Come costruire un portale per i dipendenti

​Building an effective employee portal is essential for enhancing internal communication and boosting productivity within an organization. An employee portal serves as a centralized platform where staff can access company resources, collaborate on projects, and stay informed about corporate updates. Implementing such a portal can lead to a 20% increase in employee satisfaction and an 87% improvement in employee retention.

To create a successful employee portal, it’s crucial to define clear objectives, involve stakeholders in the planning process, and ensure the platform is user-friendly and aligns with the company’s branding. Regularly updating the portal with relevant content and features that cater to employees’ needs will further promote engagement and foster a positive organizational culture. ​

In questo articolo, troverà tutte le migliori lezioni che abbiamo imparato sulla costruzione di portali per i dipendenti. Che la sua azienda sia di piccole o grandi dimensioni, con InvestGlass troverà sempre il modo migliore per raccogliere il top e condividere i contenuti con i suoi dipendenti Apprezzerà il fatto che InvestGlass incorpora un costruttore di moduli personalizzabili per il processo di onboarding.

Un portale per i dipendenti è stato creato per consentire a tutti i membri del suo team di accedere alle informazioni di cui hanno bisogno all'interno o all'esterno dell'ufficio. InvestGlass è un'ottima piattaforma per condividere i migliori contenuti e organizzarli in modo semplice, senza perdere nulla della loro qualità.

Quando i dipendenti iniziano a lavorare per la sua azienda, condividono con lei i loro dati personali, compresa la carta d'identità. Il portale per i dipendenti è un ottimo modo per rimanere aggiornati sugli eventi aziendali, sulle manifestazioni, sulle informazioni importanti e molto altro ancora. Descriviamo le diverse fasi utilizzate per coinvolgere i suoi dipendenti in una piattaforma digitale. Anche per le piccole imprese, il portale clienti sarà utile per raccogliere contenuti rilevanti.

Come costruire un portale per i dipendenti?

1. Identifichi lo scopo del portale per i dipendenti della sua azienda.

Tutte le aziende dovrebbero capire chiaramente cosa può fare per loro un portale per i dipendenti. Qui illustreremo alcuni obiettivi che i nostri clienti cercano di raggiungere con il loro portale per i dipendenti:

• Modernizzare le attività operative, come la raccolta dei dati con moduli digitali.
• Invita i team a collaborare in modo sicuro con file di condivisione comuni.
• Incoraggiare le attività sociali come la beneficenza e aumentare l'impegno sociale con le campagne.
• Centralizza in pochi secondi la comunicazione tra aziende e dipendenti

La piattaforma viene utilizzata per raccogliere i compiti e assicurarsi che i suoi dipendenti comprendano gli obiettivi aziendali. Poiché la piattaforma è completamente modulare, potrà disporre di molteplici opzioni di collaborazione. Chiunque in azienda può pilotare il portale e non sono necessarie competenze informatiche per personalizzare il portale dei dipendenti. Ciò significa che chiunque nel reparto Risorse Umane sarà in grado di personalizzare il portale per raccogliere documenti e creare un ambiente di lavoro incentrato sui valori.

Il portale è anche collegato al CRM e all'automazione della scrivania. L'automazione dei compiti e il processo di approvazione faciliteranno il lavoro quotidiano del reparto Risorse Umane e l'estrazione delle richieste di viaggio.

2. Definisca i suoi requisiti.

Un'azienda è un'unica squadra, quindi è importante raccogliere tutte le informazioni in un unico luogo. Un portale per i dipendenti è un modo fantastico per riunire tutti gli utenti nella stessa tecnologia.

Il portale è in un certo senso uno strumento di coinvolgimento sociale, quindi è importante che raccolga tutte le informazioni per indennizzare le esigenze dei dipendenti e le caratteristiche preferite. In occasioni speciali come il Natale, potrebbe trovare utile dare priorità agli eventi aziendali.

3. Determinare il design del portale per i dipendenti.

Il portale è completamente personalizzabile, quindi può inserire nel portale il suo logo, il suo colore e la sua dicitura. È importante estendere il suo marchio aziendale al portale. Il portale fa parte dell'identità del suo marchio. Può gestire la modularità in base ai tag e ai gruppi di lavoro. La creazione di una semplice intranet è estremamente facile. Il portale può essere incorporato nel suo sito web.

