Automatisation des factures

Vous êtes-vous déjà demandé combien de temps vous perdez à ne pas automatiser des processus qui pourraient être exécutés plus rapidement et plus efficacement par une machine ? La charge administrative est devenue une méthode d'abattage inefficace pour les employés et les entreprises. Plus particulièrement, la gestion des paiements et des factures prend du temps et exige un flux de travail automatisé. Le traitement manuel des factures limite la capacité de votre organisation à détecter les doubles paiements ou les paiements tardifs, ce qui peut entraîner des paiements excessifs. Traitement automatisé des factures signifie que toutes les factures peuvent être automatiquement stockées, affectées au flux de travail approprié et acheminées électroniquement pour approbation - ce qui permet à vos finances de circuler sans interruption, quel que soit le nombre de vos factures.

Le processus de facturation manuelle peut engendrer de nombreux problèmes qui peuvent être résumés par les défauts suivants : 

• Effectifsla facturation manuelle exige du personnel et de la force humaine qui auraient pu être utilisés pour une autre tâche plus efficace.
• Gestion du temps: gestion des factures et approbations prendre du temps.
• Contrôle des donnéesles données doivent être saisies manuellement, ce qui augmente le risque de fausses entrées et d'informations de contact manquantes ou erronées.
• Coûts: Les problèmes de données peuvent engendrer des coûts supplémentaires et des pertes de revenus.
• Manque de clarté: Le processus de facturation manuelle entraîne un manque de clarté dans le statut de la facture et des problèmes dans l'évaluation du texte. 

Une solution évidente peut aider à résoudre ces problèmes. Cet article se concentre sur l'automatisation et sur la manière de développer un système de gestion de l'information. processus de facturation automatisé.

Créer des factures : l'influence de la comptabilité !

Les processus commerciaux et les paiements en ligne impliquent généralement des factures papier et des charges administratives importantes. Que vous utilisiez des factures papier ou électroniques, toutes vos factures peuvent être classées en deux catégories :

• Les comptes à recevoir et les factures impayées
• Les recettes et les finances de l'entreprise

Comptes clients pour le traitement automatisé des factures

Même si les petites entreprises et les chefs d'entreprise travaillent généralement avec des devis, l'usage courant est d'envoyer des factures lorsqu'il s'agit de professionnels B2B. Les factures fonctionnent comme des demandes de paiement, représentent le montant dû par le client à l'entreprise et expliquent les détails de l'opération, la date d'échéance et les pénalités de retard, le cas échéant. Un système de facturation avant paiement est généralement utilisé pour améliorer les prévisions et, partant, la trésorerie.

En comptabilité, la facture représente les “comptes à recevoir” pour l'entreprise et les “comptes à payer” pour le client. La facture fonctionne essentiellement comme une demande de paiement à effectuer dans un certain délai (15 ou 30 jours par exemple). Les retards de paiement sont sanctionnés par des pénalités et des remises sont généralement accordées aux clients payés rapidement, ce qui les incite à payer plus vite. Cependant, l'acheminement manuel des documents peut entraîner des retards supplémentaires, voire des pertes de temps. les factures perdues.

Recettes et paiements du traitement automatisé des factures

Les reçus sont généralement utilisés pour garantir au client que la transaction s'est déroulée correctement, sans aucun problème. Du côté de l'entreprise, il permet une comptabilité correcte, la tenue d'un registre et la reconnaissance de la transaction. Les reçus sont courants dans les commerces multiples tels que les épiceries ou les achats en ligne.

Les moyens d'automatiser les tâches dans le cadre du traitement de la facturation

Il existe de nombreuses façons d'automatiser votre processus de facturation et d'en améliorer l'efficacité. Selon les besoins de votre entreprise, vous pouvez.. :

• Utilisez une solution tout-en-un comme la solution d'automatisation des factures InvestGlass,
• Utiliser un outil d'automatisation dédié, ou
• Appuyez-vous sur les intégrations et les fonctionnalités natives présentes dans certaines des applications que vous utilisez déjà.

La pluralité des méthodes vous permet de choisir celle qui est la plus judicieuse en fonction du modèle et de la taille de votre entreprise. Dans cette optique, cet article présente six façons d'automatiser votre système de gestion des factures.

