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使用 RPA 进行数字签名的五大优势是什么?

在 COVID 的情况下,安全已成为我们处理数字化问题的价值观和要求的基石!

什么是机器人流程自动化 (RPA)?

机器人流程自动化(RPA)是使用计算机软件 "机器人 "来处理重复性的、基于规则的数字任务。例如,在多个地方填写相同信息、重新输入数据或复制粘贴。我们将 InvestGlass RPA 与数字签名相结合,可获得无与伦比的流程效率。数字表单是自我实现的,自动化流程将加快文件签署速度。 

有关数据隐私问题的丑闻每天都是头版头条。从斯诺登到 Facebook 和 WhatsApp,人们在使用技术时越来越怀疑和小心。不用像《圈子》中的戴夫-艾格那样,每个人都能认同数据隐私泄露的风险。

因此,关于数字签名的持续争论变得显而易见。在本文中,我们将解释什么是电子签名,数字签名技术如何工作,以及如何在客户关系管理平台(主要是 InvestGlass 和我们的 API 合作伙伴)中接受和使用数字签名;证明电子签名的好处以及使用此类技术的额外安全性。

哪种电子签名最好?

电子签名能否取代纸质文件签名?在我们日益数字化的环境中,当前的大流行病使人们对面对面会议的可行性产生了怀疑,并对几乎任何情况下的远程处理方式产生了压力。显然,这也适用于签名。

什么是电子签名?电子签名、数字签名或电子签名是在数字文件、表格、问卷、调查等方面给予批准或同意的一种合法数字手段。在我们的数字化社会中,理论上它可以取代任何签名过程,简化销售和数据收集过程。目前有许多数字签名提供商,如 DocuSign、GlobalSign、Signatys、Connective、Skribble、Adobe Sign 等。电子签名解决方案基于称为公钥基础设施 PKI 的基础设施。公钥基础设施将数字证书和公共签名密钥加密重新组合,以提供安全的签名环境。

如何成为官方认可的电子签名提供商?瑞士、欧盟、美国和大多数国家或政府都设有证书管理机构、机构和人员,对电子签名及其适用性进行管理和裁决。安全要求很高,提供商必须满足这些要求才能提供具有法律约束力的签名证书。在欧洲,欧盟eIDAS法规规定了验证规则。

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数字签名的五大好处? 

1 - 效率/速度 

首先,在时间管理和易用性方面,数字签署文件与纸质文件不同。在销售过程中,必须收集来自不同个人的许多签名。行政负担可能会阻碍销售,有时甚至会完全取消协议。实际上,除了您和对方的签名外,合作者和高级经理也可能需要签名,这就延长了流程。在您的企业中使用电子签名很可能是一种节省成本的解决方案。时间就是金钱!

2 - 用户体验

第二个被低估的优势是增强用户体验:签署文件从未如此简单。打印、签署和扫描以发回同一文档的过程简化为打开一个签署电子邮件请求。整个过程不到两分钟。

此外,用户界面还可根据客户的品牌和颜色进行定制和个性化,从而为客户提供量身定制的体验。

第三,数字签名技术体现了明确的规定,如欧盟的eIDAS。这些具有约束力的规则为数字签名提供商确立了明确的基础,并在出现法律纠纷时提供完整性。

此外,真实性还需要通过双因素认证或甚至身份证检查进行识别。

4 - 安全 

第四,如前所述,双因素认证和身份检查为文件访问和签署功能提供了高水平的安全保障。这一事实实际上是对人们抱怨电子签名的数据隐私问题最重要的反驳。事实上,通过电子邮件接收文件并打印出来怎么会更安全呢?此外,即使在出现安全漏洞的情况下,数据加密也会使其难以提取。这种加密还能确保任何人都无法在签名后修改文件,这意味着不会出现有人在协议中添加新页面或删除其中一页的风险。

如果这还不够,2FA(双因素身份验证)还能确保任何人都无法复制或伪造您的签名并将其用于其他场合。

关于部署选项,大多数数字签名提供商都在使用 SAAS 配置;然而,内部部署是一个日益增长的趋势,我们可以预期所有提供商在不久的将来都会启用这种选项。

5 - 降低交易成本

最后,电子签名流程自动化可以减少人为失误造成的财务影响,如签名错误或文件丢失;这些错误如果未被发现,会减慢流程并造成费用问题。电子签名可确保一切有条不紊,防止出现问题和相关费用。从支出角度看,纸张、扫描、复印、邮寄、包裹等方面的成本节省看似微不足道,但总计起来却能节省可观的费用。

与普通纸质文件签名相比,数字签名过程更高效、更友好、更合规。此外,电子签名的主要优势还包括电子工具所提供的安全增强功能以及较低的人工和材料成本。

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数字签名流程自动化

InvestGlass 是一家总部位于瑞士的客户关系管理公司,重新组合了 PMS、客户门户和数字入职工具。该平台提供两个数字签名合作伙伴:SignatysConnective。如需使用您选择的电子签名系统,请联系 InvestGlass 团队激活该功能。

如何在 InvestGlass 中使用数字签名?有两种方法:

1. 手动启动数字签名

2. 自动电子签名--这是机器人流程自动化

手动启动数字签名

在 InvestGlass 平台内,您可以保存您的文档、与潜在客户和客户相关的文档,甚至与证券或账户等对象相关的文档。通过这些 pdf 文档或文档包,您可以手动要求联系人或相关联系人提供数字签名。

另一种可能需要识别和验证的文件类型是表格和调查。InvestGlass 出于多种原因使用表格概念,从 KYC 补偿到投资建议,从线索收集到特定调查,不一而足。表格中的答案可能需要签名,以证明身份和文件的完整性。因此,一旦提交表单,您就可以手动启动数字签名流程;不过,该流程也可以实现自动化。

机器人流程自动化和电子签名

任何文件都可以手动要求签名。不过,在提交数字表单时可以实现自动化。因此,根据设定的规则,提交表单时会自动发送数字签名请求。必须满足两个条件:联系人数据必须包含有效的电子邮件地址和有效的电话号码。如果没有这两个前提条件,算法将无法启动程序。数字签名的私钥只能通过双因素验证来确认,需要电子邮件地址和电话号码。

流程启动后,相关联系人将收到一封电子邮件,要求在特定文件或合同上进行电子签名。第一次,平台会根据您的身份为您创建一个数字签名。设置签名后,信任服务提供商将通过邮件向您发送一个确认代码,以提高安全级别。

别试了,开始吧 !

电子签名受证书颁发机构制定的严格且不断变化的规定的约束。这种安全性的提升降低了数据隐私的风险,与普通纸质签名相比具有一些无可争议的优势。随着大流行病趋于稳定并成为新常态,这种新的签名方式尤为流行。

如果您还在犹豫,我们还提供混合服务,在同一审批流程中混合纸质和数字格式,以确保您在数字化转型期间的业务连续性。 

默认情况下,InvestGlass 为您提供两个电子签名合作伙伴:ConnectiveSignatys,这两个合作伙伴有各自的不同之处。如需支持,请随时通过电子邮件或电话联系我们的团队 ,我们将很乐意回答您的所有问题,并根据您的需求帮助您选择最佳解决方案。

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