Wie man ein Mitarbeiterportal erstellt

​Building an effective employee portal is essential for enhancing internal communication and boosting productivity within an organization. An employee portal serves as a centralized platform where staff can access company resources, collaborate on projects, and stay informed about corporate updates. Implementing such a portal can lead to a 20% increase in employee satisfaction and an 87% improvement in employee retention.

To create a successful employee portal, it’s crucial to define clear objectives, involve stakeholders in the planning process, and ensure the platform is user-friendly and aligns with the company’s branding. Regularly updating the portal with relevant content and features that cater to employees’ needs will further promote engagement and foster a positive organizational culture. ​

In diesem Artikel finden Sie die besten Lektionen, die wir über die Erstellung von Mitarbeiterportalen gelernt haben. Ob Ihr Unternehmen nun klein oder groß ist, mit InvestGlass finden Sie immer den besten Weg, um die besten Inhalte zu sammeln und mit Ihren Mitarbeitern zu teilen.

Ein Mitarbeiterportal ist für alle Mitglieder Ihres Teams gedacht, damit sie innerhalb oder außerhalb des Büros auf die benötigten Informationen zugreifen können. InvestGlass ist eine großartige Plattform, um die besten Inhalte zu teilen und sie auf einfache Weise zu organisieren, ohne dabei an Qualität zu verlieren.

Wenn Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen anfangen zu arbeiten, teilen sie Ihnen ihre persönlichen Daten mit, einschließlich ihres Personalausweises. Das Mitarbeiterportal ist eine großartige Möglichkeit, um über Unternehmensereignisse, wichtige Informationen und vieles mehr auf dem Laufenden zu bleiben. Wir werden die verschiedenen Schritte beschreiben, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter in eine digitale Plattform einbinden können. Selbst für kleine Unternehmen ist das Kundenportal hilfreich, um relevante Inhalte zu sammeln.

Wie baut man ein Mitarbeiter-Portal auf?

1. Ermitteln Sie den Zweck des Mitarbeiterportals Ihres Unternehmens.

Alle Unternehmen sollten genau verstehen, was ein Mitarbeiterportal für sie tun kann. Hier zeigen wir Ihnen einige Ziele, die unsere Kunden mit ihrem Mitarbeiterportal erreichen wollen:

• Modernisierung operativer Tätigkeiten wie der Datenerfassung mit digitalen Formularen.
• Laden Sie Teams zur sicheren Zusammenarbeit mit gemeinsam genutzten Dateien ein
• Fördern Sie soziale Aktivitäten wie Wohltätigkeit und erhöhen Sie das soziale Engagement mit Kampagnen
• Zentralisieren Sie in wenigen Sekunden die Kommunikation zwischen Unternehmen und Mitarbeitern

Die Plattform dient dazu, Aufgaben zu sammeln und sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die Unternehmensziele verstehen. Da die Plattform vollständig modular aufgebaut ist, haben Sie mehrere Möglichkeiten der Zusammenarbeit. Jeder im Unternehmen kann das Portal steuern und es sind keine IT-Kenntnisse erforderlich, um Ihr Mitarbeiterportal anzupassen. Das bedeutet, dass jeder in der Personalabteilung das Portal anpassen kann, um Dokumente zu sammeln und einen wertorientierten Arbeitsplatz einzurichten.

Das Portal ist auch mit dem CRM und der Schreibtischautomatisierung verbunden. Die Aufgabenautomatisierung und der Genehmigungsprozess erleichtern der Personalabteilung die tägliche Arbeit sowie die Bearbeitung von Reiseanträgen.

2. Definieren Sie Ihre Anforderungen.

In einem Unternehmen arbeiten alle an einem Strang. Deshalb ist es wichtig, alle Informationen an einem Ort zu sammeln. Ein Mitarbeiterportal ist eine fantastische Möglichkeit, alle Benutzer in dieselbe Technologie einzubinden.

Das Portal ist in gewisser Weise ein Instrument für soziales Engagement, daher ist es wichtig, dass Sie alle Informationen über die Bedürfnisse und bevorzugten Funktionen der Mitarbeiter einbeziehen. Zu besonderen Anlässen wie Weihnachten könnte es sinnvoll sein, Firmenveranstaltungen in den Vordergrund zu stellen.

3. Bestimmen Sie das Design des Mitarbeiterportals.

Das Portal ist vollständig anpassbar, so dass Sie Ihr eigenes Logo, Ihre eigene Farbe und Ihren eigenen Wortlaut in das Portal einbringen können. Es ist wichtig, dass Sie das Branding Ihres Unternehmens auf das Portal ausdehnen. Das Portal ist Teil Ihrer Markenidentität. Sie können die Modularität auf der Grundlage von Tag- und Teamgruppen verwalten. Die Erstellung eines einfachen Intranets ist extrem einfach. Das Portal kann in Ihre Website eingebettet werden.

