Comment créer un portail pour les employés

Dans cet article, vous trouverez toutes les meilleures leçons que nous avons apprises sur la construction de portails pour employés. Que votre entreprise soit de petite ou de grande taille, vous trouverez toujours avec InvestGlass la meilleure façon de collecter le top et de partager le contenu avec vos employés. Vous apprécierez qu'InvestGlass intègre un constructeur de formulaire de processus d'embarquement personnalisable.

Un portail pour les employés est conçu pour que tous les membres de votre équipe puissent accéder à l'information dont ils ont besoin à l'intérieur ou à l'extérieur du bureau. InvestGlass est une excellente plateforme pour partager le meilleur contenu et l'organiser de manière simple sans en perdre la qualité.

Lorsque les employés commencent à travailler pour votre entreprise, ils partagent avec vous leurs données personnelles, y compris leur carte d'identité. Le portail des employés est un excellent moyen de se tenir au courant des événements de l'entreprise, des informations importantes et de bien d'autres choses encore. Nous décrirons les différentes étapes utilisées pour impliquer vos employés dans une plateforme numérique. Même pour les petites entreprises, le portail client sera utile pour collecter du contenu pertinent.

Comment créer un portail pour les employés ?

1. Identifiez l'objectif du portail des employés de votre entreprise.

Toutes les entreprises devraient comprendre clairement ce qu'un portail pour employés peut leur apporter. Nous allons présenter ici quelques objectifs que nos clients cherchent à atteindre dans leur portail pour employés :

• Moderniser les activités opérationnelles telles que la collecte de données à l'aide de formulaires numériques.
• Invitez les équipes à collaborer en toute sécurité en partageant des fichiers communs.
• Encourager les activités sociales telles que les actions caritatives et accroître l'engagement social par le biais de campagnes.
• Centralisez en quelques secondes la communication entre entreprises et employés.

La plateforme est utilisée pour collecter les tâches et s'assurer que vos employés comprennent les objectifs de l'entreprise. Comme la plateforme est entièrement modulaire, vous disposerez de multiples options de collaboration. Tout le monde dans l'entreprise peut piloter le portail et aucune compétence informatique n'est nécessaire pour personnaliser votre portail des employés. Cela signifie que n'importe quel membre du département des ressources humaines pourra personnaliser le portail pour collecter des documents et créer un lieu de travail axé sur les valeurs.

Le portail est également connecté au CRM ainsi qu'à l'automatisation des tâches. L'automatisation des tâches et le processus d'approbation faciliteront le travail quotidien du département des ressources humaines ainsi que le traitement des demandes de voyage.

2. Définissez vos besoins.

Une entreprise est un travail d'équipe, il est donc important de rassembler toutes les informations en un seul endroit. Un portail pour les employés est un moyen fantastique de réunir tous les utilisateurs autour d'une même technologie.

Le portail est en quelque sorte un outil d'engagement social. Il est donc important de recueillir toutes les informations nécessaires à l'indemnisation des besoins et des préférences des employés. Lors d'occasions spéciales comme Noël, vous pourriez trouver utile de donner la priorité aux événements de l'entreprise.

3. Déterminer la conception du portail des employés.

Le portail est entièrement personnalisable, ce qui vous permet d'y introduire votre propre logo, vos propres couleurs et votre propre verbiage. Il est important d'étendre la marque de votre entreprise au portail. Le portail fait partie de votre identité de marque. Vous pouvez gérer la modularité en fonction des groupes d'étiquettes et d'équipes. La création d'un intranet simple est extrêmement facile. Le portail peut être intégré à votre site web.

