Was sind die 5 wichtigsten Vorteile von digitalen Signaturen mit RPA?
Mit der zunehmenden Abhängigkeit von digitalen Lösungen ist die Cybersicherheit zu einer entscheidenden Priorität für Unternehmen weltweit geworden. Die COVID-19-Pandemie hat die digitale Transformation beschleunigt, aber sie hat auch zu einem deutlichen Anstieg der Cyberkriminalität geführt. So meldete Großbritannien für das Jahr bis März 2021 einen Anstieg der Betrugsdelikte um 24 % auf insgesamt 4,6 Millionen Vorfälle. Außerdem beobachtete das FBI in den ersten Monaten der Pandemie einen vierfachen Anstieg der Beschwerden über Cyberkriminalität. Im Zuge der Digitalisierung von Unternehmen sind robuste Sicherheitsmaßnahmen - wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und kontinuierliche Überwachung - unerlässlich, um sensible Daten zu schützen und das Vertrauen zu erhalten.
Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?
Unter robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA) versteht man den Einsatz von Computersoftware-"Robotern" zur Erledigung sich wiederholender, regelbasierter digitaler Aufgaben. Zum Beispiel das Ausfüllen der gleichen Informationen an mehreren Stellen, das erneute Eingeben von Daten oder das Kopieren und Einfügen. Wir kombinieren InvestGlass RPA mit einer digitalen Signatur, um eine unschlagbare Prozesseffizienz zu erzielen. Digitale Formulare erfüllen sich selbst und automatisierte Prozesse beschleunigen die Unterzeichnung von Dokumenten.
Skandale um den Datenschutz machen jeden Tag Schlagzeilen. Von Snowden bis hin zu Facebook und WhatsApp werden die Menschen immer skeptischer und vorsichtiger im Umgang mit Technologie. Ohne so weit zu gehen wie Dave Egger im Circle, kann jeder dem Risiko von Datenschutzverstößen zustimmen.
Folglich wird die anhaltende Debatte über digitale Signaturen offensichtlich und offensichtlich. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was elektronische Signaturen sind, wie die Technologie der digitalen Signatur funktioniert und wie Sie digitale Signaturen innerhalb einer CRM-Plattform, vor allem bei InvestGlass und unseren API-Partnern, akzeptieren und verwenden können. Wir zeigen Ihnen die Vorteile elektronischer Signaturen und die zusätzliche Sicherheit, die der Einsatz dieser Technologie bietet.
Welche elektronische Unterschrift ist die beste?
Können elektronische Signaturen die Unterschriften auf Papierdokumenten ersetzen? In unserem immer stärker digitalisierten Umfeld hat die aktuelle Pandemie Zweifel an der Durchführbarkeit von persönlichen Treffen und den Druck auf Fernzugriffsmöglichkeiten für fast jede Situation geschürt. Das gilt natürlich auch für Unterschriften.
Was ist eine e-Signatur? Eine e-Signatur, digitale Signatur oder elektronische Unterschrift ist ein legales digitales Mittel zur Genehmigung oder Zustimmung auf digitalen Dokumenten, Formularen, Fragebögen, Umfragen usw. In unserer digitalisierten Gesellschaft kann sie theoretisch jeden Unterschriftsprozess ersetzen und die Verkaufs- und Datenerfassungsprozesse vereinfachen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern digitaler Signaturen wie DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, usw. Lösungen für elektronische Signaturen basieren auf Infrastrukturen, die als Public Key Infrastructure (PKI) bezeichnet werden. Die Public-Key-Infrastruktur fasst digitale Zertifikate und die Verschlüsselung des öffentlichen Signierschlüssels zusammen, die für eine sichere Signierumgebung erforderlich sind.
Wie wird man ein offiziell anerkannter eSignatur-Anbieter? In der Schweiz, der Europäischen Union, den Vereinigten Staaten und den meisten Staaten oder Regierungen gibt es Zertifizierungsbehörden, Institutionen und Personen, die über elektronische Signaturen und deren Anwendbarkeit entscheiden. Die Sicherheitsanforderungen sind hoch und die Anbieter müssen sie erfüllen, um rechtsverbindliche Signaturzertifikate ausstellen zu können. In Europa stellt die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union die Validierungsregel dar.
