Semplificare la gestione del rischio: Una guida agli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità nel 2024

Con le richieste normative sempre più complesse, il monitoraggio automatizzato della conformità rappresenta un faro di efficienza e affidabilità per le aziende. Consentendo una supervisione in tempo reale e una gestione proattiva del rischio, questi strumenti stanno ridisegnando le strategie di compliance. Questa guida le illustrerà i vantaggi principali e le intuizioni utili per comprendere e implementare questa tecnologia nella sua piattaforma di operazioni quotidiane di conformità e per salvaguardare la sua azienda dalle insidie della non conformità.

Punti chiave

• Gli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità aumentano l'efficienza e l'accuratezza, riducono il rischio di non conformità e di multe e semplificano la gestione dei dati e i processi di audit.
• L'integrazione con i sistemi esistenti, gli avvisi in tempo reale e i cruscotti personalizzabili sono le caratteristiche principali degli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità, che migliorano il processo decisionale e mantengono aggiornato lo stato di conformità.
• Un'implementazione di successo del monitoraggio automatizzato della compliance implica la valutazione delle esigenze di conformità, un'attenta distribuzione e integrazione, e la fornitura di formazione e assistenza ai dipendenti.

L'importanza del monitoraggio automatizzato della conformità

Nell'attuale ambiente aziendale, disporre di sistemi automatizzati di monitoraggio della conformità è essenziale per mantenere un'operatività efficace, piuttosto che una mera comodità. Investendo in queste tecnologie, le aziende possono ottenere una conformità continua agli standard legali e normativi, migliorare la loro resilienza contro potenziali violazioni di questi requisiti e ridurre al minimo l'esposizione al rischio. Questo è particolarmente importante per le entità che gestiscono dati delicati. L'integrazione delle informazioni in tempo reale in un'unica piattaforma accessibile garantisce una maggiore efficacia organizzativa.

L'utilizzo di strumenti come il software di gestione della conformità per automatizzare il processo di gestione delle attività di adesione rappresenta un approccio ottimizzato per soddisfare le condizioni obbligatorie. Queste soluzioni avanzate di automazione della conformità non solo riducono la necessità di interventi manuali, ma offrono anche diversi vantaggi chiave: migliorano la produttività aziendale complessiva, assicurano livelli più elevati di precisione nei flussi di lavoro, accelerano la gestione dei processi ad alta intensità di dati e offrono funzionalità che consentono di riflettere immediatamente le modifiche attraverso aggiornamenti al minuto.

Ridurre al minimo l'errore umano con gli strumenti di automazione di InvestGlass

La capacità intrinseca dell'automazione di ridurre l'errore umano è particolarmente vantaggiosa nel campo della conformità normativa. Ciò si traduce in una minore probabilità di non conformità, in una minore esposizione al rischio di multe e in un significativo risparmio di tempo. Gli strumenti di automazione di InvestGlass capitalizzano questo aspetto assumendo i compiti ripetitivi coinvolti nei processi di conformità e limitando la probabilità di errori commessi dall'uomo.

Di conseguenza, ci sono meno errori nell'ambito delle attività di compliance, che portano a una diminuzione dei rischi complessivi ad essa correlati, riducendo al contempo le possibilità di sanzioni e multe. Ma questo non è che un dettaglio dei vantaggi.

Implementando i flussi di lavoro automatizzati per la compliance, non solo si garantisce una maggiore accuratezza nel reporting e nell'analisi delle questioni di compliance, ma si contribuisce anche in modo critico alla creazione di una solida base per un quadro di compliance completo e per una strategia di gestione del rischio efficace.

Audit semplificati

In passato, gli audit erano spesso associati a un'attività ardua e prolungata. L'avvento degli strumenti di automazione della compliance ha trasformato questa prospettiva in modo significativo. Questi strumenti innovativi lavorano in armonia con una serie di strumenti di produttività per raggiungere diversi obiettivi.

• Consolidano l'amministrazione dei compiti di conformità e della relativa documentazione.
• Semplificare in modo sostanziale le operazioni di auditing
• Semplificare i protocolli per l'esecuzione degli audit.
• Fornisce la garanzia che gli audit vengano eseguiti utilizzando dati attuali e precisi, presentati in modo chiaro su un cruscotto.

Questo approccio moderno ha migliorato notevolmente il modo in cui le aziende affrontano i processi di audit, rendendoli più efficienti.