Il y a plusieurs aspects cruciaux de la conception que l'équipe d'InvestGlass recommande pour un succès optimal :

• Segmentez votre portail en groupes d'équipes, par exemple par secteur d'activité, et par groupe de travail.
• Présentez la gestion des documents, la gestion des événements, les salons d'entreprise, la création de communautés, les connexions sociales, les offres d'emploi internes, les politiques et procédures de l'entreprise, les flux de travail, les offres en matière de responsabilité sociale, les nouveaux produits, etc.
• Inclure les salons de discussion
• Montrer des vidéos sur la culture d'entreprise

Votre portail pour les employés doit contenir des informations sur les RH, telles que les politiques de l'entreprise, les règles de l'entreprise et les attentes de l'entreprise. Par conséquent, le portail devrait également réduire le nombre d'appels téléphoniques et d'e-mails adressés au service des RH. Les nouveaux employés apprécieront de trouver toutes les informations dans un portail en ligne et non dans un épais paquet de papier.

Votre portail doit également être visuellement beau et attrayant. En tant qu'espace de travail numérique pour vos employés, il doit être joyeux et présenter les actualités de l'entreprise.

Avec l'enregistrement des fichiers et des dossiers InvestGlass, les documents seront étiquetés et distribués en fonction de leur importance. Vous garderez tous les documents correctement étiquetés et structurés dans un logiciel de portail sécurisé pour les employés.

Nous vous conseillons d'encourager vos employés à remplir des profils personnels afin que d'autres employés avec InvestGlass FORM.

4. Affectez les employés aux rôles appropriés.

Le portail InvestGlass offre un système sophistiqué de "qui voit quoi". Cela signifie que les départements de ressources humaines seront capables de suivre quelles informations sont visibles de quel département ou employé. Cette fonctionnalité pourrait être un atout pour une petite entreprise mais un must pour une grande organisation.

5. Faut-il chercher une solution adaptée sur le marché ou construire une gestion documentaire en interne ?

Les moyennes et grandes entreprises aiment s'engager dans une gestion de projet ambitieuse. Construire le meilleur portail pour les employés n'est pas quelque chose que vous créerez à partir de rien. Avec le portail que nous proposons chez InvestGlass, il est extrêmement facile de créer votre propre expérience personnalisée. Et vous constaterez qu'il est plus facile d'acheter une solution que de les motiver à la créer de toutes pièces.

5 caractéristiques du portail des employés à rechercher

1. Recherchez

Votre portail doit être convivial ; essayez donc de limiter le contenu car vous voulez un portail qui soit prêt pour le libre-service des employés. Vous devez encourager les employés à aller chercher des informations par eux-mêmes. Les employés doivent trouver les informations dont ils ont besoin en moins de deux clics.

2. Blog

Le blog est un excellent moyen de partager du contenu, mais certains employés pourraient préférer les vidéos. Nous avons suggéré à plusieurs clients d'utiliser Videoask pour partager du contenu de qualité de manière interactive.

3. Service d'assistance

Les employés peuvent avoir des problèmes techniques et des questions auxquelles il faut répondre rapidement. Les départements RH et informatique peuvent mettre en place un système de billetterie au sein du portail des employés afin que ces derniers puissent obtenir une aide technique.

4. Mobilité

Le portail est entièrement compatible avec les tablettes et les smartphones. Votre portail pour les employés est adapté à une utilisation mobile sous forme d'application. Les affaires sont en mouvement, alors vos tableaux d'événements seront visibles sur les smartphones de vos équipes.

5. Gamification

La gamification dans l'entreprise vise à apporter un peu de saine compétition et de plaisir sur le lieu de travail. C'est un bon moyen de maintenir les employés pleinement engagés dans leur travail. Vous pouvez ajouter certaines fonctionnalités telles que des quiz, des enquêtes et des sondages pour rendre le portail plus interactif.

5 conseils pour optimiser le portail des employés de votre entreprise

1. Incluez une zone de questions fréquemment posées.

Les FAQ sont essentielles pour tout portail d'entreprise destiné aux employés, car elles permettent de réduire le nombre d'appels et d'e-mails adressés aux RH. En créant une section FAQ, vous créez un espace où les employés peuvent se rendre pour trouver des réponses sans avoir à contacter le support. Un autre bon moyen d'optimiser votre portail des employés consiste à déterminer quelles sont les fonctionnalités ou le contenu.

