Was sind die 5 wichtigsten Vorteile von digitalen Signaturen mit RPA?
With the increasing reliance on digital solutions, cybersecurity has become a critical priority for businesses worldwide.The COVID-19 pandemic accelerated digital transformation, but it also led to a significant rise in cybercrime. For instance, the UK reported a 24% increase in fraud offenses in the year ending March 2021, totaling 4.6 million incidents. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic. As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures—such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring—is essential to protect sensitive data and maintain trust.
Was ist robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)?
Robotic process automation (RPA) is the use of computer software ‘robots’ to handle repetitive, rule-based digital tasks. For example filling in the same information in multiple places, reentering data, or copying and pasting. We combine InvestGlass RPA with a digital signature to obtain unbeatable process efficiency. Digital forms are self-fulfilling and automated processes will speed up documents’ signatures.
Skandale um den Datenschutz machen jeden Tag Schlagzeilen. Von Snowden bis hin zu Facebook und WhatsApp werden die Menschen immer skeptischer und vorsichtiger im Umgang mit Technologie. Ohne so weit zu gehen wie Dave Egger im Circle, kann jeder dem Risiko von Datenschutzverstößen zustimmen.
Folglich wird die anhaltende Debatte über digitale Signaturen offensichtlich und offensichtlich. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was elektronische Signaturen sind, wie die Technologie der digitalen Signatur funktioniert und wie Sie digitale Signaturen innerhalb einer CRM-Plattform, vor allem bei InvestGlass und unseren API-Partnern, akzeptieren und verwenden können. Wir zeigen Ihnen die Vorteile elektronischer Signaturen und die zusätzliche Sicherheit, die der Einsatz dieser Technologie bietet.
Welche elektronische Unterschrift ist die beste?
Können elektronische Signaturen die Unterschriften auf Papierdokumenten ersetzen? In unserer immer stärker digitalisierten Umgebung hat die aktuelle Pandemie Zweifel an der Durchführbarkeit von persönlichen Treffen und den Druck für Fernzugriffsmöglichkeiten in fast jeder Situation aufkommen lassen. Das gilt natürlich auch für Unterschriften.
Was ist eine e-Signatur? Eine e-Signatur, digitale Signatur oder elektronische Unterschrift ist ein legales digitales Mittel zur Genehmigung oder Zustimmung auf digitalen Dokumenten, Formularen, Fragebögen, Umfragen usw. In unserer digitalisierten Gesellschaft kann sie theoretisch jeden Unterschriftsprozess ersetzen und die Verkaufs- und Datenerfassungsprozesse vereinfachen. Es gibt eine Vielzahl von Anbietern digitaler Signaturen wie DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, usw. Lösungen für elektronische Signaturen basieren auf Infrastrukturen, die als Public Key Infrastructure (PKI) bezeichnet werden. Die Public-Key-Infrastruktur fasst digitale Zertifikate und die Verschlüsselung des öffentlichen Signierschlüssels zusammen, die für eine sichere Signierumgebung erforderlich sind.
Wie wird man ein offiziell anerkannter eSignatur-Anbieter? In der Schweiz, der Europäischen Union, den Vereinigten Staaten und den meisten Staaten oder Regierungen gibt es Zertifizierungsbehörden, Institutionen und Personen, die über elektronische Signaturen und deren Anwendbarkeit entscheiden. Die Sicherheitsanforderungen sind hoch und die Anbieter müssen sie erfüllen, um rechtsverbindliche Signaturzertifikate ausstellen zu können. In Europa stellt die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union die Validierungsregel dar.
Die 5 wichtigsten Vorteile der digitalen Signatur?
