كيف تقوم بأتمتة عملية طلب السفر الخاص بك مع InvestGlass إدارة علاقات العملاء السويسرية؟
ألقت الأزمة الصحية الحالية بظلالها على الشكوك والقيود المفروضة على العديد من الأنشطة وأقامت وضعا طبيعيا جديدا. كان السفر أحد أكثر قطاعات الاقتصاد تضررا وشهد الأفراد قيودا كبيرة على تحركاتهم. إلى جانب عدم القدرة على السفر بسبب الحدود المغلقة ، أعاقت اختبارات PCR والحجر الصحي السفر بسبب نفقات السفر الإضافية التي تمثلها والمتاعب التي تسببها.
مع التركيز على الشركات والموظفين ، أصبحت رحلات العمل أكثر ندرة ونادرة. ومع ذلك ، مع إعادة فتح العالم ببطء ، سيفتح سفر الأعمال أيضا. تطلب فرق الإدارة من الموظفين وأعضاء الفريق تقديم استمارات طلب السفر من أجل اتخاذ قرار بشأن أهمية هذا الطلب. ستركز هذه المقالة على شرح عملية طلب السفر وتعزيز كفاءة استخدام برامج الأتمتة لرقمنة سير عمل الموافقة على طلب السفر.
ما هو طلب السفر؟
نموذج طلب السفر لرحلات العمل هو وسيلة لحفظ السجلات في عالم سفر الشركات وسفر الأعمال. يمنع استخدام رسائل البريد الإلكتروني أو الورق. يملأ الموظفون النموذج بتفاصيل السفر وتكاليف السفر وخط سير الرحلة ومتطلبات الإقامة والمعلومات الأساسية ذات الصلة برحلتهم داخل أداة "طلب السفر" InvestGlass. ثم يتم تقديم نموذج طلب السفر هذا وإطلاق عملية الموافقة . يمكن للأشخاص - "الموافقين" - الذين تم تعيينهم لعملية الموافقة هذه قبول أو رفض طلب السفر.
كيفية أتمتة نفقات السفر؟
في معظم الشركات والمؤسسات ، يتم أخذ النفقات خارج السفر في الاعتبار مباشرة من خلال مطالبة النفقات. هنا مع طلب السفر InvestGlass ، يمكنك بسهولة جمع هذه البيانات في نفس العملية.
نفقات السفر هي النقاط الأساسية والمحورية لطلبات السفر. يحتاج مركز التكلفة إلى تقييم صحة النفقات من خلال عمليات يدوية واسعة النطاق. هذا هو السبب في أن الطلب المقدم للرحلة القادمة يجب أن يكون مفصلا قدر الإمكان. إلى جانب ذلك ، عادة ما يتم ربط طلبات السفر برقم الفاتورة. تشرح هذه الفاتورة بدقة التكاليف المدرجة في الميزانية لقسم الشؤون المالية. عند إنتاج فاتورة ، قد يؤدي إدخال البيانات إلى حدوث خطأ بشري بسبب المهام المتكررة. ومع ذلك ، يظل نظام الفاتورة هذا هو سير العمل الأكثر استخداما من قبل الموظفين والمديرين.
السفر هو مفتاح المبيعات الجديدة
من سيوافق على طلب السفر؟
بمجرد تقديم نموذج طلب السفر مع جميع المعلومات اللازمة المطلوبة ، بما في ذلك أرقام الفواتير. يتم تقييم طلب السفر من قبل الموافقين. قد يكون المعتمدون هم مدير الشخص أو الموظف المسؤول عن سياسات السفر أو أي شخص تقرره الشركة.
يمكن أن تتضمن عملية الموافقة هذه التوقيعات الإلكترونية من المعتمدين والمصادقة الثنائية (2FA) عبر الأجهزة المحمولة. ومع ذلك ، عادة ما تكون هذه العملية بسيطة وتتطلب ما لا يقل عن 1 أو 2 من الموافقين. بمجرد منح الموافقة على طلب السفر ، عادة ما يتم فرض قيود على البيانات على الشخص المغادر.
ما نوع قيود CRM التي سيقدمها طلب السفر؟
بمجرد الانتهاء من تفاصيل المشروع وتفاصيل الرحلة ، وتحديد تاريخ البدء ، وتحديد جهات الاتصال التي ستتم زيارتها ، تطلق عملية الموافقة على طلب السفر قيودا مؤقتة تلقائية على البيانات طوال مدة الرحلة. تقلل هذه الأتمتة من الأخطاء وتتجنب السماح لموظفك بالوصول إلى بياناتك عندما يكون في إجازة. هذا النظام مفيد للغاية للبنوك الخاصة ، أو أي شركة تتطلع إلى تقييد الوصول إلى CRM أثناء السفر.
ماذا سيحدث إذا لم تستخدم نظام طلب السفر؟
يطرح عدم وجود سير عمل مناسب لرقمنة طلبات السفر العديد من التحديات المختلفة:
- إدارة الوقت والأخطاء البشرية
- تتبع المعلومات الأساسية
- لا سيطرة على تكاليف السفر
- خطر تسرب البيانات
- ضعف الرؤية الإدارية
إن الجمع بين هذه التحديات له تأثير سلبي على كفاءة فرقك ومستويات التوتر.
كيف تقنع شركتك بأن الأتمتة والرقمنة هي الطريقة الصحيحة للذهاب؟
في بيئة الأعمال سريعة الخطى اليوم ، يعد تبسيط العمليات أمرا بالغ الأهمية. لا تؤدي الاستفادة من الأدوات الرقمية إلى تسريع العمليات فحسب ، بل تعزز أيضا الدقة من خلال التكامل بسلاسة مع الأنظمة الحالية. في الواقع ، يتفق 72٪ من قادة الصناعة على أن الأدوات الرقمية تعزز مرونة الأعمال. بالنسبة للشركات التي تبحث عن حل فعال وفعال من حيث التكلفة ، تقدم InvestGlass منصة استثنائية لأتمتة سير العمل منخفضة التعليمات البرمجية مصممة خصيصا لطلبات السفر. تضمن واجهته سهلة الاستخدام الحد الأدنى من التدريب ، مما يسمح بالانتقال السريع.
عند التخطيط لرحلة عمل ، يقوم الموظف فقط بإدخال الغرض من الرحلة وخط سير الرحلة والنفقات المتوقعة والتفاصيل الأخرى ذات الصلة. ويوجه النظام بذكاء طلب السفر إلى السلطة أو السلطات المختصة للتصديق عليه، رهنا بالنفقات المتوقعة وأي طلبات مالية قبل الرحلة.
بالإضافة إلى العملية الفورية ، تزود InvestGlass الشركات برؤى قيمة لتحسين وتسريع سير عمل الموافقة باستمرار. تتوفر مقاييس مثل متوسط مدة الموافقة وأوقات إكمال مهمة المستخدم وكفاءة الموظف بسهولة. هذا يعني أنه بغض النظر عن حجم شركتك ، فإن نظام طلب السفر في InvestGlass هو الأداة المثالية لضمان عمليات فعالة وخالية من الأخطاء.