Una guida su cosa dovrebbe includere il suo portale per i dipendenti
Un portale per i dipendenti è la spina dorsale del dipartimento HR di un'azienda. Può aiutare a snellire i flussi di lavoro, a creare efficienza e a fornire risorse ai dipendenti. Tuttavia, è importante non trascurare le basi. Di seguito sono elencate cinque cose che un portale per i dipendenti dovrebbe includere:
1) Un help desk per domande rapide su politiche e procedure.
Creare nuovi documenti e moduli in base alle esigenze, senza dover passare attraverso più processi.
Pubblicare le comunicazioni rilevanti per i dipendenti sul portale, affinché tutto il personale possa accedervi.
Renda il suo help desk disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, tramite chat dal vivo o telefonate con i dipendenti che hanno bisogno di assistenza.
Benefici e congedi: Il portale dovrebbe includere informazioni sui benefici per i dipendenti e sui congedi. In questo modo i dipendenti possono vedere le opzioni e orientarsi su ciò che è meglio per loro. Questo include i seguenti argomenti: assicurazione sanitaria, piani pensionistici, programmi di assistenza scolastica e disponibilità di ferie/malattia.
2) Tracciamento dei congedi con flusso di lavoro di approvazione
Dopo la pagina di login, il suo personale dovrebbe trovare l'accesso a un calendario che include tutte le date in cui può assentarsi. La data attuale dovrebbe essere evidenziata. Cliccando su un altro giorno, si aprirà una finestra con tutti i giorni di ferie per quel mese, compresi i giorni di ferie o di malattia.
Il portale per i dipendenti dovrebbe anche includere un flusso di approvazione per tracciare le approvazioni attraverso il suo sistema di help desk, in modo da poter gestire meglio le approvazioni da parte di singoli dipendenti o gruppi di dipendenti. Quando un dipendente richiede più di tre giorni consecutivi di ferie in anticipo, si attiverà una richiesta di notifica automatica da parte delle Risorse Umane per dare l'autorizzazione alla richiesta; se viene negata, potrebbero essere necessarie altre azioni prima dell'approvazione, come la raccolta di informazioni sul motivo dell'indisponibilità (ad esempio, il certificato del medico).
Poiché InvestGlass si occupa di intermediari finanziari, abbiamo creato un widget di richiesta di viaggio che congela tutti i contatti che non visiterà durante il viaggio.
3) Moduli di rendicontazione delle spese, in modo da sapere che tipo di denaro viene speso agli eventi aziendali.
Un collegamento diretto alla generazione di fatture faciliterà il processo di generazione di una nota spese. Tutte le spese e le fatture possono essere caricate nel sistema e tutti i dipendenti avranno accesso a queste informazioni.
Costruisca i suoi moduli di rendicontazione delle spese, in modo da sapere che tipo di denaro viene speso agli eventi aziendali. O almeno dove sono finiti!
Se ci sono problemi con i rapporti o le fatture, allora li invii attraverso una richiesta di help desk, che attiverà automaticamente una notifica via e-mail da parte delle Risorse Umane; se prima dell'approvazione è necessario intraprendere ulteriori azioni, come la raccolta di ulteriori informazioni sul motivo per cui non sono disponibili per l'approvazione delle richieste di congedo, allora queste azioni devono avvenire prima.
4) Un organigramma, in modo che tutti sappiano chi riferisce a chi.
La gestione degli orari e dei turni dovrebbe essere visibile per gruppo e i post dovrebbero essere archiviati per data.
Questo aiuterà a programmare i dipendenti per i progetti e ad assicurarsi che tutti siano in grado di sapere chi sono i loro supervisori. I dipendenti sanno a chi rivolgersi in caso di necessità di ulteriore assistenza o chiarimento.
Il modo in cui i post devono essere programmati rende anche più facile per i manager vedere quali ferie ha preso un dipendente e quando sarà di nuovo disponibile.
Un organigramma facilita al personale delle Risorse Umane la localizzazione di tutte queste informazioni a colpo d'occhio: sia che ci sia una sola persona responsabile degli account social media della sua azienda, sia che ci siano cinque persone che lavorano in turni diversi, tutto può essere trovato facilmente senza dover ricorrere all'aiuto di altri dipartimenti, come l'IT, per recuperarle a causa della confusione su come funzionano le cose qui.
5) Sistema di messaggistica interna per la comunicazione istantanea
Tutte le comunicazioni possono essere condivise tramite uno strumento di comunicazione via chat.
Questo può aiutare a costruire relazioni con coloro che potrebbero non avere il tempo di gestire regolarmente le e-mail.
Il sistema di chat elimina anche la necessità di telefonare - che spesso sono più scomode delle chat, in quanto occupano molto del tempo prezioso di una persona. Inoltre, non c'è garanzia che la persona con cui sta comunicando sia disponibile al momento.
Coloro che preferiscono parlare possono invece utilizzare le chiamate vocali o le videochiamate per esprimere il loro punto di vista, rendendo il tutto ancora più facile per tutti i partecipanti.
I sistemi di messaggistica interna sono ottimi se vuole che i suoi dipendenti lavorino a distanza - in un altro Stato o in un altro Paese - perché queste comunicazioni avvengono istantaneamente.
Un compito può essere distribuito attraverso un semplice strumento di InvestGlass.
Molti di questi strumenti sono gratuiti e alcuni sono personalizzabili in base alle esigenze della sua azienda. Sia che desideri un help desk o che abbia semplicemente bisogno di moduli da compilare.
InvestGlass è stato progettato tenendo conto della facilità d'uso, in modo che i dipendenti possano navigare nel portale in modo semplice e veloce.
Quali caratteristiche deve avere un portale per i dipendenti? Non esiste una risposta univoca, poiché le esigenze di ogni azienda variano in base a ciò che può richiedere la sua forza lavoro. In molti portali moderni sono disponibili molte funzioni utili che rendono la comunicazione a distanza più facile che mai. I sistemi di messaggistica interna, come Skype, consentono ai dipendenti remoti che lavorano in qualsiasi parte del mondo di comunicare facilmente con gli altri dipendenti.
Qual è il prossimo portale per i dipendenti per il 2021?
Secondo un rapporto diGartner, oltre l '85% delle aziende ha implementato o sta aggiornando i portali per i dipendenti per migliorare l'esperienza digitale sul posto di lavoro. Piattaforme come InvestGlass consentono alle aziende di personalizzare l'interfaccia con il marchio aziendale, di gestire i dati dei dipendenti, le buste paga, le politiche di congedo e la comunicazione interna in modo efficiente.
Con il portale InvestGlass, può essere facilmente sintonizzato con i suoi colori aziendali e selezionare i widget necessari per il processo di registrazione, la gestione del nome utente, la busta paga, la gestione delle ferie, le notizie sulla sua azienda, la gestione delle opzioni di carriera e il raggruppamento delle domande in una FAQ.
Il suo portale rappresenta lo spirito della sua azienda! È la famiglia!