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Quais são as 5 principais vantagens das assinaturas digitais com RPA?

Com esta situação COVID - a segurança tornou-se uma pedra angular dos nossos valores e requisitos quando lidamos com a digitalização!

O que é a automatização robótica de processos (RPA)?

A automatização de processos robóticos (RPA) consiste na utilização de "robots" de software informático para realizar tarefas digitais repetitivas e baseadas em regras. Por exemplo, preencher a mesma informação em vários sítios, reintroduzir dados ou copiar e colar. Combinamos o InvestGlass RPA com uma assinatura digital para obter uma eficiência de processo imbatível. Os formulários digitais são auto-realizáveis e os processos automatizados irão acelerar as assinaturas dos documentos. 

Os escândalos relacionados com a privacidade dos dados estão a fazer a primeira página todos os dias. De Snowden ao Facebook e ao WhatsApp, as pessoas são cada vez mais cépticas e cuidadosas quando lidam com a tecnologia. Sem ir tão longe como Dave Egger no Círculo, todos podem concordar com o risco de violação da privacidade dos dados.

Consequentemente, o debate em curso sobre as assinaturas digitais torna-se óbvio e evidente. Neste artigo, vamos explicar o que são assinaturas electrónicas, como funciona a tecnologia de assinatura digital e como aceitar e utilizar assinaturas digitais dentro de uma plataforma CRM, principalmente a InvestGlass e os nossos parceiros API; provando os benefícios das assinaturas electrónicas e a segurança adicional da utilização desta tecnologia.

Qual é a melhor assinatura eletrónica?

As assinaturas electrónicas podem ultrapassar as assinaturas de documentos em papel? No nosso ambiente cada vez mais digitalizado, a atual pandemia lançou dúvidas sobre a viabilidade das reuniões presenciais e pressionou para que se utilizassem formas remotas de lidar com quase todas as situações. Evidentemente, isto aplica-se às assinaturas.

O que é uma assinatura eletrónica? Uma assinatura eletrónica, assinatura digital ou assinatura eletrónica é um meio digital legal para dar aprovação ou consentimento em documentos digitais, formulários, questionários, inquéritos, etc. Na nossa sociedade digitalizada, pode, teoricamente, substituir qualquer processo de assinatura e simplificar os processos de venda e de recolha de dados. Existem muitos fornecedores de assinaturas digitais, como a DocuSign, a GlobalSign, a Signatys, a Connective, a Skribble, a Adobe Sign, etc. As soluções de assinatura eletrónica baseiam-se em infra-estruturas denominadas infra-estruturas de chave pública (PKI). A infraestrutura de chave pública reagrupa os certificados digitais e a encriptação da chave de assinatura pública necessária para proporcionar um ambiente de assinatura seguro.

Como tornar-se um fornecedor de assinaturas electrónicas oficialmente reconhecido? A Suíça, a União Europeia, os Estados Unidos e a maioria dos estados ou governos têm autoridades de certificação, instituições e pessoas que regem e governam as assinaturas electrónicas e a sua aplicabilidade. Os requisitos de segurança são exigentes e os fornecedores têm de os cumprir para poderem fornecer certificados de assinatura juridicamente vinculativos. Na Europa, o regulamento eIDAS da União Europeia retrata a regra de validação.

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As 5 principais vantagens da assinatura digital? 

1 - Eficiência/Velocidade 

Antes de mais, a assinatura digital de documentos não é equivalente à assinatura em papel no que respeita à gestão do tempo e à facilidade de utilização. Durante um processo de venda, é necessário recolher muitas assinaturas de várias pessoas diferentes. A carga administrativa pode dificultar a venda e, por vezes, anular completamente o acordo. De facto, para além da sua assinatura e da outra parte, pode ser necessário que colaboradores e gestores de topo assinem, o que prolonga o processo. A utilização de assinaturas electrónicas na sua empresa pode muito bem ser a solução de poupança de custos que faz a diferença. Tempo é dinheiro!

2 - Experiência do utilizador

Uma segunda vantagem subestimada é a melhoria da experiência do utilizador: Assinar documentos nunca foi tão fácil. O processo de imprimir, assinar e digitalizar para enviar de volta o mesmo documento é simplificado para abrir um pedido de assinatura por correio eletrónico. Todo o processo demora menos de dois minutos.

Além disso, a interface do utilizador é personalizável e pode ser personalizada com a sua marca e cores, o que permite adaptar a experiência do seu cliente.

Em terceiro lugar, a tecnologia de assinatura digital incorpora regulamentos claros, como o eIDAS da União Europeia. Estas regras vinculativas definem o terreno claro para os fornecedores de assinaturas digitais e proporcionam integridade em caso de litígio.

Além disso, a autenticidade exige a identificação através de dois factores de autenticação ou mesmo de verificações de identidade.

4 - Segurança 

Em quarto lugar, como já foi referido, a autenticação por dois factores e as verificações de identidade proporcionam um elevado nível de segurança no que respeita ao acesso aos documentos e às capacidades de assinatura. Este facto é, na verdade, o contra-argumento mais importante para as pessoas que se queixam da questão da privacidade dos dados nas assinaturas electrónicas. De facto, como é que receber o documento por e-mail e depois imprimi-lo é mais seguro? Além disso, mesmo em caso de violação da segurança, a encriptação dos dados torna difícil a sua extração. Esta encriptação também garante que ninguém pode modificar o documento após a assinatura, o que significa que não há risco de alguém acrescentar uma nova página ou remover uma do acordo.

