هل تريد أن تكون وحيد القرن؟ ابدأ بأتمتة الفواتير
أتمتة الفواتير
هل تساءلت يومًا عن مقدار الوقت الذي تضيعه في عدم أتمتة العمليات التي يمكن إنجازها بشكل أسرع وأفضل بواسطة الآلة؟ لقد أصبح العبء الإداري وسيلة قتل غير فعالة للموظفين والشركات. وعلى وجه الخصوص، فإن إدارة المدفوعات والفواتير تستغرق وقتاً طويلاً وتتطلب سير عمل آلياً. تحدّ المعالجة اليدوية للفواتير من قدرة مؤسستك على اكتشاف المدفوعات المكررة أو المتأخرة، مما قد يؤدي إلى دفع مبالغ زائدة. تعني المعالجة الآلية للفواتير أنه يمكن تخزين جميع الفواتير تلقائيًا وتخصيصها لسير العمل المناسب وتوجيهها إلكترونيًا للموافقة عليها - مما يحافظ على تداول أموالك دون انقطاع، بغض النظر عن عدد الفواتير التي لديك.
يمكن أن تؤدي عملية الفوترة اليدوية إلى العديد من المشكلات التي يمكن تلخيصها في العيوب التالية:
- القوى العاملة: تتطلب الفواتير اليدوية موظفين وطاقة بشرية كان يمكن استخدامها في مهمة أخرى أكثر كفاءة.
- إدارة الوقت: تستغرق إدارة الفواتير والموافقات وقتاً طويلاً.
- مراقبة البيانات: يجب إدخال البيانات يدويًا مما يزيد من مخاطر الإدخال الخاطئ ومعلومات الاتصال المفقودة أو الخاطئة.
- التكاليف: يمكن أن تؤدي مشاكل البيانات إلى تكاليف إضافية بالإضافة إلى فقدان الإيرادات.
- عدم الوضوح: تؤدي عملية الفوترة اليدوية إلى عدم وضوح حالة الفاتورة ومشاكل في تقييم النص.
يمكن أن يساعد الحل الواضح في حل هذه المشكلات. يركز هذا المقال على الأتمتة وكيفية تطوير عملية الفوترة الآلية.
إنشاء الفواتير: تأثير المحاسبة!
عادةً ما تنطوي العمليات التجارية والمدفوعات عبر الإنترنت على فواتير ورقية وأعباء إدارية كبيرة. سواء كنت تستخدم فواتير ورقية أو إلكترونية، يمكن اشتقاق جميع فواتيرك إلى نوعين:
- الحسابات المستحقة القبض والفواتير غير المسددة
- الإيصالات والمالية التجارية
الحسابات المستحقة القبض لمعالجة الفواتير آليًا
على الرغم من أن الشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال التجارية عادةً ما يتعاملون مع عروض الأسعار، إلا أن الاستخدام الشائع هو إرسال الفواتير عند التعامل مع محترفي الأعمال بين الشركات. تعمل الفواتير كطلبات دفع، وتمثل المبلغ المستحق على العميل للشركة، وتوضح تفاصيل العملية وتاريخ الاستحقاق ورسوم التأخير، إن وجدت. عادةً ما يتم استخدام نظام الفواتير قبل الدفع لتحسين التنبؤ، وبالتالي تحسين التدفق النقدي.
في المحاسبة، تمثل الفاتورة "الحسابات المستحقة القبض" للشركة و"الحسابات المستحقة الدفع" للعميل. تعمل الفاتورة أساساً كطلب دفع يتم إنجازه خلال فترة معينة (15 أو 30 يوماً على سبيل المثال). وتخضع المدفوعات المتأخرة لغرامات وعادةً ما يتم تطبيق خصومات للعملاء الذين يدفعون في وقت مبكر مما يدفع العملاء إلى الدفع بشكل أسرع. ومع ذلك، يمكن أن يؤدي توجيه المستندات يدويًا إلى مزيد من التأخير وحتى فقدان الفواتير.
إيصالات ومدفوعات المعالجة الآلية للفواتير
تُستخدم الإيصالات عادةً لضمان العميل أن المعاملة تمت بشكل صحيح دون أي مشاكل. أما من جانب الشركة، فهي تسمح بالمحاسبة الصحيحة وحفظ السجلات والإقرار بالمعاملة. الإيصالات شائعة في التجارة المتعددة مثل محلات البقالة أو التسوق عبر الإنترنت.
طرق أتمتة المهام في معالجة الفواتير الخاصة بك
هناك طرق متعددة لأتمتة عملية إعداد الفواتير وتعزيز الكفاءة. وبناءً على احتياجات عملك، قد ترغب في:
- استخدم حلاً متكاملاً مثل حل أتمتة الفواتير من InvestGlass,
- استخدم أداة أتمتة مخصصة، أو
- اعتمد على عمليات التكامل والميزات الأصلية الموجودة في بعض التطبيقات التي تستخدمها بالفعل.
يمكّنك تعدد الطرق من اختيار الطريقة الأكثر منطقية وفقًا لنموذج عملك وحجمه. مع وضع ذلك في الاعتبار، تقدم لك هذه المقالة ست طرق لأتمتة نظام إدارة الفواتير.