1. Saisie de données en magasin pour le traitement des factures

Au cours du processus de vente, les équipes de vente recueillent généralement une quantité importante d'informations sur les clients, les prospects et les clients. Ces informations sont ensuite utilisées pour minimiser le travail d'autres membres de l'équipe, tels que les préposés à la facturation. C'est là que les l'automatisation et plus particulièrement les logiciels de gestion de la relation client (CRM) s'installera. L'automatisation des ventes par le biais de formulaires transfère le travail au client plutôt qu'à l'employé. En outre, la collecte des données et des données de paiement au sein d'un CRM évitera la double saisie en réutilisant ces données à un stade ultérieur du processus de vente. Automatisation des flux de travail La gestion automatique des flux de travail d'approbation et l'acheminement des exceptions pour examen, tout en conservant une trace de tous les transferts de données entre les personnes et l'automatisation, permettent de réduire les coûts et les tâches manuelles. L'objectif est de réduire les coûts et la saisie manuelle des données grâce au traitement automatisé des factures. Un bon système ERP devrait inclure l'automatisation du flux de travail des comptes fournisseurs. Le traitement des paiements et la gestion de la trésorerie sont enregistrés, de même que les remises pour paiement anticipé. Intelligence artificielle peut également aider à numériser avec la technologie de reconnaissance optique de caractères ou OCR - machine learning AI.

Un CRM est un logiciel de gestion de la relation client qui facilite la gestion des équipes, des tâches, des contacts et des factures.

En connectant votre outil de facturation directement à votre CRM, via une API ou une intégration, vous gagnerez un temps précieux, car le système de gestion des factures se nourrira directement des données provenant du CRM, éliminant ainsi les doubles saisies effectuées par les employés lors de la création des factures.

Cela aura un impact direct sur la gestion du temps, la gestion des données et l'exactitude en évitant les erreurs humaines lors de la recopie ou de la saisie des données. 

2. Générer un PDF et le stocker pour la comptabilité

L'intérêt d'un système efficace de gestion des factures est de conserver une trace de vos opérations financières, que ce soit sur papier ou par voie électronique. En effet, la tenue d'un registre garantit le paiement, un audit sécurisé et la transparence. Le fait d'avoir une vision claire de vos créances améliore :

• votre capacité à envoyer des suivis et des rappels,
• votre facilité à répondre aux exigences d'audit, et 
• votre transparence vis-à-vis de vos clients et des instances dirigeantes.

Les logiciels d'automatisation s'en chargent automatiquement en enregistrant les factures au format PDF dans les dossiers appropriés. Vous pouvez ainsi accéder aux informations nécessaires à tout moment et de n'importe où.

C'est là qu'un CRM complet devient intéressante car le logiciel peut enregistrer les factures dans le contact auquel elles appartiennent. En outre, il enregistre une piste d'audit en cas de suppression accidentelle d'une facture. 

La fonction d'automatisation d'InvestGlass permet de générer automatiquement des PDF à partir des factures et de les stocker là où c'est nécessaire. La plateforme peut également les envoyer à une adresse électronique ou à un portail pour les conserver ou les partager avec les clients.

3. Logiciel de traitement automatisé des factures

Dans les solutions intégrées comme dans les modules complémentaires, les formulaires sont une caractéristique essentielle. En effet, ils permettent de soumettre facilement des données et, parfois, de transférer la charge de travail au client. Toutefois, lors du transfert de la charge de travail, il convient d'accorder une grande attention à l'expérience et à l'engagement du client.

Outre le fait qu'ils sont généralement remplis par les clients, les formulaires offrent également d'autres avantages tels que la cohérence, la convivialité et les conceptions personnalisées. Les informations contenues dans les formulaires numériques sont directement intégrées dans le système de gestion de la relation client et peuvent être facilement réutilisées par l'équipe de vos employés, tandis que la conception personnalisée et la simplicité de la saisie des données maintiendront l'engagement du client.

A partir de ces formulaires, des factures peuvent être générées automatiquement grâce à une fonction d'automatisation. Les seules informations obligatoires sont les suivantes :

• la devise, qui peut être sélectionnée par défaut pour éviter les problèmes,
• la date d'échéance, qui peut être fixée lors de l'envoi du formulaire numérique, et
• le numéro de la facture, qui peut être généré de manière aléatoire.

