Tự động hóa hóa đơn

Bạn đã bao giờ tự hỏi bạn đang mất bao nhiêu thời gian khi không tự động hóa các quy trình có thể được thực hiện nhanh hơn và tốt hơn bằng máy? Gánh nặng hành chính đã trở thành một phương pháp giết người không hiệu quả đối với nhân viên và công ty. Đặc biệt hơn, việc quản lý thanh toán và hóa đơn tốn nhiều thời gian và đòi hỏi một quy trình làm việc tự động. Quá trình xử lý hóa đơn thủ công hạn chế khả năng phát hiện các khoản thanh toán trùng lặp hoặc thanh toán trễ của tổ chức bạn, điều này có thể dẫn đến thanh toán vượt mức. Xử lý hóa đơn tự động có nghĩa là tất cả các hóa đơn có thể được lưu trữ tự động, được gán cho quy trình làm việc phù hợp và được định tuyến điện tử để phê duyệt - giữ cho tài chính của bạn lưu thông mà không bị gián đoạn, bất kể bạn có bao nhiêu hóa đơn.

Quá trình lập hóa đơn thủ công có thể tạo ra nhiều vấn đề có thể được tóm tắt xung quanh các sai sót sau: 

• Lực lượng lao động: lập hóa đơn thủ công đòi hỏi nhân viên và sức người có thể được sử dụng cho một nhiệm vụ khác hiệu quả hơn.
• Quản lý thời gian: quản lý và phê duyệt hóa đơn mất thời gian.
• Giám sát dữ liệu: dữ liệu phải được nhập thủ công làm tăng nguy cơ nhập sai và thiếu hoặc sai thông tin liên lạc.
• Chi phí: Các vấn đề về dữ liệu có thể tạo ra chi phí bổ sung cũng như thiếu doanh thu.
• Thiếu rõ ràng: Quy trình lập hóa đơn thủ công dẫn đến tình trạng hóa đơn không rõ ràng và các vấn đề trong đánh giá văn bản. 

Một giải pháp rõ ràng có thể giúp giải quyết những vấn đề này. Bài viết này tập trung vào tự động hóa và cách phát triển quy trình lập hóa đơn tự động.

Tạo hóa đơn: ảnh hưởng của kế toán!

Các quy trình kinh doanh và thanh toán trực tuyến thường ngụ ý hóa đơn giấy và gánh nặng hành chính rộng lớn. Cho dù bạn đang sử dụng hóa đơn giấy hay điện tử, tất cả các hóa đơn của bạn có thể được lấy thành hai loại:

• Các tài khoản phải thu và hóa đơn chưa thanh toán
• Các khoản thu và tài chính kinh doanh

Các khoản phải thu để xử lý hóa đơn tự động

Ngay cả khi các doanh nghiệp nhỏ và chủ doanh nghiệp thường làm việc với báo giá, cách sử dụng phổ biến là gửi hóa đơn khi giao dịch với các chuyên gia B2B. Hóa đơn hoạt động như các yêu cầu thanh toán, thể hiện số tiền mà khách hàng phải trả cho công ty và giải thích chi tiết về hoạt động, ngày đến hạn và phí trả chậm, nếu có. Một hệ thống lập hóa đơn trước khi thanh toán thường được sử dụng để cải thiện dự báo và do đó, cải thiện dòng tiền.

Trong kế toán, hóa đơn thể hiện "các khoản phải thu" cho công ty và "các khoản phải trả" cho khách hàng. Hóa đơn về cơ bản hoạt động như một yêu cầu thanh toán được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 15 hoặc 30 ngày). Thanh toán trễ có thể bị phạt và giảm giá thường được áp dụng cho khách hàng thanh toán sớm khiến khách hàng thanh toán nhanh hơn. Tuy nhiên, việc định tuyến tài liệu theo cách thủ công có thể dẫn đến sự chậm trễ hơn nữa và thậm chí mất hóa đơn.