Die 5 wichtigsten Vorteile der digitalen Signatur?
1 - Effizienz/Geschwindigkeit
In erster Linie ist die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Bezug auf Zeitmanagement und Benutzerfreundlichkeit nicht mit Papier gleichzusetzen. Während eines Verkaufsprozesses müssen viele Unterschriften von verschiedenen Personen eingeholt werden. Dieser Verwaltungsaufwand kann den Verkauf behindern und manchmal sogar den Vertrag ganz zunichte machen. Neben Ihrer Unterschrift und der der anderen Partei müssen unter Umständen auch Mitarbeiter und leitende Angestellte unterschreiben, was den Prozess in die Länge zieht. Der Einsatz elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen könnte die kostensparende Lösung sein, die den Unterschied macht. Zeit ist Geld!
2 - Benutzererfahrung
Ein zweiter unterschätzter Vorteil ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Das Signieren von Dokumenten war noch nie so einfach. Der Prozess des Druckens, Unterschreibens und Scannens, um dasselbe Dokument zurückzuschicken, wird durch das Öffnen einer E-Mail-Anfrage zum Unterschreiben vereinfacht. Der gesamte Vorgang dauert weniger als zwei Minuten.
Außerdem ist die Benutzeroberfläche anpassbar und kann mit Ihrem Branding und Ihren Farben personalisiert werden, so dass Sie das Erlebnis Ihrer Kunden individuell gestalten können.
3 - Einhaltung der Gesetze
Drittens beinhaltet die Technologie der digitalen Signatur klare Vorschriften wie die eIDAS für die Europäische Union. Diese verbindlichen Regeln schaffen eine klare Grundlage für Anbieter digitaler Signaturen und sorgen für Integrität im Falle eines Rechtsstreits.
Darüber hinaus erfordert die Authentizität eine Identifizierung durch eine zweifache Authentifizierung oder sogar eine Identitätsprüfung.
4 - Sicherheit
Viertens bieten, wie bereits erwähnt, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die ID-Prüfung ein hohes Maß an Sicherheit in Bezug auf den Dokumentenzugriff und die Unterschriftsmöglichkeiten. Diese Tatsache ist eigentlich das wichtigste Gegenargument zu den Klagen über den Datenschutz bei elektronischen Signaturen. Wie kann es denn sicherer sein, das Dokument per E-Mail zu erhalten und es dann auszudrucken? Außerdem ist es durch die Verschlüsselung der Daten selbst im Falle von Sicherheitsverletzungen schwierig, sie zu extrahieren. Diese Verschlüsselung stellt auch sicher, dass niemand das Dokument nach der Unterschrift verändern kann, d.h. es besteht keine Gefahr, dass jemand eine neue Seite hinzufügt oder eine Seite aus dem Vertrag entfernt.
Als ob dies nicht schon genug wäre, sorgt die 2FA - Zwei-Faktoren-Authentifizierung - dafür, dass niemand Ihre Signatur kopieren oder fälschen und in einem anderen Kontext verwenden kann.
Was die Bereitstellungsoptionen betrifft, so verwenden die meisten Anbieter digitaler Signaturen eine SAAS-Konfiguration. Dennoch ist die Bereitstellung vor Ort ein wachsender Trend, und wir können davon ausgehen, dass alle Anbieter in naher Zukunft eine solche Option anbieten werden.
5 - Niedrigere Transaktionskosten
Schließlich kann die Automatisierung des elektronischen Unterschriftsprozesses die finanziellen Auswirkungen menschlicher Fehler, wie z.B. Fehler beim Unterschreiben oder der Verlust von Dokumenten, mindern. Elektronische Signaturen stellen sicher, dass alles in Ordnung ist, und verhindern so die Behebung von Problemen und die damit verbundenen Kosten. Wenn wir uns auf die Kosten konzentrieren, scheint die Summe der Einsparungen bei Papier, Scans, Kopien, Post, Paketen usw. minimal, aber sie summiert sich zu beträchtlichen Einsparungen.
Der Prozess der digitalen Signatur ist effizienter, freundlicher und gesetzeskonformer als eine normale Unterschrift auf einem Papierdokument. Ein weiterer Vorteil elektronischer Signaturen ist die erhöhte Sicherheit, die solche elektronischen Werkzeuge bieten, sowie die geringeren Arbeits- und Materialkosten.
