del cumplimiento es esencial para mantener unas operaciones eficaces y no una mera comodidad. Al invertir en este tipo de tecnologías, las empresas pueden lograr un cumplimiento continuo de las normas legales y reglamentarias, mejorar su resistencia frente a posibles infracciones de estos requisitos y minimizar la exposición al riesgo. Esto es especialmente vital para las entidades que gestionan datos delicados. La integración de la información en tiempo real en una plataforma accesible garantiza una mayor eficacia organizativa.
Utilizar herramientas como el software de gestión del cumplimiento para automatizar el proceso de gestión de las tareas de cumplimiento representa un enfoque optimizado para satisfacer las condiciones obligatorias. Estas soluciones avanzadas de automatización del cumplimiento no sólo reducen la necesidad de intervención manual, sino que también proporcionan varias ventajas clave: mejoran la productividad general de la empresa, garantizan mayores niveles de precisión en los flujos de trabajo, aceleran la gestión de los procesos con gran cantidad de datos y ofrecen capacidades que permiten reflejar inmediatamente los cambios mediante actualizaciones al minuto.
Minimizar el error humano con las herramientas de automatización de InvestGlass
La capacidad intrínseca de la automatización para reducir los errores humanos es especialmente beneficiosa en el ámbito del cumplimiento normativo. Esto se traduce en una menor probabilidad de incumplimiento, una menor exposición al riesgo de multas y un importante ahorro de tiempo. Las herramientas de automatización de InvestGlass aprovechan esta ventaja al hacerse cargo de las tareas repetitivas que conllevan los procesos de cumplimiento y reducir la probabilidad de que los humanos cometan errores.
En consecuencia, hay menos errores en las actividades de cumplimiento, lo que conlleva una disminución de los riesgos generales relacionados con el mismo, al tiempo que se reducen las posibilidades de sanciones y multas. Pero eso es sólo arañar la superficie en lo que respecta a las ventajas.
Al implantar flujos de trabajo automatizados en materia de cumplimiento, no sólo se garantiza una mayor precisión en los informes y análisis relativos a las cuestiones de cumplimiento, sino que también se contribuye de forma decisiva a establecer una base sólida tanto para un marco de cumplimiento exhaustivo como para una estrategia eficaz de gestión de riesgos.
Auditorías racionalizadas
Antes, las auditorías se asociaban a menudo con ser arduas y prolongadas. La llegada de las herramientas de automatización del cumplimiento ha transformado significativamente esta perspectiva. Estos innovadores instrumentos funcionan en armonía con una serie de herramientas de productividad para lograr varios objetivos.
- Consolidan la administración tanto de las tareas de cumplimiento como de la documentación relacionada
- Agilice sustancialmente las operaciones de auditoría
- Simplificar los protocolos para realizar auditorías
- Garantizar que las auditorías se realizan utilizando datos actuales y precisos presentados de forma clara en un cuadro de mandos
Este enfoque moderno ha mejorado enormemente la forma en que las empresas abordan los procesos de auditoría, haciéndolos más eficaces.
¿Cuál es el impacto? Las auditorías se han convertido en asuntos más elegantes, que requieren menos horas y recursos para prepararse para una evaluación, al tiempo que ofrecen información inmediata sobre el estado de cumplimiento exacto directamente a los auditores internos y a la alta dirección. Un caso excelente es el de InvestGlass, que se dedica al software de aplicaciones de flujo de trabajo. Consiguieron reducir a la mitad el tiempo de preparación necesario para las auditorías gracias a estas soluciones automatizadas de supervisión del cumplimiento.
Adaptarse a los cambios normativos
La naturaleza de las normativas cambia constantemente. Las herramientas de automatización de costes del software de gestión del cumplimiento permiten una rápida adaptación a estos cambios alertando a los responsables del cumplimiento y ayudando a actualizar rápidamente el sistema. Las sofisticadas capacidades de integración dentro de un sistema de gestión del cumplimiento son fundamentales para automatizar la alineación de los controles con los diversos requisitos de cumplimiento, simplificando la conformidad con numerosos marcos normativos.
