Una guía sobre lo que debe incluir su portal del empleado
Un portal del empleado es la columna vertebral del departamento de RRHH de una empresa. Puede ayudar a agilizar sus flujos de trabajo, crear eficiencias y proporcionar recursos a los empleados. Sin embargo, es importante no pasar por alto los aspectos básicos. A continuación se enumeran cinco cosas que debe incluir un portal del empleado:
1) Un servicio de asistencia para preguntas rápidas sobre políticas y procedimientos
Cree nuevos documentos y formularios según sus necesidades sin pasar por múltiples procesos.
Publique las comunicaciones relevantes para los empleados en el portal para que todo el personal pueda acceder a ellas.
Haga que su servicio de asistencia esté disponible 24 horas al día, 7 días a la semana, a través de chat en directo o llamadas telefónicas con los empleados que necesiten ayuda.
Prestaciones y permisos: El portal debe incluir información sobre las prestaciones y los permisos de los empleados. Así los empleados pueden ver las opciones mientras navegan por lo que más les conviene. Esto incluye los siguientes temas: seguro médico, planes de jubilación, programas de ayuda para la matrícula y disponibilidad de vacaciones/permisos por enfermedad.
2) Seguimiento de bajas con flujo de trabajo de aprobación
Tras la página de inicio de sesión, su personal debería encontrar acceso a un calendario con todas las fechas en las que puede tomarse vacaciones. La fecha actual debería aparecer resaltada. Al hacer clic en otro día, aparecerá una ventana con todos los días libres de ese mes, incluidas las vacaciones o la baja por enfermedad.
El portal del empleado también debe incluir un flujo de trabajo de aprobación para realizar un seguimiento de las aprobaciones a través de su sistema de asistencia, de modo que pueda gestionar mejor las aprobaciones por parte de personal individual o grupos de empleados. Cuando un empleado solicite más de tres días libres consecutivos por adelantado, se activará una notificación automática de RRHH para que autorice la solicitud; si se deniega, puede que sea necesario realizar acciones adicionales antes de la aprobación, como recopilar información sobre el motivo por el que no está disponible (por ejemplo, una nota del médico).
Como InvestGlass trata con intermediarios financieros, hemos creado un widget de solicitud de viaje que congela todos los contactos que no visitará durante el viaje.
3) Formularios de informe de gastos para que sepa qué dinero se gasta en los eventos corporativos
Un enlace directo a la generación de facturas facilitará el proceso de generación de un informe de gastos. Todos los gastos y facturas podrán cargarse en el sistema, y todos los empleados tendrán acceso a esta información.
Cree sus propios formularios de informe de gastos para saber qué dinero se gasta en los eventos corporativos. O, al menos, ¡a dónde ha ido a parar!
Si hay algún problema con los informes o las facturas, envíelos a través de una solicitud al servicio de asistencia técnica, que activaría automáticamente una notificación por correo electrónico de RR.HH.; si es necesario realizar más acciones antes de la aprobación, como recopilar más información sobre por qué pueden no estar disponibles para la aprobación de las solicitudes de baja, entonces estas acciones deben producirse primero.
4) Un organigrama para que todos sepan quién informa a quién
La gestión de horarios y turnos debe ser visible por grupo y los mensajes deben archivarse por fecha.
Esto ayudará a programar a los empleados para los proyectos y a asegurarse de que todos están en la misma página sobre quiénes son sus supervisores. Los empleados sabrán a dónde dirigirse si ocurre algo que requiera más ayuda o aclaraciones.
La forma en que se deben programar las publicaciones también facilita a los directivos ver qué tiempo libre se ha tomado un empleado y cuándo estará disponible de nuevo.
Un organigrama facilita al personal de RR.HH. la localización de toda esta información de un vistazo: tanto si tiene una persona a cargo de las cuentas de redes sociales de su empresa como si son cinco las personas que trabajan en turnos diferentes, todo podrá encontrarse fácilmente sin necesidad de ayuda adicional de otros departamentos, como el de TI, para recuperarlos debido a la confusión sobre cómo funcionan las cosas por aquí.
5) Sistema de mensajería interna para la comunicación instantánea
Todas las comunicaciones pueden compartirse a través de una herramienta de comunicación por chat.
Esto puede ayudar a entablar relaciones con aquellas personas que quizá no tengan tiempo de ocuparse del correo electrónico con regularidad.
El sistema de chat también elimina la necesidad de llamadas telefónicas, que suelen ser más incómodas que los chats, ya que ocupan mucho del valioso tiempo de alguien. Además, tampoco hay garantías de que la persona con la que se comunica esté disponible en ese momento.
Los que prefieran hablar pueden utilizar las llamadas de voz o las videollamadas para transmitir su punto de vista, lo que facilita aún más las cosas para todos los implicados.
Los sistemas de mensajería interna son estupendos si quiere que sus empleados trabajen a distancia -ya sea en otro estado o país- porque estas comunicaciones se producen al instante.
Una tarea puede distribuirse a través de una sencilla herramienta de InvestGlass.
Muchas de estas herramientas son gratuitas y algunas se pueden personalizar según las necesidades de su empresa. Tanto si desea un servicio de asistencia como si simplemente necesita formularios para que la gente los rellene.
InvestGlass se ha diseñado pensando en la facilidad de uso, de modo que a los empleados les resulte rápido y sencillo navegar por el portal.
¿Qué debe tener un portal del empleado? No hay una respuesta única, ya que las necesidades de cada empresa varían en función de lo que pueda necesitar su plantilla. En la actualidad, muchos portales modernos disponen de muchas funciones útiles que facilitan más que nunca la comunicación a distancia. Los sistemas de mensajería interna como Skype permiten a los empleados remotos que trabajan en cualquier parte del mundo comunicarse fácilmente con otros que trabajan
¿Cuál es el próximo portal del empleado para 2021?
Con el portal InvestGlass, podrá sintonizar fácilmente con sus colores corporativos y seleccionar los widgets que necesite para el proceso de registro, la gestión del nombre de usuario, la nómina, la gestión de las vacaciones, las noticias de su empresa, la gestión de las opciones profesionales y la reagrupación de preguntas en un FAQ.
¡Su portal representa el espíritu de su empresa! ¡Es la familia!