L'impatto? Gli audit sono diventati più eleganti e richiedono meno ore e risorse per prepararsi a una valutazione, offrendo al contempo approfondimenti immediati sugli stati di conformità accurati direttamente agli auditor interni e al top management. Un caso eccellente è quello di InvestGlass, che si occupa di software applicativo per il flusso di lavoro. Grazie a queste soluzioni automatizzate di monitoraggio della conformità, sono riusciti a dimezzare il tempo di preparazione necessario per gli audit.

Adattarsi ai cambiamenti normativi

La natura delle normative è in continua evoluzione. Gli strumenti di automazione dei costi del software di gestione della compliance consentono di adattarsi rapidamente a questi cambiamenti, avvisando i responsabili della compliance e aiutando ad aggiornare rapidamente il sistema. Le sofisticate capacità di integrazione di un sistema di gestione della conformità sono fondamentali per automatizzare l'allineamento dei controlli ai diversi requisiti di conformità, semplificando la conformità a numerosi quadri normativi.

Gli aggiornamenti e le modifiche relative alle normative vengono gestiti e diffusi in modo efficiente attraverso dashboard e strumenti di compliance specializzati, favorendo un processo decisionale solido in tutta l'azienda. L'impiego di procedure di compliance automatizzate rafforza l'osservanza delle procedure, garantendo che i metodi operativi rimangano aggiornati in mezzo al terreno mutevole delle normative.

Caratteristiche principali degli strumenti di monitoraggio automatico della conformità di InvestGlass

In un'epoca guidata dalla tecnologia, il potere dell'AI non può essere sottovalutato. Gli strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità di InvestGlass sfruttano la tecnologia basata sull'AI, come l'Intelligent Indexing e l'apprendimento automatico, per snellire i processi manuali, ridurre al minimo la possibilità di errore umano e garantire una strutturazione e indicizzazione accurata dei documenti importanti. Grazie all'AI, questi strumenti analizzano senza sosta i dati per identificare i rischi di conformità e le potenziali lacune, sostituendo i controlli di conformità manuali e centralizzando le procedure.

In questi strumenti sono integrate anche funzioni che offrono un monitoraggio continuo, un tracciamento proattivo dei problemi, una reportistica semplificata e approfondimenti praticabili durante l'intero ciclo di vita della compliance. Con i cruscotti personalizzabili, come quelli offerti da InvestGlass, le organizzazioni possono ottenere una visione personalizzabile dello stato di conformità, comprese le mappe di calore dei rischi e i rapporti di audit.

Capacità di integrazione

La fusione dei sistemi nei processi di gestione automatizzata della compliance è fondamentale per la raccolta accurata dei dati e il rilevamento immediato di eventuali deviazioni dalla compliance su più piattaforme. Il software di automazione della conformità si fonde senza sforzo con strumenti organizzativi comuni come Jira, Slack e Microsoft Teams attraverso una piattaforma di automazione della conformità, rafforzando il processo di gestione attraverso il mantenimento di una supervisione continua e la gestione delle informazioni sulla conformità attraverso diversi canali.

Sfruttando le funzioni di integrazione offerte dagli strumenti di monitoraggio, le parti interessate possono beneficiare di una rappresentazione aggiornata della conformità della loro azienda alle normative. Ciò facilita il miglioramento degli sforzi di cooperazione tra i reparti, garantendo l'uniformità nella gestione delle conformità. Ad esempio, Very Good Security (VGS) fornisce un livello intermedio che allinea i quadri tecnologici con i requisiti normativi, accelerando la conformità a benchmark come SOC 2 e PCI. Allo stesso modo, Cflow, uno strumento di automazione del flusso di lavoro che non richiede alcuna codifica, favorisce l'efficienza nella gestione delle conformità, offrendo al contempo la compatibilità con più di mille applicazioni.

Avvisi e notifiche in tempo reale con i suoi strumenti principali esistenti

Nel rapido ritmo dell'ambiente aziendale odierno, gli aggiornamenti in tempo reale che ottengono la conformità alla sicurezza delle informazioni sono fondamentali per migliorare il processo decisionale e la gestione del rischio. I sistemi software di compliance automatizzati sono dotati di funzionalità di allerta che monitorano continuamente l'azienda, garantendo una migliore postura di sicurezza e conformità. Le azioni immediate sulle anomalie rilevate tramite le notifiche in tempo reale garantiscono l'adozione rapida di misure correttive per mantenere la conformità.

