Cómo crear un portal del empleado

​Building an effective employee portal is essential for enhancing internal communication and boosting productivity within an organization. An employee portal serves as a centralized platform where staff can access company resources, collaborate on projects, and stay informed about corporate updates. Implementing such a portal can lead to a 20% increase in employee satisfaction and an 87% improvement in employee retention.

To create a successful employee portal, it’s crucial to define clear objectives, involve stakeholders in the planning process, and ensure the platform is user-friendly and aligns with the company’s branding. Regularly updating the portal with relevant content and features that cater to employees’ needs will further promote engagement and foster a positive organizational culture. ​

En este artículo, encontrará las mejores lecciones que hemos aprendido sobre la creación de portales para empleados. Sea su empresa de tamaño pequeño o grande, siempre encontrará con InvestGlass la mejor manera de recopilar lo mejor y compartir contenidos con sus empleados Apreciará que InvestGlass incorpore un creador de formularios personalizables para el proceso de incorporación.

Un portal del empleado está hecho para que todos los miembros de su equipo puedan acceder a la información que necesitan dentro o fuera de la oficina. InvestGlass es una gran plataforma para compartir los mejores contenidos y organizarlos de forma sencilla sin perder ni un ápice de su calidad.

Cuando los empleados empiecen a trabajar para su empresa compartirán con usted sus datos personales, incluido el DNI. El portal del empleado es una excelente forma de mantenerse al día sobre los eventos de la empresa, los acontecimientos, la información importante y mucho más. Describiremos los diferentes pasos utilizados para implicar a sus empleados en una plataforma digital. Incluso para las pequeñas empresas, el portal del cliente será útil para recopilar contenidos relevantes.

¿Cómo construir un portal del empleado?

1. Identifique la finalidad del portal del empleado de su empresa.

Todas las empresas deberían tener claro qué puede hacer por ellas un portal del empleado. Aquí mostraremos algunos objetivos que nuestros clientes buscan alcanzar en su portal del empleado:

• Modernizar actividades operativas como la recogida de datos con formularios digitales.
• Invite a los equipos a colaborar de forma segura con archivos compartidos comunes
• Fomentar actividades sociales como la caridad y aumentar el compromiso social con las campañas
• Centralice en pocos segundos la comunicación de empresa a empleado

La plataforma se utiliza para recopilar tareas y asegurarse de que sus empleados comprenderán los objetivos de la empresa. Como la plataforma es totalmente modular, dispondrá de múltiples opciones de colaboración. Cualquier persona de la empresa puede pilotar el portal y no se necesitan conocimientos informáticos para personalizar su portal del empleado. Esto significa que cualquier persona del departamento de RRHH podrá personalizar el portal para recopilar documentos y crear un lugar de trabajo centrado en los valores.

El portal también está conectado con el CRM, así como con la automatización de tareas. La automatización de tareas y el proceso de aprobación facilitarán el trabajo diario del departamento de RRHH, así como la extracción de solicitudes de viaje.

2. Defina sus requisitos.

Una empresa es un trabajo de un solo equipo, por lo tanto, es importante reunir toda la información en un solo lugar. Un portal del empleado es una forma fantástica de reunir a todos los usuarios en la misma tecnología.

El portal es, en cierto modo, una herramienta de compromiso social, por lo que es importante que extraiga toda la información para indemnizar las necesidades de los empleados y las funciones preferidas. En ocasiones especiales como Navidad, puede resultarle útil dar prioridad a los eventos de la empresa.

3. Determine el diseño del portal del empleado.

El portal es totalmente personalizable, por lo que puede introducir en él su propio logotipo, color y verborrea. Es importante extender la marca de su empresa al portal. El portal forma parte de su identidad de marca. Puede gestionar la modularidad basándose en grupos de etiquetas y equipos. Crear una intranet sencilla es extremadamente fácil. El portal puede incrustarse dentro de su sitio web.