Biên lai và thanh toán xử lý hóa đơn tự động

Biên lai thường được sử dụng để đảm bảo cho khách hàng rằng giao dịch diễn ra chính xác mà không có bất kỳ vấn đề nào. Về phía công ty, nó cho phép kế toán chính xác, lưu giữ hồ sơ và xác nhận giao dịch. Các hóa đơn phổ biến trong nhiều thương mại như cửa hàng tạp hóa hoặc mua sắm trực tuyến.

Các cách để tự động hóa các tác vụ trong quá trình xử lý lập hóa đơn của bạn

Có nhiều cách để tự động hóa quy trình lập hóa đơn và nâng cao hiệu quả. Tùy thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn, bạn có thể muốn:

• Sử dụng giải pháp tất cả trong một như giải pháp tự động hóa hóa đơn InvestGlass,
• Sử dụng công cụ tự động hóa chuyên dụng hoặc
• Dựa vào các tích hợp và tính năng gốc có trong một số ứng dụng bạn đã sử dụng.

Sự đa dạng của các phương pháp cho phép bạn chọn phương pháp có ý nghĩa nhất theo mô hình và quy mô kinh doanh của bạn. Hãy ghi nhớ điều này, bài viết này giới thiệu sáu cách để tự động hóa hệ thống quản lý hóa đơn của bạn.

1. Lưu trữ dữ liệu nhập để xử lý hóa đơn

Trong quá trình bán hàng, đội ngũ bán hàng thường thu thập một lượng thông tin quan trọng về khách hàng, khách hàng tiềm năng và khách hàng. Thông tin này sau đó được sử dụng để giảm thiểu công việc của các thành viên khác trong nhóm như nhân viên lập hóa đơn. Đây là nơi tự động hóa và đặc biệt hơn là phần mềm CRM sẽ chuyển đến. Tự động hóa bán hàng thông qua các biểu mẫu chuyển công việc sang khách hàng thay vì nhân viên. Bên cạnh đó, việc thu thập dữ liệu và dữ liệu thanh toán trong CRM sẽ ngăn chặn việc nhập kép bằng cách sử dụng lại dữ liệu này ở giai đoạn sau của quy trình bán hàng. Tự động hóa quy trình làm việc: Tự động quản lý quy trình phê duyệt và định tuyến các ngoại lệ để xem xét trong khi vẫn duy trì dấu vết dữ liệu của tất cả các chuyển giao giữa mọi người và tự động hóa. Mục tiêu là giảm chi phí và nhập dữ liệu thủ công với hóa đơn xử lý tự động. Một hệ thống ERP tốt nên bao gồm tự động hóa quy trình làm việc phải trả tài khoản. Xử lý thanh toán và quản lý tiền mặt được ghi nhận cũng như chiết khấu thanh toán sớm. Trí tuệ nhân tạo cũng có thể giúp quét bằng công nghệ nhận dạng ký tự quang học hoặc OCR – AI học máy.

CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng giúp giảm bớt việc quản lý nhóm, quản lý tác vụ, quản lý liên hệ và quản lý hóa đơn.

Kết nối công cụ lập hóa đơn trực tiếp với CRM, thông qua API hoặc tích hợp, sẽ tiết kiệm thời gian quý báu vì hệ thống quản lý hóa đơn sẽ trực tiếp cung cấp dữ liệu đến từ CRM, loại bỏ các mục nhập kép của nhân viên khi tạo hóa đơn.

Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc quản lý thời gian, quản lý dữ liệu và tính đúng đắn như tránh lỗi của con người trong việc sao chép / nhập dữ liệu. 