Strumenti di automazione della conformità:

• Esaminare e monitorare le procedure di conformità
• Emette avvisi quando vengono rilevate potenziali violazioni della conformità.
• Aiuta ad avvertire delle crisi di violazione della conformità
• Fornisce un modo tempestivo per affrontare i potenziali problemi prima che si aggravino.
• Consente la risoluzione immediata dei problemi attraverso avvisi in tempo reale
• Serve come strumento di automazione della conformità efficiente rispetto ai processi manuali.

Gli avvisi in tempo reale consentono alle organizzazioni di identificare e correggere tempestivamente i problemi di non conformità, evitando sanzioni e danni alla reputazione.

Reporting e cruscotti personalizzabili

Garantire una solida conoscenza della posizione di conformità di un'organizzazione è fondamentale per la sua gestione efficace. Gli strumenti di automazione della compliance sono dotati di funzioni di reporting personalizzabili che consentono alle organizzazioni di modificare il modo in cui vengono presentati i dati sulla compliance, rispondendo alle esigenze dei vari stakeholder e facilitando un'analisi approfondita attraverso opzioni di drill-down dettagliate. L'integrazione di una piattaforma di gestione della compliance può aumentare queste funzionalità, promuovendo una strategia approfondita per automatizzare ulteriormente i processi di monitoraggio della compliance.

L'utilizzo di un cruscotto di conformità offre un'istantanea strutturata dell'aderenza di un'organizzazione al programma di conformità:

• Tenere traccia e sorvegliare le informazioni pertinenti a specifici requisiti obbligatori.
• Generazione di rapporti e notifiche immediate
• Migliorare la trasparenza delle attività legate all'aderenza

Questi report e dashboard offrono adattabilità, in quanto possono essere regolati in base a diversi periodi di tempo, quadri normativi o segmenti aziendali distinti - consentendo una visione dinamica dello stato di conformità dell'organizzazione.

Implementare il monitoraggio automatizzato della conformità nella sua organizzazione

L'implementazione del monitoraggio automatizzato della conformità è una procedura completa che comprende le seguenti fasi:

• Valutare i requisiti di conformità
• Esecuzione delle procedure di impostazione
• Integrazione con i sistemi esistenti
• Assicurare la manutenzione e il supporto continui

Questo processo non consiste semplicemente nell'introdurre una soluzione automatica e aspettarsi che affronti autonomamente ogni problema legato alla compliance. Piuttosto, richiede un piano deliberato che comprenda la valutazione delle conformità necessarie, l'impostazione degli strumenti pertinenti e l'offerta di formazione e assistenza ai membri del personale.

L'adozione di soluzioni automatizzate per il monitoraggio della conformità può accelerare in modo significativo i compiti, migliorando la produttività e affermando contemporaneamente l'organizzazione come entità affidabile agli occhi della clientela. Tuttavia, questa implementazione richiede un'esecuzione prudente, poiché una dipendenza eccessiva o una scelta errata delle risorse di automazione potrebbe amplificare i rischi, incorrere in spese aggiuntive e portare a operazioni più complesse.

Valutare le esigenze di conformità

Per avviare il monitoraggio automatizzato della conformità all'interno della sua organizzazione, è fondamentale innanzitutto riconoscere le regole e i parametri di riferimento esatti che sono rilevanti, come quelli relativi alle leggi sulla sicurezza dei dati, alle normative specifiche del settore e agli obblighi di rendicontazione finanziaria. Successivamente, valutare meticolosamente i protocolli e i meccanismi di controllo esistenti per identificare eventuali carenze o punti deboli relativi all'automazione dei requisiti di conformità.

Per ogni normativa identificata per questo processo, stabilisce obiettivi precisi legati alle esigenze di aderenza. Questi possono andare dall'esecuzione di politiche specifiche e dal raggiungimento di linee di base di sicurezza prestabilite, fino alla conservazione appropriata di record essenziali. Dopo questa fase, occorre selezionare strumenti avanzati progettati per l'automazione, in linea con le sue esigenze specifiche di conformità: questi dovrebbero supportare solide capacità di monitoraggio, oltre a funzionalità per la generazione di report, la salvaguardia dell'integrità dei dati e la gestione efficace dei flussi di lavoro.

Distribuzione e integrazione

L'implementazione e l'integrazione degli strumenti di monitoraggio della conformità nei sistemi attuali è una fase essenziale. Questi strumenti devono essere impostati per registrare le informazioni pertinenti e produrre rapporti obbligatori. La semplificazione delle politiche, dei controlli di monitoraggio delle valutazioni e delle risposte dipende dal successo dell'integrazione del software di automazione della compliance con le infrastrutture consolidate.

