Automatisierung von Rechnungen

Haben Sie sich jemals gefragt, wie viel Zeit Sie verlieren, wenn Sie Prozesse nicht automatisieren, die von einer Maschine schneller und besser erledigt werden könnten? Der Verwaltungsaufwand ist zu einer ineffizienten Tötungsmethode für Mitarbeiter und Unternehmen geworden. Vor allem die Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen ist zeitaufwändig und erfordert einen automatisierten Arbeitsablauf. Die manuelle Rechnungsverarbeitung schränkt die Möglichkeiten Ihres Unternehmens ein, doppelte oder verspätete Zahlungen zu erkennen, was zu einer Überzahlung führen könnte. Automatisierte Rechnungsverarbeitung bedeutet, dass alle Rechnungen automatisch gespeichert, dem richtigen Workflow zugewiesen und elektronisch zur Genehmigung weitergeleitet werden können - so bleiben Ihre Finanzen ohne Unterbrechung im Fluss, egal wie viele Rechnungen Sie haben.

Der manuelle Rechnungsstellungsprozess kann viele Probleme verursachen, die sich in den folgenden Punkten zusammenfassen lassen: 

• Arbeitskräfte: Die manuelle Rechnungsstellung erfordert Mitarbeiter und Arbeitskraft, die für eine andere, effizientere Aufgabe verwendet werden könnte.
• Zeitmanagement: Die Verwaltung von Rechnungen und deren Freigabe braucht Zeit.
• Datenüberwachung: Die Daten müssen manuell eingegeben werden, was das Risiko von Fehleingaben und fehlenden oder falschen Kontaktinformationen erhöht.
• Kosten: Datenprobleme können sowohl zusätzliche Kosten als auch entgangene Einnahmen verursachen.
• Unklarheit: Der manuelle Rechnungsstellungsprozess führte zu einem unklaren Rechnungsstatus und Problemen bei der Textbewertung. 

Eine offensichtliche Lösung kann bei diesen Problemen helfen. In diesem Artikel geht es um Automatisierung und darum, wie Sie einen automatisierten Rechnungsstellungsprozess entwickeln können.

Rechnungen erstellen: der Einfluss der Buchhaltung!

Geschäftsprozesse und Online-Zahlungen sind in der Regel mit Papierrechnungen und hohem Verwaltungsaufwand verbunden. Unabhängig davon, ob Sie Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen verwenden, lassen sich alle Ihre Rechnungen in zwei Typen unterteilen:

• Die Forderungen und unbezahlten Rechnungen
• Die Einnahmen und die Unternehmensfinanzen

Debitorenbuchhaltung für automatisierte Rechnungsverarbeitung

Auch wenn kleine Unternehmen und Geschäftsinhaber in der Regel mit Kostenvoranschlägen arbeiten, ist es im B2B-Bereich üblich, Rechnungen zu versenden. Rechnungen dienen als Zahlungsaufforderung, stellen den Betrag dar, den der Kunde dem Unternehmen schuldet, und erläutern die Einzelheiten des Vorgangs, das Fälligkeitsdatum und ggf. die Verzugszinsen. Ein System zur Rechnungsstellung vor der Zahlung wird in der Regel verwendet, um die Prognosen und damit den Cashflow zu verbessern.

In der Buchhaltung stellt die Rechnung die "Forderungen" für das Unternehmen und die "Verbindlichkeiten" für den Kunden dar. Die Rechnung fungiert im Wesentlichen als Zahlungsaufforderung, die innerhalb einer bestimmten Frist (z.B. 15 oder 30 Tage) zu erfüllen ist. Verspätete Zahlungen werden mit Strafen belegt, und für früh bezahlende Kunden werden in der Regel Rabatte gewährt, die die Kunden dazu bewegen, schneller zu zahlen. Die manuelle Weiterleitung von Dokumenten kann jedoch zu weiteren Verzögerungen und sogar zu verlorenen Rechnungen führen.