Como se isto não bastasse, a autenticação de dois factores (2FA) garante que ninguém pode copiar ou falsificar a sua assinatura e utilizá-la noutro contexto.

No que diz respeito às opções de implantação, a maioria dos fornecedores de assinaturas digitais está a utilizar a configuração SAAS; no entanto, a implantação no local é uma tendência crescente e é de esperar que todos os fornecedores permitam essa opção num futuro próximo.

5 - Custos de transação mais baixos

Por fim, a automatização do processo de assinatura eletrónica pode atenuar as implicações financeiras de erros humanos, como erros de assinatura ou perda de documentos; erros que atrasam o processo e causam problemas de despesas se não forem detectados. As assinaturas electrónicas asseguram que tudo está em ordem, prevenindo problemas de fixação e as respectivas despesas. Centrando-se nas despesas, a acumulação de poupanças de custos em papel, digitalizações, cópias, correio, embalagens, etc. parece mínima, mas soma poupanças consideráveis.

O processo de assinatura digital é mais eficiente, mais amigável e mais compatível do que uma assinatura normal de um documento em papel. Além disso, o aumento da segurança proporcionado por estas ferramentas electrónicas, bem como os custos mais baixos de mão de obra e material envolvidos, são as principais vantagens das assinaturas electrónicas.

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Automatize o seu processo de assinatura digital

InvestGlass é um CRM baseado na Suíça que agrupa PMS, Portal do Cliente e ferramentas de integração digital. A plataforma fornece dois parceiros de assinatura digital: Signatys e Connective. Para utilizar o sistema de assinatura digital da sua escolha, por favor contacte a equipa da InvestGlass para ativar esta funcionalidade.

Como pode utilizar assinaturas digitais com a InvestGlass? Existem duas maneiras:

1. Lançou manualmente uma assinatura digital

2. Assinatura eletrónica automatizada - é a automatização de processos robóticos

Lançamento manual de uma assinatura digital

Na plataforma InvestGlass, pode guardar os seus documentos, documentos relacionados com potenciais clientes e clientes, ou mesmo documentos relacionados com objectos como títulos ou contas. A partir destes documentos pdf ou pacotes de documentos, pode solicitar manualmente assinaturas digitais aos seus contactos ou contactos relevantes.

Outro tipo de documento que pode exigir identificação e autenticação são os formulários e inquéritos. A InvestGlass utiliza o conceito de formulários por várias razões, desde a correção de KYC a propostas de investimento, e desde a recolha de leads a inquéritos específicos. As respostas dos formulários podem precisar de ser assinadas para provar a identidade e a integridade do documento. Portanto, uma vez que um formulário é submetido, pode lançar manualmente um processo de assinatura digital; no entanto, este processo também pode ser automatizado.

Automatização de processos robóticos e assinatura eletrónica

Qualquer documento pode ser solicitado manualmente para assinatura. No entanto, a automatização é possível na apresentação de formulários digitais. Assim, dependendo da regra definida, os pedidos de assinatura digital são automaticamente enviados aquando da submissão do formulário. Duas condições devem ser cumpridas: os dados do contacto devem possuir um endereço de e-mail válido e um número de telefone válido. Sem estes dois pré-requisitos, o algoritmo não poderá iniciar o processo. Uma chave privada para uma assinatura digital só pode ser confirmada utilizando uma autenticação de dois factores, que requer um endereço de e-mail e um número de telefone.

Uma vez iniciado o processo, os contactos relevantes receberão um e-mail a solicitar uma assinatura eletrónica em documentos ou contratos específicos. Pela primeira vez, a plataforma criará uma assinatura digital para si, com a sua identidade. Depois de definir a assinatura, o prestador de serviços de confiança enviar-lhe-á um código de confirmação por mensagem, o que aumentará os níveis de segurança.

Não tente, vamos a isso!

As assinaturas electrónicas são regidas por regulamentos rigorosos e em constante evolução definidos por uma autoridade de certificação. Esta melhoria da segurança impede o risco para a privacidade dos dados e oferece algumas vantagens indiscutíveis em relação às assinaturas normais em papel. Esta nova forma de assinar está especialmente na moda à medida que a pandemia se estabiliza e se torna o novo normal.

Se ainda hesitar - o que acontece com as empresas no início - também prestamos um serviço misto que combina papel e formato digital no mesmo processo de aprovação - para garantir a continuidade do negócio durante a sua transformação digital. 

Por defeito, a InvestGlass fornece-lhe dois parceiros de assinatura eletrónica, a Connective e a Signatys, que têm diferenças específicas. Em termos de apoio, não hesite em contactar a nossa equipa por e-mail ou por telefone e teremos todo o prazer em responder a todas as suas perguntas e ajudá-lo a decidir sobre a melhor solução, dependendo das suas necessidades.

Comece comece a testar o InvestGlass hoje mesmo!