Quels sont les 5 principaux avantages des signatures numériques avec RPA ?
Avec la dépendance croissante aux solutions numériques, la cybersécurité est devenue une priorité essentielle pour les entreprises du monde entier.La pandémie de COVID-19 a accéléré la transformation numérique, mais elle a également entraîné une hausse significative de la cybercriminalité. Par exemple, le Royaume-Uni a signalé une augmentation de 24 % des délits de fraude au cours de l'année qui s'est achevée en mars 2021, pour un total de 4,6 millions d'incidents. En outre, le FBI a observé une multiplication par quatre des plaintes pour cybercriminalité au cours des premiers mois de la pandémie. À l'heure où les organisations s'engagent dans la numérisation, il est essentiel de mettre en place des mesures de sécurité solides, telles que le cryptage, l'authentification multifactorielle et la surveillance continue, afin de protéger les données sensibles et de maintenir la confiance.
Qu'est-ce que l'automatisation robotique des processus (RPA) ?
L'automatisation des processus robotiques (RPA) est l'utilisation de logiciels informatiques "robots" pour traiter des tâches numériques répétitives et basées sur des règles. Par exemple, remplir la même information à plusieurs endroits, réintroduire des données ou copier-coller. Nous combinons InvestGlass RPA avec une signature numérique pour obtenir une efficacité de processus imbattable. Les formulaires numériques se remplissent d'eux-mêmes et les processus automatisés accélèrent la signature des documents.
Les scandales liés à la confidentialité des données font chaque jour la une des journaux. De Snowden à Facebook et WhatsApp, les individus sont de plus en plus sceptiques et prudents lorsqu'ils ont affaire à la technologie. Sans aller aussi loin que Dave Egger dans le Cercle, tout le monde est d'accord sur le risque de violation de la confidentialité des données.
Par conséquent, le débat en cours sur les signatures numériques devient évident. Dans cet article, nous allons expliquer ce que sont les signatures électroniques, comment fonctionne la technologie des signatures numériques, et comment accepter et utiliser les signatures numériques dans une plateforme CRM, principalement InvestGlass et nos partenaires API ; en prouvant les avantages des signatures électroniques et la sécurité supplémentaire de l'utilisation de cette technologie.
Quelle est la meilleure signature électronique ?
Les signatures électroniques peuvent-elles supplanter les signatures de documents papier? Dans notre environnement de plus en plus numérisé, la pandémie actuelle a fait naître des doutes sur la faisabilité des réunions en personne et des pressions pour trouver des moyens à distance de faire face à presque toutes les situations. Il est évident que cela s'applique aux signatures.
Qu'est-ce qu'une signature électronique ? Une e-signature, une signature numérique ou une signature électronique est un moyen numérique légal de donner son approbation ou son consentement sur des documents numériques, des formulaires, des questionnaires, des enquêtes, etc. Dans notre société numérisée, elle peut théoriquement remplacer tout processus de signature et simplifier les processus de vente et de collecte de données. Il existe une multitude de fournisseurs de signatures numériques tels que DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, etc. Les solutions de signature électronique sont basées sur des infrastructures appelées PKI (Public Key Infrastructure). L'infrastructure à clé publique regroupe les certificats numériques et le cryptage de la clé de signature publique nécessaire pour fournir un environnement de signature sûr.
Comment devenir un fournisseur de signature électronique officiellement reconnu ? La Suisse, l'Union européenne, les États-Unis et la plupart des États ou gouvernements disposent d'autorités de certification, d'institutions et de personnes qui régissent les signatures électroniques et leur applicabilité. Les exigences en matière de sécurité sont élevées et les fournisseurs doivent les respecter pour pouvoir fournir des certificats de signature juridiquement contraignants. En Europe, le règlement eIDAS de l'Union européenne décrit la règle de validation.
Les 5 principaux avantages de la signature numérique ?
1 - Efficacité/vitesse
Tout d'abord, la signature numérique des documents n'est pas l'équivalent du papier en ce qui concerne la gestion du temps et la facilité d'utilisation. Au cours d'un processus de vente, de nombreuses signatures doivent être recueillies auprès de différentes personnes. La charge administrative peut entraver la vente et, parfois, annuler complètement l'accord. En effet, outre votre signature et celle de l'autre partie, des collaborateurs et des cadres supérieurs peuvent être amenés à signer, ce qui rallonge le processus. L'utilisation des signatures électroniques dans votre entreprise pourrait bien être la solution économique qui fera la différence. Le temps, c'est de l'argent !
2 - Expérience utilisateur
Un deuxième avantage sous-estimé est l'amélioration de l'expérience de l'utilisateur : La signature de documents n'a jamais été aussi facile. Le processus d'impression, de signature et de numérisation pour renvoyer le même document est simplifié par l'ouverture d'une demande de signature par courrier électronique. L'ensemble du processus prend moins de deux minutes.
En outre, l'interface utilisateur est personnalisable avec votre marque et vos couleurs, ce qui permet d'adapter l'expérience de vos clients.
3 - Conformité juridique
Troisièmement, la technologie de la signature numérique s'appuie sur des réglementations claires telles que l'eIDAS pour l'Union européenne. Ces règles contraignantes établissent un cadre clair pour les fournisseurs de signatures numériques et garantissent l'intégrité en cas de litige.
En outre, l'authenticité nécessite une identification par le biais d'une authentification à deux facteurs ou même de contrôles d'identité.