È fondamentale delineare l'intero processo di conformità, dalla raccolta dei dati all'analisi, fino al reporting, inserendo l'automazione in ogni punto. È importante definire un approccio strategico che trasformi le necessità di certificazione in compiti pratici, stabilendo al contempo strategie di mitigazione e recupero.

Formazione e assistenza

L'implementazione e l'integrazione degli strumenti software per la compliance funzionano è solo l'inizio. Un utilizzo efficace e un'assistenza continua sono cruciali affinché il monitoraggio automatizzato della compliance funzioni con successo. È essenziale che i dipendenti ricevano una formazione approfondita sui processi aggiornati e su come utilizzare correttamente questi strumenti di automazione, che sottolineeranno la loro responsabilità nel sostenere gli standard di compliance.

Per soddisfare le varie preferenze di apprendimento, come i metodi visivi, uditivi o cinestesici, i programmi di formazione dovrebbero essere diversificati. Per mantenere un'assistenza continua dopo l'implementazione della formazione, un 'campione dell'automazione' nominato potrebbe servire come punto di riferimento o, in alternativa, l'istituzione di un Centro di Eccellenza potrebbe rivelarsi vantaggiosa, fornendo una risorsa per risolvere potenziali problemi e promuovendo al contempo le migliori pratiche attraverso la condivisione di storie di successo.

I migliori strumenti di monitoraggio automatizzato della conformità per il 2024

Guardando al 2024, le organizzazioni hanno accesso a un'ampia selezione di strumenti per il monitoraggio automatizzato della conformità. Tra le opzioni principali ci sono:

• Laika
• Scrutinio
• Vanta
• HIPAA Uno

Ognuno di essi fornisce un dashboard centralizzato che semplifica la gestione dell'aderenza alle normative, tra cui, ma non solo, HIPAA, GDPR e vari standard di sicurezza delle informazioni.

Strumenti come Scrut Automation, Sprinto, Secureframe, LogicGate - con il software GRC di Onspring incluso - offrono funzionalità di automazione specificamente orientate alla conformità e al monitoraggio di diversi benchmark industriali come SOC 2, ISO 27001. Automatizzando i processi come la raccolta delle prove in Scrut Automation o integrando le procedure standard in Vanta, oltre a semplificare l'intero quadro di conformità grazie alle innovazioni di Secureframe. Questi sistemi lavorano per soluzioni strategiche di conformità, alleggerendo l'onere di mantenere la conformità normativa.

Superare le sfide del monitoraggio automatizzato della conformità

L'adozione di un monitoraggio automatizzato della conformità introduce diverse sfide, come garantire la sicurezza dei dati e l'aderenza agli standard di conformità, mantenere la scalabilità e l'adattabilità dei sistemi, nonché la necessità di aggiornare gli strumenti in base all'evoluzione delle normative. Questi ostacoli possono essere superati con una strategia e una metodologia appropriate.

Un modo per preservare la conformità dei documenti è rappresentato dalle misure di controllo delle versioni, che assicurano che vengano utilizzati solo documenti verificati e autorizzati. Integrando strumenti di formazione sulla sicurezza all'avanguardia, come le piattaforme automatiche di sensibilizzazione alla sicurezza intelligente, le aziende possono rafforzare contemporaneamente sia le misure di cybersecurity che la conformità normativa.

Sicurezza dei dati e privacy

Garantire la sicurezza dei dati e la privacy è una componente critica dell'automazione della compliance. In media, la riparazione di una violazione dei dati costa alle aziende 7,5 milioni di dollari, evidenziando l'importanza finanziaria dell'implementazione di misure robuste di sicurezza e conformità all'interno dei sistemi di compliance automatizzati. Considerando che il 53% delle organizzazioni ha subito almeno una violazione dei dati causata da terzi, è chiaro che in questi sistemi sono necessari controlli rigorosi per la sicurezza dei dati e la privacy.

Per rafforzare tali difese, il software di compliance sfrutta tecnologie come l'intelligenza artificiale (AI), l'apprendimento automatico (ML) e l'analisi sofisticata per crittografare le informazioni e allo stesso tempo rispettare i requisiti normativi - passi indispensabili per salvaguardarsi dalle violazioni. Tuttavia, anche se questi strumenti automatizzano i processi di conformità e protezione, richiedono una supervisione umana per garantire l'efficacia. Senza un'adeguata configurazione o personalizzazione da parte di professionisti qualificati, rimane un rischio intrinseco di accesso non autorizzato al sistema e di potenziali violazioni.

