发票自动化

您是否想过，如果不实现流程自动化，您会损失多少时间，而机器可以更快更好地完成这些流程？行政负担已成为员工和公司的一种低效的消磨方式。尤其是，付款和发票管理非常耗时，需要一个自动化的工作流程。手工处理发票限制了企业发现重复付款或逾期付款的能力，这可能会导致多付款。自动发票处理意味着可以自动存储所有发票，将其分配到适当的工作流程中，并以电子方式进行路由审批--无论您有多少发票，都能保持财务循环不中断。

手工开票流程会产生许多问题，可归纳为以下缺陷： 

• 劳动力：人工开票需要员工和人力，而这些人力本可以用于其他更有效率的工作。
• 时间管理：发票管理和审批需要时间。
• 数据监控：数据必须手动输入，这增加了错误输入、遗漏或错误联系信息的风险。
• 成本：数据问题会产生额外的成本和收入损失。
• 缺乏清晰度：手工开具发票过程导致发票状态不明确和文本评估问题。 

一个显而易见的解决方案可以帮助解决这些问题。本文重点介绍自动化以及如何开发自动开票流程。

创建发票：会计的影响！

业务流程和在线支付通常意味着纸质发票和大量的行政负担。无论您使用的是纸质发票还是电子发票，您的所有发票都可以分为两种类型：

• 应收账款和未付发票
• 收据和企业财务

自动处理发票的应收账款

即使小企业和企业主通常使用报价，但在与 B2B 专业人士打交道时，通常也会发送发票。发票作为付款请求，代表客户应付给公司的金额，并解释操作细节、到期日和滞纳金（如适用）。付款前开发票系统通常用于改善预测，从而改善现金流。

在会计中，发票代表公司的 "应收账款 "和客户的 "应付账款"。发票的主要作用是要求客户在一定期限内（如 15 天或 30 天）完成付款。逾期付款会受到处罚，而且通常会为提前付款的客户提供折扣，从而促使客户加快付款。但是，手动传送文件可能会导致进一步的延误，甚至丢失发票。

自动发票处理的收款和付款

收据通常用于向客户保证交易正确无误。在公司方面，收据可用于正确记账、保存记录和确认交易。收据在杂货店或网上购物等多种商业活动中很常见。

在发票处理过程中自动执行任务的方法

有多种方法可以实现发票开具流程自动化并提高效率。根据您的业务需求，您可能需要：

• 使用一体化解决方案，如 InvestGlass 发票自动化解决方案、
• 使用专用的自动化工具，或
• 依靠你已经使用的一些应用程序中的本地集成和功能。

多种方法可让您根据自己的业务模式和规模选择最合理的方法。考虑到这一点，本文将介绍实现发票管理系统自动化的六种方法。

1.为发票处理输入商店数据

在销售过程中，销售团队通常会收集大量有关客户、潜在客户和顾客的信息。然后，这些信息被用来最大限度地减少其他团队成员（如开票员）的工作。这就是自动化，尤其是客户关系管理软件的作用所在。通过表单实现的销售自动化将工作转移给了客户，而不是员工。此外，在客户关系管理软件中收集数据和付款数据，可以在销售流程的后期阶段重复使用这些数据，从而避免重复录入。工作流程自动化 自动管理审批工作流程，并将异常情况发送给相关部门进行审查，同时保留人员与自动化之间所有交接的数据跟踪。目的是通过自动处理发票来降低成本和人工数据输入。好的企业资源规划系统应包括应付账款工作流程自动化。付款处理和现金管理以及提前付款折扣都会记录在案。人工智能还可以帮助扫描光学字符识别或 OCR 技术--机器学习人工智能。

客户关系管理软件是一种客户关系管理软件，便于团队管理、任务管理、联系人管理和发票管理。

通过应用程序接口（API）或集成，将您的开票工具直接连接到客户关系管理（CRM），可以节省宝贵的时间，因为发票管理系统将直接提供来自客户关系管理（CRM）的数据，消除员工在创建发票时的重复输入。

这将直接影响时间管理、数据管理和正确性，避免在数据复制/输入时出现人为错误。 

2.生成 PDF 文件并保存，以便记账

高效的发票管理系统的核心在于，无论是纸质还是电子形式，都能为您的财务运作保留痕迹。事实上，保存记录可以确保付款、安全审计和透明度。对应收账款有一个清晰的认识，可以提高工作效率：

