Quali sono i 5 principali vantaggi della firma digitale con la RPA?
Con la crescente dipendenza dalle soluzioni digitali, la sicurezza informatica è diventata una priorità critica per le aziende di tutto il mondo. La pandemia COVID-19 ha accelerato la trasformazione digitale, ma ha anche portato ad un aumento significativo della criminalità informatica. Ad esempio, il Regno Unito ha registrato un aumento del 24% dei reati di frode nell'anno conclusosi a marzo 2021, per un totale di 4,6 milioni di incidenti. Inoltre, l'FBI ha osservato un aumento di quattro volte delle denunce di crimini informatici durante i primi mesi della pandemia. Mentre le organizzazioni abbracciano la digitalizzazione, garantire misure di sicurezza solide - come la crittografia, l'autenticazione a più fattori e il monitoraggio continuo - è essenziale per proteggere i dati sensibili e mantenere la fiducia.
Che cos'è l'automazione robotica dei processi (RPA)?
L'automazione robotica dei processi (RPA) è l'uso di 'robot' informatici per gestire compiti digitali ripetitivi e basati su regole. Ad esempio, la compilazione delle stesse informazioni in più punti, il reinserimento dei dati o il copia e incolla. Combiniamo l'RPA di InvestGlass con la firma digitale per ottenere un'efficienza di processo imbattibile. I moduli digitali si auto-completano e i processi automatizzati accelerano la firma dei documenti.
Gli scandali sulla privacy dei dati finiscono in prima pagina ogni giorno. Da Snowden a Facebook e WhatsApp, gli individui sono sempre più scettici e attenti quando hanno a che fare con la tecnologia. Senza arrivare a Dave Egger nel Circolo, tutti possono essere d'accordo sul rischio di violazioni della privacy dei dati.
Di conseguenza, il dibattito in corso sulle firme digitali diventa ovvio ed evidente. In questo articolo, spiegheremo cosa sono le firme elettroniche, come funziona la tecnologia della firma digitale e come accettare e utilizzare le firme digitali all'interno di una piattaforma CRM, principalmente InvestGlass e i nostri partner API; dimostrando i vantaggi delle firme elettroniche e la maggiore sicurezza dell'utilizzo di tale tecnologia.
Quale firma elettronica è la migliore?
Le firme elettroniche possono superare le firme dei documenti cartacei? Nel nostro ambiente sempre più digitalizzato, l'attuale pandemia ha messo in ombra i dubbi sulla fattibilità delle riunioni di persona e la pressione per i modi remoti di affrontare quasi tutte le situazioni. Evidentemente, questo vale anche per le firme.
Che cos'è una firma elettronica? Una firma elettronica, firma digitale o firma elettronica è un mezzo digitale legale per dare l'approvazione o il consenso su documenti digitali, moduli, questionari, sondaggi e così via. Nella nostra società digitalizzata, può teoricamente sostituire qualsiasi processo di firma e semplificare i processi di vendita e di raccolta dati. Esistono numerosi fornitori di firma digitale, come DocuSign, GlobalSign, Signatys, Connective, Skribble, Adobe Sign, ecc. Le soluzioni di firma elettronica si basano su infrastrutture chiamate infrastrutture a chiave pubblica PKI. L'infrastruttura a chiave pubblica raggruppa i certificati digitali e la chiave di firma pubblica di crittografia necessaria per fornire un ambiente di firma sicuro.
Come diventare un fornitore di firma elettronica ufficialmente riconosciuto? La Svizzera, l'Unione Europea, gli Stati Uniti e la maggior parte degli Stati o dei Governi hanno autorità di certificazione, istituzioni e persone che regolano e governano le firme elettroniche e la loro applicabilità. I requisiti di sicurezza sono esigenti e i fornitori devono soddisfarli per poter fornire certificati di firma legalmente vincolanti. In Europa, il regolamento eIDAS dell'Unione Europea rappresenta la regola della convalida.
I 5 principali vantaggi della firma digitale?
1 - Efficienza/velocità
Innanzitutto, la firma digitale dei documenti non è equivalente alla carta per quanto riguarda la gestione del tempo e la facilità d'uso. Durante un processo di vendita, è necessario raccogliere molte firme da una serie di persone diverse. L'onere amministrativo può ostacolare la vendita e, a volte, annullare completamente l'accordo. In realtà, oltre alla sua firma e a quella della controparte, potrebbe essere richiesta la firma di collaboratori e dirigenti, il che allunga il processo. L'utilizzo della firma elettronica nella sua azienda può essere la soluzione per risparmiare sui costi che fa la differenza. Il tempo è denaro!
2 - Esperienza utente
Un secondo vantaggio sottovalutato è il miglioramento dell'esperienza dell'utente: Firmare documenti non è mai stato così facile. Il processo di stampa, firma e scansione per inviare lo stesso documento è semplificato dall'apertura di una richiesta di firma via e-mail. L'intero processo richiede meno di due minuti.
Inoltre, l'interfaccia utente è personalizzabile e personalizzabile con il suo marchio e i suoi colori, il che consente di personalizzare l'esperienza del suo cliente.
3 - Conformità legale
In terzo luogo, la tecnologia della firma digitale incorpora regolamenti chiari, come l'eIDAS per l'Unione Europea. Queste regole vincolanti definiscono un terreno chiaro per i fornitori di firma digitale e garantiscono l'integrità in caso di controversie legali.
Inoltre, l'autenticità richiede l'identificazione tramite l'autenticazione a due fattori o anche il controllo dell'identità.
