Automação de faturas

Já se perguntou quanto tempo o senhor está perdendo por não automatizar processos que poderiam ser feitos de forma mais rápida e melhor por uma máquina? A carga administrativa tornou-se um método ineficiente de matar funcionários e empresas. Mais especificamente, o gerenciamento de pagamentos e faturas consome muito tempo e exige um fluxo de trabalho automatizado. O processamento manual de faturas limita a capacidade da sua organização de detectar pagamentos duplicados ou atrasados, o que pode levar a pagamentos excessivos. O processamento automa tizado de faturas significa que todas as faturas podem ser armazenadas automaticamente, atribuídas ao fluxo de trabalho adequado e encaminhadas eletronicamente para aprovação, mantendo as finanças em circulação sem interrupções, independentemente do número de faturas que o senhor tenha.

O processo de faturamento manual pode criar muitos problemas que podem ser resumidos nas seguintes falhas: 

• Força de trabalho: o faturamento manual exige funcionários e força humana que poderiam ser usados em outra tarefa mais eficiente.
• Gerenciamento de tempo: o gerenciamento de faturas e as aprovações levam tempo.
• Monitoramento de dados: os dados precisam ser inseridos manualmente, o que aumenta o risco de entradas falsas e informações de contato ausentes ou erradas.
• Custos: Os problemas com os dados podem gerar custos adicionais, além de perda de receita.
• Falta de clareza: O processo manual de faturamento leva a um status de fatura pouco claro e a problemas na avaliação do texto. 

Uma solução óbvia pode ajudar a resolver esses problemas. Este artigo se concentra na automação e em como desenvolver um processo de faturamento automatizado.

Criar faturas: a influência da contabilidade!

Os processos de negócios e os pagamentos on-line geralmente implicam em faturas em papel e grandes encargos administrativos. Independentemente de o senhor usar faturas em papel ou eletrônicas, todas as suas faturas podem ser divididas em dois tipos:

• As contas a receber e as faturas não pagas
• Os recibos e as finanças da empresa

Contas a receber para processamento automatizado de faturas

Mesmo que as pequenas empresas e os proprietários de negócios geralmente trabalhem com cotações, o uso comum é enviar faturas ao lidar com profissionais B2B. As faturas funcionam como solicitações de pagamento, representam o valor devido pelo cliente à empresa e explicam os detalhes da operação, a data de vencimento e as taxas de atraso, se aplicável. Um sistema de faturamento antes do pagamento geralmente é usado para melhorar a previsão e, portanto, melhorar o fluxo de caixa.

Na contabilidade, a fatura representa as "contas a receber" para a empresa e as "contas a pagar" para o cliente. A fatura funciona essencialmente como uma solicitação de pagamento a ser concluída em um determinado período (15 ou 30 dias, por exemplo). Os atrasos nos pagamentos estão sujeitos a penalidades e, geralmente, são aplicados descontos para clientes que pagam antecipadamente, o que incentiva os clientes a pagar mais rapidamente. Entretanto, o encaminhamento manual de documentos pode levar a mais atrasos e até mesmo à perda de faturas.

Recebimentos e pagamentos do processamento automatizado de faturas

Os recibos geralmente são usados para garantir ao cliente que a transação ocorreu corretamente e sem problemas. Do lado da empresa, ele permite a contabilidade correta, a manutenção de registros e o reconhecimento da transação. Os recibos são comuns em vários tipos de comércio, como mercearias ou compras on-line.

Maneiras de automatizar tarefas em seu processamento de faturamento

Há várias maneiras de automatizar seu processo de faturamento e aumentar a eficiência. Dependendo das necessidades de sua empresa, o senhor pode querer:

• Use uma solução completa, como a solução de automação de faturas da InvestGlass,
• Usar uma ferramenta de automação dedicada ou
• Confie nas integrações e nos recursos nativos presentes em alguns dos aplicativos que o senhor já usa.

A pluralidade de métodos permite que o senhor selecione aquele que faz mais sentido de acordo com o modelo e o tamanho da sua empresa. Tendo isso em mente, este artigo apresenta seis maneiras de automatizar seu sistema de gerenciamento de faturas.

