Wie man ein Mitarbeiterportal erstellt

In diesem Artikel finden Sie die besten Lektionen, die wir über den Aufbau von Mitarbeiterportalen gelernt haben. Ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, mit InvestGlass finden Sie immer den besten Weg, um die besten Inhalte zu sammeln und mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.

Ein Mitarbeiterportal ist für alle Mitglieder Ihres Teams gedacht, damit sie innerhalb oder außerhalb des Büros auf die benötigten Informationen zugreifen können. InvestGlass ist eine großartige Plattform, um die besten Inhalte zu teilen und sie auf einfache Weise zu organisieren, ohne dabei an Qualität zu verlieren.

Wenn Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfangen zu arbeiten, teilen sie Ihnen ihre persönlichen Daten mit, einschließlich ihres Personalausweises. Das Mitarbeiterportal ist eine großartige Möglichkeit, um über Unternehmensereignisse, wichtige Informationen und vieles mehr auf dem Laufenden zu bleiben. Wir werden die verschiedenen Schritte beschreiben, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter in eine digitale Plattform einbinden können. Selbst für kleine Unternehmen ist das Kundenportal hilfreich, um relevante Inhalte zu sammeln.

Wie baut man ein Mitarbeiter-Portal auf?

1. Bestimmen Sie den Zweck des Mitarbeiterportals Ihres Unternehmens.

Allen Unternehmen sollte klar sein, was ein Mitarbeiterportal für sie leisten kann. Hier werden wir einige Ziele vorstellen, die unsere Kunden mit ihrem Mitarbeiterportal erreichen wollen:

• Modernisierung der betrieblichen Abläufe, z. B. der Datenerfassung mit digitalen Formularen.
• Einladen von Teams zur sicheren Zusammenarbeit mit gemeinsam genutzten Dateien
• Förderung sozialer Aktivitäten wie Wohltätigkeit und Steigerung des sozialen Engagements durch Kampagnen
• Zentralisierung der Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern in wenigen Sekunden

Die Plattform wird verwendet, um Aufgaben zu sammeln und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele verstehen. Da die Plattform vollständig modular aufgebaut ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Jeder im Unternehmen kann das Portal steuern und es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich, um Ihr Mitarbeiterportal anzupassen. Das bedeutet, dass jeder in der Personalabteilung in der Lage ist, das Portal anzupassen, um Dokumente zu sammeln und einen wertorientierten Arbeitsplatz einzurichten.

Das Portal ist auch mit dem CRM und der Schreibtischautomatisierung verbunden. Die Aufgabenautomatisierung und der Genehmigungsprozess erleichtern die tägliche Arbeit der Personalabteilung sowie die Bearbeitung von Reiseanträgen.

2. Definieren Sie Ihre Anforderungen.

Ein Unternehmen ist eine Teamarbeit, daher ist es wichtig, alle Informationen an einem Ort zu sammeln. Ein Mitarbeiterportal ist eine fantastische Möglichkeit, alle Nutzer in dieselbe Technologie einzubinden.

Das Portal ist in gewisser Weise ein Instrument für soziales Engagement, daher ist es wichtig, dass Sie alle Informationen über die Bedürfnisse und bevorzugten Funktionen der Mitarbeiter einbeziehen. Zu besonderen Anlässen wie Weihnachten könnte es sinnvoll sein, Firmenveranstaltungen in den Vordergrund zu stellen.

3. Bestimmen Sie das Design des Mitarbeiterportals.

Das Portal ist vollständig anpassbar, so dass Sie Ihr eigenes Logo, Ihre eigene Farbe und Ihren eigenen Wortlaut in das Portal einbringen können. Es ist wichtig, dass Sie das Branding Ihres Unternehmens auf das Portal ausdehnen. Das Portal ist Teil Ihrer Markenidentität. Sie können die Modularität auf der Grundlage von Tag- und Teamgruppen verwalten. Die Erstellung eines einfachen Intranets ist extrem einfach. Das Portal kann in Ihre Website eingebettet werden.