4 - Sicurezza
In quarto luogo, come appena accennato, l'autenticazione a due fattori e i controlli dell'identità forniscono un elevato livello di sicurezza per quanto riguarda l'accesso ai documenti e le funzionalità di firma. Questo fatto è in realtà la più importante contro-argomentazione alle persone che si lamentano della questione della privacy dei dati delle firme elettroniche. Infatti, in che modo ricevere il documento via e-mail e poi stamparlo è più sicuro? Inoltre, anche in caso di violazione della sicurezza, la crittografia dei dati ne rende difficile l'estrazione. La crittografia garantisce anche che nessuno possa modificare il documento dopo la firma, il che significa che non c'è il rischio che qualcuno aggiunga una nuova pagina o ne rimuova una dal contratto.
Se questo non bastasse, la 2FA - autenticazione a due fattori - assicura che nessuno possa copiare o falsificare la sua firma e utilizzarla in un altro contesto.
Per quanto riguarda le opzioni di distribuzione, la maggior parte dei fornitori di firma digitale utilizza una configurazione SAAS; tuttavia, la distribuzione on-premise è una tendenza in crescita e possiamo aspettarci che tutti i fornitori abilitino questa opzione in un prossimo futuro.
5 - Costi di transazione più bassi
Infine, l'automazione del processo di firma elettronica può mitigare le implicazioni finanziarie degli errori umani, come gli errori di firma o la perdita di documenti; errori che rallentano il processo e causano problemi di spesa se non individuati. Le firme elettroniche assicurano che tutto sia in ordine, evitando di risolvere i problemi e le relative spese. Concentrandosi sulle spese, l'accumulo dei risparmi su carta, scansioni, copie, posta, pacchi, ecc. sembra minimo, ma si somma a un risparmio considerevole.
Il processo di firma digitale è più efficiente, più amichevole e più conforme rispetto alla firma di un normale documento cartaceo. Inoltre, il miglioramento della sicurezza fornito da questi strumenti elettronici e i minori costi di manodopera e di materiale sono i vantaggi principali della firma elettronica.
Automatizzare il processo di firma digitale
InvestGlass è un CRM con sede in Svizzera che raggruppa PMS, portale clienti e strumenti di onboarding digitale. La piattaforma offre due partner per la firma digitale: Signatys e Connective. Per utilizzare il sistema di firma elettronica di sua scelta, la preghiamo di contattare il team di InvestGlass per attivare tale funzione.
Come può utilizzare la firma digitale con InvestGlass? Ci sono due modi:
1. Lanciare manualmente una firma digitale
2. Firma elettronica automatizzata - è l'automazione del processo robotico
Ha lanciato manualmente una firma digitale
All'interno della piattaforma InvestGlass, può salvare i suoi documenti, documenti relativi a prospect e clienti, o anche documenti relativi a oggetti come titoli o conti. Da questi documenti pdf o pacchetti di documenti, può richiedere manualmente le firme digitali dei suoi contatti o dei contatti rilevanti.
Un altro tipo di documento che potrebbe richiedere l'identificazione e l'autenticazione è costituito da moduli e sondaggi. InvestGlass utilizza il concetto di moduli per numerose ragioni che vanno dalla bonifica KYC alle proposte di investimento, dalla raccolta di lead a sondaggi specifici. Le risposte dei moduli potrebbero dover essere firmate per dimostrare l'identità e l'integrità del documento. Pertanto, una volta inviato un modulo, è possibile avviare manualmente un processo di firma digitale; tuttavia, questo processo può anche essere automatizzato.
Automazione robotica dei processi e firma elettronica
Qualsiasi documento può essere richiesto manualmente per la firma. Tuttavia, è possibile automatizzare l'invio di moduli digitali. Pertanto, in base alla regola impostata, le richieste di firma digitale vengono inviate automaticamente all'invio del modulo. Devono essere soddisfatte due condizioni: i dati del contatto devono avere un indirizzo e-mail valido e un numero di telefono valido. Senza questi due prerequisiti, l'algoritmo non sarà in grado di avviare il processo. Una chiave privata per una firma digitale può essere confermata solo utilizzando un'autenticazione a due fattori, che richiede un indirizzo e-mail e un numero di telefono.
Una volta avviato il processo, i contatti interessati riceveranno un'e-mail con la richiesta di firma elettronica su documenti o contratti specifici. Per la prima volta, la piattaforma creerà una firma digitale per lei, con la sua identità. Dopo aver impostato la firma, il fornitore di servizi fiduciari le invierà un codice di conferma via messaggio, che aumenterà i livelli di sicurezza.
Non ci provi, facciamolo!
Le firme elettroniche sono regolate da norme rigorose e in continua evoluzione, stabilite da un'autorità di certificazione. Questo miglioramento della sicurezza ostacola il rischio per la privacy dei dati e offre alcuni vantaggi indiscutibili rispetto alle normali firme cartacee. Questo nuovo modo di firmare è particolarmente trendy, in quanto la pandemia si stabilizza e diventa la nuova normalità.
Se ancora esita - cosa che le aziende fanno all'inizio - serviamo anche un servizio misto che unisce il formato cartaceo e quello digitale nello stesso processo di approvazione - per garantire la continuità aziendale durante la sua trasformazione digitale.
Di default, InvestGlass le mette a disposizione due partner per la firma elettronica, Connective e Signatys, che presentano differenze specifiche. In termini di assistenza, non esiti a contattare il nostro team via e-mail o per telefono : saremo lieti di rispondere a tutte le sue domande e di aiutarla a scegliere la soluzione migliore in base alle sue esigenze.