Une fois ces informations complétées, la facture est générée et peut être communiquée aux clients ou prospects.

Factures récurrentes

En utilisant les possibilités d'automatisation d'InvestGlass, des factures récurrentes peuvent être établies pour les clients à long terme sur une base périodique, par exemple sur une base mensuelle. Cela permet d'éviter les erreurs et les oublis d'envoi. Cela évite également de retaper les informations. La période de temps, ainsi que la récurrence, peuvent être décidées manuellement pour chaque client. 

Cette automatisation a un effet important sur la comptabilité et la budgétisation. Il n'a jamais été aussi facile de prévoir les flux de trésorerie et de maintenir une trésorerie saine.

4. Envoi automatique de courriels 

L'envoi d'une facture lorsqu'elle est générée peut sembler une tâche facile et directe. Pourtant, l'erreur humaine existe et la consommation de temps doit être prise en compte.

Cette tâche répétitive peut être facilement évitée et automatisée en créant et en envoyant automatiquement des e-mails lors de la génération de la facture. Vos employés peuvent générer et créer automatiquement un courrier électronique basé sur les factures en personnalisant les variables à l'aide des informations de contact. Cependant, le corps et l'objet de l'e-mail doivent encore être spécifiés à l'aide d'un modèle préétabli ou personnalisé.

Une fois l'e-mail envoyé à l'aide des informations fournies par le logiciel de comptabilité, le gestionnaire de relations en charge du contact concerné recevra des notifications instantanées.

5. Définir des tâches et des rappels

Les courriers électroniques permettent de recevoir rapidement des factures exactes. Automatisation peut être créé pour envoyer des rappels automatiques afin d'éviter les retards de paiement. Chaque fois qu'un paiement n'est pas effectué, un rappel automatique peut être envoyé, au lieu de créer et d'exécuter manuellement un flux de travail pour les retards de paiement.

Outre l'envoi de rappels automatiques par courrier électronique aux clients, des rappels peuvent également être notifiés aux membres de l'entreprise. Ils peuvent ainsi vérifier avec le client si tout va bien de leur côté.

Les tâches de facturation peuvent également être enregistrées automatiquement lors de la génération de la facture et complétées une fois que la facture est payée. Les tâches administratives et autres sont simplement notifiées à l'employé.

Ce type d'automatisation est important car les factures impayées peuvent avoir un impact négatif sur votre trésorerie.

Bonus : Le système de gestion des factures idéal

Le système de gestion des factures idéal regrouperait tous vos outils de facturation et de vente en général. Les CRM et les solutions tout-en-un regroupent les systèmes de facturation et les outils de vente. marketing automatisation/gestion des données offrant la meilleure alternative aux entreprises visant l'automatisation des factures.

InvestGlass peut être appliqué à l'ensemble de votre entreprise et vous aider à contrôler les performances de vos employés grâce au suivi du temps. Ceci est de plus en plus important pour la facturation car le temps de réponse peut être évalué et le flux de travail adapté.

En même temps, tout en améliorant votre facturation, un CRM remplacera vos google sheets ou votre tableur google utilisé pour gérer l'envoi des factures. Envoyez des factures simplement et ajoutez des conseils commerciaux et des remises si nécessaire.

Conclusion de la solution d'automatisation des factures

L'automatisation des factures est une partie importante du processus comptable et ne doit pas être un obstacle. En fin de compte, les affaires consistent à fournir des services et des produits à vos clients. Nous espérons que ces conseils vous aideront à vous concentrer sur ce qui compte le plus. Pour automatiser, vous devrez garder un œil sur les détails concernant la façon de travailler avec votre comptabilité. InvestGlass offre une plateforme basée sur le cloud qui automatise les flux de travail. Vous pouvez créer des flux de travail personnalisés adaptés à la gestion des factures. Cette solution aidera votre équipe financière à accomplir des tâches plus importantes.

InvestGlass a une API pour se connecter à un autre système de comptabilité. Pourquoi ? Parce que le processus de traitement devrait gérer la facturation récurrente et les éléments de TVA spécifiques que vous pourriez déjà avoir avec votre équipe comptable.