Las actualizaciones y modificaciones de la normativa se gestionan y difunden eficazmente a través de cuadros de mando e instrumentos de cumplimiento especializados, fomentando la toma de decisiones acertadas en toda la entidad. El empleo de procedimientos de cumplimiento automatizados refuerza la observancia de los procedimientos, garantizando que los métodos operativos permanezcan actualizados en medio del cambiante terreno de la reglamentación.
Características principales de las herramientas automatizadas de InvestGlass para la supervisión del cumplimiento de la normativa
En una era impulsada por la tecnología, no se puede subestimar el poder de la IA. Las herramientas automatizadas de control del cumplimiento de InvestGlass aprovechan la tecnología basada en la IA, como la indexación inteligente y el aprendizaje automático, para agilizar los procesos manuales, minimizar la posibilidad de error humano y garantizar una estructuración e indexación precisas de los documentos importantes. Gracias a la IA, estas herramientas analizan implacablemente los datos para identificar los riesgos de cumplimiento y las posibles lagunas, sustituyendo las comprobaciones manuales de cumplimiento y centralizando los procedimientos.
Estas herramientas también incorporan funciones que ofrecen una supervisión continua, un seguimiento proactivo de los problemas, informes simplificados y perspectivas procesables a lo largo de todo el ciclo de vida del cumplimiento. Con los cuadros de mando personalizables, como los que ofrece InvestGlass, las organizaciones pueden obtener una visión personalizada del estado de cumplimiento, incluidos los mapas de calor de riesgos y los informes de auditoría.
Capacidades de integración
La fusión de sistemas en los procesos automatizados de gestión del cumplimiento es fundamental para la recopilación precisa de datos y la detección inmediata de cualquier desviación del cumplimiento a través de múltiples plataformas. El software de automatización del cumplimiento se fusiona sin esfuerzo con herramientas organizativas comunes como Jira, Slack y Microsoft Teams a través de una plataforma de automatización del cumplimiento, lo que refuerza el proceso de gestión al mantener una supervisión y un manejo continuos de la información sobre el cumplimiento a través de diferentes canales.
Al aprovechar las funciones de integración que ofrecen los instrumentos de supervisión, las partes interesadas pueden beneficiarse de una representación actualizada del cumplimiento de la normativa por parte de su empresa. Esto facilita la mejora de los esfuerzos de cooperación entre departamentos garantizando la uniformidad en la gestión de los cumplimientos. Por ejemplo, Very Good Security (VGS) proporciona una capa intermedia que alinea los marcos tecnológicos con los requisitos normativos acelerando la conformidad con puntos de referencia como SOC 2 y PCI. Del mismo modo, Cflow -una herramienta de automatización del flujo de trabajo que no requiere codificación- impulsa la eficacia en la administración de los cumplimientos al tiempo que ofrece compatibilidad con más de mil aplicaciones.
Alertas y notificaciones en tiempo real con sus herramientas básicas existentes
En el rápido ritmo del entorno empresarial actual, las actualizaciones en tiempo real que obtienen el cumplimiento de la seguridad de la información, son vitales para mejorar la toma de decisiones y la gestión de riesgos. Los sistemas automatizados de software para el cumplimiento de la normativa cuentan con funciones de alerta que supervisan continuamente la empresa, garantizando la mejora de la postura de seguridad y el cumplimiento de la normativa. Las acciones inmediatas sobre las anomalías detectadas a través de notificaciones en tiempo real garantizan que se tomen medidas correctivas rápidamente para mantener el cumplimiento.
Herramientas de automatización del cumplimiento:
- Controlar y supervisar los procedimientos de cumplimiento
- Emitir alertas cuando se detecten posibles infracciones de la normativa
- Ayuda para alertar sobre las crisis de incumplimiento
- Proporcionar una forma oportuna de abordar los posibles problemas antes de que se agraven
- Permita la resolución instantánea de problemas mediante alertas en tiempo real
- Servir como herramienta eficaz de automatización del cumplimiento en comparación con los procesos manuales
Las alertas en tiempo real permiten a las organizaciones identificar y rectificar rápidamente los problemas de incumplimiento, evitando sanciones y daños a la reputación.