Es gibt einige entscheidende Design-Aspekte, die das InvestGlass-Team für einen optimalen Erfolg empfiehlt:

• Segmentieren Sie Ihr Portal in Teamgruppen, z. B. nach Geschäftszweig und Arbeitsgruppe.
• Präsentieren Sie Dokumentenmanagement, Veranstaltungsmanagement, Unternehmensmessen, die Schaffung von Communities, soziale Verbindungen, interne Stellenausschreibungen, Unternehmensrichtlinien und -verfahren, Arbeitsabläufe, Angebote zur Unternehmensverantwortung, neue Produkte und mehr.
• Chaträume einbeziehen
• Videos mit Unternehmenskultur zeigen

Ihr Mitarbeiterportal sollte Informationen über die Personalabteilung enthalten, z. B. über Unternehmensrichtlinien, Unternehmensregeln und geschäftliche Erwartungen. Daher sollte das Portal auch die Zahl der Anrufe und E-Mails an die Personalabteilung verringern. Neue Mitarbeiter werden es genießen, alle Informationen in einem Online-Portal zu finden und nicht in einem dicken Packen Papier.

Ihr Portal sollte auch visuell schön und ansprechend sein. Als digitaler Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter sollte es Freude bereiten und Unternehmensneuigkeiten zeigen.

Mit der InvestGlass Datei- und Ordnererfassung werden die Dokumente entsprechend ihrer Wichtigkeit gekennzeichnet und verteilt. Sie werden alle Dokumente ordnungsgemäß gekennzeichnet und in einer sicheren Mitarbeiterportal-Software strukturiert aufbewahren.

Wir empfehlen Ihnen, Ihre Mitarbeiter zu ermutigen, persönliche Profile auszufüllen, damit andere Mitarbeiter mit InvestGlass FORM.

4. Weisen Sie Mitarbeitern die entsprechenden Rollen zu.

Das InvestGlass-Portal bietet ein ausgeklügeltes "Wer sieht was"-System. Das bedeutet, dass die Personalabteilungen in der Lage sind, zu verfolgen, welche Informationen von welcher Abteilung oder welchem Mitarbeiter eingesehen werden können. Diese Funktion könnte für ein kleines Unternehmen ein "nice to haves" sein, ist aber für ein großes Unternehmen ein "must haves".

5. Sollten Sie auf dem Markt nach einer geeigneten Lösung suchen oder die Dokumentenverwaltung im eigenen Haus aufbauen?

Mittlere und große Unternehmen lieben es, sich mit ehrgeizigen Projekten zu beschäftigen. Der Aufbau des besten Mitarbeiterportals ist nicht etwas, das Sie aus dem Stegreif erstellen können. Mit dem Portal, das wir bei InvestGlass anbieten, ist es extrem einfach, Ihre eigene, maßgeschneiderte Erfahrung zu schaffen. Und Sie werden feststellen, dass es tatsächlich einfacher ist, eine Lösung zu kaufen, als sie zu motivieren, sie von Grund auf aufzubauen.

5 Wichtigste Funktionen für Mitarbeiterportale

1. Suchen Sie

Ihr Portal sollte benutzerfreundlich sein. Versuchen Sie also, den Inhalt zu begrenzen, wenn Sie ein Portal wollen, das für die Selbstbedienung der Mitarbeiter geeignet ist. Sie müssen Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, selbst nach Informationen zu suchen. Die Mitarbeiter müssen die benötigten Informationen mit weniger als zwei Klicks finden.

2. Blog

Der Blog ist eine großartige Möglichkeit, Inhalte zu teilen, aber einige Mitarbeiter könnten Videos bevorzugen. Wir haben mehreren Kunden vorgeschlagen, Videoask zu verwenden, um großartige Inhalte auf interaktive Weise zu teilen.

3. Helpdesk

Mitarbeiter können technische Probleme und Fragen haben, die schnell beantwortet werden müssen. Die Personal- und IT-Abteilungen können ein Ticket-System im Mitarbeiterportal einrichten, um den Mitarbeitern einen Ort zu geben, an dem sie technische Hilfe suchen können.

4. Mobilität

Das Portal ist vollständig kompatibel mit Tablets und Smartphones. Ihr Mitarbeiterportal ist für die mobile Nutzung als App geeignet. Ihr Unternehmen ist unterwegs, so dass Ihre Veranstaltungstafeln auf den Smartphones Ihrer Teams sichtbar sind.

5. Gamification

Gamification im Unternehmen zielt darauf ab, ein wenig gesunden Wettbewerb und Spaß an den Arbeitsplatz zu bringen. Es ist ein guter Weg, um die Mitarbeiter mit ihrer Arbeit zu beschäftigen. Sie können einige Funktionen wie Quizze, Umfragen und Abstimmungen hinzufügen, um das Portal interaktiver zu gestalten.

5 Tipps zur Optimierung des Mitarbeiterportals Ihres Unternehmens

1. Fügen Sie einen Bereich für häufig gestellte Fragen ein.

FAQ sind für jedes Mitarbeiterportal eines Unternehmens unerlässlich, da sie dazu beitragen, die Anzahl der Anrufe und E-Mails an die Personalabteilung zu reduzieren. Indem Sie einen FAQ-Bereich einrichten, schaffen Sie einen Ort, an dem Mitarbeiter Antworten finden können, ohne den Support kontaktieren zu müssen. Eine weitere gute Möglichkeit, Ihr Mitarbeiterportal zu optimieren, besteht darin, herauszufinden, welche Funktionen oder Inhalte.

