¿Cómo automatizar el reembolso de gastos?
Automatizar el reembolso de gastos es una gran ayuda tanto para los empleados como para las empresas. Reduce las molestias administrativas que conlleva el proceso y garantiza un pago puntual y sin complicaciones. InvestGlass, una plataforma de renombre en el ámbito financiero, ofrece herramientas que simplifican aún más este proceso.
¿Cuál es un ejemplo de reembolso de gastos?
El reembolso de gastos es el proceso por el que los empleados solicitan el reembolso del dinero que han gastado en nombre de la empresa. Por ejemplo, un empleado puede comprar material de oficina para un proyecto. Después, el empleado presenta un formulario de reembolso detallando la compra y adjuntando el recibo. Una vez aprobado, la empresa reembolsa el dinero gastado.
¿Qué gastos puede reembolsar una empresa?
La mayoría de las empresas tienen una política fija sobre los gastos que pueden reembolsarse. Las categorías más comunes son:
- Gastos de viaje: Incluidos alojamiento, comida y transporte, impuestos.
- Material de oficina: Artículos adquiridos para el trabajo de oficina, como papelería.
- Servicios profesionales: Honorarios pagados a servicios de terceros por operaciones comerciales.
- Compras varias: Puede tratarse de cualquier gasto relacionado con la empresa y aprobado previamente por ésta.
Asegúrate siempre de comprobar las políticas de tu empresa sobre qué gastos pueden reembolsarse.
¿Cómo reclamo el reembolso de gastos con el formulario de solicitud de viaje de InvestGlass?
Con InvestGlass, el proceso de solicitud de reembolso de gastos de viaje es sencillo:
- Descargue el formulario de reembolso de gastos: Está disponible como plantilla gratuita en InvestGlass.
- Rellene el formulario: Rellene el formulario con la información requerida, como la fecha, la descripción del gasto, el importe total gastado y la distancia recorrida si se trata de un viaje.
- Adjuntar recibos: Adjunte siempre los recibos pertinentes al formulario de gastos. Si no hay recibo, escriba una breve nota explicando el motivo.
- Enviar: Una vez cumplimentado, envíe el formulario de solicitud al departamento de contabilidad. Puede seleccionar qué departamento proporcionará una aprobación.
- Pago: Una vez que los departamentos de contabilidad revisen y aprueben, el pago del reembolso se procesará según el método de pago elegido por el empleado.
¿Qué es un proceso de aprobación con el software de gestión de gastos InvestGlass?
Una vez que un empleado ha enviado su formulario de reembolso de gastos, InvestGlass garantiza un proceso de aprobación sin problemas:
- Revisión de los detalles de los gastos: El departamento de contabilidad revisa los registros de gastos y los recibos presentados.
- Verificación: El departamento comprueba si los datos se ajustan a la política de la empresa.
- Aprobación o rechazo: En función de la evaluación, el gasto se aprueba para el pago o se rechaza. Si se rechaza, se proporcionan comentarios para mayor claridad.
- Pago: Para los gastos aprobados, se tramita el pago y se notifica al empleado.
El sistema de proceso de aprobación está construido para cualquier empresa, pero se ha construido originalmente para los bancos. Los formularios de reembolso pueden conectarse a un ámbito de visibilidad parcial del CRM durante el viaje. De este modo, los banqueros sólo encontrarán los registros autorizados durante su viaje. Sólo los documentos, informes y registros aprobados pueden verse durante el viaje. Por supuesto, pueden crear nuevas perspectivas de registros. Abajo podemos ver que solo tres contactos pueden ser vistos en el CRM durante el viaje.
¿Cuánto cuesta el software de gestión de gastos InvestGlass?
InvestGlass ofrece su software de gestión de gastos en varios paquetes para satisfacer las distintas necesidades de las empresas y su precio comienza en 199 euros o 199 francos suizos al mes. Aunque existe un formato básico gratuito, las funciones avanzadas pueden tener un coste añadido. Se recomienda visitar el sitio oficial de InvestGlass para conocer los precios detallados o ponerse en contacto con su departamento de ventas.
En conclusión, el formulario de reembolso de gastos rápido funciona con un proceso de aprobación claro
La automatización de los reembolsos de gastos con InvestGlass facilita todo el proceso. Desde la descarga de la plantilla del formulario de reembolso de gastos hasta el envío del formulario, cada paso está diseñado para que sea fácil de usar. Las empresas se benefician de contar con un proceso racionalizado, y los empleados pueden gastar con confianza en gastos de empresa, sabiendo que se les reembolsará rápidamente.