Automatisieren Sie den Prozess der digitalen Signatur
InvestGlass ist ein in der Schweiz ansässiges CRM, das PMS, Kundenportal und digitale Onboarding-Tools zusammenfasst. Die Plattform bietet zwei Partner für digitale Signaturen: Signatys und Connective. Um das e-Signatur-System Ihrer Wahl zu nutzen, wenden Sie sich bitte an das InvestGlass-Team, um eine solche Funktion zu aktivieren.
Wie können Sie digitale Signaturen mit InvestGlass verwenden? Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. Manuelles Starten einer digitalen Signatur
2. Automatisierte elektronische Unterschrift - das ist Roboter-Prozessautomatisierung
Manuelles Starten einer digitalen Signatur
Auf der InvestGlass-Plattform können Sie Ihre Dokumente, Dokumente für Interessenten und Kunden oder sogar Dokumente für Objekte wie Wertpapiere oder Konten speichern. Von diesen PDF-Dokumenten oder Dokumentenpaketen können Sie manuell digitale Signaturen von Ihren Kontakten oder relevanten Ansprechpartnern anfordern.
Eine andere Art von Dokumenten, die eine Identifizierung und Authentifizierung erfordern können, sind Formulare und Umfragen. InvestGlass verwendet das Konzept der Formulare aus zahlreichen Gründen, von der KYC-Sanierung bis hin zu Investitionsvorschlägen und von der Sammlung von Leads bis hin zu spezifischen Umfragen. Antworten aus Formularen müssen möglicherweise unterzeichnet werden, um die Identität und die Integrität des Dokuments nachzuweisen. Daher können Sie nach dem Absenden eines Formulars manuell einen digitalen Unterschriftsprozess einleiten; dieser Prozess kann jedoch auch automatisiert werden.
Robotische Prozessautomatisierung und elektronische Unterschrift
Jedes Dokument kann manuell zur Unterschrift angefordert werden. Bei der Übermittlung digitaler Formulare ist jedoch eine Automatisierung möglich. Daher werden abhängig von der eingestellten Regel bei der Übermittlung eines Formulars automatisch digitale Signaturanfragen gesendet. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Die Daten des Kontakts müssen eine gültige E-Mail-Adresse und eine gültige Telefonnummer enthalten. Ohne diese beiden Voraussetzungen ist der Algorithmus nicht in der Lage, den Prozess zu starten. Ein privater Schlüssel für eine digitale Signatur kann nur mit einer Zwei-Faktoren-Authentifizierung bestätigt werden, die eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer erfordert.
Sobald der Prozess beginnt, erhalten die betreffenden Kontakte eine E-Mail mit der Bitte um eine elektronische Unterschrift für bestimmte Dokumente oder Verträge. Beim ersten Mal wird die Plattform eine digitale Signatur für Sie erstellen, die Ihre Identität enthält. Nach dem Einrichten der Signatur sendet Ihnen der Vertrauensdiensteanbieter per Nachricht einen Bestätigungscode, der das Sicherheitsniveau erhöht.
Versuchen Sie es nicht, lassen Sie es uns tun!
Elektronische Signaturen unterliegen strengen und sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften, die von einer Zertifizierungsstelle festgelegt werden. Diese Sicherheitsverbesserung verhindert die Gefährdung des Datenschutzes und bietet einige unbestreitbare Vorteile gegenüber normalen Papierunterschriften. Diese neue Art des Signierens liegt besonders im Trend, wenn sich die Pandemie stabilisiert und zur neuen Normalität wird.
Wenn Sie noch zögern - was bei vielen Unternehmen zu Beginn der Fall ist - bieten wir auch einen gemischten Service an, bei dem Papier und digitales Format im selben Genehmigungsverfahren kombiniert werden, um die Geschäftskontinuität während Ihrer digitalen Transformation sicherzustellen.
InvestGlass stellt Ihnen standardmäßig zwei Partner für die elektronische Unterschrift zur Verfügung, Connective und Signatys, die sich in einigen Punkten unterscheiden. Was den Support betrifft, so zögern Sie nicht, unser Team per E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren . Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und helfen Ihnen bei der Wahl der besten Lösung für Ihre Bedürfnisse.