Como automatizar o seu processo de pedido de viagens com InvestGlass, o CRM suíço?
A atual crise sanitária lançou dúvidas e limitações sobre muitas actividades e estabeleceu uma nova normalidade. As viagens têm sido um dos sectores mais afectados da economia e os indivíduos têm visto grandes restrições aos seus movimentos. Para além da impossibilidade de viajar devido ao encerramento das fronteiras, os testes PCR e as quarentenas têm dificultado as deslocações devido às despesas de viagem adicionais que representam e ao incómodo que criam.
Centradas nas empresas e nos trabalhadores, as viagens de negócios tornaram-se cada vez mais raras. No entanto, à medida que o mundo reabre lentamente, o mesmo acontece com as viagens de negócios. As equipas de gestão exigem que os colaboradores e os membros da equipa apresentem formulários de pedido de viagem para decidir sobre a pertinência de tal pedido. Este artigo centrar-se-á na explicação do processo de pedido de viagem e na melhoria da eficiência da utilização de software de automatização para digitalizar o fluxo de trabalho de aprovação de pedidos de viagem.
O que é um pedido de viagem?
Um formulário de pedido de viagem para viagens de negócios é um meio de manutenção de registos no mundo das viagens de negócios e das viagens profissionais. Evita a utilização de correio eletrónico ou papel. Os funcionários preenchem o formulário com os detalhes da viagem, os custos da viagem, o itinerário da viagem, os requisitos de alojamento e as principais informações relevantes para a sua viagem no widget "Pedido de viagem" da InvestGlass. Este formulário de pedido de viagem é então submetido e é iniciado um processo de aprovação. As pessoas - "aprovadores" - definidas para este processo de aprovação podem então aceitar ou rejeitar o pedido de viagem.
Como automatizar as despesas de viagem?
Na maioria das empresas e instituições, as despesas fora do âmbito das viagens são tidas em conta diretamente através de um pedido de reembolso de despesas. Aqui, com o pedido de viagem InvestGlass, pode facilmente recolher estes dados no mesmo processo.
As despesas de deslocação são o núcleo e o ponto fulcral dos pedidos de viagem. O centro de custos precisa de avaliar a veracidade das despesas através de processos manuais extensos. É por isso que o pedido apresentado para a próxima viagem tem de ser o mais pormenorizado possível. Além disso, os pedidos de viagem estão normalmente ligados a um número de fatura. Esta fatura explica com precisão os custos orçamentados ao departamento financeiro. Quando uma fatura é produzida, a introdução de dados pode dar origem a um erro humano devido a tarefas repetitivas. No entanto, este sistema de facturas continua a ser o fluxo de trabalho mais utilizado pelos funcionários e gestores.
As viagens são fundamentais para novas vendas
Quem aprovará o pedido de viagem?
Quando o formulário de pedido de viagem é apresentado com todas as informações necessárias, incluindo os números de fatura. O pedido de viagem é avaliado pelos aprovadores. Os aprovadores podem ser o diretor da pessoa, o funcionário responsável pelas políticas de viagem ou qualquer pessoa decidida pela empresa.
Este processo de aprovação pode incluir assinaturas electrónicas dos aprovadores e 2FA através de dispositivos móveis. No entanto, este processo é normalmente simples e exige pelo menos 1 ou 2 aprovadores. Uma vez concedida a aprovação do pedido de viagem, é normalmente imposta uma limitação de dados à pessoa que parte.
Que tipo de restrições de CRM é que o pedido de viagem oferece?
Uma vez finalizados os detalhes do projeto e da viagem, definida a data de início e decididos os contactos a visitar, o processo de aprovação do pedido de viagem lança uma limitação temporária automática dos dados durante a viagem. Esta automatização reduz os erros e evita que o seu colaborador tenha acesso aos seus dados quando está de licença. Este sistema é muito útil para bancos privados ou para qualquer empresa que pretenda restringir o acesso ao CRM durante uma viagem.
O que aconteceria se não utilizasse um sistema de requisição de viagens?
A falta de um fluxo de trabalho adequado para a digitalização dos pedidos de viagem coloca muitos e variados desafios:
- Gestão do tempo e erros humanos
- Mantenha-se a par das principais informações
- Não tem controlo sobre os custos de viagem
- Risco de fuga de dados
- Fraca visibilidade da gestão
A combinação destes desafios tem um impacto negativo na eficiência e nos níveis de stress das suas equipas.
Como convencer a sua empresa de que a automatização e a digitalização são o caminho certo a seguir?
No atual ambiente empresarial de ritmo acelerado, a racionalização das operações é fundamental. A utilização de ferramentas digitais não só acelera os processos, como também aumenta a precisão através da integração perfeita com os sistemas existentes. De facto, 72% dos líderes da indústria concordam que as ferramentas digitais fortalecem a resiliência do negócio. Para as empresas que procuram uma solução eficiente e económica, a InvestGlass oferece uma plataforma excecional de automatização do fluxo de trabalho de baixo código, adaptada aos pedidos de viagem. A sua interface de fácil utilização garante uma formação mínima, permitindo uma transição rápida.
Ao planear uma viagem de negócios, um funcionário limita-se a introduzir o objetivo da viagem, o itinerário, as despesas previstas e outros detalhes pertinentes. O sistema orienta astutamente o pedido de viagem para validação junto da autoridade ou autoridades competentes, em função das despesas previstas e de quaisquer pedidos financeiros anteriores à viagem.
Além do processo imediato, InvestGlass fornece às empresas informações valiosas para aperfeiçoar e agilizar continuamente o fluxo de trabalho de aprovação. Métricas como a duração média da aprovação, os tempos de conclusão das tarefas do utilizador e a eficiência dos funcionários estão prontamente disponíveis. Isto significa que, independentemente da escala da sua empresa, o sistema de solicitação de viagens da InvestGlass é a ferramenta ideal para garantir operações eficientes e sem erros.