Come iniziare con un sistema di gestione dei preventivi

La gestione dei preventivi di vendita può essere impegnativa, soprattutto quando si perdono nelle caselle di posta elettronica o richiedono aggiornamenti manuali a ogni interazione con il cliente. Infatti, uno studio ha rilevato che 50% delle organizzazioni descrivono il loro processo di quotazione come “complesso”, coinvolgendo più team e tecnologie. 

Avete problemi a tenere traccia dei vostri preventivi? Si perdono nella casella di posta elettronica o sul desktop di un computer? Dovete aggiornarli manualmente ogni volta che un preventivo viene accettato, rifiutato o modificato dal cliente? Le ricevute del numero di imposta sulle vendite o del deposito diretto sono andate perse in qualche modo? Se uno di questi problemi vi sembra presente, forse è arrivato il momento di dotarsi di un sistema di gestione dei preventivi.

La gestione dei preventivi di vendita può essere impegnativa, soprattutto quando si perdono nelle caselle di posta elettronica o richiedono aggiornamenti manuali a ogni interazione con il cliente. Infatti, uno studio ha rilevato che 50% delle organizzazioni descrivono il loro processo di preventivazione come “complesso”, coinvolgendo più team e tecnologie. 

In questo post parleremo di 4 passi per iniziare a utilizzare un sistema di gestione dei preventivi.

1) Scegliere le caratteristiche più adatte al proprio processo di vendita

Questo dipende dalle esigenze della vostra azienda. Ad esempio, se si tratta di un'azienda più piccola, senza team di vendita, che si occupa solo di servizi idraulici e non di altro, potrebbe essere meglio scegliere uno dei sistemi di gestione dei preventivi più semplici. D'altra parte, alcune persone preferiscono avere tutte le informazioni sui clienti in un unico posto e potrebbero aver bisogno di un sistema di gestione dei preventivi più strumento avanzato al fine di soddisfare tutte le loro esigenze in modo tempestivo.

2) Decidere quale preventivo è più vicino alle proprie esigenze

Dopo aver deciso quali sono le caratteristiche che meglio si adattano al vostro processo di quotazione, è necessario approfondire i dettagli. Esistono diversi tipi di preventivi sistemi di gestione tra cui scegliere. Per iniziare, è necessario confrontare le caratteristiche, l'importo che si è disposti a spendere e la capacità di proteggere sufficientemente i dati dei clienti. Vi consigliamo di dedicare un po' di tempo a scorrere l'elenco delle alternative presenti sui siti web per scegliere quella più adatta alla vostra azienda.

3) Stabilire un processo standardizzato di "quote to cash".

Prima di utilizzare il sistema di gestione dei preventivi, è importante stabilire politiche e procedure per i preventivi in tutto il team commerciale e finanziario, ma anche per l'intero ciclo di vendita, al fine di garantire entrate ricorrenti per l'azienda. È inoltre importante garantire che le soluzioni adottate riflettano la vostra esperienza e siano allineate con la filosofia aziendale e l'ambito del progetto.

Una volta deciso quale software scegliere, è il momento di formare i team di vendita. Il sistema sarà valido solo quanto il vostro team di vendita ed è importante assicurarsi che sia completamente a bordo e in linea con i tempi del progetto. Questo include anche una breve panoramica del software, da parte di esperti esterni del lavoro, in modo che i vostri rappresentanti possano vedere quanto sia facile per loro usare lo strumento, ma non preoccupatevi di entrare troppo nei dettagli: volete che questo processo sia semplice per loro!

Se state cercando un modo per creare il vostro sistema di gestione dei preventivi, abbiamo la soluzione. InvestGlass è una piattaforma CRM che vi aiuterà a fare preventivi migliori e a gestirli in modo più efficiente. Vogliamo occuparci di tutto in modo che non abbiate sorprese: saprete quanto costa e quali funzioni sono incluse prima di iniziare a usare il vostro nuovo sistema di gestione dei preventivi.