2. Tạo PDF và lưu trữ nó để ghi sổ kế toán

Điểm góc của một hệ thống quản lý hóa đơn hiệu quả là theo dõi các hoạt động tài chính của bạn, có thể là trên giấy hoặc điện tử. Thật vậy, lưu giữ hồ sơ đảm bảo thanh toán, kiểm toán an toàn và minh bạch. Có một cái nhìn rõ ràng về các khoản phải thu của bạn tăng cường:

• khả năng của bạn để gửi theo dõi và nhắc nhở,
• sự dễ dàng của bạn để phù hợp với các yêu cầu kiểm toán, và 
• sự minh bạch của bạn trước khách hàng và các cơ quan quản lý.

Phần mềm tự động hóa sẽ tự động làm tất cả những điều đó cho bạn bằng cách lưu hóa đơn vào tệp PDF trong các thư mục có liên quan. Sau đó, bạn có thể truy cập thông tin cần thiết mọi lúc, từ mọi nơi.

Đây là nơi một CRM hoàn chỉnh trở nên thú vị vì phần mềm có thể lưu hóa đơn trong liên hệ có liên quan mà chúng thuộc về. Ngoài ra, nó lưu một dấu vết kiểm toán trong trường hợp vô tình xóa hoặc xóa hóa đơn. 

Tính năng tự động hóa InvestGlass cho phép tạo PDF tự động từ hóa đơn và lưu trữ chúng khi cần. Nền tảng cũng có thể gửi chúng đến địa chỉ email hoặc cổng thông tin để giữ an toàn hoặc chia sẻ với khách hàng.

3. Phần mềm xử lý hóa đơn tự động

Trong các giải pháp tích hợp cũng như tiện ích bổ sung, biểu mẫu là một tính năng cốt lõi. Thật vậy, chúng cho phép gửi dữ liệu dễ dàng và đôi khi, chuyển khối lượng công việc cho khách hàng. Tuy nhiên, khi chuyển khối lượng công việc, cần hết sức cẩn thận và tập trung vào trải nghiệm và sự tham gia của khách hàng.

Bên cạnh việc thường được điền bởi các biểu mẫu của khách hàng cũng mang lại những lợi ích khác như tính nhất quán, thân thiện với người dùng và thiết kế tùy chỉnh. Thông tin biểu mẫu kỹ thuật số được ánh xạ trực tiếp trong CRM và có thể dễ dàng tái sử dụng bởi nhóm nhân viên của bạn, trong khi thiết kế tùy chỉnh và sự đơn giản của việc nhập dữ liệu sẽ giữ cho khách hàng tham gia.

Từ các biểu mẫu này, hóa đơn có thể được tạo tự động thông qua tính năng tự động hóa. Thông tin bắt buộc duy nhất là:

• đơn vị tiền tệ, có thể được chọn theo mặc định để tránh các vấn đề,
• ngày đến hạn, có thể được quyết định khi gửi biểu mẫu kỹ thuật số, và
• Số hóa đơn, có thể được tạo ngẫu nhiên.

Khi thông tin này được điền, hóa đơn được tạo và có thể được thông báo cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Hóa đơn định kỳ

Sử dụng khả năng tự động hóa của InvestGlass, hóa đơn định kỳ có thể được thiết lập cho khách hàng dài hạn trên cơ sở định kỳ như hàng tháng. Điều này giúp tránh lỗi và quên gửi chúng. Tuy nhiên, điều này cũng ngăn cản việc nhập lại thông tin. Khoảng thời gian, cũng như tái phát, có thể được quyết định thủ công cho từng khách hàng. 

Tự động hóa này có ảnh hưởng quan trọng đến kế toán và ngân sách. Dự báo dòng tiền và giữ một dòng tiền lành mạnh chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

4. Tự động gửi email 

Gửi hóa đơn khi được tạo có vẻ như là một nhiệm vụ dễ dàng và đơn giản. Tuy nhiên, lỗi của con người tồn tại và tiêu tốn thời gian phải được xem xét.