1. Entrada de dados da loja para processamento de faturas

Durante o processo de vendas, as equipes de vendas geralmente coletam uma quantidade importante de informações sobre clientes, clientes potenciais e clientes. Essas informações são usadas para minimizar o trabalho de outros membros da equipe, como os responsáveis pelo faturamento. É nesse ponto que a automação e, mais especificamente, o software de CRM entram em ação. A automação de vendas por meio de formulários transfere o trabalho para o cliente em vez de para o funcionário. Além disso, a coleta de dados e de dados de pagamento em um CRM evitará a dupla entrada ao reutilizar esses dados em um estágio posterior do processo de vendas. Automação do fluxo de trabalho Gerencia automaticamente os fluxos de trabalho de aprovação e encaminha as exceções para revisão, mantendo uma trilha de dados de todas as transferências entre pessoas e automação. O objetivo é reduzir os custos e a entrada manual de dados com o processamento automatizado de faturas. Um bom sistema ERP deve incluir a automação do fluxo de trabalho de contas a pagar. O processamento de pagamentos e o gerenciamento de caixa são registrados, bem como os descontos por pagamento antecipado. A inteligência artificial também pode ajudar a digitalizar com a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres ou OCR - IA de aprendizado de máquina.

Um CRM é um software de gerenciamento de relacionamento com o cliente que facilita o gerenciamento de equipes, de tarefas, de contatos e de faturas.

Conectar sua ferramenta de faturamento diretamente ao CRM, por meio de API ou integração, economizará um tempo valioso, pois o sistema de gerenciamento de faturas se alimentará diretamente dos dados provenientes do CRM, eliminando as entradas duplas dos funcionários ao criar faturas.

Isso afetará diretamente o gerenciamento de tempo, o gerenciamento de dados e a correção, evitando erros humanos na recópia/entrada de dados. 

2. Gerar PDF e armazená-lo para fins de contabilidade

O ponto principal de um sistema eficiente de gerenciamento de faturas é manter um registro das suas operações financeiras, seja em papel ou eletronicamente. De fato, a manutenção de registros garante o pagamento, a auditoria segura e a transparência. Ter uma visão clara de suas contas a receber melhora:

• sua capacidade de enviar acompanhamentos e lembretes,
• sua facilidade para atender aos requisitos de auditoria e 
• sua transparência diante de seus clientes e órgãos governamentais.

O software de automação fará tudo isso para o senhor automaticamente, salvando as faturas em PDFs nas pastas relevantes. Assim, o senhor pode acessar as informações necessárias a qualquer momento, de qualquer lugar.

É nesse ponto que um CRM completo se torna interessante, pois o software pode salvar as faturas no contato relevante ao qual elas pertencem. Além disso, ele salva uma trilha de auditoria em caso de remoção ou exclusão acidental da fatura. 

O recurso de automação da InvestGlass permite gerar PDFs automaticamente a partir de faturas e armazená-los onde for necessário. A plataforma também pode enviá-las para um endereço de e-mail ou portal para serem guardadas ou compartilhadas com os clientes.

3. Software de processamento automatizado de faturas

Tanto nas soluções integradas quanto nas complementares, os formulários são um recurso essencial. De fato, eles permitem o envio fácil de dados e, às vezes, transferem a carga de trabalho para o cliente. No entanto, ao transferir a carga de trabalho, o senhor deve ter muito cuidado e se concentrar na experiência e no envolvimento do cliente.

Além de serem normalmente preenchidos pelos clientes, os formulários também oferecem outros benefícios, como consistência, facilidade de uso e designs personalizados. As informações do formulário digital são mapeadas diretamente no CRM e podem ser facilmente reutilizadas pela equipe de seus funcionários, enquanto o design personalizado e a simplicidade da entrada de dados manterão o cliente envolvido.

A partir desses formulários, as faturas podem ser geradas automaticamente por meio de um recurso de automação. As únicas informações obrigatórias são:

• a moeda, que pode ser selecionada por padrão para evitar problemas,
• a data de vencimento, que pode ser decidida no envio do formulário digital, e
• o número da fatura, que pode ser gerado aleatoriamente.