Es gibt mehrere entscheidende Designaspekte, die das InvestGlass-Team für einen optimalen Erfolg empfiehlt:

• Segmentieren Sie Ihr Portal in Teamgruppen, z. B. nach Geschäftszweigen und Arbeitsgruppen.
• Präsentieren Sie Dokumentenmanagement, Veranstaltungsmanagement, Unternehmensmessen, die Schaffung von Communities, soziale Verbindungen, interne Stellenausschreibungen, Unternehmensrichtlinien und -verfahren, Arbeitsabläufe, Angebote zur Unternehmensverantwortung, neue Produkte und vieles mehr.
• Chaträume einbeziehen
• Videos mit Unternehmenskultur zeigen

Ihr Mitarbeiterportal sollte Informationen über die Personalabteilung enthalten, z. B. Unternehmensrichtlinien, Unternehmensregeln und geschäftliche Erwartungen. Daher sollte das Portal auch die Zahl der Anrufe und E-Mails an die Personalabteilung verringern. Neue Mitarbeiter werden es genießen, alle Informationen in einem Online-Portal zu finden und nicht in einem dicken Packen Papier.

Ihr Portal sollte auch visuell schön und ansprechend sein. Als digitaler Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter sollte es Freude bereiten und Unternehmensneuigkeiten zeigen.

Mit der InvestGlass Datei- und Ordnererfassung werden die Dokumente entsprechend ihrer Wichtigkeit gekennzeichnet und verteilt. Sie halten alle Dokumente ordnungsgemäß gekennzeichnet und strukturiert in einer sicheren Mitarbeiterportal-Software.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, persönliche Profile auszufüllen, damit andere Mitarbeiter mit InvestGlass FORM.

4. Weisen Sie den Mitarbeitern die entsprechenden Rollen zu.

Das InvestGlass-Portal bietet ein ausgeklügeltes "Wer sieht was"-System. Dies bedeutet, dass die Personalabteilungen in der Lage sein werden, zu verfolgen, welche Informationen von welcher Abteilung oder welchem Mitarbeiter eingesehen werden können. Diese Funktion könnte für ein kleines Unternehmen ein "nice to haves" sein, ist aber für eine große Organisation ein "must haves".

5. Sollen Sie auf dem Markt nach einer geeigneten Lösung suchen oder das Dokumentenmanagement intern aufbauen?

Mittelständische und große Unternehmen lieben es, sich mit ambitioniertem Projektmanagement zu beschäftigen. Der Aufbau des besten Mitarbeiterportals ist nicht etwas, das Sie aus dem Stegreif schaffen. Mit dem Portal, das wir bei InvestGlass anbieten, ist es extrem einfach, Ihr eigenes maßgeschneidertes Erlebnis zu schaffen. Und Sie werden feststellen, dass es tatsächlich einfacher ist, eine Lösung zu kaufen, als sie zu motivieren, sie von Grund auf neu zu erstellen.

5 Wichtige Funktionen für Mitarbeiterportale

1. Suche

Ihr Portal sollte benutzerfreundlich sein, also versuchen Sie, den Inhalt zu begrenzen, da Sie ein Portal wollen, das für die Selbstbedienung der Mitarbeiter geeignet ist. Sie müssen die Mitarbeiter dazu ermutigen, selbst nach Informationen zu suchen. Die Mitarbeiter müssen die Informationen, die sie benötigen, mit weniger als zwei Klicks finden.

2. Blog

Der Blog ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte zu teilen, aber einige Mitarbeiter könnten Videos bevorzugen. Wir haben mehreren Kunden vorgeschlagen, Videoask zu nutzen, um großartige Inhalte auf interaktive Weise zu teilen.

3. Helpdesk

Mitarbeiter können technische Probleme und Fragen haben, die schnell beantwortet werden müssen. Die Personal- und die IT-Abteilung können ein Ticket-System im Mitarbeiterportal einrichten, um den Mitarbeitern eine Anlaufstelle für technische Hilfe zu bieten.

4. Mobilität

Das Portal ist voll kompatibel mit Tablets und Smartphones. Ihr Mitarbeiterportal ist für die mobile Nutzung als App geeignet. Ihr Unternehmen ist unterwegs, daher sind Ihre Veranstaltungstafeln auf den Smartphones Ihrer Teams sichtbar.

5. Gamifizierung

Gamification im Unternehmen zielt darauf ab, einen gesunden Wettbewerb und Spaß an den Arbeitsplatz zu bringen. Es ist ein guter Weg, um die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zu beschäftigen. Sie können einige Funktionen wie Quiz, Umfragen und Abstimmungen hinzufügen, um das Portal interaktiver zu gestalten.

5 Tipps zur Optimierung des Mitarbeiterportals Ihres Unternehmens

1. Fügen Sie einen Bereich für häufig gestellte Fragen ein.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) sind für jedes Mitarbeiterportal eines Unternehmens unerlässlich, da sie dazu beitragen, die Zahl der Anrufe und E-Mails an die Personalabteilung zu verringern. Durch die Einrichtung eines FAQ-Bereichs schaffen Sie einen Ort, an dem die Mitarbeiter Antworten finden können, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Eine weitere gute Möglichkeit, Ihr Mitarbeiterportal zu optimieren, besteht darin, herauszufinden, welche Funktionen oder Inhalte.