Eingänge und Zahlungen der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Quittungen werden normalerweise verwendet, um dem Kunden zu garantieren, dass die Transaktion korrekt und ohne Probleme durchgeführt wurde. Auf Unternehmensseite ermöglichen sie eine korrekte Buchführung, Aufzeichnung und Bestätigung der Transaktion. Quittungen sind im Handel üblich, z.B. in Lebensmittelgeschäften oder beim Online-Shopping.

Möglichkeiten zur Automatisierung von Aufgaben innerhalb Ihrer Rechnungsverarbeitung

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Rechnungsstellungsprozess zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Je nach den Anforderungen Ihres Unternehmens können Sie dies tun:

• Verwenden Sie eine All-in-One-Lösung wie InvestGlass Invoice Automation Solution,
• Verwenden Sie ein spezielles Automatisierungstool, oder
• Verlassen Sie sich auf native Integrationen und Funktionen, die in einigen der von Ihnen bereits verwendeten Apps vorhanden sind.

Die Vielzahl der Methoden ermöglicht es Ihnen, diejenige auszuwählen, die je nach Geschäftsmodell und Größe am sinnvollsten ist. In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs Möglichkeiten vor, wie Sie Ihr Rechnungsmanagement-System automatisieren können.

1. Dateneingabe für die Rechnungsbearbeitung speichern

Während des Verkaufsprozesses sammeln die Verkaufsteams in der Regel eine große Menge an Informationen über Kunden, Interessenten und Klienten. Diese Informationen werden dann verwendet, um die Arbeit anderer Teammitglieder, wie z.B. der Sachbearbeiter für die Rechnungsstellung, zu minimieren. An dieser Stelle kommen die Automatisierung und insbesondere die CRM-Software ins Spiel. Die Vertriebsautomatisierung über Formulare verlagert die Arbeit auf den Kunden und nicht auf den Mitarbeiter. Außerdem verhindert die Erfassung von Daten und Zahlungsdaten in einem CRM die doppelte Eingabe, indem diese Daten in einer späteren Phase des Verkaufsprozesses wiederverwendet werden. Workflow-Automatisierung verwaltet automatisch Genehmigungs-Workflows und leitet Ausnahmen zur Überprüfung weiter, während gleichzeitig ein Datenpfad für alle Übergaben zwischen Menschen und Automatisierung angelegt wird. Ziel ist es, die Kosten und die manuelle Dateneingabe durch die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen zu reduzieren. Ein gutes ERP-System sollte die Automatisierung des Kreditoren-Workflows beinhalten. Zahlungsabwicklung und Bargeldmanagement werden ebenso erfasst wie Skonti bei frühzeitiger Zahlung. Künstliche Intelligenz kann auch beim Scannen mit optischer Zeichenerkennung oder OCR-Technologie helfen - maschinelles Lernen AI.

Ein CRM ist eine Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, die die Verwaltung von Teams, Aufgaben, Kontakten und Rechnungen erleichtert.

Wenn Sie Ihr Fakturierungstool über eine API oder eine Integration direkt mit Ihrem CRM verbinden, sparen Sie wertvolle Zeit, da das Rechnungsverwaltungssystem direkt auf die Daten aus dem CRM zugreift und doppelte Eingaben durch Mitarbeiter bei der Erstellung von Rechnungen vermeidet.

Dies wirkt sich direkt auf das Zeitmanagement, die Datenverwaltung und die Korrektheit aus, da menschliche Fehler beim Kopieren/Eingeben von Daten vermieden werden. 

