كيفية بناء بوابة إلكترونية للموظفين
Building an effective employee portal is essential for enhancing internal communication and boosting productivity within an organization. An employee portal serves as a centralized platform where staff can access company resources, collaborate on projects, and stay informed about corporate updates. Implementing such a portal can lead to a 20% increase in employee satisfaction and an 87% improvement in employee retention.
To create a successful employee portal, it’s crucial to define clear objectives, involve stakeholders in the planning process, and ensure the platform is user-friendly and aligns with the company’s branding. Regularly updating the portal with relevant content and features that cater to employees’ needs will further promote engagement and foster a positive organizational culture.
ستجد في هذه المقالة أفضل الدروس التي تعلمناها حول بناء بوابات الموظفين. سواء كانت شركتك صغيرة أو كبيرة الحجم، ستجد دائمًا مع InvestGlass أفضل طريقة لجمع أفضل المحتويات ومشاركتها مع موظفيك ستقدر أن InvestGlass يتضمن أداة إنشاء نماذج عملية التأهيل القابلة للتخصيص.
تم تصميم بوابة الموظفين لجميع أعضاء فريقك للوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها داخل المكتب أو خارجه. تُعد منصة InvestGlass منصة رائعة لمشاركة أفضل محتوى وتنظيمه بطريقة بسيطة دون فقدان أي من جودته.
عندما يبدأ الموظفون العمل في شركتك سيشاركونك بياناتهم الشخصية بما في ذلك بطاقة الهوية. تُعد بوابة الموظفين طريقة رائعة للبقاء على اطلاع دائم بأحداث الشركة والأحداث والمعلومات المهمة وغير ذلك الكثير. سنقوم بوصف الخطوات المختلفة المستخدمة لإشراك موظفيك في منصة رقمية. حتى بالنسبة للشركات الصغيرة، ستكون بوابة العميل مفيدة في جمع المحتوى ذي الصلة.
كيف تنشئ بوابة الموظف؟
1. حدد الغرض من بوابة الموظفين في شركتك.
يجب على جميع الشركات أن تفهم بوضوح ما يمكن لبوابة الموظفين أن تقدمه لها. سنعرض هنا بعض الأهداف التي يتطلع عملاؤنا إلى تحقيقها من خلال بوابة الموظفين الخاصة بهم:
- تحديث الأنشطة التشغيلية مثل جمع البيانات باستخدام النماذج الرقمية.
- دعوة الفرق للتعاون بشكل آمن مع مشاركة الملفات المشتركة بشكل مشترك
- تشجيع الأنشطة الاجتماعية مثل الأعمال الخيرية وزيادة المشاركة الاجتماعية في الحملات
- جعل التواصل بين المؤسسة والموظفين مركزياً في ثوانٍ معدودة
تُستخدم المنصة لجمع المهام والتأكد من فهم موظفيك لأهداف الشركة. نظرًا لأن المنصة معيارية بالكامل، سيكون لديك خيارات تعاون متعددة. يمكن لأي شخص في الشركة تجربة البوابة ولا حاجة لمهارات تكنولوجيا المعلومات لتخصيص بوابة الموظفين. وهذا يعني أن أي شخص في قسم الموارد البشرية سيكون قادراً على تخصيص البوابة لجمع المستندات وبناء مكان عمل يركز على القيمة.
ترتبط البوابة أيضًا بنظام إدارة علاقات العملاء بالإضافة إلى التشغيل الآلي للمكتب. ومن شأن أتمتة المهام وعملية الموافقة أن تسهل العمل اليومي لقسم الموارد البشرية بالإضافة إلى سحب طلبات السفر.
2. حدد متطلباتك.
الشركة عبارة عن فريق عمل واحد، لذلك من المهم جمع كل المعلومات في مكان واحد. تعد بوابة الموظفين طريقة رائعة لجلب جميع المستخدمين إلى نفس التقنية.
البوابة هي بطريقة ما أداة مشاركة اجتماعية، لذا من المهم أن تسحب جميع المعلومات في تحديد احتياجات الموظفين والميزات المفضلة لديهم. في المناسبات الخاصة مثل أعياد الميلاد، قد تجد أنه من المفيد دفع أحداث الشركة على سبيل الأولوية.
3. تحديد تصميم بوابة الموظف.
البوابة قابلة للتخصيص بشكل كامل بحيث يمكنك إدخال شعارك ولونك وإسهابك في البوابة. من المهم توسيع نطاق العلامة التجارية لشركتك إلى البوابة. البوابة جزء من هوية علامتك التجارية. يمكنك إدارة النمطية على أساس العلامة ومجموعات الفريق. من السهل للغاية إنشاء شبكة إنترانت بسيطة. يمكن تضمين البوابة داخل موقعك الإلكتروني.
هناك العديد من جوانب التصميم الحاسمة التي يوصي بها فريق InvestGlass لتحقيق النجاح الأمثل:
- قم بتقسيم بوابتك إلى مجموعات فريق، مثل حسب خط العمل ومجموعة العمل.
