Quali sono i 5 principali vantaggi della firma digitale con la RPA?
With the increasing reliance on digital solutions, cybersecurity has become a critical priority for businesses worldwide.The COVID-19 pandemic accelerated digital transformation, but it also led to a significant rise in cybercrime. For instance, the UK reported a 24% increase in fraud offenses in the year ending March 2021, totaling 4.6 million incidents. Additionally, the FBI observed a fourfold increase in cybercrime complaints during the early months of the pandemic. As organizations embrace digitalization, ensuring robust security measures—such as encryption, multi-factor authentication, and continuous monitoring—is essential to protect sensitive data and maintain trust.
Che cos'è l'automazione robotica dei processi (RPA)?
Robotic process automation (RPA) is the use of computer software ‘robots’ to handle repetitive, rule-based digital tasks. For example filling in the same information in multiple places, reentering data, or copying and pasting. We combine InvestGlass RPA with a digital signature to obtain unbeatable process efficiency. Digital forms are self-fulfilling and automated processes will speed up documents’ signatures.
Gli scandali sulla privacy dei dati finiscono in prima pagina ogni giorno. Da Snowden a Facebook e WhatsApp, gli individui sono sempre più scettici e attenti quando hanno a che fare con la tecnologia. Senza arrivare a Dave Egger nel Circolo, tutti possono essere d'accordo sul rischio di violazioni della privacy dei dati.
Di conseguenza, il dibattito in corso sulle firme digitali diventa ovvio ed evidente. In questo articolo, spiegheremo cosa sono le firme elettroniche, come funziona la tecnologia della firma digitale e come accettare e utilizzare le firme digitali all'interno di una piattaforma CRM, principalmente InvestGlass e i nostri partner API; dimostrando i vantaggi delle firme elettroniche e la maggiore sicurezza dell'utilizzo di tale tecnologia.
Quale firma elettronica è la migliore?
Le firme elettroniche possono superare le firme dei documenti cartacei? Nel nostro ambiente sempre più digitalizzato, l'attuale pandemia ha messo in ombra i dubbi sulla fattibilità delle riunioni di persona e la pressione per i modi remoti di affrontare quasi tutte le situazioni. Evidentemente, questo vale anche per le firme.
Che cos'è una firma elettronica? Una firma elettronica, firma digitale o firma elettronica è un mezzo digitale legale per dare l'approvazione o il consenso su documenti digitali, moduli, questionari, sondaggi e così via. Nella nostra società digitalizzata, può teoricamente sostituire qualsiasi processo di firma e semplificare i processi di vendita e di raccolta dati. Esistono numerosi fornitori di firma digitale, come DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, ecc. Le soluzioni di firma elettronica si basano su infrastrutture chiamate infrastrutture a chiave pubblica PKI. L'infrastruttura a chiave pubblica raggruppa i certificati digitali e la chiave di firma pubblica di crittografia necessaria per fornire un ambiente di firma sicuro.
Come diventare un fornitore di firma elettronica ufficialmente riconosciuto? La Svizzera, l'Unione Europea, gli Stati Uniti e la maggior parte degli Stati o dei Governi hanno autorità di certificazione, istituzioni e persone che regolano e governano le firme elettroniche e la loro applicabilità. I requisiti di sicurezza sono esigenti e i fornitori devono soddisfarli per poter fornire certificati di firma legalmente vincolanti. In Europa, il regolamento eIDAS dell'Unione Europea rappresenta la regola della convalida.
I 5 principali vantaggi della firma digitale?
1 - Efficienza/velocità
Innanzitutto, la firma digitale dei documenti non è equivalente alla carta per quanto riguarda la gestione del tempo e la facilità d'uso. Durante un processo di vendita, è necessario raccogliere molte firme da una serie di persone diverse. L'onere amministrativo può ostacolare la vendita e, a volte, annullare completamente l'accordo. In realtà, oltre alla sua firma e a quella della controparte, potrebbe essere richiesta la firma di collaboratori e dirigenti, il che allunga il processo. L'utilizzo della firma elettronica nella sua azienda può essere la soluzione per risparmiare sui costi che fa la differenza. Il tempo è denaro!
2 - Esperienza utente
Un secondo vantaggio sottovalutato è il miglioramento dell'esperienza dell'utente: Firmare documenti non è mai stato così facile. Il processo di stampa, firma e scansione per inviare lo stesso documento è semplificato dall'apertura di una richiesta di firma via e-mail. L'intero processo richiede meno di due minuti.
Inoltre, l'interfaccia utente è personalizzabile e personalizzabile con il suo marchio e i suoi colori, il che consente di personalizzare l'esperienza del suo cliente.
3 - Conformità legale
In terzo luogo, la tecnologia della firma digitale incorpora regolamenti chiari, come l'eIDAS per l'Unione Europea. Queste regole vincolanti definiscono un terreno chiaro per i fornitori di firma digitale e garantiscono l'integrità in caso di controversie legali.
Inoltre, l'autenticità richiede l'identificazione attraverso l'autenticazione a due fattori o anche il controllo dell'identità.