1 - Effizienz/Geschwindigkeit
In erster Linie ist die digitale Unterzeichnung von Dokumenten in Bezug auf Zeitmanagement und Benutzerfreundlichkeit nicht mit Papier gleichzusetzen. Während eines Verkaufsprozesses müssen viele Unterschriften von verschiedenen Personen eingeholt werden. Dieser Verwaltungsaufwand kann den Verkauf behindern und manchmal sogar den Vertrag ganz zunichte machen. Neben Ihrer Unterschrift und der der anderen Partei müssen unter Umständen auch Mitarbeiter und leitende Angestellte unterschreiben, was den Prozess in die Länge zieht. Der Einsatz elektronischer Signaturen in Ihrem Unternehmen könnte die kostensparende Lösung sein, die den Unterschied macht. Zeit ist Geld!
2 - Benutzererfahrung
Ein zweiter unterschätzter Vorteil ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit: Das Signieren von Dokumenten war noch nie so einfach. Der Prozess des Druckens, Unterschreibens und Scannens, um dasselbe Dokument zurückzusenden, wird durch das Öffnen einer E-Mail-Anfrage zum Unterschreiben vereinfacht. Der gesamte Vorgang dauert weniger als zwei Minuten.
Außerdem ist die Benutzeroberfläche anpassbar und kann mit Ihrem Branding und Ihren Farben personalisiert werden, so dass Sie das Erlebnis Ihrer Kunden individuell gestalten können.
3 - Einhaltung der Gesetze
Drittens beinhaltet die Technologie der digitalen Signatur klare Vorschriften wie die eIDAS für die Europäische Union. Diese verbindlichen Regeln schaffen eine klare Grundlage für Anbieter digitaler Signaturen und sorgen für Integrität im Falle eines Rechtsstreits.
Darüber hinaus erfordert die Authentizität eine Identifizierung durch eine zweifache Authentifizierung oder sogar eine Identitätsprüfung.
4 - Sicherheit
Viertens bieten, wie bereits erwähnt, die Zwei-Faktor-Authentifizierung und die ID-Prüfung ein hohes Maß an Sicherheit in Bezug auf den Dokumentenzugriff und die Unterschriftsmöglichkeiten. Diese Tatsache ist eigentlich das wichtigste Gegenargument zu den Klagen über den Datenschutz bei elektronischen Signaturen. Wie kann es denn sicherer sein, das Dokument per E-Mail zu erhalten und es dann auszudrucken? Außerdem ist es durch die Verschlüsselung der Daten selbst im Falle von Sicherheitsverletzungen schwierig, sie zu extrahieren. Diese Verschlüsselung stellt auch sicher, dass niemand das Dokument nach der Unterschrift ändern kann, d.h. es besteht keine Gefahr, dass jemand eine neue Seite hinzufügt oder eine Seite aus dem Vertrag entfernt.
Als wäre das nicht genug, sorgt die 2FA - Zwei-Faktoren-Authentifizierung - dafür, dass niemand Ihre Signatur kopieren oder fälschen und in einem anderen Kontext verwenden kann.
Was die Bereitstellungsoptionen angeht, so verwenden die meisten Anbieter digitaler Signaturen eine SAAS-Konfiguration. Dennoch ist die Bereitstellung vor Ort ein wachsender Trend, und wir können davon ausgehen, dass alle Anbieter in naher Zukunft eine solche Option anbieten werden.
5 - Niedrigere Transaktionskosten
Schließlich kann die Automatisierung des elektronischen Unterschriftsprozesses die finanziellen Auswirkungen menschlicher Fehler, wie z.B. Fehler beim Unterschreiben oder der Verlust von Dokumenten, mindern. Elektronische Signaturen stellen sicher, dass alles in Ordnung ist, und verhindern so die Behebung von Problemen und die damit verbundenen Kosten. Wenn wir uns auf die Kosten konzentrieren, scheint die Summe der Einsparungen bei Papier, Scans, Kopien, Post, Paketen usw. minimal, aber sie summiert sich zu beträchtlichen Einsparungen.
Der Prozess der digitalen Signatur ist effizienter, freundlicher und gesetzeskonformer als eine normale Unterschrift auf einem Papierdokument. Ein weiterer Vorteil elektronischer Signaturen ist die erhöhte Sicherheit, die solche elektronischen Werkzeuge bieten, sowie die geringeren Arbeits- und Materialkosten.