- اعرض إدارة المستندات، وإدارة الفعاليات، ومعارض الشركات، وإنشاء المجتمعات، والاتصالات الاجتماعية، وإعلانات الوظائف الداخلية، وسياسات الشركة وإجراءاتها، وسير العمل، وعروض المسؤولية المؤسسية، والمنتجات الجديدة، وغير ذلك الكثير.
- تضمين غرف الدردشة
- عرض مقاطع فيديو بثقافة الشركة
يجب أن تحتوي بوابة الموظفين على معلومات الموارد البشرية على الموقع مثل سياسات الشركة وقواعد الشركة وتوقعات العمل. لذلك يجب أن تقلل البوابة أيضًا من المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني إلى قسم الموارد البشرية. سوف يستمتع الموظفون الجدد بالعثور على جميع المعلومات في بوابة إلكترونية على الإنترنت وليس في حزمة سميكة من الورق.
كما يجب أن تكون بوابتك الإلكترونية جميلة وجذابة بصرياً. وباعتبارها مساحة عمل رقمية لموظفيك، يجب أن تكون مبهجة وتعرض أخبار الشركة.
مع تسجيل ملفات ومجلدات InvestGlass، سيتم وضع علامة على المستندات وتوزيعها بناءً على أهميتها. ستحتفظ بجميع المستندات موسومة ومنظمة بشكل صحيح في برنامج بوابة الموظفين الآمن.
ننصحك بتشجيع موظفيك على ملء ملفاتهم الشخصية حتى يتمكن الموظفون الآخرون الذين لديهم ملفات تعريف شخصية لدى InvestGlass FORM.
4. تعيين الموظفين في الأدوار المناسبة.
تقدم بوابة InvestGlass نظام "من يرى ماذا" المتطور. وهذا يعني أن إدارات الموارد البشرية ستكون قادرة على تتبع المعلومات التي يمكن رؤيتها من أي قسم أو موظف. يمكن أن تكون هذه الميزة جيدة بالنسبة للشركات الصغيرة ولكنها ضرورية للمؤسسات الكبيرة.
5. هل يجب البحث في السوق عن حل مناسب أو بناء إدارة المستندات داخلياً؟
تحب الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم الانخراط في إدارة المشاريع الطموحة. فبناء أفضل بوابة إلكترونية للموظفين ليس أمرًا يمكنك إنشاؤه من فراغ. فمع البوابة الإلكترونية التي نقدمها في InvestGlass، من السهل للغاية إنشاء تجربتك الخاصة المخصصة. وستجد أنه من الأسهل في الواقع أن تشتري حلاً يحفزك على بنائه من الصفر.
5 ميزات بوابة الموظف التي يجب البحث عنها
1. البحث
يجب أن تكون بوابتك الإلكترونية سهلة الاستخدام، لذا حاول أن تحد من المحتوى لأنك تريد بوابة إلكترونية تكون جاهزة للخدمة الذاتية للموظفين. عليك تشجيع الموظفين على الذهاب والعثور على المعلومات بأنفسهم. يجب أن يجد الموظفون المعلومات التي يحتاجونها في أقل من نقرتين.
2. المدونة
المدونة طريقة رائعة لمشاركة المحتوى ولكن قد يفضل بعض الموظفين مقاطع الفيديو. اقترحنا على العديد من العملاء استخدام Videoask لمشاركة المحتوى الرائع بطريقة تفاعلية.
3. مكتب المساعدة
يمكن أن يكون لدى الموظفين مشاكل تقنية وأسئلة تحتاج إلى إجابة سريعة. يمكن لقسمي الموارد البشرية وتكنولوجيا المعلومات تطبيق نظام تذاكر داخل بوابة الموظفين لمنح الموظفين مكاناً لطلب المساعدة التقنية.
4. التنقل
البوابة متوافقة تماماً مع الأجهزة اللوحية والهواتف الذكية. بوابة الموظفين الخاصة بك مناسبة للاستخدام على الهاتف المحمول كتطبيق. العمل أثناء التنقل، لذا ستكون لوحات الفعاليات الخاصة بك مرئية على الهواتف الذكية لفرقك.
5. التلعيب
يهدف التلعيب في الشركة إلى إدخال بعض المنافسة الصحية والمرح في مكان العمل. إنها طريقة جيدة للحفاظ على تفاعل الموظفين بشكل كامل مع عملهم. يمكنك إضافة بعض الميزات مثل الاختبارات والاستطلاعات واستطلاعات الرأي واستطلاعات التصويت لجعل البوابة أكثر تفاعلية.
5 نصائح لتحسين بوابة موظفي شركتك الإلكترونية
1. تضمين منطقة الأسئلة المتداولة.