Informes y cuadros de mando personalizables
Garantizar una sólida comprensión de la posición de cumplimiento de una organización es fundamental para su gestión eficaz. Las herramientas de automatización del cumplimiento vienen con funciones de elaboración de informes personalizables que permiten a las organizaciones modificar la forma en que se presentan los datos de cumplimiento, atendiendo a las necesidades de las distintas partes interesadas y facilitando un análisis en profundidad mediante opciones detalladas de desglose. La integración de una plataforma de gestión del cumplimiento puede aumentar estas funcionalidades, promoviendo una estrategia exhaustiva hacia una mayor automatización de los procesos de supervisión del cumplimiento.
La utilización de un cuadro de mandos de cumplimiento ofrece una instantánea estructurada de la adhesión de una organización al programa de cumplimiento mediante:
- Seguimiento y vigilancia de la información relativa a los requisitos obligatorios específicos
- Generación inmediata de informes y notificaciones
- Aumentar la transparencia de las actividades relacionadas con la adherencia
Estos informes y cuadros de mando ofrecen adaptabilidad, ya que pueden ajustarse en función de distintos periodos de tiempo, marcos normativos o segmentos empresariales diferenciados, lo que permite obtener vistas dinámicas del estado de conformidad de la organización.
Implantar la supervisión automatizada del cumplimiento en su organización
La implantación de la supervisión automatizada del cumplimiento es un procedimiento exhaustivo que incluye las siguientes etapas:
- Evaluar los requisitos de conformidad
- Ejecución de los procedimientos de configuración
- Integración con los sistemas existentes
- Garantizar el mantenimiento y la asistencia continuos
Este proceso no consiste simplemente en introducir una solución automática y esperar que aborde de forma autónoma todas las cuestiones relacionadas con el cumplimiento. Más bien, requiere un plan deliberado que incluya la evaluación de los cumplimientos necesarios, la creación de las herramientas pertinentes, así como la formación y la asistencia a los miembros del personal.
Adoptando soluciones automatizadas para supervisar el cumplimiento de las normas, las tareas pueden agilizarse considerablemente, lo que aumenta la productividad y, al mismo tiempo, establece a la organización como una entidad digna de confianza a los ojos de su clientela. No obstante, esta implantación requiere una ejecución cautelosa, ya que una dependencia excesiva o una elección incorrecta de los recursos de automatización podría amplificar los riesgos, incurrir en gastos adicionales y dar lugar a operaciones más complejas.
Evaluar las necesidades de cumplimiento
Para iniciar la supervisión automatizada del cumplimiento dentro de su organización, es crucial reconocer en primer lugar las normas y los puntos de referencia exactos que son relevantes, como los relacionados con las leyes de seguridad de datos, las normativas específicas del sector y las obligaciones de información financiera. Posteriormente, evalúe meticulosamente los protocolos y mecanismos de control existentes para identificar cualquier deficiencia o debilidad relativa a la automatización de los requisitos de cumplimiento.
Para cada normativa identificada para este proceso, establezca objetivos precisos vinculados a las necesidades de adherencia. Éstos podrían ir desde la ejecución de políticas específicas y el alcance de las líneas de base de seguridad establecidas hasta la conservación adecuada de los registros esenciales. Seguir este paso implica seleccionar herramientas avanzadas diseñadas para la automatización que se alineen con sus necesidades únicas de cumplimiento: deben admitir sólidas capacidades de supervisión junto con funcionalidades para la generación de informes, la salvaguarda de la integridad de los datos y la gestión eficaz de los flujos de trabajo.
Despliegue e integración
Implementar y fusionar las herramientas de control del cumplimiento en los sistemas actuales es una fase esencial. Estos instrumentos deben configurarse para registrar la información pertinente y elaborar los informes obligatorios. La racionalización de las políticas, las evaluaciones, los controles de supervisión y las respuestas depende de la integración satisfactoria del software de automatización del cumplimiento con las infraestructuras establecidas.
Es crucial perfilar todo el proceso de cumplimiento -desde la recopilación de datos hasta su análisis, pasando por la elaboración de informes-, insertando la automatización en cada coyuntura. Es importante diseñar un enfoque estratégico que convierta las necesidades de certificación en tareas prácticas, al tiempo que se establecen estrategias tanto para la mitigación como para la recuperación.
