Le guide définitif des processus d'approbation

Maîtriser le processus d'approbation avec InvestGlass : Un guide complet pour rationaliser les processus d'affaires

InvestGlass a révolutionné la façon dont les entreprises gèrent les processus d'approbation, du devis à l'encaissement, les processus de vente et les processus de conformité. En automatisant les éléments clés d'un processus d'approbation, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire les erreurs et améliorer l'efficacité globale. Dans cet article, nous fournirons un aperçu détaillé du système d'approbation offert par InvestGlass, y compris les éléments impliqués dans la création de processus d'approbation automatisés, les avantages d'un processus d'approbation par flux de travail, et les actions d'approbation finales auxquelles vous pouvez vous attendre.

Comprendre le processus d'approbation

Un processus d'approbation consiste en une série d'étapes qui doivent être suivies pour qu'une décision soit prise ou qu'une action soit entreprise. Ce processus peut être appliqué à un large éventail de scénarios commerciaux, tels que l'approbation de budgets, de factures et de projets. InvestGlass propose deux types de processus d'approbation : en série et en parallèle.

Processus d'approbation en série pour les processus commerciaux simples :

Dans un processus d'approbation en série, les demandes d'approbation sont envoyées à chaque approbateur l'une après l'autre. Chaque approbateur doit valider sa partie avant que la demande ne soit envoyée à l'approbateur suivant. Cela permet de s'assurer que toutes les approbations nécessaires sont obtenues avant qu'une action puisse être entreprise.

Procédure de demande d'approbation parallèle :

Dans un processus d'approbation parallèle, plusieurs demandes d'approbation sont envoyées simultanément, ce qui permet à tous les approbateurs de valider ou de rejeter la demande en même temps. Cette méthode est souvent utilisée lorsqu'une décision doit être prise rapidement et que l'avis ou la contribution de chacun est essentiel.

Créer un processus d'approbation automatisé avec InvestGlass

Pour créer une procédure d'approbation automatisée, procédez comme suit :

1. Établir la liste des approbateurs, qui se compose généralement d'un groupe représentant une équipe. Plusieurs approbateurs peuvent être ajoutés à une liste.
2. Créez un nouveau processus d'approbation, en sélectionnant l'objet cible (tel qu'une fiche de contact ou un document).
3. Si vous le souhaitez, définissez des conditions pour automatiser le processus.
4. Choisissez la méthode de communication (par défaut, la notification sur le site web et le courrier électronique).
5. Personnalisez les modèles de courrier électronique et de notification si vous le souhaitez.
6. Définir les conditions de vote, les fonctions de rappel et les fonctions de réaffectation.
7. Configurer les actions d'approbation finale et la communication.

Une fois ces étapes franchies, vous pouvez définir la chaîne du processus d'approbation comme un processus en série ou en parallèle.

Avantages des processus d'approbation automatisés

Les processus d'approbation manuels peuvent prendre du temps et être sujets à des erreurs. En automatisant les processus d'approbation, vous pouvez :

• Gagner en contrôle et en transparence
• Permettre aux membres de l'équipe d'obtenir des approbations plus rapidement
• Réduire les erreurs et améliorer l'efficacité

InvestGlass permet également de personnaliser le processus d'approbation, en tenant compte des processus d'approbation spécifiques requis par les différents départements, les initiatives de marketing ou les plans de projet.

Principaux éléments d'une procédure d'approbation

Un processus d'approbation efficace est essentiel pour rationaliser les processus opérationnels et garantir que les décisions cruciales sont prises en temps voulu. Les éléments clés d'un processus d'approbation sont les suivants :

• Demande d'approbation : La soumission initiale d'une demande d'approbation de la part des membres de l'équipe ou des parties prenantes concernées.
• Processus d'entreprise : L'ensemble du processus, de la soumission à l'approbation finale ou au rejet, doit être conçu pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.
• Processus automatisé : L'automatisation des processus d'approbation permet de réduire les erreurs, de gagner du temps et d'accroître l'efficacité.
• Gestion des approbations : Un système bien organisé pour gérer les approbations, y compris les niveaux d'autorisation, les dates d'échéance et les canaux de communication.
• Processus d'examen : Un examen approfondi des documents soumis, y compris un examen initial et toute autre étape d'approbation requise.
• Modèles personnalisés : Il est possible d'utiliser des modèles intégrés ou de créer des modèles personnalisés pour rationaliser le processus et s'assurer que tous les détails nécessaires sont inclus dans les documents soumis.
• Étapes d'approbation : Les multiples étapes du processus, y compris les actions de soumission initiale, les étapes du processus d'approbation et les actions de rejet final.
• Processus d'approbation InvestGlass : L'intégration du processus d'approbation avec InvestGlass peut aider à gérer les approbations entre les différents départements et faciliter la collaboration.
• Plan de projet : Un plan de projet clairement défini peut aider à orienter le processus d'approbation et à garantir que tous les aspects du projet sont pris en compte.
• Rapidité : Il est essentiel de veiller à ce que les approbations soient effectuées en temps utile pour maintenir l'efficacité et éviter les retards inutiles.

En se concentrant sur ces éléments clés, les entreprises peuvent créer des processus d'approbation automatisés plus efficaces que les processus d'approbation manuels. Cela permet aux équipes de collaborer plus efficacement, de réduire le risque d'erreurs et de garantir le bon déroulement des projets.

Conclusion

En tirant parti du processus d'approbation automatisé d'InvestGlass, les entreprises peuvent rationaliser leurs systèmes d'approbation, en améliorant l'efficacité et en réduisant les erreurs. Avec une interface conviviale et des options personnalisables, InvestGlass offre les outils nécessaires pour créer un processus d'approbation transparent adapté aux besoins uniques de votre entreprise.

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