2. PDF generieren und für die Buchhaltung speichern

Der Eckpunkt eines effizienten Rechnungsverwaltungssystems besteht darin, dass Sie Ihre finanziellen Transaktionen nachvollziehen können, sei es auf Papier oder elektronisch. Die Aufzeichnungen gewährleisten nämlich die Zahlung, die sichere Prüfung und die Transparenz. Ein klarer Überblick über Ihre Forderungen verbessert die:

• Ihre Fähigkeit, Nachfassaktionen und Erinnerungen zu versenden,
• Ihre Leichtigkeit bei der Erfüllung der Prüfungsanforderungen und 
• Ihre Transparenz gegenüber Ihren Kunden und Behörden.

Die Automatisierungssoftware erledigt all das automatisch für Sie, indem sie Rechnungen in PDF-Dateien in den entsprechenden Ordnern speichert. Sie können dann jederzeit und von überall auf die erforderlichen Informationen zugreifen.

An dieser Stelle wird ein vollständiges CRM interessant, da die Software Rechnungen in dem jeweiligen Kontakt speichern kann, zu dem sie gehören. Außerdem speichert sie einen Prüfpfad für den Fall, dass Rechnungen versehentlich entfernt oder gelöscht werden. 

Die Automatisierungsfunktion von InvestGlass ermöglicht es, aus Rechnungen automatisch PDF-Dateien zu erstellen und sie dort zu speichern, wo sie benötigt werden. Die Plattform kann sie auch an eine E-Mail-Adresse oder ein Portal zur sicheren Aufbewahrung oder zur Weitergabe an Kunden senden.

3. Automatisierte Software zur Rechnungsverarbeitung

Sowohl bei integrierten Lösungen als auch bei Add-Ons sind Formulare eine wichtige Funktion. Sie ermöglichen die einfache Übermittlung von Daten und verlagern manchmal die Arbeitslast auf den Kunden. Bei der Verlagerung des Arbeitsaufwands sollten Sie sich jedoch auf die Erfahrung und das Engagement des Kunden konzentrieren.

Abgesehen davon, dass Formulare in der Regel von den Kunden ausgefüllt werden, bieten sie auch andere Vorteile wie Konsistenz, Benutzerfreundlichkeit und individuelles Design. Die Informationen aus digitalen Formularen werden direkt im CRM abgebildet und können vom Team Ihrer Mitarbeiter leicht wiederverwendet werden, während das benutzerdefinierte Design und die Einfachheit der Dateneingabe den Kunden bei der Stange halten.

Aus diesen Formularen können über eine Automatisierungsfunktion automatisch Rechnungen erstellt werden. Die einzigen obligatorischen Informationen sind:

• die Währung, die standardmäßig ausgewählt werden kann, um Probleme zu vermeiden,
• das Fälligkeitsdatum, das bei der Einreichung des digitalen Formulars festgelegt werden kann, und
• die Rechnungsnummer, die zufällig generiert werden kann.

Sobald diese Informationen ausgefüllt sind, wird die Rechnung erstellt und kann an Kunden oder Interessenten übermittelt werden.

Wiederkehrende Rechnungen

Mit den Automatisierungsmöglichkeiten von InvestGlass können Sie für langfristige Kunden regelmäßig wiederkehrende Rechnungen einrichten, z.B. auf monatlicher Basis. So vermeiden Sie Fehler und das Vergessen, sie zu versenden. Aber auch das Abtippen der Informationen wird so vermieden. Sowohl der Zeitraum als auch die Wiederholung können für jeden Kunden manuell festgelegt werden. 

Diese Automatisierung hat wichtige Auswirkungen auf die Buchhaltung und die Budgetierung. Noch nie war es so einfach, den Cashflow zu prognostizieren und einen gesunden Cashflow zu erhalten.

4. Automatisch E-Mails versenden 

Das Versenden einer erstellten Rechnung mag wie eine einfache und unkomplizierte Aufgabe erscheinen. Aber es gibt menschliche Fehler und der Zeitaufwand muss berücksichtigt werden.