Nhiệm vụ lặp đi lặp lại này có thể dễ dàng tránh và tự động hóa bằng cách tạo và gửi email tự động khi tạo hóa đơn. Nhân viên của bạn có thể tự động tạo và tạo email dựa trên hóa đơn với các biến tùy chỉnh bằng cách sử dụng thông tin liên hệ. Tuy nhiên, nội dung và chủ đề email vẫn phải được chỉ định bằng cách sử dụng mẫu được tạo sẵn hoặc tùy chỉnh.

Khi email được gửi bằng thông tin từ phần mềm kế toán, người quản lý quan hệ khách hàng phụ trách liên hệ có liên quan sẽ nhận được thông báo ngay lập tức.

5. Thiết lập nhiệm vụ và lời nhắc

Email đảm bảo rằng hóa đơn chính xác được nhận kịp thời. Tự động hóa có thể được tạo ra để gửi lời nhắc tự động để tránh thanh toán trễ. Bất cứ khi nào thanh toán không được thanh toán, lời nhắc tự động có thể được gửi, thay vì tạo và thực hiện quy trình thanh toán trễ theo cách thủ công.

Bên cạnh việc gửi lời nhắc tự động cho mỗi email cho khách hàng, lời nhắc cũng có thể được thông báo cho các thành viên công ty. Điều này cho phép họ kiểm tra với khách hàng xem mọi thứ có ổn hay không.

Các nhiệm vụ lập hóa đơn cũng có thể được tự động ghi lại khi tạo hóa đơn và hoàn thành sau khi hóa đơn được thanh toán. Nhiệm vụ quản trị và các nhiệm vụ khác chỉ đơn giản là thông báo cho nhân viên.

Loại tự động hóa này rất quan trọng vì các hóa đơn chưa thanh toán có thể ảnh hưởng tiêu cực đến dòng tiền của bạn.

Phần thưởng: Hệ thống quản lý hóa đơn hoàn hảo

Hệ thống quản lý hóa đơn lý tưởng sẽ tập hợp lại tất cả các công cụ lập hóa đơn và công cụ bán hàng của bạn nói chung. CRM và các giải pháp tất cả trong một tập hợp lại các hệ thống lập hóa đơn và bán hàng, tiếp thị , tự động hóa / quản lý dữ liệu, cung cấp giải pháp thay thế tốt nhất cho các công ty nhắm đến tự động hóa hóa đơn.

InvestGlass có thể được áp dụng cho toàn bộ công ty của bạn và giúp theo dõi hiệu suất của nhân viên thông qua theo dõi thời gian. Điều này ngày càng quan trọng đối với việc lập hóa đơn vì thời gian phản hồi có thể được đánh giá và quy trình làm việc được điều chỉnh.

Đồng thời, trong khi cải thiện hóa đơn của bạn, CRM sẽ thay thế google trang tính hoặc bảng tính google của bạn được sử dụng để quản lý để gửi hóa đơn. Gửi hóa đơn đơn giản và thêm các mẹo kinh doanh và giảm giá khi cần thiết.

Kết luận về giải pháp tự động hóa hóa đơn

Tự động hóa đơn là một phần quan trọng của quy trình kế toán và không cần phải cản trở. Vào cuối ngày, kinh doanh là cung cấp dịch vụ và sản phẩm cho khách hàng của bạn. Chúng tôi hy vọng các mẹo sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng nhất. Để tự động hóa, bạn sẽ phải theo dõi các chi tiết về cách làm việc xung quanh kế toán của bạn. InvestGlass cung cấp một nền tảng dựa trên đám mây tự động hóa quy trình làm việc. Bạn có thể xây dựng quy trình làm việc tùy chỉnh phù hợp với quản lý hóa đơn. Giải pháp này sẽ giúp đội ngũ tài chính của bạn thực hiện các nhiệm vụ quan trọng hơn.

InvestGlass có API để kết nối với một hệ thống kế toán khác. Tại sao? vì quy trình xử lý phải xử lý thanh toán định kỳ và các yếu tố VAT cụ thể mà bạn có thể đã có với nhóm kế toán của mình.