Come automatizzare il processo di richiesta di viaggio con InvestGlass, il CRM svizzero?
L'attuale crisi sanitaria ha messo in ombra dubbi e limitazioni su molte attività e ha creato una nuova normalità. I viaggi sono stati uno dei settori più colpiti dell'economia e le persone hanno subito grandi restrizioni nei loro spostamenti. Oltre all'impossibilità di viaggiare a causa della chiusura delle frontiere, i test PCR e le quarantene hanno ostacolato gli spostamenti a causa delle spese di viaggio aggiuntive che rappresentano e del fastidio che creano.
Concentrandosi sulle aziende e sui dipendenti, i viaggi d'affari sono diventati sempre più rari. Tuttavia, mentre il mondo si riapre lentamente, anche i viaggi d'affari lo faranno. I team di gestione chiedono ai dipendenti e ai membri del team di presentare moduli di richiesta di viaggio, per decidere la pertinenza di tale richiesta. Questo articolo si concentrerà sulla spiegazione del processo di richiesta di viaggio e sul miglioramento dell'efficienza derivante dall'utilizzo di un software di automazione per digitalizzare il flusso di approvazione delle richieste di viaggio.
Che cos'è una richiesta di viaggio?
Un modulo di richiesta di viaggio per viaggi d'affari è un mezzo di registrazione nel mondo dei viaggi aziendali e dei viaggi di lavoro. Evita l'utilizzo di e-mail o carta. I dipendenti compilano il modulo con i dettagli del viaggio, i costi di viaggio, l'itinerario, i requisiti di alloggio e le informazioni chiave rilevanti per il viaggio all'interno del widget "Richiesta di viaggio" di InvestGlass. Questo modulo di richiesta di viaggio viene poi inviato e viene avviato un processo di approvazione. Le persone - gli 'approvatori' - impostate per questo processo di approvazione possono quindi accettare o rifiutare la richiesta di viaggio.
Come automatizzare le spese di viaggio?
Nella maggior parte delle aziende e delle istituzioni, le spese al di fuori dei viaggi vengono prese in considerazione direttamente tramite una richiesta di rimborso spese. Con la richiesta di viaggio di InvestGlass, può raccogliere facilmente questi dati nello stesso processo.
Le spese di viaggio sono il fulcro e il punto focale delle richieste di viaggio. Il centro di costo deve valutare la veridicità delle spese attraverso ampi processi manuali. Per questo motivo, la richiesta presentata per il viaggio imminente deve essere il più dettagliata possibile. Inoltre, le richieste di viaggio sono solitamente collegate a un numero di fattura. Questa fattura spiega con precisione i costi preventivati al reparto finanziario. Quando viene prodotta una fattura, l'inserimento dei dati può creare un errore umano dovuto a compiti ripetitivi. Tuttavia, questo sistema di fatturazione rimane il flusso di lavoro più utilizzato da dipendenti e manager.
I viaggi sono fondamentali per le nuove vendite
Chi approverà la richiesta di viaggio?
Una volta inviato il modulo di richiesta di viaggio con tutte le informazioni necessarie, compresi i numeri di fattura. La richiesta di viaggio viene valutata dagli approvatori. Gli approvatori possono essere il manager della persona, il dipendente responsabile delle politiche di viaggio o qualsiasi altra persona decisa dall'azienda.
Questo processo di approvazione può includere le firme elettroniche degli approvatori e il 2FA tramite dispositivi mobili. Tuttavia, questo processo è solitamente semplice e richiede almeno 1 o 2 approvatori. Una volta concessa l'approvazione della richiesta di viaggio, di solito viene imposta una limitazione dei dati alla persona in partenza.
Che tipo di restrizioni CRM offrirà la richiesta di viaggio?
Una volta finalizzati i dettagli del progetto e del viaggio, impostata la data di inizio e decisi i contatti da visitare, il processo di approvazione della richiesta di viaggio avvia una limitazione temporanea automatica dei dati per la durata del viaggio. Questa automazione riduce gli errori ed evita che il suo dipendente abbia accesso ai suoi dati quando è in ferie. Questo sistema è utilissimo per le banche private o per qualsiasi azienda che voglia limitare l'accesso al CRM durante i viaggi.
Cosa succederebbe se non utilizzasse un sistema di richiesta di viaggio?
La mancanza di un adeguato flusso di digitalizzazione delle richieste di viaggio pone molte e varie sfide:
- Gestione del tempo ed errori umani
- Tenga traccia delle informazioni chiave
- Nessun controllo sui costi di viaggio
- Rischio di perdita di dati
- Scarsa visibilità della gestione
La combinazione di queste sfide ha un impatto negativo sull'efficienza dei suoi team e sui livelli di stress.
Come convincere la sua azienda che l'automazione e la digitalizzazione sono la strada giusta da percorrere?
Nell'ambiente aziendale di oggi, caratterizzato da ritmi frenetici, la semplificazione delle operazioni è fondamentale. L'utilizzo di strumenti digitali non solo accelera i processi, ma migliora anche l'accuratezza grazie alla perfetta integrazione con i sistemi esistenti. Infatti, un significativo 72% dei leader del settore concorda sul fatto che gli strumenti digitali rafforzano la resilienza aziendale. Per le aziende alla ricerca di una soluzione efficiente ed economica, InvestGlass offre un'eccezionale piattaforma di automazione del flusso di lavoro a basso codice, creata su misura per le richieste di viaggio. La sua interfaccia facile da usare garantisce una formazione minima, consentendo una transizione rapida.
Quando pianifica un viaggio di lavoro, un dipendente deve solo inserire lo scopo del viaggio, l'itinerario, le spese previste e altri dettagli pertinenti. Il sistema indirizza in modo astuto la richiesta di viaggio per la convalida all'autorità o alle autorità competenti, in base alle spese previste e a qualsiasi richiesta finanziaria precedente al viaggio.
Al di là del processo immediato, InvestGlass fornisce alle aziende preziose informazioni per perfezionare e velocizzare continuamente il flusso di lavoro di approvazione. Metriche come la durata media dell'approvazione, i tempi di completamento dei compiti degli utenti e l'efficienza dei dipendenti sono prontamente disponibili. Ciò significa che, indipendentemente dalle dimensioni della sua azienda, il sistema di richiesta di viaggio di InvestGlass è lo strumento ideale per garantire operazioni efficienti e senza errori.