Hay varios aspectos cruciales del diseño que el equipo de InvestGlass recomienda para un éxito óptimo:

• Segmente su portal en grupos de equipos, como por línea de negocio, y grupos de trabajo.
• Muestre la gestión de documentos, la gestión de eventos, las ferias corporativas, la creación de comunidades, las conexiones sociales, las ofertas de empleo internas, las políticas y procedimientos de la empresa, los flujos de trabajo, las ofertas de responsabilidad corporativa, los nuevos productos y mucho más.
• Incluir salas de chat
• Mostrar vídeos con la cultura de la empresa

Su portal del empleado debe contener información de RRHH en el sitio, como las políticas de la empresa, las normas corporativas y las expectativas empresariales. Por lo tanto, el portal también debería reducir las llamadas telefónicas y los correos electrónicos al departamento de RRHH. A los nuevos empleados les gustará encontrar toda la información en un portal en línea y no en un grueso paquete de papel.

Su portal también debe ser visualmente bello y atractivo. Como espacio de trabajo digital para sus empleados, debe ser alegre y mostrar las novedades de la empresa.

Con el registro de archivos y carpetas de InvestGlass, los documentos se etiquetarán y distribuirán en función de su importancia. Mantendrá todos los documentos debidamente etiquetados y estructurados en un software de portal del empleado seguro.

Le aconsejamos que anime a sus empleados a rellenar perfiles personales para que otros empleados con InvestGlass FORM.

4. Asigne a los empleados las funciones adecuadas.

El portal InvestGlass ofrece un sofisticado sistema de "quién ve qué". Esto significa que los departamentos de recursos humanos podrán controlar qué información es visible desde qué departamento o empleado. Esta característica podría ser un nice to haves para una pequeña empresa, pero un must haves para una gran organización.

5. ¿Debe buscar en el mercado una solución adecuada o crear internamente la gestión documental?

A las medianas y grandes empresas les encanta comprometerse en la gestión de proyectos ambiciosos. Construir el mejor portal del empleado no es algo que se vaya a crear de la nada. Con el portal que ofrecemos en InvestGlass, es extremadamente fácil crear su propia experiencia personalizada. Y descubrirá que en realidad es más fácil comprar una solución que motivarles a construirla desde cero.

5 características del portal del empleado que debe buscar

1. Busque en

Su portal debe ser fácil de usar, así que intente limitar el contenido ya que quiere un portal que esté preparado para el autoservicio de los empleados. Tiene que animar a los empleados a que busquen información por sí mismos. Los empleados tienen que encontrar la información que necesitan en menos de dos clics.

2. Blog

El blog es una forma estupenda de compartir contenidos, pero algunos empleados podrían preferir los vídeos. Hemos sugerido a varios clientes que utilicen Videoask para compartir grandes contenidos de forma interactiva.

3. Servicio de asistencia

Los empleados pueden tener problemas técnicos y preguntas que necesitan una respuesta rápida. Los departamentos de RRHH y TI pueden implantar un sistema de tickets dentro del portal del empleado para ofrecer a los empleados un lugar donde buscar ayuda técnica.

4. Movilidad

El portal es totalmente compatible con tabletas y teléfonos inteligentes. Su portal de empleados es apto para su uso móvil como una aplicación. Los negocios están en movimiento, por lo que sus tablones de eventos estarán visibles en los smartphones de sus equipos.

5. Gamificación

La gamificación en la empresa pretende aportar algo de sana competencia y diversión al lugar de trabajo. Es una buena forma de mantener a los empleados plenamente comprometidos con su trabajo. Puede añadir algunas funciones como concursos, encuestas y sondeos de votación para que el portal sea más interactivo.