Formación y apoyo
El despliegue y la integración de las herramientas de software de cumplimiento de la normativa funcionan es sólo el principio. El uso eficaz y el apoyo continuo son cruciales para que la supervisión automatizada del cumplimiento funcione con éxito. Es esencial que los empleados reciban una formación exhaustiva sobre los procesos actualizados y sobre cómo utilizar correctamente estas herramientas de automatización, lo que subrayará su responsabilidad en el mantenimiento de las normas de cumplimiento.
Para adaptarse a las distintas preferencias de aprendizaje, como los métodos visuales, auditivos o cinestésicos, los programas de formación deben ser diversos. Para mantener una asistencia continua tras la implementación de la formación, se podría designar a un "campeón de la automatización" que sirviera como punto de referencia o, alternativamente, establecer un Centro de Excelencia podría resultar beneficioso al proporcionar un recurso para resolver posibles problemas y, al mismo tiempo, promover las mejores prácticas mediante el intercambio de historias de éxito.
Principales herramientas automatizadas de control del cumplimiento de la normativa para 2024
De cara a 2024, las organizaciones tienen acceso a una amplia selección de herramientas para la supervisión automatizada del cumplimiento. Entre las opciones líderes se encuentran:
- Laika
- Escrutar
- Vanta
- HIPAA Uno
Cada uno de ellos proporciona un cuadro de mandos centralizado que simplifica la gestión del cumplimiento de las normativas, incluidas, entre otras, la HIPAA, la GDPR y diversas normas de seguridad de la información.
Herramientas como Scrut Automation, Sprinto, Secureframe, LogicGate -con el software GRC de Onspring incluido- ofrecen capacidades de automatización orientadas específicamente al cumplimiento y la supervisión a través de varios puntos de referencia del sector como SOC 2, ISO 27001. Mediante la automatización de procesos como la recopilación de pruebas en Scrut Automation o la integración de procedimientos estándar en Vanta junto con la racionalización de marcos de cumplimiento completos a través de las innovaciones de Secureframe. Estos sistemas trabajan hacia soluciones de cumplimiento estratégicas aliviando la carga de mantener la conformidad normativa.
Superar los retos de la supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa
La adopción de la supervisión automatizada del cumplimiento introduce varios retos, como garantizar la seguridad de los datos y la adhesión a las normas de cumplimiento, mantener la escalabilidad y adaptabilidad de los sistemas, así como la necesidad de actualizar las herramientas en función de la evolución de la normativa. Estos obstáculos pueden superarse con una estrategia y una metodología adecuadas.
Una forma de preservar la conformidad de los documentos es mediante medidas de control de versiones que garanticen que sólo se utilizan documentos verificados y autorizados. Mediante la integración de herramientas punteras de formación en seguridad, como las plataformas automáticas de concienciación en seguridad inteligente, las empresas pueden reforzar simultáneamente tanto las medidas de ciberseguridad como la conformidad normativa.
Seguridad y privacidad de los datos
Garantizar la seguridad y la privacidad de los datos es un componente crítico de la automatización del cumplimiento. Por término medio, remediar una violación de datos cuesta a las empresas 7,5 millones de dólares, lo que pone de relieve la importancia financiera de aplicar medidas sólidas de seguridad y cumplimiento dentro de los sistemas automatizados de cumplimiento. Teniendo en cuenta que el 53% de las organizaciones han sufrido al menos una violación de datos causada por terceros, está claro que es necesario que estos sistemas incluyan controles estrictos de la seguridad y la privacidad de los datos.
Para reforzar estas defensas, el software de cumplimiento de normativas aprovecha tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático (ML) y los análisis sofisticados para cifrar la información y, al mismo tiempo, cumplir los requisitos normativos, pasos imprescindibles para protegerse contra las infracciones. Sin embargo, aunque estas herramientas automatizan los procesos de cumplimiento y protección, siguen necesitando supervisión humana para garantizar su eficacia. Sin una configuración o personalización adecuadas por parte de profesionales cualificados, sigue existiendo un riesgo inherente de acceso no autorizado al sistema y de posibles violaciones.