Automatisieren Sie den Prozess der digitalen Signatur
InvestGlass is a Swiss-based CRM regrouping PMS, Client Portal, and Digital onboarding tools. The platform provides two digital signature partners: Signatys and Connective. In order to use the e Signature system of your choice, please contact the InvestGlass team to activate such a feature.
Wie können Sie digitale Signaturen mit InvestGlass verwenden? Es gibt zwei Möglichkeiten:
1. Manuelles Starten einer digitalen Signatur
2. Automatisierte elektronische Unterschrift - das ist Roboter-Prozessautomatisierung
Manuelles Starten einer digitalen Signatur
Auf der InvestGlass-Plattform können Sie Ihre Dokumente, Dokumente für Interessenten und Kunden oder sogar Dokumente für Objekte wie Wertpapiere oder Konten speichern. Von diesen PDF-Dokumenten oder Dokumentenpaketen können Sie manuell digitale Signaturen von Ihren Kontakten oder relevanten Ansprechpartnern anfordern.
Eine andere Art von Dokumenten, die eine Identifizierung und Authentifizierung erfordern können, sind Formulare und Umfragen. InvestGlass verwendet das Konzept der Formulare aus zahlreichen Gründen, von der KYC-Sanierung bis hin zu Investitionsvorschlägen und von der Sammlung von Leads bis hin zu spezifischen Umfragen. Die Antworten aus Formularen müssen möglicherweise unterzeichnet werden, um die Identität und die Integrität des Dokuments nachzuweisen. Daher können Sie nach dem Absenden eines Formulars manuell einen digitalen Unterschriftsprozess einleiten; dieser Prozess kann jedoch auch automatisiert werden.
Robotische Prozessautomatisierung und elektronische Unterschrift
Jedes Dokument kann manuell zur Unterschrift angefordert werden. Bei der Übermittlung digitaler Formulare ist jedoch eine Automatisierung möglich. Daher werden abhängig von der eingestellten Regel bei der Übermittlung eines Formulars automatisch digitale Signaturanforderungen gesendet. Zwei Bedingungen müssen erfüllt sein: Die Daten des Kontakts müssen eine gültige E-Mail-Adresse und eine gültige Telefonnummer enthalten. Ohne diese beiden Voraussetzungen ist der Algorithmus nicht in der Lage, den Prozess zu starten. Ein privater Schlüssel für eine digitale Signatur kann nur mit einer Zwei-Faktoren-Authentifizierung bestätigt werden, die eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer erfordert.
Sobald der Prozess beginnt, erhalten die betreffenden Kontakte eine E-Mail mit der Bitte um eine elektronische Unterschrift für bestimmte Dokumente oder Verträge. Beim ersten Mal wird die Plattform eine digitale Signatur für Sie erstellen, die Ihre Identität enthält. Nach dem Einrichten der Signatur sendet Ihnen der Vertrauensdiensteanbieter per Nachricht einen Bestätigungscode, der das Sicherheitsniveau erhöht.
Versuchen Sie es nicht, lassen Sie es uns tun!
Elektronische Signaturen unterliegen strengen und sich ständig weiterentwickelnden Vorschriften, die von einer Zertifizierungsstelle festgelegt werden. Diese Sicherheitsverbesserung verhindert die Gefährdung des Datenschutzes und bietet einige unbestreitbare Vorteile gegenüber normalen Papierunterschriften. Diese neue Art des Signierens liegt besonders im Trend, wenn sich die Pandemie stabilisiert und zur neuen Normalität wird.
Wenn Sie noch zögern - was bei vielen Unternehmen zu Beginn der Fall ist - bieten wir auch einen gemischten Service an, bei dem Papier und digitales Format im selben Genehmigungsverfahren kombiniert werden, um die Geschäftskontinuität während Ihrer digitalen Transformation sicherzustellen.
By default, InvestGlass provides you with two partners in e-signature, Connective and Signatys, which have specific differences. In terms of support, do not hesitate to contact our team by email or by phone and we will gladly answer all your questions and help you decide on the best solution depending on your needs.