5 consejos para optimizar el portal del empleado de su empresa

1. Incluya un área de preguntas frecuentes.

Las preguntas frecuentes son esenciales para el portal del empleado de cualquier empresa, ya que ayudan a reducir el número de llamadas y correos electrónicos a RRHH. Al crear una sección de preguntas frecuentes, crea un espacio al que los empleados pueden acudir para encontrar respuestas sin tener que ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Otra buena forma de optimizar su portal del empleado es averiguar qué características o contenidos.

Responder a estas preguntas quita un tiempo precioso al personal de RR.HH. y a los compañeros de trabajo, que deberían concentrarse en sus propias tareas. Una forma de facilitar a los empleados el acceso a los recursos y a la información es automatizando tareas y procesos dentro del propio portal del empleado. Por ejemplo, puede utilizar un sistema de seguimiento de candidatos para controlar las solicitudes de empleo.

2. Organice el portal.

Manténgalo estúpidamente simple. Es mejor mostrar menos información que abrumar a los empleados con toneladas de información. Puede organizar el portal por departamento o tipo de contenido para mantener las cosas organizadas y fáciles de examinar y navegar. Una forma de fomentar el compromiso de los empleados en el portal del empleado de su empresa es añadir funciones interactivas como sondeos, encuestas y concursos.

3. Personalice el portal.

El objetivo principal es ayudar a los empleados a conectar y mantenerse en contacto. Recomendamos destacar las historias de éxito de los empleados, con fotos y citas de los mismos. Las historias de éxito de los empleados podrían aparecer en varias áreas diferentes del portal, como en la página de inicio o dentro de las noticias de los empleados.

4. Asegúrese de que el portal sea fácil de navegar.

Manténgalo sencillo, con interfaces limpias. Los empleados deben ser capaces de familiarizarse completamente en los primeros usos".

5. Promover los valores y el propósito de la empresa.

Seguro que ha oído hablar del POR QUÉ QUÉ CÓMO a Simon Sinek. Y es exactamente lo mismo para el portal del empleado de su empresa. Tiene que saber POR QUÉ está construyendo un portal y para qué sirve. Al promover los valores y el propósito de la empresa, no sólo los empleados estarán más comprometidos en el portal, sino que también se sentirán más implicados en su trabajo. Muestre siempre los valores de la empresa a través del contenido, las características y el diseño, y creará un portal del que los empleados se sentirán orgullosos de formar parte.

Su búsqueda de un portal para empleados ya ha terminado: eche un vistazo a InvestGlass.

InvestGlass es su portal del empleado todo en uno que combina comunicación, gestión de eventos, gestión de tareas e intercambio de archivos para ayudar a su equipo a alcanzar niveles óptimos de productividad.

Encontrará todas las herramientas que necesita para construir un potente portal de colaboración. El portal se aloja en Suiza o en su propio servicio - premise. La mayoría de las empresas optarán por la nube suiza, pero puede decidir alojarlo en sus servidores si sus políticas de rrhh son más protectoras.

La tecnología InvestGlass es totalmente personalizable para adaptarse a diversas necesidades.

Con InvestGlass, usted puede:

• Almacene y comparta archivos en una ubicación segura, y complete su control automático de versiones y formularios digitales.
• Aproveche el proceso de aprobación y las herramientas de solicitud de viajes para reducir los intercambios de correos electrónicos
• Gestione y asigne tareas a los distintos miembros del equipo y haga un seguimiento de las mismas
• Cree espacios de trabajo personalizados y tenga en cuenta los proyectos de cada equipo
• Comprobación de nombres con la base de datos AML KYC como ONFIDO

Para crear una plataforma de productividad perfecta, nuestro equipo de especialistas le ayudará a navegar por las opciones y herramientas de InvestGlass. Nuestro equipo le ofrecerá varios ejemplos de intranets que hemos construido con sofisticadas políticas de acceso. Prepárese para cosechar beneficios digitales. ¿Está listo para probar la plataforma que encantará a sus responsables de RRHH?

Comience hoy mismo su prueba gratuita de InvestGlass.