• 您发送后续信息和提醒的能力、
• 您是否易于满足审计要求，以及 
• 在客户和管理机构面前提高透明度。

自动化软件可以自动将发票保存为 PDF 文件，并将其保存在相关文件夹中，从而为您完成所有工作。这样，您就可以随时随地访问必要的信息。

这时，完整的客户关系管理软件就变得很有意义，因为该软件可以将发票保存在其所属的相关联系人中。此外，它还能保存审计跟踪，以防意外删除发票。 

InvestGlass 自动化功能可自动生成 PDF 格式的发票，并将其存储在需要的地方。平台还可将其发送到电子邮件地址或门户网站，以便妥善保存或与客户共享。

3.自动发票处理软件

在集成解决方案和附加功能中，表单是一项核心功能。事实上，表单可以方便地提交数据，有时还可以将工作量转移给客户。但是，在转移工作量时，应高度重视客户体验和参与。

除了通常由客户填写外，表单还能带来其他好处，如一致性、用户友好性和定制设计。数字表单信息可直接映射到客户关系管理中，便于员工团队重复使用，而定制设计和简单的数据输入也能让客户保持参与度。

根据这些表格，可通过自动化功能自动生成发票。唯一必须填写的信息是

• 货币，可按默认值选择，以避免出现问题、
• 可在提交数字表格时决定的到期日，以及
• 发票号码，可以随机生成。

填写完这些信息后，发票就会生成，并可发送给客户或潜在客户。

经常性发票

使用 InvestGlass 的自动化功能，可为长期客户定期（如每月）设置周期性发票。这有助于避免错误和忘记发送。同时，还可以避免重复输入信息。每个客户的时间段和重复性都可以手动决定。 

这种自动化对会计和预算编制产生了重要影响。预测现金流和保持健康的现金流从未如此简单。

4.自动发送电子邮件 

在发票生成时发送发票似乎是一项简单明了的任务。然而，人为错误是存在的，时间消耗也必须考虑在内。

通过在发票生成后自动创建和发送电子邮件，可以轻松避免和自动完成这项重复性工作。您的员工可以自动生成和创建基于发票的电子邮件，并使用联系信息自定义变量。然而，电子邮件正文和主题仍需使用预制或定制模板来指定。

一旦使用会计软件中的信息发送电子邮件，负责相关联系人的关系经理就会立即收到通知。

5.设置任务和提醒事项

电子邮件可确保及时收到准确的发票。可以创建自动提醒功能，以避免逾期付款。每当有款项未支付时，就会发送自动提醒，而不是手动创建和执行逾期付款工作流程。

除了通过电子邮件向客户发送自动提醒外，还可以向公司成员发送提醒通知。这样，他们就能与客户确认他们那边是否一切正常。

发票任务也可在发票生成后自动记录，并在发票付款后完成。管理任务和其他任务只需通知员工即可。

这种自动化非常重要，因为未付发票会对现金流产生负面影响。

奖励：完美的发票管理系统

理想的发票管理系统可以重新组合您的所有发票工具和一般销售工具。客户关系管理系统和一体化解决方案将开票系统和销售市场自动化/数据管理整合在一起，为希望实现发票自动化的公司提供了最佳选择。

InvestGlass 可应用于整个公司，通过时间跟踪帮助监控员工的绩效。这对于开具发票越来越重要，因为可以评估响应时间并调整工作流程。

同时，在改进发票开具工作的同时，客户关系管理软件将取代用于管理发票发送的谷歌电子表格或谷歌电子表格。只需发送发票，必要时还可添加商业提示和折扣。

发票自动化解决方案的结论

发票自动化是会计流程的一个重要组成部分，不必碍手碍脚。归根结底，企业就是要为客户提供服务和产品。我们希望这些提示能帮助您专注于最重要的事情。要实现自动化，您必须留意有关如何绕过您的会计工作的细节。InvestGlass 提供基于云的平台，可实现工作流程自动化。您可以建立适合发票管理的自定义工作流程。该解决方案将帮助您的财务团队完成更重要的任务。

InvestGlass 有一个 API，可连接到另一个会计系统。为什么？因为处理工作流程应处理定期账单和特定的增值税要素，您的会计团队可能已经有了这些要素。