Wie können Sie die Kostenerstattung automatisieren?

Die Automatisierung der Kostenerstattung ist ein Segen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine reibungslose und pünktliche Zahlung. InvestGlass, eine renommierte Plattform im Finanzbereich, bietet Tools, die diesen Prozess noch weiter vereinfachen.

Was ist ein Beispiel für eine Kostenerstattung?

Die Erstattung von Ausgaben ist der Prozess, bei dem Mitarbeiter die Erstattung von Geld beantragen, das sie im Namen des Unternehmens ausgegeben haben. Ein Angestellter könnte zum Beispiel Büromaterial für ein Projekt kaufen. Anschließend reicht der Mitarbeiter ein Erstattungsformular ein, in dem er den Kauf detailliert beschreibt und die Quittung beifügt. Nach der Genehmigung erstattet das Unternehmen das ausgegebene Geld.

Welche Ausgaben kann ein Unternehmen erstatten?

Die meisten Unternehmen haben eine Richtlinie, die festlegt, welche Geschäftsausgaben erstattungsfähig sind. Zu den üblichen Kategorien gehören:

1. Reisekosten: Einschließlich Unterkunft, Verpflegung und Transport, Steuern.
2. Bürobedarf: Artikel, die für die Büroarbeit gekauft werden, wie z.B. Schreibwaren.
3. Professionelle Dienstleistungen: An Dritte gezahlte Gebühren für geschäftliche Leistungen.
4. Verschiedene Einkäufe: Das können alle Ausgaben sein, die mit dem Geschäft zu tun haben und vom Arbeitgeber vorab genehmigt wurden.

Informieren Sie sich immer über die Richtlinien Ihres Unternehmens, welche Ausgaben erstattet werden können.

Wie beantrage ich die Erstattung von Ausgaben mit dem InvestGlass Reiseantragsformular?

Mit InvestGlass ist der Prozess der Beantragung der Erstattung von Reisekosten ganz einfach:

1. Laden Sie das Formular für die Erstattung von Ausgaben herunter: Dieses ist als kostenlose Vorlage auf InvestGlass verfügbar.
2. Füllen Sie das Formular aus: Füllen Sie das Formular mit den erforderlichen Informationen wie Datum, Beschreibung der Ausgabe, Gesamtbetrag und zurückgelegte Entfernung aus, wenn es sich um eine Reise handelt.
3. Quittungen beifügen: Legen Sie dem Spesenformular immer die entsprechenden Quittungen bei. Wenn keine Quittung vorhanden ist, schreiben Sie eine kurze Notiz, die erklärt, warum.
4. Abschicken: Sobald Sie das Formular ausgefüllt haben, senden Sie es an die Buchhaltung. Sie können auswählen, welche Abteilung die Genehmigung erteilen soll.
5. Auszahlung: Nach Prüfung und Genehmigung durch die Buchhaltungsabteilungen wird die Erstattungszahlung gemäß der vom Mitarbeiter gewählten Zahlungsmethode bearbeitet.

Was ist ein Genehmigungsverfahren mit der InvestGlass Spesenmanagement-Software?

Sobald ein Mitarbeiter sein Spesenerstattungsformular eingereicht hat, sorgt InvestGlass für einen nahtlosen Genehmigungsprozess:

1. Überprüfung der Ausgabendetails: Die Buchhaltungsabteilung prüft die eingereichten Spesenabrechnungen und Belege.
2. Verifizierung: Die Abteilung prüft, ob die Angaben mit den Unternehmensrichtlinien übereinstimmen.
3. Genehmigung oder Ablehnung: Auf der Grundlage der Bewertung wird die Ausgabe entweder zur Zahlung genehmigt oder abgelehnt. Bei einer Ablehnung erhalten Sie eine Rückmeldung zur Klarstellung.
4. Zahlung: Für genehmigte Ausgaben wird die Zahlung bearbeitet und der Mitarbeiter wird benachrichtigt.

Das System für den Genehmigungsprozess ist für jedes Unternehmen geeignet, wurde aber ursprünglich für Banken entwickelt. Erstattungsformulare können mit einem teilweisen Sichtbarkeitsbereich des CRM während der Reise verbunden werden. Auf diese Weise finden Bankangestellte während ihrer Reise nur genehmigte Datensätze! Nur genehmigte Dokumente, Berichte und Datensätze können während der Reise eingesehen werden. Natürlich können sie auch neue Datensätze erstellen. Unten sehen Sie, dass während der Reise nur drei Kontakte im CRM zu sehen sind.

Wie viel kostet die InvestGlass Ausgabenmanagement-Software?

InvestGlass bietet seine Ausgabenverwaltungssoftware in verschiedenen Paketen an, um den unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden, und beginnt bei 199 EUR oder 199 CHF pro Monat. Es gibt zwar ein kostenloses Basisformat, aber für erweiterte Funktionen müssen Sie möglicherweise einen Aufpreis zahlen. Wir empfehlen Ihnen, die offizielle Website von InvestGlass zu besuchen, um detaillierte Preise zu erfahren, oder sich mit der Vertriebsabteilung in Verbindung zu setzen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein schnelles Spesenerstattungsformular mit einem klaren Genehmigungsverfahren funktioniert.

Die Automatisierung von Spesenerstattungen mit InvestGlass macht den gesamten Prozess mühelos. Vom Herunterladen der Vorlage für die Spesenrückerstattung bis zum Einreichen des Formulars ist jeder Schritt benutzerfreundlich gestaltet. Arbeitgeber profitieren von einem rationalisierten Prozess, und Mitarbeiter können getrost ihre Geschäftsausgaben tätigen, da sie wissen, dass sie umgehend erstattet werden.