دليل لما يجب أن تتضمنه بوابة الموظفين الخاصة بك
بوابة الموظف هي العمود الفقري لقسم الموارد البشرية في الشركة. يمكن أن يساعد في تبسيط سير العمل الخاص بك ، وإنشاء الكفاءات ، وتوفير الموارد للموظفين. ومع ذلك ، من المهم عدم التغاضي عن الأساسيات. فيما يلي خمسة أشياء يجب أن تتضمنها بوابة الموظف:
1) مكتب مساعدة للأسئلة السريعة حول السياسات والإجراءات
قم بإنشاء مستندات ونماذج جديدة حسب الحاجة دون المرور بعمليات متعددة.
نشر الاتصالات ذات الصلة التي تواجه الموظفين على البوابة الإلكترونية ليتمكن جميع الموظفين من الوصول إليها.
اجعل مكتب المساعدة الخاص بك متاحا 24/7 عبر الدردشة الحية أو المكالمات الهاتفية مع الموظفين الذين يحتاجون إلى المساعدة
المزايا والإجازات: يجب أن تتضمن البوابة مزايا الموظفين ومعلومات الإجازة. مثل هذا يمكن للموظفين رؤية الخيارات أثناء تنقلهم في ما يناسبهم. وهذا يشمل الموضوعات التالية: التأمين الصحي ، وخطط التقاعد ، وبرامج المساعدة الدراسية ، وتوافر الإجازات / الوقت المرضي.
2) ترك التتبع مع سير عمل الموافقة
بعد صفحة تسجيل الدخول ، يجب أن يجد موظفوك إمكانية الوصول إلى تقويم يتضمن جميع التواريخ التي يمكنهم إقلاعها. يجب تسليط الضوء على التاريخ الحالي. سيؤدي النقر فوق يوم آخر إلى ظهور نافذة بها جميع أيام الإجازة لهذا الشهر ، بما في ذلك الإجازة أو الوقت المرضي.
يجب أن تتضمن بوابة الموظفين أيضا سير عمل الموافقة لتتبع الموافقات من خلال نظام مكتب المساعدة الخاص بك حتى تتمكن من إدارة الموافقات بشكل أفضل من قبل الموظفين الفرديين أو مجموعات الموظفين. عندما يطلب الموظف أكثر من ثلاثة أيام متتالية مقدما ، سيؤدي ذلك إلى تشغيل مطالبة إشعار تلقائية من الموارد البشرية لمنح الإذن للطلب ؛ إذا تم رفضها ، فقد يلزم اتخاذ إجراءات إضافية قبل الموافقة ، مثل جمع معلومات حول سبب عدم توفرها (أي مذكرة الطبيب).
نظرا لأن InvestGlass تتعامل مع الوسطاء الماليين ، فقد قمنا ببناء أداة طلب السفر التي تجمد جميع جهات الاتصال التي لن تزورها أثناء السفر.
3) نماذج الإبلاغ عن النفقات حتى تعرف نوع الأموال التي يتم إنفاقها في أحداث الشركات
سيسهل الارتباط المباشر بإنشاء الفاتورة عملية إنشاء تقرير المصروفات. يمكن تحميل جميع النفقات والفواتير في النظام ، وسيتمكن جميع الموظفين من الوصول إلى هذه المعلومات.
قم ببناء نماذج الإبلاغ عن النفقات الخاصة بك حتى تعرف نوع الأموال التي يتم إنفاقها في أحداث الشركات. أو على الأقل أين ذهب كل شيء!
إذا كانت هناك أي مشكلات في التقارير أو الفواتير ، فأرسلها من خلال طلب مكتب المساعدة الذي سيؤدي تلقائيا إلى تشغيل إشعار بالبريد الإلكتروني من الموارد البشرية ؛ إذا كانت هناك حاجة إلى اتخاذ مزيد من الإجراءات قبل الموافقة مثل جمع المزيد من المعلومات حول سبب عدم توفرها لطلبات إجازة الموافقة ، فيجب أن تحدث هذه الإجراءات أولا.