Die Beantwortung dieser Fragen beansprucht wertvolle Zeit von Personalverantwortlichen und Mitarbeitern, die sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren sollten. Eine Möglichkeit, den Mitarbeitern den Zugang zu Ressourcen und Informationen zu erleichtern, ist die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen innerhalb des Mitarbeiterportals selbst. Sie können zum Beispiel ein Bewerber-Tracking-System verwenden, um Bewerbungen zu verfolgen.

2. Organisieren Sie das Portal.

Halten Sie es dumm einfach. Es ist besser, weniger Informationen zu zeigen, als die Mitarbeiter mit Tonnen von Informationen zu überfordern. Sie können das Portal nach Abteilungen oder Inhaltstypen gliedern, damit es übersichtlich bleibt und leicht zu durchsuchen ist. Eine Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter auf dem Mitarbeiterportal Ihres Unternehmens zu fördern, ist das Hinzufügen interaktiver Funktionen wie Umfragen und Quizspiele.

3. Machen Sie das Portal persönlich.

Der Hauptzweck besteht darin, den Mitarbeitern zu helfen, Kontakte zu knüpfen und aufrechtzuerhalten. Wir empfehlen, Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern in den Mittelpunkt zu stellen, einschließlich Bildern und Zitaten der Mitarbeiter. Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern können in verschiedenen Bereichen des Portals veröffentlicht werden, z. B. auf der Landing Page oder im Newsfeed der Mitarbeiter.

4. Stellen Sie sicher, dass das Portal einfach zu durchsuchen ist.

Halten Sie es einfach, mit sauberen Schnittstellen. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich innerhalb der ersten paar Anwendungen vollständig einzuarbeiten.

5. Förderung der Werte und des Zwecks des Unternehmens.

Sie haben sicherlich von Simon Sinek gehört, WARUM WAS WIE. Und genau so verhält es sich mit dem Mitarbeiterportal Ihres Unternehmens. Sie müssen wissen, WARUM Sie ein Portal aufbauen und wozu es dient. Wenn Sie die Werte und den Zweck des Unternehmens fördern, werden sich die Mitarbeiter nicht nur stärker auf dem Portal engagieren, sondern sie werden sich auch stärker in ihre Arbeit eingebunden fühlen. Zeigen Sie immer die Werte des Unternehmens durch Inhalt, Funktionen und Design, und Sie werden ein Portal schaffen, auf das die Mitarbeiter stolz sind.

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InvestGlass ist Ihr All-in-One-Mitarbeiterportal, das Kommunikation, Eventmanagement, Aufgabenverwaltung und Dateifreigabe miteinander verbindet und Ihrem Team zu optimaler Produktivität verhilft.

Sie finden alle Tools, die Sie für den Aufbau eines leistungsstarken Kollaborationsportals benötigen. Das Portal wird in der Schweiz oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten gehostet. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die Schweizer Cloud, aber Sie können auch entscheiden, es auf Ihren Servern zu hosten, wenn Ihre Personalpolitik mehr Schutz bietet.

Die InvestGlass-Technologie ist vollständig anpassbar, um eine Vielzahl von Bedürfnissen zu erfüllen.

Mit InvestGlass können Sie:

• Speichern und teilen Sie Dateien an einem sicheren Ort und vervollständigen Sie deren automatische Versionskontrolle und digitale Formulare.
• Nutzen Sie den Genehmigungsprozess und die Tools für Reiseanträge, um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren.
• Verwalten und Zuweisen von Aufgaben für verschiedene Teammitglieder und Verfolgen dieser Aufgaben
• Erstellen Sie individuelle Arbeitsbereiche und berücksichtigen Sie die Projekte der einzelnen Teams
• Namensprüfung gegen AML KYC-Datenbank wie ONFIDO

Um eine perfekte Produktivitätsplattform zu schaffen, hilft Ihnen unser Spezialistenteam, sich in den Optionen und Tools von InvestGlass zurechtzufinden. Unser Team wird Ihnen einige Beispiele für von uns erstellte Intranets mit ausgefeilten Zugriffsrichtlinien vorstellen. Machen Sie sich bereit, die digitalen Vorteile zu nutzen. Sind Sie bereit, die Plattform auszuprobieren, die Ihre HR-Manager lieben werden?

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