Um guia sobre o que o seu portal do colaborador deve incluir
Um portal do empregado é a espinha dorsal do departamento de RH de uma empresa. Pode ajudar a simplificar os seus fluxos de trabalho, criar eficiências e fornecer recursos aos empregados. No entanto, é importante não descurar os aspectos básicos. De seguida, apresentamos-lhe cinco aspectos que um portal do colaborador deve incluir:
1) Um serviço de assistência para questões rápidas sobre políticas e procedimentos
Crie novos documentos e formulários conforme necessário sem passar por vários processos.
Publique no portal as comunicações relevantes para os funcionários, para que todos possam aceder.
Disponibilize o seu serviço de assistência 24 horas por dia, 7 dias por semana, através de conversação em direto ou chamadas telefónicas para os funcionários que necessitem de assistência
Benefícios e férias: O portal deve incluir informações sobre benefícios e licenças dos empregados. Desta forma, os funcionários podem ver as opções à medida que navegam no que funciona melhor para eles. Isto inclui os seguintes tópicos: seguro de saúde, planos de reforma, programas de assistência escolar e disponibilidade de férias/doença.
2) Acompanhamento de férias com fluxo de trabalho de aprovação
Após a página de início de sessão, o seu pessoal deve ter acesso a um calendário que inclui todas as datas em que pode tirar férias. A data atual deve estar destacada. Se clicar noutro dia, aparece uma janela com todos os dias de folga desse mês, incluindo férias ou baixa por doença.
O portal do colaborador também deve incluir um fluxo de trabalho de aprovação para acompanhar as aprovações através do seu sistema de help desk, para que possa gerir melhor as aprovações por pessoal individual ou grupos de colaboradores. Quando um colaborador pede mais de três dias consecutivos de folga com antecedência, é activada uma notificação automática dos RH para dar autorização ao pedido; se for recusado, podem ser necessárias acções adicionais antes da aprovação, como a recolha de informações sobre o motivo da indisponibilidade (por exemplo, atestado médico).
Como a InvestGlass lida com intermediários financeiros, criámos um widget de pedido de viagem que congela todos os contactos que não visitará durante a viagem.
3) Formulários de relatório de despesas para que saiba que tipo de dinheiro está a ser gasto em eventos empresariais
Uma ligação direta à geração de facturas facilitará o processo de geração de um relatório de despesas. Todas as despesas e facturas podem ser carregadas no sistema, e todos os empregados terão acesso a esta informação.
Crie os seus próprios formulários de relatório de despesas para saber que tipo de dinheiro está a ser gasto em eventos empresariais. Ou, pelo menos, para onde foi todo o dinheiro!
Se existirem problemas com relatórios ou facturas, envie-os através de um pedido ao help desk, o que desencadeará automaticamente uma notificação por correio eletrónico dos RH; se for necessário tomar outras medidas antes da aprovação, como recolher mais informações sobre o motivo pelo qual os pedidos de licença podem não estar disponíveis para aprovação, essas medidas devem ser tomadas primeiro.
4) Um organigrama para que todos saibam quem responde a quem
A gestão de horários e turnos deve ser visível por grupo e as mensagens devem ser arquivadas por data.
Isto ajudará a programar os empregados para os projectos e a garantir que todos estão na mesma página sobre quem são os seus supervisores. Os empregados sabem onde se dirigir se acontecer alguma coisa que necessite de mais assistência ou esclarecimento.
A forma como as mensagens devem ser programadas também torna mais fácil para os gestores verem as folgas que um empregado tirou e quando está novamente disponível.
Um organigrama facilita a localização de todas estas informações num relance para o pessoal de RH - quer tenha uma pessoa responsável pelas contas das redes sociais da sua empresa ou cinco pessoas a trabalhar em turnos diferentes, tudo pode ser encontrado facilmente sem necessitar de ajuda adicional de outros departamentos, como o de TI, para as recuperar devido à confusão sobre a forma como as coisas funcionam por aqui.
5) Sistema de mensagens interno para comunicação instantânea
Todas as comunicações podem ser partilhadas através de uma ferramenta de comunicação por chat.
Isto pode ajudar a construir relações com aqueles que não têm tempo para lidar com o correio eletrónico regularmente.
O sistema de chat também elimina qualquer necessidade de chamadas telefónicas - que são frequentemente mais inconvenientes do que os chats, uma vez que ocupam muito do precioso tempo de alguém. Além disso, também não há garantia de que a pessoa com quem está a comunicar esteja disponível nesse momento.
Se preferir falar, pode utilizar as chamadas de voz ou de vídeo para transmitir as suas ideias, o que facilita ainda mais a vida de todos os envolvidos.
Os sistemas de mensagens internas são óptimos se quiser que os seus empregados trabalhem remotamente - quer estejam noutro estado ou país - porque estas comunicações acontecem instantaneamente.
Pode distribuir uma tarefa através de uma simples ferramenta InvestGlass.
Muitas destas ferramentas são gratuitas e algumas são personalizáveis de acordo com as necessidades da sua empresa. Quer pretenda um help desk ou simplesmente precise de formulários para as pessoas preencherem.
O InvestGlass foi concebido tendo em mente a facilidade de utilização, pelo que é rápido e fácil para os funcionários navegarem no portal.
O que é que um portal do trabalhador deve ter? Não existe uma resposta única, uma vez que as necessidades de cada empresa variam consoante o que a sua força de trabalho possa necessitar. Atualmente, existem muitas funcionalidades úteis disponíveis em muitos portais modernos que tornam a comunicação à distância mais fácil do que nunca. Os sistemas de mensagens internas, como o Skype, permitem que os empregados remotos que trabalham em qualquer parte do mundo comuniquem facilmente com outros que trabalham
Qual é o próximo portal do trabalhador para 2021?
Com o portal InvestGlass, pode facilmente ser afinado com as cores da sua empresa e selecionar widgets necessários para o processo de registo, gestão do nome de utilizador, recibo de vencimento, gestão de férias, notícias da sua empresa, gestão de opções de carreiras e reagrupamento de perguntas numa FAQ.
O seu portal representa o espírito da sua empresa! É a sua família!