4) مخطط تنظيمي حتى يعرف الجميع من يقدم تقاريره إلى من
يجب أن تكون إدارة الجدول الزمني والمناوبة مرئية لكل مجموعة ويجب تقديم الوظائف حسب التاريخ.
سيساعد هذا في جدولة الموظفين للمشاريع والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة حول من هم المشرفون. يعرف الموظفون إلى أين يذهبون إذا حدث أي شيء يحتاج إلى مزيد من المساعدة أو التوضيح.
كما أن الطريقة التي يجب بها جدولة الوظائف تجعل من السهل على المديرين معرفة الإجازة التي أخذها الموظف ومتى تكون متاحة مرة أخرى.
يسهل المخطط التنظيمي على موظفي الموارد البشرية تحديد موقع كل هذه المعلومات في لمحة - سواء كان لديك شخص واحد مسؤول عن حسابات وسائل التواصل الاجتماعي لشركتك أو خمسة أشخاص يعملون في نوبات مختلفة ، لا يزال من الممكن العثور على كل شيء بسهولة دون الحاجة إلى أي مساعدة إضافية من الإدارات الأخرى مثل تكنولوجيا المعلومات من أجل استرجاعها بسبب الارتباك حول كيفية عمل الأشياء هنا.
5) نظام الرسائل الداخلية للاتصال الفوري
يمكن مشاركة جميع الاتصالات عبر أداة اتصال الدردشة.
يمكن أن يساعد ذلك في بناء علاقات مع أولئك الذين قد لا يكون لديهم الوقت للتعامل مع البريد الإلكتروني بشكل منتظم.
يلغي نظام الدردشة أيضا أي حاجة للمكالمات الهاتفية - والتي غالبا ما تكون غير مريحة أكثر من الدردشات لأنها تستهلك الكثير من الوقت الثمين لشخص ما. أيضا ، ليس هناك ما يضمن أن من تتواصل معه سيكون متاحا في الوقت الحالي أيضا.
يمكن لأولئك الذين يفضلون التحدث استخدام المكالمات الصوتية أو المرئية لإيصال وجهة نظرهم بدلا من ذلك ، مما يجعل الأمر أسهل لجميع المعنيين.
تعد أنظمة المراسلة الداخلية رائعة إذا كنت تريد أن يعمل موظفوك عن بعد - سواء في ولاية أو بلد آخر - لأن هذه الاتصالات تحدث على الفور.
يمكن توزيع المهمة من خلال أداة InvestGlass بسيطة.
العديد من هذه الأدوات مجانية ، وبعضها قابل للتخصيص وفقا لاحتياجات شركتك. سواء كنت تريد مكتب مساعدة أو تحتاج ببساطة إلى نماذج ليقوم الأشخاص بملئها.
تم تصميم InvestGlass مع وضع سهولة الاستخدام في الاعتبار بحيث يكون من السهل والسريع على الموظفين التنقل عبر البوابة.
ما الذي يجب أن تحتويه بوابة الموظف؟ لا توجد إجابة واحدة لأن احتياجات كل شركة تختلف على ما قد تتطلبه القوى العاملة لديها. هناك الكثير من الميزات المفيدة المتوفرة في العديد من البوابات الحديثة الآن والتي تجعل التواصل عن بعد أسهل من أي وقت مضى. تسمح أنظمة المراسلة الداخلية مثل Skype للموظفين عن بعد الذين يعملون في أي مكان في العالم بالتواصل بسهولة مع الآخرين الذين يعملون
ما هي بوابة الموظف القادمة لعام 2021؟
باستخدام بوابة InvestGlass ، يمكنك بسهولة ضبط ألوان شركتك وتحديد الأدوات التي تحتاجها لعملية التسجيل وإدارة اسم المستخدم وإيصال الدفع وإدارة العطلات وأخبار شركتك وإدارة خيارات الوظائف وإعادة تجميع الأسئلة في الأسئلة الشائعة.
بوابتك تمثل روح شركتك! إنها العائلة!