La guía definitiva de los procesos de aprobación

Dominar el proceso de aprobación con InvestGlass: Una guía completa para agilizar los procesos empresariales

InvestGlass ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan los procesos de aprobación, desde el presupuesto hasta el cobro, los procesos de ventas y los procesos de cumplimiento. Mediante la automatización de los componentes clave de un proceso de aprobación, las empresas pueden ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia general. En este artículo, proporcionaremos una descripción detallada del sistema de aprobación que ofrece InvestGlass, incluidos los elementos que intervienen en la creación de procesos de aprobación automatizados, los beneficios de un proceso de aprobación de flujo de trabajo y las acciones de aprobación final que puede esperar.

Comprender el proceso de aprobación

Un proceso de aprobación consiste en una serie de pasos que deben seguirse para tomar una decisión o emprender una acción. Este proceso puede aplicarse a una amplia gama de escenarios empresariales, como aprobaciones de presupuestos, aprobaciones de facturas y aprobaciones de proyectos. InvestGlass ofrece dos tipos de procesos de aprobación: en serie y en paralelo.

Proceso de aprobación en serie para procesos empresariales sencillos:

En un proceso de aprobación en serie, las solicitudes de aprobación se envían a cada aprobador una tras otra. Cada aprobador debe validar su parte antes de que la solicitud se envíe al siguiente aprobador. Así se garantiza que se obtienen todas las aprobaciones necesarias antes de emprender una acción.

Proceso paralelo de solicitud de aprobación:

En un proceso de aprobación paralelo, se envían varias solicitudes de aprobación simultáneamente, lo que permite a todos los aprobadores validar o rechazar la solicitud al mismo tiempo. Este método suele utilizarse cuando hay que tomar una decisión rápidamente y la opinión o contribución de todos es esencial.

Crear un proceso de aprobación automatizado con InvestGlass

Para crear un proceso de aprobación automatizado, siga estos pasos:

1. Configure la lista de aprobadores, que suele estar formada por un grupo que representa a un equipo. Se pueden añadir varios aprobadores a una lista.
2. Cree un nuevo proceso de aprobación, seleccionando el objeto de destino (como un registro de contacto o un documento).
3. Establezca condiciones, si lo desea, para automatizar el proceso.
4. Elija el método de comunicación (por defecto, notificación en el sitio web y correo electrónico).
5. Personalice las plantillas de correo electrónico y las plantillas de notificación si lo desea.
6. Establecer condiciones de votación, recuperar funciones y reasignar funciones.
7. Configure las acciones de aprobación final y la comunicación.

Una vez completados estos pasos, puede configurar la cadena del proceso de aprobación como un proceso en serie o en paralelo.

Ventajas de los procesos de aprobación automatizados

Los procesos de aprobación manuales pueden llevar mucho tiempo y ser propensos a errores. La automatización de los procesos de aprobación permite:

• Mayor control y transparencia
• Permitir a los miembros del equipo obtener aprobaciones más rápidamente
• Reducir errores y mejorar la eficacia

InvestGlass también permite personalizar el proceso de aprobación, atendiendo a procesos de aprobación específicos requeridos por distintos departamentos, iniciativas de marketing o planes de proyectos.

Componentes clave de un proceso de aprobación

Un proceso de aprobación eficaz es vital para agilizar los procesos empresariales y garantizar que las decisiones cruciales se tomen a tiempo. Los componentes clave de un proceso de aprobación incluyen los siguientes elementos:

• Solicitud de aprobación: La presentación inicial de una solicitud de aprobación por parte de los miembros del equipo o las partes interesadas pertinentes.
• Proceso empresarial: Todo el proceso, desde la presentación hasta la aprobación o el rechazo final, debe diseñarse para responder a las necesidades específicas de la empresa.
• Proceso automatizado: La automatización de los procesos de aprobación puede reducir errores, ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia.
• Gestión de aprobaciones: Un sistema bien organizado para gestionar las aprobaciones, incluidos los niveles de permiso, las fechas de vencimiento y los canales de comunicación.
• Proceso de revisión: Una revisión exhaustiva de los documentos presentados, incluida una revisión inicial y cualquier otro paso de aprobación necesario.
• Plantillas personalizadas: Se pueden utilizar plantillas integradas o crear plantillas personalizadas para agilizar el proceso y garantizar que se incluyan todos los detalles necesarios en los documentos presentados.
• Pasos de aprobación: Los múltiples pasos implicados en el proceso, incluidas las acciones de presentación inicial, los pasos del proceso de aprobación y las acciones de rechazo final.
• Proceso de aprobación de InvestGlass: Integrar el proceso de aprobación con InvestGlass puede ayudar a gestionar las aprobaciones entre distintos departamentos y facilitar la colaboración.
• Plan del proyecto: Un plan de proyecto claramente definido puede ayudar a guiar el proceso de aprobación y garantizar que se tengan en cuenta todos los aspectos del proyecto.
• Oportunidad: Garantizar que las aprobaciones se realizan a tiempo es crucial para mantener la eficiencia y evitar retrasos innecesarios.

Al centrarse en estos componentes clave, las empresas pueden crear procesos de aprobación automatizados que son más eficientes y eficaces que los procesos de aprobación manuales. Esto permite a los equipos colaborar con mayor eficacia, reduce el riesgo de errores y garantiza que los proyectos avancen sin contratiempos.

Conclusión

Al aprovechar el proceso de aprobación automatizado de InvestGlass, las empresas pueden agilizar sus sistemas de aprobación, mejorando la eficiencia y reduciendo los errores. Con una interfaz fácil de usar y opciones personalizables, InvestGlass ofrece las herramientas necesarias para crear un proceso de aprobación sin problemas adaptado a las necesidades únicas de su empresa.

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