Répondre à ces questions fait perdre un temps précieux au personnel des RH et aux collègues qui devraient se concentrer sur leur propre travail. L'une des façons de faciliter l'accès des employés aux ressources et aux informations est d'automatiser les tâches et les processus au sein même du portail des employés. Par exemple, vous pouvez utiliser un système de suivi des candidats pour suivre les demandes d'emploi.

2. Organisez le portail.

Faites simple. Il est préférable de montrer moins d'informations que de submerger les employés avec des tonnes d'informations. Vous pouvez organiser le portail par département ou par type de contenu pour que les choses restent organisées et faciles à parcourir et à naviguer. Une façon d'encourager l'engagement des employés sur le portail de votre entreprise est d'ajouter des fonctions interactives telles que des sondages, des enquêtes et des quiz.

3. Personnalisez le portail.

L'objectif principal est d'aider les employés à se connecter et à rester en contact. Nous vous recommandons de mettre en avant les réussites des employés, accompagnées de photos et de citations de ces derniers. Ces témoignages peuvent être présentés à différents endroits du portail, par exemple sur la page d'accueil ou dans le fil d'actualité des employés.

4. Veillez à ce que le portail soit facile à parcourir.

Il faut rester simple, avec des interfaces épurées. Les employés doivent pouvoir se familiariser complètement dès les premières utilisations."

5. Promouvoir les valeurs et l'objectif de l'entreprise.

Vous avez certainement entendu parler de WHY WHAT HOW par Simon Sinek. Et c'est exactement la même chose pour le portail des employés de votre entreprise. Vous devez savoir POURQUOI vous créez un portail et à quoi il sert. En promouvant les valeurs et l'objectif de l'entreprise, non seulement les employés seront plus engagés sur le portail, mais ils se sentiront également plus investis dans leur travail. Montrez toujours les valeurs de l'entreprise à travers le contenu, les fonctionnalités et la conception, et vous créerez un portail dont les employés seront fiers de faire partie.

Votre recherche d'un portail pour les employés est déjà terminée - découvrez InvestGlass.

InvestGlass est votre portail d'employés tout-en-un qui combine la communication, la gestion des événements, la gestion des tâches et le partage de fichiers pour aider votre équipe à atteindre des niveaux de productivité optimaux.

Vous trouverez tous les outils dont vous avez besoin pour construire un portail de collaboration puissant. Le portail est hébergé en Suisse ou dans vos propres locaux. La plupart des entreprises optent pour le cloud suisse, mais vous pouvez décider de l'héberger sur vos serveurs si vos politiques de ressources humaines sont plus protectrices.

La technologie InvestGlass est entièrement personnalisable pour répondre à une variété de besoins.

Avec InvestGlass, vous pouvez :

• Stockez et partagez des fichiers dans un endroit sécurisé, et complétez leur contrôle automatique de version et leurs formulaires numériques.
• Tirer parti du processus d'approbation et des outils de demande de voyage pour réduire les échanges d'e-mails.
• Gérer et attribuer des tâches aux différents membres de l'équipe, et en assurer le suivi.
• créer des espaces de travail personnalisés et tenir compte des projets de chaque équipe
• Vérification du nom par rapport à la base de données AML KYC telle que ONFIDO

Pour créer une plateforme de productivité parfaite, notre équipe de spécialistes vous aidera à naviguer dans les options et les outils d'InvestGlass. Notre équipe vous proposera plusieurs exemples d'intranets que nous avons construits avec des politiques d'accès sophistiquées. Préparez-vous à récolter les bénéfices numériques. Êtes-vous prêt à essayer la plateforme que vos responsables RH vont adorer ?

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