Scalabilità e flessibilità

Per sostenere un monitoraggio efficace della conformità di fronte a normative sulla protezione dei dati in continua evoluzione, è fondamentale che gli strumenti di automazione della privacy siano scalabili e flessibili. Questa adattabilità garantisce che possano gestire i continui aggiornamenti necessari per rimanere conformi al panorama dinamico della legislazione sulla protezione dei dati.

Casi di studio: Storie di successo nel monitoraggio automatizzato della conformità

I casi di studio offrono una prova tangibile di come gli strumenti di monitoraggio della conformità che sono automatizzati possono portare benefici significativi alle organizzazioni. Un caso degno di nota riguarda un'azienda specializzata in servizi di infrastruttura Internet, che ha adottato MetricStream per mantenere l'aderenza a regole intricate, comprese quelle stabilite da SOX e HIPAA.

Incorporando il sistema di MetricStream, l'organizzazione è stata in grado di automatizzare le sue procedure operative, creando al contempo un archivio consolidato per i controlli. Inoltre, ha integrato con successo gli elementi del COSO nelle sue operazioni commerciali. I risultati sono stati sostanziali. Hanno incluso una maggiore trasparenza e visibilità, una gestione semplificata dei controlli interni grazie all'automazione, una riduzione del rischio associato a problemi di non conformità, una gestione del rischio del fornitore e una maggiore fiducia da parte degli stakeholder.

Sommario

In conclusione, il monitoraggio automatizzato della conformità è un fattore di svolta per le aziende nel 2024. Riducendo al minimo l'errore umano, snellendo gli audit e adattandosi rapidamente ai cambiamenti normativi, questi strumenti aiutano le organizzazioni a gestire i rischi, a minimizzare le multe e a garantire operazioni efficienti. Le caratteristiche principali di questi strumenti software per la compliance includono la tecnologia basata sull'intelligenza artificiale, il monitoraggio continuo, il tracciamento proattivo dei problemi e la personalizzazione di report e dashboard.

L'implementazione di un monitoraggio automatizzato della conformità, sebbene impegnativa, è un'impresa utile. Valutando le esigenze, distribuendo e integrando gli strumenti e fornendo formazione e assistenza, le organizzazioni possono gestire efficacemente la conformità, aumentare l'efficienza e mantenere una solida posizione di sicurezza.

Domande frequenti

Cosa significa conformità automatizzata?

Utilizzando la tecnologia per diminuire la dipendenza dalle attività manuali e migliorare la capacità di adempiere ai crescenti obblighi di compliance, la compliance automatizzata sostituisce i processi manuali con strumenti avanzati come l'intelligenza artificiale.

Qual è il significato del monitoraggio della conformità?

Il monitoraggio della compliance comporta la pratica sistematica di tracciare e verificare che le aziende rispettino sia le politiche interne che i mandati normativi esterni, individuando eventuali rischi potenziali per la compliance nelle loro attività.

L'obiettivo principale è quello di assistere le aziende nell'implementazione di politiche di conformità uniformi, mantenendo una costante aderenza alle normative e prevenendo i casi di non conformità.

In che modo il monitoraggio automatizzato della conformità riduce l'errore umano?

Il monitoraggio automatizzato della conformità riduce l'errore umano automatizzando le attività ripetitive all'interno dei processi di conformità, riducendo il rischio complessivo di conformità e la probabilità di incorrere in multe e sanzioni.

In che modo i sistemi di compliance automatizzati si adattano ai cambiamenti normativi?

I sistemi di conformità automatizzati avvisano il personale e aiutano ad aggiornare rapidamente il sistema per adattarsi alle modifiche normative. Inoltre, facilitano l'adesione a più standard normativi grazie alla mappatura automatica dei controlli.

Quali sono le fasi dell'implementazione del monitoraggio automatizzato della compliance?

Inizi a valutare i requisiti di conformità per mettere in atto un sistema di monitoraggio automatico della conformità. Successivamente, deve impostare e mantenere i controlli di sicurezza, unire gli strumenti necessari per il monitoraggio nei suoi sistemi e offrire un'adeguata formazione e assistenza ai membri del personale. In questo modo si assicura che siano ben informati e che possano utilizzare in modo efficiente gli strumenti di automazione forniti ai fini della compliance.