Depois que essas informações são preenchidas, a fatura é gerada e pode ser comunicada aos clientes ou clientes potenciais.

Faturas recorrentes

Usando as possibilidades de automação do InvestGlass, as faturas recorrentes podem ser configuradas para clientes de longo prazo em uma base periódica, como mensalmente. Isso ajuda a evitar erros e o esquecimento de enviá-las. Além disso, isso também evita que o senhor digite novamente as informações. O período de tempo, bem como a recorrência, podem ser decididos manualmente para cada cliente. 

Essa automação tem um efeito importante na contabilidade e no orçamento. Prever o fluxo de caixa e manter um fluxo de caixa saudável nunca foi tão fácil.

4. Enviar e-mails automaticamente 

O envio de uma fatura quando gerada pode parecer uma tarefa fácil e direta. No entanto, existe o erro humano e o consumo de tempo deve ser considerado.

Essa tarefa repetitiva pode ser facilmente evitada e automatizada com a criação e o envio automático de e-mails na geração de faturas. Seus funcionários podem gerar e criar automaticamente um e-mail baseado em faturas com variáveis de personalização usando as informações de contato. No entanto, o corpo e o assunto do e-mail ainda precisam ser especificados usando um modelo pré-fabricado ou personalizado.

Quando o e-mail for enviado usando informações do software de contabilidade, o gerente de relacionamento responsável pelo contato relevante receberá notificações instantâneas.

5. Configurar tarefas e lembretes

Os e-mails garantem que as faturas precisas sejam recebidas prontamente. A automação pode ser criada para enviar lembretes automáticos para evitar pagamentos atrasados. Sempre que um pagamento não for efetuado, um lembrete automático poderá ser enviado, em vez de criar e executar manualmente um fluxo de trabalho de pagamento atrasado.

Além de enviar lembretes automáticos por e-mail para os clientes, os lembretes também podem ser notificados aos membros da empresa. Isso permite que eles verifiquem com o cliente se está tudo bem do lado deles.

As tarefas de faturamento também podem ser registradas automaticamente na geração da fatura e concluídas quando a fatura for paga. As tarefas administrativas e outras tarefas são simplesmente notificadas ao funcionário.

Esse tipo de automação é importante, pois as faturas não pagas podem afetar negativamente seu fluxo de caixa.

Bônus: O sistema perfeito de gerenciamento de faturas

O sistema ideal de gerenciamento de faturas reagruparia todas as suas ferramentas de faturamento e ferramentas de vendas em geral. Os CRMs e as soluções multifuncionais reúnem sistemas de faturamento e automação de marketing de vendas/gerenciamento de dados, oferecendo a melhor alternativa para as empresas que buscam a automação de faturas.

O InvestGlass pode ser aplicado a toda a sua empresa e ajudar a monitorar o desempenho dos seus funcionários por meio do controle de horas. Isso é cada vez mais importante para o faturamento, pois o tempo de resposta pode ser avaliado e o fluxo de trabalho adaptado.

Ao mesmo tempo, ao melhorar seu faturamento, um CRM substituirá suas planilhas do Google ou sua planilha do Google usada para gerenciar o envio de faturas. Envie faturas de forma simples e adicione dicas e descontos comerciais quando necessário.

Conclusão da solução de automação de faturas

A automatização de faturas é uma parte importante do processo contábil e não precisa atrapalhar. No final das contas, o negócio é fornecer serviços e produtos para seus clientes. Esperamos que as dicas ajudem o senhor a se concentrar no que é mais importante. Para automatizar, o senhor terá de ficar atento aos detalhes sobre como trabalhar com sua contabilidade. A InvestGlass oferece uma plataforma baseada na nuvem que automatiza os fluxos de trabalho. O senhor pode criar fluxos de trabalho personalizados que se ajustem ao gerenciamento de faturas. Essa solução ajudará a sua equipe financeira a realizar tarefas mais importantes.

A InvestGlass tem uma API para conexão com outro sistema de contabilidade. Por quê? Porque o fluxo de trabalho de processamento deve lidar com faturamento recorrente e elementos específicos de IVA que o senhor talvez já tenha com a sua equipe de contabilidade.