O guia definitivo para processos de aprovação
Dominando o processo de aprovação com InvestGlass: Um guia abrangente para simplificar os processos de negócios
A InvestGlass revolucionou a maneira como as empresas lidam com os processos de aprovação, desde a cotação até o pagamento, processos de vendas e processos de conformidade. Ao automatizar os principais componentes de um processo de aprovação, as empresas podem economizar tempo, reduzir erros e melhorar a eficiência geral. Neste artigo, forneceremos uma visão geral detalhada do sistema de aprovação oferecido pela InvestGlass, incluindo os elementos envolvidos na criação de processos de aprovação automatizados, os benefícios de um processo de aprovação de fluxo de trabalho e as ações de aprovação final que o senhor pode esperar.
Entendendo o processo de aprovação
Um processo de aprovação consiste em uma série de etapas que devem ser seguidas para que uma decisão seja tomada ou uma ação seja executada. Esse processo pode ser aplicado a uma ampla gama de cenários de negócios, como aprovações de orçamento, aprovações de faturas e aprovações de projetos. A InvestGlass oferece dois tipos de processos de aprovação: em série e em paralelo.
Series Approval Process para processos comerciais simples:
Em um processo de aprovação em série, as solicitações de aprovação são enviadas a cada aprovador, uma após a outra. Cada aprovador deve validar sua parte antes que a solicitação seja enviada ao aprovador seguinte. Isso garante que todas as aprovações necessárias sejam obtidas antes que uma ação possa ser tomada.
Processo paralelo de solicitação de aprovação:
Em um processo de aprovação paralelo, várias solicitações de aprovação são enviadas simultaneamente, permitindo que todos os aprovadores validem ou rejeitem a solicitação ao mesmo tempo. Esse método é geralmente usado quando uma decisão precisa ser tomada rapidamente e a opinião ou contribuição de todos é essencial.
Criação de um processo de aprovação automatizado com o InvestGlass
Para criar um processo de aprovação automatizado, siga estas etapas:
- Configure a lista de aprovadores, que normalmente consiste em um grupo que representa uma equipe. Vários aprovadores podem ser adicionados a uma lista.
- Crie um novo processo de aprovação, selecionando o objeto de destino (como um registro de contato ou documento).
- Defina condições, se desejar, para automatizar o processo.
- Escolha o método de comunicação (o padrão é notificação no site e e-mail).
- Personalize modelos de e-mail e modelos de notificação, se desejar.
- Configurar condições de votação, recuperar funções e reatribuir funções.
- Configurar as ações de aprovação final e a comunicação.
Depois de concluir essas etapas, o senhor pode definir a cadeia do processo de aprovação como um processo em série ou paralelo.
Benefícios dos processos de aprovação automatizados
Os processos manuais de aprovação podem ser demorados e propensos a erros. Ao automatizar os processos de aprovação, o senhor pode:
- Obtenha mais controle e transparência
- Permitir que os membros da equipe obtenham aprovações mais rapidamente
- Reduzir erros e aumentar a eficiência
O InvestGlass também permite a personalização do processo de aprovação, atendendo a processos de aprovação específicos exigidos por diferentes departamentos, iniciativas de marketing ou planos de projeto.
Principais componentes de um processo de aprovação
Um processo de aprovação eficiente é vital para simplificar os processos de negócios e garantir que as decisões cruciais sejam tomadas em tempo hábil. Os principais componentes de um processo de aprovação incluem os seguintes elementos:
- Solicitação de aprovação: O envio inicial de uma solicitação de aprovação dos membros da equipe ou das partes interessadas relevantes.
- Processo comercial: Todo o processo, desde o envio até a aprovação ou rejeição final, deve ser projetado para atender às necessidades específicas da empresa.
- Processo automatizado: A automação dos processos de aprovação pode reduzir erros, economizar tempo e aumentar a eficiência.
- Gerenciamento de aprovações: Um sistema bem organizado para gerenciar as aprovações, incluindo níveis de permissão, datas de vencimento e canais de comunicação.
- Processo de revisão: Uma revisão completa dos documentos enviados, incluindo uma revisão inicial e quaisquer outras etapas de aprovação necessárias.
- Modelos personalizados: Os modelos incorporados podem ser utilizados ou modelos personalizados podem ser criados para agilizar o processo e garantir que todos os detalhes necessários sejam incluídos nos documentos enviados.
- Etapas de aprovação: As várias etapas envolvidas no processo, incluindo ações de envio inicial, etapas do processo de aprovação e ações de rejeição final.
- Processo de aprovação do InvestGlass: A integração do processo de aprovação com o InvestGlass pode ajudar a gerenciar as aprovações em diferentes departamentos e facilitar a colaboração.
- Plano do projeto: Um plano de projeto claramente definido pode ajudar a orientar o processo de aprovação e garantir que todos os aspectos do projeto sejam considerados.
- Em tempo hábil: Garantir que as aprovações sejam feitas em tempo hábil é fundamental para manter a eficiência e evitar atrasos desnecessários.
Ao se concentrar nesses componentes-chave, as empresas podem criar processos de aprovação automatizados que são mais eficientes e eficazes do que os processos de aprovação manuais. Isso permite que as equipes colaborem de forma mais eficaz, reduz o risco de erros e garante que os projetos avancem sem problemas.
Conclusão
Ao aproveitar o processo de aprovação automatizado da InvestGlass, as empresas podem simplificar seus sistemas de aprovação, melhorando a eficiência e reduzindo os erros. Com uma interface fácil de usar e opções personalizáveis, a InvestGlass oferece as ferramentas necessárias para criar um processo de aprovação perfeito, adaptado às necessidades exclusivas da sua empresa.
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