4 - Sécurité
Quatrièmement, comme nous venons de le mentionner, l'authentification à deux facteurs et les contrôles d'identité offrent un niveau élevé de sécurité en ce qui concerne l'accès aux documents et les possibilités de signature. Ce fait est en fait le contre-argument le plus important pour les personnes qui se plaignent de la question de la confidentialité des données des signatures électroniques. En effet, en quoi le fait de recevoir le document par courrier électronique et de l'imprimer ensuite est-il plus sûr ? En outre, même en cas de violation de la sécurité, le cryptage des données rend leur extraction difficile. Ce cryptage garantit également que personne ne peut modifier le document après la signature, ce qui signifie qu'il n'y a aucun risque que quelqu'un ajoute une nouvelle page ou en supprime une de l'accord.
Si cela ne suffisait pas, le système 2FA (authentification à deux facteurs) garantit que personne ne peut copier ou falsifier votre signature et l'utiliser dans un autre contexte.
En ce qui concerne les options de déploiement, la plupart des fournisseurs de signatures numériques utilisent une configuration SAAS ; cependant, le déploiement sur site est une tendance croissante et nous pouvons nous attendre à ce que tous les fournisseurs offrent une telle option dans un avenir proche.
5 - Réduction des coûts de transaction
Enfin, l'automatisation du processus de signature électronique peut atténuer les conséquences financières des erreurs humaines, telles que les erreurs de signature ou la perte de documents, erreurs qui ralentissent le processus et entraînent des dépenses si elles ne sont pas détectées. Les signatures électroniques garantissent que tout est en ordre, évitant ainsi les problèmes de fixation et les dépenses qui en découlent. Si l'on se concentre sur les dépenses, l'accumulation des économies réalisées sur le papier, les scans, les copies, le courrier, les paquets, etc. semble minime, mais elle représente des économies considérables.
Le processus de signature numérique est plus efficace, plus convivial et plus conforme que la signature d'un document papier ordinaire. En outre, le renforcement de la sécurité offert par ces outils électroniques ainsi que la réduction des coûts de main-d'œuvre et de matériel sont des avantages clés des signatures électroniques.
Automatisez votre processus de signature numérique
InvestGlass est un CRM basé en Suisse qui regroupe un PMS, un portail client et des outils de Digital onboarding. La plateforme propose deux partenaires de signature numérique : Signatys et Connective. Afin d'utiliser le système de signature électronique de votre choix, veuillez contacter l'équipe InvestGlass pour activer cette fonctionnalité.
Comment pouvez-vous utiliser les signatures numériques avec InvestGlass ? Il y a deux façons :
1. Lancer manuellement une signature numérique
2. Signature électronique automatisée - c'est l'automatisation des processus robotiques
Lancement manuel d'une signature numérique
Au sein de la plateforme InvestGlass, vous pouvez sauvegarder vos documents, des documents liés aux prospects et aux clients, ou même des documents liés à des objets tels que des titres ou des comptes. A partir de ces documents pdf ou de ces paquets de documents, vous pouvez demander manuellement des signatures numériques à vos contacts ou à des contacts pertinents.
Un autre type de document qui peut nécessiter une identification et une authentification sont les formulaires et les enquêtes. InvestGlass utilise le concept de formulaires pour de nombreuses raisons allant de la remédiation KYC aux propositions d'investissement, et de la collecte de prospects à des enquêtes spécifiques. Les réponses aux formulaires peuvent devoir être signées afin de prouver l'identité et l'intégrité du document. Par conséquent, une fois qu'un formulaire est soumis, vous pouvez lancer manuellement un processus de signature numérique ; cependant, ce processus peut également être automatisé.
Automatisation des processus robotiques et signature électronique
Tout document peut faire l'objet d'une demande de signature manuelle. Cependant, l'automatisation est possible pour la soumission de formulaires numériques. Ainsi, en fonction de la règle définie, les demandes de signature numérique sont automatiquement envoyées lors de la soumission d'un formulaire. Deux conditions doivent être remplies : les données du contact doivent contenir une adresse électronique et un numéro de téléphone valides. Sans ces deux conditions préalables, l'algorithme ne pourra pas lancer le processus. Une clé privée pour une signature numérique ne peut être confirmée qu'en utilisant une authentification à deux facteurs, nécessitant une adresse électronique et un numéro de téléphone.
Une fois le processus lancé, les contacts concernés recevront un courriel demandant une signature électronique pour des documents ou des contrats spécifiques. Pour la première fois, la plateforme créera une signature numérique pour vous, avec votre identité. Après avoir créé la signature, le prestataire de services de confiance vous enverra un code de confirmation par message, ce qui augmentera les niveaux de sécurité.
N'essayez pas, faites-le !
Les signatures électroniques sont régies par des règles strictes et en constante évolution établies par une autorité de certification. Ce renforcement de la sécurité réduit les risques pour la confidentialité des données et offre des avantages indiscutables par rapport aux signatures sur papier. Ce nouveau mode de signature est d'autant plus à la mode que la pandémie se stabilise et devient la nouvelle norme.
Si vous hésitez encore - ce que font les entreprises au début - nous proposons également un service mixte associant le format papier et le format numérique dans le même processus d'approbation, afin d'assurer la continuité de votre activité pendant votre transformation numérique.
Par défaut, InvestGlass vous fournit deux partenaires en e-signature, Connective et Signatys, qui ont des différences spécifiques. En termes de support, n'hésitez pas à contacter notre équipe par email ou par téléphone et nous nous ferons un plaisir de répondre à toutes vos questions et de vous aider à choisir la meilleure solution en fonction de vos besoins.