تعد الأسئلة الشائعة ضرورية لأي بوابة إلكترونية لموظفي أي شركة لأنها تساعد على تقليل عدد المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني إلى الموارد البشرية. من خلال إنشاء قسم للأسئلة الشائعة، فإنك تنشئ مساحة يمكن للموظفين الذهاب إليها للعثور على إجابات دون الحاجة إلى الاتصال بالدعم. هناك طريقة أخرى رائعة لتحسين بوابة الموظفين من خلال معرفة الميزات أو المحتوى.
تستغرق الإجابة على هذه الأسئلة وقتًا ثمينًا من موظفي الموارد البشرية وزملاء العمل الذين يجب أن يركزوا على وظائفهم الخاصة. إحدى طرق تسهيل وصول الموظفين إلى الموارد والمعلومات هي أتمتة المهام والعمليات داخل بوابة الموظفين نفسها. على سبيل المثال، يمكنك استخدام نظام تتبع مقدمي الطلبات لتتبع طلبات التوظيف.
2. تنظيم البوابة.
أبقِ الأمر بسيطاً من الأفضل عرض معلومات أقل بدلاً من إغراق الموظفين بأطنان من المعلومات. يمكنك تنظيم البوابة حسب القسم أو نوع المحتوى للحفاظ على تنظيم الأمور وسهولة تصفحها والتنقل فيها. تتمثل إحدى طرق تشجيع مشاركة الموظفين على بوابة الموظفين في شركتك في إضافة ميزات تفاعلية مثل استطلاعات الرأي والاستطلاعات والاختبارات.
3. اجعل البوابة شخصية.
الغرض الأساسي هو مساعدة الموظفين على التواصل والبقاء على اتصال. نوصي بتسليط الضوء على قصص نجاح الموظفين، مع استكمالها بصور واقتباسات من الموظفين. يمكن إبراز قصص نجاح الموظفين في عدة مناطق مختلفة من البوابة، مثل الصفحة الرئيسية أو ضمن ملف أخبار الموظفين.
4. تأكد من سهولة تصفح البوابة الإلكترونية.
اجعله بسيطاً، مع واجهات نظيفة. وينبغي أن يكون الموظفون قادرين على الإلمام بها بشكل كامل خلال الاستخدامات القليلة الأولى."
5. تعزيز قيم الشركة وهدفها.
من المؤكد أنك سمعت عن لماذا وماذا وكيف من سيمون سينك. والأمر نفسه ينطبق على بوابة موظفي شركتك. عليك أن تعرف لماذا تنشئ بوابة إلكترونية وما الغرض منها. من خلال الترويج لقيم الشركة وهدفها، لن يكون الموظفون أكثر تفاعلاً على البوابة فحسب، بل سيشعرون أيضًا بأنهم أكثر استثمارًا في عملهم. أظهر دائمًا قيم الشركة من خلال المحتوى والميزات والتصميم، وستنشئ بوابة يفخر الموظفون بأن يكونوا جزءًا منها.
لقد انتهى بحثك عن بوابة الموظفين بالفعل - تحقق من InvestGlass.
InvestGlass هي بوابة الموظفين المتكاملة التي تجمع بين التواصل وإدارة الأحداث وإدارة المهام ومشاركة الملفات معاً لمساعدة فريقك على الوصول إلى مستويات الإنتاجية المثلى.
ستجد جميع الأدوات التي تحتاجها لإنشاء بوابة تعاون قوية. تتم استضافة البوابة في سويسرا أو في مقر خدمتك الخاصة. ستختار معظم الشركات السحابة السويسرية ولكن يمكنك أن تقرر استضافتها على خوادمك إذا كانت سياسات الموارد البشرية لديك أكثر حماية.
تقنية InvestGlass قابلة للتخصيص بالكامل لتناسب مجموعة متنوعة من الاحتياجات.
مع InvestGlass، يمكنك
- قم بتخزين الملفات ومشاركتها في موقع آمن، واستكمال التحكم التلقائي في الإصدار والنماذج الرقمية الخاصة بها.
- الاستفادة من عملية الموافقة وأدوات طلبات السفر لتقليل تبادل البريد الإلكتروني
- إدارة المهام وتعيينها لمختلف أعضاء الفريق وتتبعها
- إنشاء مساحات عمل مخصصة ومراعاة مشاريع كل فريق
- التحقق من الاسم مقابل قاعدة بيانات "اعرف عميلك" لمكافحة غسل الأموال مثل ONFIDO
لإنشاء منصة إنتاجية مثالية، سيساعدك فريقنا المتخصص في الإبحار في خيارات وأدوات InvestGlass. سيقدم فريقنا عدة أمثلة لشبكات إنترانت أنشأناها بسياسات وصول متطورة. استعد لحصد الفوائد الرقمية. هل أنت مستعد لتجربة المنصة التي سيحبها مديرو الموارد البشرية لديك؟
تعيين الأهداف، وإدارة علاقات العملاء للموظفين، وبوابة الموظفين، وبوابة تأهيل الموظفين الجدد