4 - Sicurezza
In quarto luogo, come appena accennato, l'autenticazione a due fattori e i controlli dell'identità forniscono un elevato livello di sicurezza per quanto riguarda l'accesso ai documenti e le funzionalità di firma. Questo fatto è in realtà la più importante contro-argomentazione alle persone che si lamentano del problema della privacy dei dati delle firme elettroniche. Infatti, in che modo ricevere il documento via e-mail e poi stamparlo è più sicuro? Inoltre, anche in caso di violazione della sicurezza, la crittografia dei dati ne rende difficile l'estrazione. Questa crittografia garantisce anche che nessuno possa modificare il documento dopo la firma, il che significa che non c'è il rischio che qualcuno aggiunga una nuova pagina o ne rimuova una dal contratto.
Se questo non bastasse, la 2FA - autenticazione a due fattori - assicura che nessuno possa copiare o falsificare la sua firma e utilizzarla in un altro contesto.
Per quanto riguarda le opzioni di distribuzione, la maggior parte dei fornitori di firma digitale utilizza una configurazione SAAS; tuttavia, la distribuzione on-premise è una tendenza in crescita e possiamo aspettarci che tutti i fornitori abilitino questa opzione in un prossimo futuro.
5 - Costi di transazione più bassi
Infine, l'automazione del processo di firma elettronica può mitigare le implicazioni finanziarie degli errori umani, come gli errori di firma o la perdita di documenti; errori che rallentano il processo e causano problemi di spesa se non individuati. Le firme elettroniche assicurano che tutto sia in ordine, evitando di risolvere i problemi e le relative spese. Concentrandosi sulle spese, l'accumulo dei risparmi su carta, scansioni, copie, posta, pacchi, ecc. sembra minimo, ma si somma a un risparmio considerevole.
Il processo di firma digitale è più efficiente, più amichevole e più conforme rispetto alla firma di un normale documento cartaceo. Inoltre, il miglioramento della sicurezza fornito da questi strumenti elettronici e i minori costi di manodopera e di materiale sono i vantaggi principali della firma elettronica.
Automatizzare il processo di firma digitale
InvestGlass is a Swiss-based CRM regrouping PMS, Client Portal, and Digital onboarding tools. The platform provides two digital signature partners: Signatys and Connective. In order to use the e Signature system of your choice, please contact the InvestGlass team to activate such a feature.
Come può utilizzare la firma digitale con InvestGlass? Ci sono due modi:
1. Lanciare manualmente una firma digitale
2. Firma elettronica automatizzata - è l'automazione del processo robotico
Ha lanciato manualmente una firma digitale
All'interno della piattaforma InvestGlass, può salvare i suoi documenti, documenti relativi a prospect e clienti, o anche documenti relativi a oggetti come titoli o conti. Da questi documenti pdf o pacchetti di documenti, può richiedere manualmente le firme digitali dei suoi contatti o dei contatti rilevanti.
Un altro tipo di documento che potrebbe richiedere l'identificazione e l'autenticazione è costituito da moduli e sondaggi. InvestGlass utilizza il concetto di moduli per numerose ragioni che vanno dalla bonifica KYC alle proposte di investimento, dalla raccolta di lead a sondaggi specifici. Le risposte dei moduli potrebbero dover essere firmate per dimostrare l'identità e l'integrità del documento. Pertanto, una volta inviato un modulo, è possibile avviare manualmente un processo di firma digitale; tuttavia, questo processo può anche essere automatizzato.
Automazione robotica dei processi e firma elettronica
Qualsiasi documento può essere richiesto manualmente per la firma. Tuttavia, è possibile automatizzare l ' invio di moduli digitali. Pertanto, in base alla regola impostata, le richieste di firma digitale vengono inviate automaticamente all'invio del modulo. Devono essere soddisfatte due condizioni: i dati del contatto devono avere un indirizzo e-mail valido e un numero di telefono valido. Senza questi due prerequisiti, l'algoritmo non sarà in grado di avviare il processo. Una chiave privata per una firma digitale può essere confermata solo utilizzando un'autenticazione a due fattori, che richiede un indirizzo e-mail e un numero di telefono.
Una volta avviato il processo, i contatti interessati riceveranno un'e-mail con la richiesta di firma elettronica su documenti o contratti specifici. Per la prima volta, la piattaforma creerà una firma digitale per lei, con la sua identità. Dopo aver impostato la firma, il fornitore di servizi fiduciari le invierà un codice di conferma via messaggio, che aumenterà i livelli di sicurezza.
Non ci provi, facciamolo!
Le firme elettroniche sono regolate da norme rigorose e in continua evoluzione, stabilite da un'autorità di certificazione. Questo miglioramento della sicurezza ostacola il rischio per la privacy dei dati e offre alcuni vantaggi indiscutibili rispetto alle normali firme cartacee. Questo nuovo modo di firmare è particolarmente trendy, in quanto la pandemia si stabilizza e diventa la nuova normalità.
Se ancora esita - cosa che le aziende fanno all'inizio - serviamo anche un servizio misto che unisce il formato cartaceo e quello digitale nello stesso processo di approvazione - per garantire la continuità aziendale durante la sua trasformazione digitale.
By default, InvestGlass provides you with two partners in e-signature, Connective and Signatys, which have specific differences. In terms of support, do not hesitate to contact our team by email or by phone and we will gladly answer all your questions and help you decide on the best solution depending on your needs.