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Guía sobre lo que debe incluir su portal del empleado

Un portal del empleado es la columna vertebral del departamento de RRHH de una empresa. Puede ayudar a agilizar los flujos de trabajo, crear eficiencias y proporcionar recursos a los empleados. Sin embargo, es importante no pasar por alto los aspectos básicos. A continuación se enumeran cinco cosas que debe incluir un portal del empleado:

1) Un servicio de asistencia para preguntas rápidas sobre políticas y procedimientos

Cree nuevos documentos y formularios según sea necesario sin pasar por múltiples procesos.

Publicar en el portal las comunicaciones pertinentes dirigidas a los empleados para que todo el personal pueda acceder a ellas.

Ponga su servicio de asistencia a disposición de los empleados que necesiten ayuda las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a través de chat en directo o llamadas telefónicas.

Prestaciones y permisos: El portal debe incluir información sobre las prestaciones y los permisos de los empleados. De este modo, los empleados pueden ver las opciones mientras navegan por lo que más les conviene. Esto incluye los siguientes temas: seguro médico, planes de jubilación, programas de ayuda para la matrícula y disponibilidad de vacaciones/permisos por enfermedad.

2) Seguimiento de bajas con flujo de aprobación

Después de la página de inicio de sesión, su personal debería tener acceso a un calendario con todas las fechas en las que puede tomarse vacaciones. La fecha actual debe aparecer resaltada. Al hacer clic en otro día, aparecerá una ventana con todos los días libres de ese mes, incluidas las vacaciones o la baja por enfermedad.

El portal del empleado también debe incluir un flujo de trabajo de aprobación para realizar un seguimiento de las aprobaciones a través de su sistema de asistencia para que pueda gestionar mejor las aprobaciones por personal individual o grupos de empleados. Cuando un empleado solicite más de tres días libres consecutivos por adelantado, se activará una notificación automática de RR.HH. para que autorice la solicitud; si se deniega, es posible que deban realizarse acciones adicionales antes de la aprobación, como recopilar información sobre el motivo por el que no está disponible (por ejemplo, un justificante médico).

Como InvestGlass trata con intermediarios financieros, hemos creado un widget de solicitud de viaje que congela todos los contactos que no se van a visitar durante el viaje.

personas sentadas en una mesa en una habitación

3) Formularios de declaración de gastos para saber qué dinero se gasta en los eventos de la empresa.

Un enlace directo a la generación de facturas facilitará el proceso de generación de un informe de gastos. Todos los gastos y facturas pueden cargarse en el sistema, y todos los empleados tendrán acceso a esta información.

Cree sus propios formularios de informes de gastos para saber qué dinero se gasta en los eventos corporativos. O, al menos, a dónde ha ido a parar.

Si hay algún problema con los informes o las facturas, envíelos a través de una solicitud al servicio de asistencia técnica, que activará automáticamente una notificación por correo electrónico de RR.HH.; si es necesario realizar más acciones antes de la aprobación, como recopilar más información sobre por qué pueden no estar disponibles para la aprobación de solicitudes de permisos, estas acciones deben realizarse primero.

4) Un organigrama para que todo el mundo sepa quién informa a quién.

La gestión de horarios y turnos debe ser visible por grupo y los mensajes deben archivarse por fecha.

Esto ayudará a programar a los empleados para los proyectos y a asegurarse de que todos sepan quiénes son sus supervisores. Los empleados sabrán a quién dirigirse en caso de que necesiten más ayuda o aclaraciones.

La forma en que deben programarse las publicaciones también facilita a los jefes ver qué tiempo libre se ha tomado un empleado y cuándo vuelve a estar disponible.

Un organigrama facilita que el personal de RR.HH. localice toda esta información de un vistazo: tanto si hay una persona a cargo de las cuentas de redes sociales de la empresa como si hay cinco personas trabajando en turnos diferentes, todo se puede encontrar fácilmente sin necesidad de ayuda adicional de otros departamentos, como el de TI, para recuperarlos debido a la confusión sobre cómo funcionan las cosas aquí.

5) Sistema de mensajería interna para comunicación instantánea

Todas las comunicaciones pueden compartirse a través de una herramienta de comunicación por chat.

Esto puede ayudar a entablar relaciones con quienes quizá no tengan tiempo de ocuparse del correo electrónico con regularidad.

El sistema de chat también elimina la necesidad de llamadas telefónicas, que suelen ser más incómodas que los chats, ya que ocupan mucho del valioso tiempo de alguien. Además, tampoco hay garantías de que la persona con la que te comunicas esté disponible en ese momento.

Los que prefieran hablar pueden utilizar las llamadas de voz o las videollamadas para transmitir su opinión, lo que facilita aún más las cosas a todos los implicados.

Chat en directo con el cliente de InvestGlass

Los sistemas de mensajería interna son estupendos si quiere que sus empleados trabajen a distancia -ya sea en otro estado o país-, porque estas comunicaciones se producen al instante.

Una tarea puede distribuirse a través de una sencilla herramienta de InvestGlass.

Muchas de estas herramientas son gratuitas y algunas se pueden adaptar a las necesidades de su empresa. Tanto si quieres un servicio de asistencia como si simplemente necesitas formularios para que la gente los rellene.

InvestGlass se ha diseñado pensando en la facilidad de uso, de modo que a los empleados les resulte rápido y sencillo navegar por el portal.

¿Qué debe tener un portal del empleado? No hay una respuesta única, ya que las necesidades de cada empresa varían en función de lo que necesiten sus empleados. En la actualidad, muchos portales modernos disponen de muchas funciones útiles que facilitan más que nunca la comunicación a distancia. Los sistemas de mensajería interna, como Skype, permiten a los empleados remotos que trabajan en cualquier parte del mundo comunicarse fácilmente con otros que trabajan en cualquier lugar.

¿Cuál es el próximo portal del empleado para 2021?

Con el portal InvestGlass, puede sintonizar fácilmente con sus colores corporativos y seleccionar los widgets que necesite para el proceso de registro, la gestión del nombre de usuario, la nómina, la gestión de las vacaciones, las noticias de su empresa, la gestión de las opciones de carrera y la reagrupación de preguntas en un FAQ.

Su portal representa el espíritu de su empresa. ¡Es la familia!

Empieza hoy mismo con tu prueba gratuita de InvestGlass.