Ci sono diversi aspetti cruciali del design che il team di InvestGlass raccomanda per un successo ottimale:

• Segmenta il suo portale in gruppi di team, ad esempio per linea di business e gruppo di lavoro.
• Mostra la gestione dei documenti, la gestione degli eventi, le fiere aziendali, la creazione di comunità, le connessioni sociali, gli annunci di lavoro interni, le politiche e le procedure aziendali, i flussi di lavoro, le offerte di responsabilità aziendale, i nuovi prodotti e altro ancora.
• Include le chat room
• Mostra i video con la cultura aziendale

Il suo portale per i dipendenti dovrebbe contenere informazioni sulle risorse umane, come le politiche aziendali, le regole aziendali e le aspettative di business. Pertanto, il portale dovrebbe anche ridurre le telefonate e le e-mail al reparto Risorse Umane. I nuovi dipendenti saranno felici di trovare tutte le informazioni in un portale online e non in uno spesso plico di carta.

Il suo portale deve anche essere visivamente bello e coinvolgente. Come spazio di lavoro digitale per i suoi dipendenti, deve essere gioioso e mostrare le novità dell'azienda.

Con la registrazione di file e cartelle di InvestGlass, i documenti saranno etichettati e distribuiti in base alla loro importanza. Potrà conservare tutti i documenti adeguatamente etichettati e strutturati in un portale software sicuro per i dipendenti.

Le consigliamo di incoraggiare i suoi dipendenti a compilare i profili personali, in modo che altri dipendenti con InvestGlass FORM.

4. Assegna i dipendenti ai ruoli appropriati.

Il portale InvestGlass offre un sofisticato sistema "chi vede cosa". Ciò significa che i dipartimenti delle risorse umane saranno in grado di tracciare quali informazioni sono visibili da quale dipartimento o dipendente. Questa funzione potrebbe essere un "nice to have" per una piccola azienda, ma un "must have" per le grandi organizzazioni.

5. Dovrebbe cercare una soluzione adatta sul mercato o creare una gestione documentale interna?

Le aziende di medie e grandi dimensioni amano impegnarsi nella gestione di progetti ambiziosi. Costruire il miglior portale per i dipendenti non è qualcosa che si può creare di getto. Con il portale che le offriamo noi di InvestGlass, è estremamente facile creare la sua esperienza personalizzata. E scoprirà che è più facile acquistare una soluzione che motivare a costruirla da zero.

5 caratteristiche del portale per i dipendenti da ricercare

1. Ricerca

Il suo portale deve essere facile da usare, quindi cerchi di limitare i contenuti, perché vuole un portale che sia pronto per il self-service dei dipendenti. Deve incoraggiare i dipendenti ad andare a cercare le informazioni da soli. I dipendenti devono trovare le informazioni di cui hanno bisogno in meno di due clic.

2. Blog

Il blog è un ottimo modo per condividere i contenuti, ma alcuni dipendenti potrebbero preferire i video. Abbiamo suggerito a diversi clienti di utilizzare Videoask per condividere grandi contenuti in modo interattivo.

3. Helpdesk

I dipendenti possono avere problemi tecnici e domande che necessitano di una risposta rapida. I dipartimenti HR e IT possono implementare un sistema di ticketing all'interno del portale per i dipendenti, in modo da offrire loro un luogo dove cercare aiuto tecnico.

4. Mobilità

Il portale è completamente compatibile con tablet e smartphone. Il suo portale per i dipendenti è adatto all'uso mobile come app. Gli affari sono in movimento, quindi le schede degli eventi saranno visibili sugli smartphone dei suoi team.

5. Gamification

La gamification in azienda mira a portare un po' di sana competizione e divertimento sul posto di lavoro. È un buon modo per mantenere i dipendenti pienamente coinvolti nel loro lavoro. Può aggiungere alcune funzioni come quiz, sondaggi e votazioni per rendere il portale più interattivo.