Diese sich wiederholende Aufgabe kann leicht vermieden und automatisiert werden, indem Sie bei der Rechnungserstellung automatisch E-Mails erstellen und versenden. Ihre Mitarbeiter können automatisch eine auf Rechnungen basierende E-Mail mit Anpassungsvariablen unter Verwendung der Kontaktinformationen erstellen und versenden. Der E-Mail-Text und der Betreff müssen jedoch noch mit einer vorgefertigten oder angepassten Vorlage festgelegt werden.

Sobald die E-Mail mit den Informationen aus der Buchhaltungssoftware versendet wurde, erhält der für den jeweiligen Kontakt zuständige Kundenbetreuer eine sofortige Benachrichtigung.

5. Aufgaben und Erinnerungen einrichten

E-Mails stellen sicher, dass korrekte Rechnungen umgehend eingehen. Sie können automatische Mahnungen erstellen, um verspätete Zahlungen zu vermeiden. Immer, wenn eine Zahlung nicht erfolgt, kann eine automatische Mahnung gesendet werden, anstatt einen Workflow für verspätete Zahlungen manuell zu erstellen und auszuführen.

Sie können nicht nur automatische Erinnerungen per E-Mail an die Kunden senden, sondern auch Erinnerungen an die Mitarbeiter des Unternehmens. So können sie beim Kunden nachfragen, ob bei ihnen alles in Ordnung ist.

Aufgaben zur Rechnungsstellung können auch automatisch bei der Rechnungserstellung erfasst und abgeschlossen werden, sobald die Rechnung bezahlt ist. Verwaltungsaufgaben und andere Aufgaben werden dem Mitarbeiter einfach mitgeteilt.

Diese Art der Automatisierung ist wichtig, da sich unbezahlte Rechnungen negativ auf Ihren Cashflow auswirken können.

Bonus: Das perfekte System zur Rechnungsverwaltung

Das ideale Rechnungsverwaltungssystem würde alle Ihre Tools für die Rechnungsstellung und den Vertrieb im Allgemeinen zusammenfassen. CRMs und All-in-One-Lösungen fassen Fakturierungssysteme und Vertriebsmarketing-Automatisierung/Datenmanagement zusammen und sind die beste Alternative für Unternehmen, die eine Rechnungsautomatisierung anstreben.

InvestGlass kann auf Ihr gesamtes Unternehmen angewendet werden und hilft Ihnen, die Leistung Ihrer Mitarbeiter über die Zeiterfassung zu überwachen. Dies ist zunehmend wichtig für die Rechnungsstellung, da die Reaktionszeit bewertet und der Arbeitsablauf angepasst werden kann.

Gleichzeitig verbessert ein CRM Ihre Rechnungsstellung und ersetzt Ihre Google Sheets oder Ihr Google Spreadsheet, mit denen Sie Rechnungen versenden. Versenden Sie einfach Rechnungen und fügen Sie bei Bedarf Trinkgelder und Rabatte hinzu.

Abschluss der Lösung zur Rechnungsautomatisierung

Die Automatisierung von Rechnungen ist ein wichtiger Teil des Buchhaltungsprozesses und muss Ihnen nicht im Weg stehen. Letztendlich geht es im Geschäftsleben darum, Dienstleistungen und Produkte für Ihre Kunden bereitzustellen. Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen helfen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Wenn Sie automatisieren möchten, müssen Sie nach Details Ausschau halten, wie Sie Ihre Buchhaltung umgehen können. InvestGlass bietet eine cloudbasierte Plattform, die Arbeitsabläufe automatisiert. Sie können benutzerdefinierte Workflows für die Rechnungsverwaltung erstellen. Diese Lösung wird Ihrem Finanzteam helfen, wichtigere Aufgaben zu erledigen.

InvestGlass verfügt über eine API zur Verbindung mit einem anderen Buchhaltungssystem. Warum? Weil der Verarbeitungsworkflow wiederkehrende Rechnungen und spezifische Mehrwertsteuerelemente verarbeiten sollte, die Sie vielleicht schon mit Ihrem Buchhaltungsteam haben.