Escalabilidad y flexibilidad
Para mantener una supervisión eficaz del cumplimiento de la normativa de protección de datos en constante cambio, es fundamental que las herramientas de automatización de la privacidad sean escalables y flexibles. Esta adaptabilidad garantiza que puedan gestionar las continuas actualizaciones necesarias para seguir cumpliendo el dinámico panorama de la legislación sobre protección de datos.
Casos prácticos: Casos de éxito en la supervisión automatizada del cumplimiento
Los casos prácticos ofrecen pruebas tangibles de cómo las herramientas de supervisión del cumplimiento automatizadas pueden beneficiar significativamente a las organizaciones. Un caso notable es el de una empresa especializada en servicios de infraestructura de Internet que adoptó MetricStream para mantener el cumplimiento de normas intrincadas, incluidas las estipuladas por SOX e HIPAA.
Al incorporar el sistema de MetricStream, la organización pudo automatizar sus procedimientos operativos al tiempo que creaba un repositorio consolidado para los controles. También integró con éxito elementos del COSO en sus operaciones empresariales. Los resultados fueron sustanciales. Incluyeron la mejora de la transparencia y la visibilidad, la racionalización de la gestión de los controles internos mediante la automatización, la reducción del riesgo asociado a los problemas de incumplimiento, y la gestión del riesgo de los proveedores y el aumento de la confianza entre las partes interesadas.
Resumen
En conclusión, la supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa cambiará las reglas del juego para las empresas en 2024. Al minimizar los errores humanos, agilizar las auditorías y adaptarse rápidamente a los cambios normativos, estas herramientas ayudan a las organizaciones a gestionar los riesgos, minimizar las multas y garantizar unas operaciones eficientes. Las características clave de estas herramientas de software de cumplimiento incluyen tecnología basada en IA, supervisión continua, seguimiento proactivo de problemas e informes y cuadros de mando personalizables.
La implantación de una supervisión automatizada del cumplimiento de la normativa, aunque suponga un reto, es una empresa que merece la pena. Evaluando las necesidades, desplegando e integrando herramientas, y proporcionando formación y apoyo, las organizaciones pueden gestionar eficazmente el cumplimiento, aumentar la eficacia y mantener una postura de seguridad sólida.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa conformidad automatizada?
Utilizando la tecnología para disminuir la dependencia de las tareas manuales y mejorar la capacidad de cumplir con las crecientes obligaciones de cumplimiento, el cumplimiento automatizado cambia los procesos manuales por herramientas avanzadas como la inteligencia artificial.
¿Qué significa vigilancia del cumplimiento?
La supervisión del cumplimiento implica la práctica sistemática de rastrear y verificar que las empresas se atienen tanto a las políticas internas como a los mandatos normativos externos, señalando cualquier riesgo potencial para el cumplimiento en sus actividades.
El objetivo principal es ayudar a las empresas a implantar políticas de cumplimiento uniformes que mantengan una adhesión constante a la normativa y eviten de forma preventiva los casos de incumplimiento.
¿Cómo reduce el error humano la supervisión automatizada del cumplimiento?
La supervisión automatizada del cumplimiento reduce el error humano al automatizar las tareas repetitivas dentro de los procesos de cumplimiento, lo que disminuye el riesgo general de cumplimiento y la probabilidad de incurrir en multas y sanciones.
¿Cómo se adaptan los sistemas automatizados de cumplimiento a los cambios normativos?
Los sistemas de cumplimiento automatizados alertan al personal y ayudan a actualizar rápidamente el sistema para adaptarlo a los cambios normativos. También facilitan el cumplimiento de múltiples normas reglamentarias mediante la asignación automatizada de controles.
¿Qué pasos hay que dar para implantar la supervisión automatizada del cumplimiento?
Comience por evaluar los requisitos de cumplimiento para poner en marcha un sistema automatizado de supervisión del cumplimiento. Posteriormente, establezca y mantenga controles de seguridad, integre las herramientas necesarias para la supervisión en sus sistemas y ofrezca una formación adecuada junto con apoyo a los miembros del personal. Así se asegurará de que estén bien informados y puedan utilizar eficazmente las herramientas de automatización previstas para el cumplimiento.