Die Beantwortung dieser Fragen beansprucht wertvolle Zeit von Personalverantwortlichen und Mitarbeitern, die sich auf ihre eigenen Aufgaben konzentrieren sollten. Eine Möglichkeit, den Mitarbeitern den Zugang zu Ressourcen und Informationen zu erleichtern, ist die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen innerhalb des Mitarbeiterportals selbst. Sie können zum Beispiel ein Bewerber-Tracking-System verwenden, um Bewerbungen zu verfolgen.

2. Organisieren Sie das Portal.

Halten Sie es dumm einfach. Es ist besser, weniger Informationen zu zeigen, als die Mitarbeiter mit Tonnen von Informationen zu überfordern. Sie können das Portal nach Abteilungen oder Inhaltstypen gliedern, um für Ordnung zu sorgen und das Durchsuchen und Navigieren zu erleichtern. Eine Möglichkeit, das Engagement der Mitarbeiter auf dem Mitarbeiterportal Ihres Unternehmens zu fördern, ist das Hinzufügen interaktiver Funktionen wie Umfragen und Quizspiele.

3. Machen Sie das Portal persönlich.

Der Hauptzweck besteht darin, den Mitarbeitern zu helfen, Kontakte zu knüpfen und aufrechtzuerhalten. Wir empfehlen, Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern in den Mittelpunkt zu stellen, mit Bildern und Zitaten der Mitarbeiter. Erfolgsgeschichten von Mitarbeitern können in verschiedenen Bereichen des Portals veröffentlicht werden, z. B. auf der Landing Page oder im Newsfeed der Mitarbeiter.

4. Stellen Sie sicher, dass das Portal einfach zu durchsuchen ist.

Halten Sie es einfach, mit sauberen Schnittstellen. Die Mitarbeiter sollten in der Lage sein, sich innerhalb der ersten paar Anwendungen vollständig einzuarbeiten."

5. Fördern Sie die Werte und den Zweck des Unternehmens.

Sie haben sicherlich von Simon Sinek über das WARUM WAS WIE gehört. Und für das Mitarbeiterportal Ihres Unternehmens gilt das Gleiche. Sie müssen wissen, WARUM Sie ein Portal aufbauen und wozu es dient. Wenn Sie die Werte und den Zweck des Unternehmens fördern, werden sich die Mitarbeiter nicht nur stärker auf dem Portal engagieren, sondern sich auch stärker in ihre Arbeit eingebunden fühlen. Zeigen Sie immer die Werte des Unternehmens durch Inhalt, Funktionen und Design, und Sie werden ein Portal schaffen, auf das Ihre Mitarbeiter stolz sind.

Ihre Suche nach einem Mitarbeiterportal ist bereits beendet - sehen Sie sich InvestGlass an.

InvestGlass ist Ihr All-in-One-Mitarbeiterportal, das Kommunikation, Eventmanagement, Aufgabenverwaltung und Dateifreigabe miteinander kombiniert, damit Ihr Team ein optimales Produktivitätsniveau erreichen kann.

Sie finden hier alle Tools, die Sie für den Aufbau eines leistungsstarken Portals für die Zusammenarbeit benötigen. Das Portal wird in der Schweiz oder in Ihren eigenen Räumlichkeiten gehostet. Die meisten Unternehmen entscheiden sich für die Schweizer Cloud, aber Sie können es auch auf Ihren Servern hosten lassen, wenn Ihre Personalpolitik einen höheren Schutz bietet.

Die InvestGlass-Technologie ist vollständig anpassbar, um eine Vielzahl von Bedürfnissen zu erfüllen.

Mit InvestGlass können Sie:

• Speichern und teilen Sie Dateien an einem sicheren Ort und vervollständigen Sie deren automatische Versionskontrolle und digitale Formulare.
• Nutzen Sie den Genehmigungsprozess und die Tools für Reiseanträge, um den E-Mail-Verkehr zu reduzieren.
• Verwalten und Zuweisen von Aufgaben für verschiedene Teammitglieder und Verfolgen dieser Aufgaben
• Erstellen Sie individuelle Arbeitsbereiche und berücksichtigen Sie die Projekte der einzelnen Teams
• Namensprüfung gegen AML KYC-Datenbank wie ONFIDO

Um eine perfekte Produktivitätsplattform zu schaffen, hilft Ihnen unser Spezialistenteam, sich in den Optionen und Tools von InvestGlass zurechtzufinden. Unser Team wird Ihnen einige Beispiele für von uns erstellte Intranets mit ausgefeilten Zugriffsrichtlinien vorstellen. Machen Sie sich bereit, die digitalen Vorteile zu nutzen. Sind Sie bereit, die Plattform auszuprobieren, die Ihre HR-Manager lieben werden?

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