Allora, che ne dite? Siete pronti a cambiare in meglio la vostra attività? Contattateci oggi!

Domande frequenti

1. Che cos'è un sistema di gestione dei preventivi e perché ne ho bisogno?
Un sistema di gestione dei preventivi è uno strumento digitale che automatizza la creazione, il monitoraggio e l'approvazione dei preventivi di vendita. Con InvestGlass, potete gestire tutte le fasi del processo "quote-to-cash" in un'unica piattaforma sicura, riducendo gli errori e migliorando l'efficienza.

2. In che modo InvestGlass può semplificare il mio processo di quotazione delle vendite?
InvestGlass automatizza la creazione, l'approvazione e l'aggiornamento dei preventivi, assicurando che tutte le interazioni con i clienti siano registrate in un unico sistema centrale. Non dovrete più inseguire i preventivi nella vostra casella di posta: tutto è tracciato, organizzato e accessibile in tempo reale.

3. InvestGlass può integrarsi con il mio CRM o con gli strumenti di fatturazione esistenti?
Sì. InvestGlass si integra perfettamente con i sistemi CRM, di contabilità e di pagamento, consentendo di gestire preventivi, fatture e pagamenti da un'unica interfaccia. Questo elimina la necessità di passare da una piattaforma all'altra.

4. In che modo InvestGlass contribuisce all'accuratezza e alla coerenza delle quotazioni?
InvestGlass utilizza modelli predefiniti, flussi di lavoro di approvazione e regole di tariffazione automatizzate per garantire che ogni preventivo sia accurato e conforme alle politiche aziendali. Questa coerenza contribuisce a mantenere la professionalità e a migliorare la fiducia dei clienti.

5. Posso personalizzare le quotazioni all'interno di InvestGlass?
Assolutamente sì. InvestGlass vi consente di personalizzare i modelli di preventivo con il vostro marchio, i dettagli del prodotto e le condizioni. Potete anche includere prezzi personalizzati, configurazioni fiscali e note specifiche per il cliente.

6. In che modo InvestGlass migliora la collaborazione tra i team commerciali e finanziari?
Con InvestGlass, tutti i reparti hanno accesso agli stessi dati in tempo reale. I team di vendita possono generare e modificare i preventivi, mentre i team finanziari possono approvare, fatturare e monitorare i pagamenti, garantendo trasparenza e riducendo i colli di bottiglia.

7. I dati dei clienti sono sicuri all'interno di InvestGlass?
Sì. InvestGlass è ospitato in Svizzera e aderisce alle severe leggi sulla privacy dei dati del Paese. Garantisce la piena sovranità dei dati e la conformità al GDPR, proteggendo la vostra azienda da rischi legali esterni.

8. InvestGlass è in grado di automatizzare il processo di quotazione e di incasso?
Sì. InvestGlass automatizza i passaggi chiave dalla creazione del preventivo alla riscossione del pagamento, compresi i flussi di lavoro di approvazione, i promemoria e i rapporti. Ciò contribuisce a ridurre i cicli di vendita e a migliorare la gestione dei flussi di cassa.

9. In che modo InvestGlass supporta il monitoraggio delle performance di vendita?
La piattaforma include analisi e dashboard integrati per monitorare le conversioni dei preventivi, le dimensioni medie delle trattative e il time-to-close. Questi dati aiutano i responsabili delle vendite a identificare le opportunità per migliorare le prestazioni e i ricavi.

10. Perché la mia azienda dovrebbe scegliere InvestGlass rispetto ad altri strumenti di quotazione?
InvestGlass offre un CRM sicuro, ospitato in Svizzera, con strumenti integrati di gestione dei preventivi, automazione e conformità, il tutto in un'unica piattaforma. È stato progettato per le società di servizi finanziari e professionali che danno importanza all'efficienza, alla sicurezza e alla fiducia dei clienti.