5 consigli per ottimizzare il portale dei dipendenti della sua azienda

1. Includa un'area dedicata alle domande frequenti.

Le FAQ sono essenziali per qualsiasi portale aziendale per i dipendenti, in quanto aiutano a ridurre il numero di chiamate e di e-mail alle risorse umane. Creando una sezione FAQ, si crea uno spazio in cui i dipendenti possono trovare le risposte senza dover contattare l'assistenza. Un altro ottimo modo per ottimizzare il suo portale per i dipendenti è scoprire quali sono le caratteristiche o i contenuti.

Rispondere a queste domande porta via tempo prezioso al personale delle Risorse Umane e ai colleghi che dovrebbero concentrarsi sul proprio lavoro. Un modo per facilitare l'accesso dei dipendenti alle risorse e alle informazioni è automatizzare i compiti e i processi all'interno del portale per i dipendenti stesso. Ad esempio, può utilizzare un sistema di tracciamento dei candidati per monitorare le candidature.

2. Organizzi il portale.

Mantenga la semplicità. È meglio mostrare meno informazioni che sommergere i dipendenti con tonnellate di informazioni. Può organizzare il portale per reparto o per tipo di contenuto, in modo da mantenere le cose organizzate e facili da sfogliare e navigare. Un modo per incoraggiare il coinvolgimento dei dipendenti nel portale aziendale è aggiungere funzioni interattive come sondaggi, inchieste e quiz.

3. Renda personale il portale.

Lo scopo principale è quello di aiutare i dipendenti a connettersi e a rimanere in contatto. Consigliamo di mettere in evidenza le storie di successo dei dipendenti, con tanto di foto e citazioni dei dipendenti stessi. Le storie di successo dei dipendenti potrebbero essere presentate in diverse aree del portale, come ad esempio nella landing page o all'interno del newsfeed dei dipendenti.

4. Si assicuri che il portale sia facile da navigare.

Mantenga la semplicità, con interfacce pulite. I dipendenti devono essere in grado di familiarizzare completamente con i primi utilizzi".

5. Promuovere i valori e lo scopo dell'azienda.

Avrà sicuramente sentito parlare di WHY WHAT HOW da Simon Sinek. Ed è proprio lo stesso per il portale dei dipendenti della sua azienda. Deve sapere PERCHE' sta costruendo un portale e a cosa serve. Promuovendo i valori e lo scopo dell'azienda, non solo i dipendenti saranno più impegnati sul portale, ma si sentiranno anche più coinvolti nel loro lavoro. Mostri sempre i valori aziendali attraverso i contenuti, le funzionalità e il design, e creerà un portale di cui i dipendenti saranno orgogliosi di far parte.

La sua ricerca di un portale per i dipendenti è già terminata: dia un'occhiata a InvestGlass.

InvestGlass è il suo portale per i dipendenti all-in-one che combina comunicazione, gestione degli eventi, gestione delle attività e condivisione dei file per aiutare il suo team a raggiungere livelli di produttività ottimali.

Troverà tutti gli strumenti necessari per costruire un potente portale di collaborazione. Il portale è ospitato in Svizzera o nel suo servizio - premise. La maggior parte delle aziende sceglie il cloud svizzero, ma può decidere di ospitarlo sui suoi server se le sue politiche HR sono più protettive.

La tecnologia di InvestGlass è completamente personalizzabile per soddisfare una varietà di esigenze.

Con InvestGlass, può:

• Archivia e condivide i file in un luogo sicuro e completa il controllo automatico delle versioni e i moduli digitali.
• Sfruttare il processo di approvazione e gli strumenti di richiesta di viaggio per ridurre gli scambi di e-mail.
• Gestisce e assegna compiti ai diversi membri del team e ne tiene traccia.
• Creare spazi di lavoro personalizzati e tenere conto dei progetti di ogni team.
• Verifica del nome rispetto al database AML KYC, come ONFIDO.

Per creare una piattaforma di produttività perfetta, il nostro team di specialisti la aiuterà a navigare nelle opzioni e negli strumenti di InvestGlass. Il nostro team le offrirà diversi esempi di intranet che abbiamo costruito con sofisticate politiche di accesso. Si prepari a raccogliere i benefici digitali. È pronto a provare la piattaforma che i suoi responsabili delle risorse umane ameranno?

Inizi la sua prova gratuita di InvestGlass oggi stesso.