1. إدخال بيانات المخزن لمعالجة الفواتير
أثناء عملية المبيعات، عادةً ما تقوم فرق المبيعات بجمع كمية مهمة من المعلومات عن العملاء والعملاء المحتملين والعملاء. ثم تُستخدم هذه المعلومات لتقليل عمل أعضاء الفريق الآخرين مثل كتبة الفواتير. وهنا يأتي دور الأتمتة وخاصةً برامج إدارة علاقات العملاء. تعمل أتمتة المبيعات عبر النماذج على تحويل العمل إلى العميل بدلاً من الموظف. إلى جانب ذلك، فإن جمع البيانات وبيانات الدفع داخل نظام إدارة علاقات العملاء سيمنع الإدخال المزدوج من خلال إعادة استخدام هذه البيانات في مرحلة لاحقة من عملية البيع. تعمل أتمتة سير العمل على إدارة سير عمل الموافقة تلقائيًا وتوجيه الاستثناءات للمراجعة مع الحفاظ على مسار بيانات لجميع عمليات التسليم بين الأشخاص والأتمتة. الهدف هو تقليل التكاليف والإدخال اليدوي للبيانات مع معالجة الفواتير آلياً. يجب أن يشتمل نظام تخطيط موارد المؤسسات الجيد على أتمتة سير عمل الحسابات المستحقة الدفع. يتم تسجيل معالجة الدفع وإدارة النقد بالإضافة إلى خصومات الدفع المبكر. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي أيضًا في المسح الضوئي باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف أو تقنية التعرف الضوئي على الحروف - الذكاء الاصطناعي للتعلم الآلي.
إدارة علاقات العملاء هو برنامج لإدارة علاقات العملاء يسهل إدارة فريق العمل، وإدارة المهام، وإدارة جهات الاتصال، وإدارة الفواتير.
سيوفر ربط أداة الفواتير مباشرةً بإدارة علاقات العملاء، عبر واجهة برمجة التطبيقات أو التكامل، وقتًا ثمينًا لأن نظام إدارة الفواتير سيغذي مباشرةً البيانات القادمة من إدارة علاقات العملاء، مما يزيل الإدخالات المزدوجة من قبل الموظفين عند إنشاء الفواتير.
سيؤثر هذا الأمر بشكل مباشر على إدارة الوقت وإدارة البيانات وصحتها مع تجنب الأخطاء البشرية في إعادة نسخ/إدخال البيانات.
2. إنشاء ملف PDF وتخزينه لمسك الدفاتر
تتمثل النقطة الأساسية لنظام إدارة الفواتير الفعال في الاحتفاظ بسجل لعملياتك المالية، سواء كان ذلك ورقيًا أو إلكترونيًا. وبالفعل، يضمن الاحتفاظ بسجل ضمان الدفع والتدقيق الآمن والشفافية. إن وجود رؤية واضحة لمستحقاتك يعزز:
- قدرتك على إرسال المتابعات والتذكيرات,
- سهولة مطابقتك لمتطلبات التدقيق، و
- شفافيتك أمام عملائك والهيئات الإدارية.
سيقوم برنامج التشغيل الآلي بكل ذلك نيابةً عنك تلقائيًا عن طريق حفظ الفواتير في ملفات PDF في المجلدات ذات الصلة. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى المعلومات الضرورية في جميع الأوقات، من أي مكان.
هذا هو المكان الذي يصبح فيه نظام إدارة علاقات العملاء الكامل مثيرًا للاهتمام حيث يمكن للبرنامج حفظ الفواتير في جهة الاتصال ذات الصلة التي تنتمي إليها. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يحفظ سجل تدقيق في حالة إزالة الفواتير أو حذفها عن طريق الخطأ.
تتيح ميزة التشغيل الآلي لمنصة InvestGlass إنشاء ملفات PDF تلقائيًا من الفواتير وتخزينها عند الحاجة. كما يمكن للمنصة إرسالها إلى عنوان بريد إلكتروني أو بوابة إلكترونية لحفظها أو لمشاركتها مع العملاء.
3. برنامج آلي لمعالجة الفواتير
ضمن الحلول المتكاملة وكذلك الإضافات، تعتبر النماذج ميزة أساسية. وبالفعل، فهي تتيح تقديم البيانات بسهولة، وفي بعض الأحيان، تحول عبء العمل إلى العميل. ومع ذلك، عند تحويل عبء العمل، يجب إيلاء عناية وتركيز كبيرين على تجربة العميل ومشاركته.
إلى جانب أن النماذج عادةً ما يتم ملؤها من قبل العملاء، فإنها تقدم أيضًا مزايا أخرى مثل الاتساق وسهولة الاستخدام والتصميمات المخصصة. يتم تعيين معلومات النماذج الرقمية مباشرةً داخل CRM ويمكن إعادة استخدامها بسهولة من قبل فريق موظفيك، في حين أن التصميم المخصص وبساطة إدخال البيانات سيحافظ على تفاعل العميل.
من هذه النماذج، يمكن إنشاء الفواتير تلقائيًا من خلال ميزة التشغيل الآلي. المعلومات الإلزامية الوحيدة هي:
- العملة، والتي يمكن تحديدها افتراضيًا لتجنب المشاكل,
- تاريخ الاستحقاق، والذي يمكن تحديده عند تقديم النموذج الرقمي، و
- رقم الفاتورة، والذي يمكن إنشاؤه عشوائيًا.
بمجرد ملء هذه المعلومات، يتم إنشاء الفاتورة وإرسالها إلى العملاء أو العملاء المحتملين.
الفواتير المتكررة
باستخدام إمكانيات التشغيل الآلي في InvestGlass، يمكن إعداد فواتير متكررة للعملاء على المدى الطويل على أساس دوري مثلًا على أساس شهري. وهذا يساعد في تجنب الأخطاء ونسيان إرسالها. ومع ذلك، فإن هذا يمنع أيضًا إعادة كتابة المعلومات. يمكن تحديد الفترة الزمنية، وكذلك التكرار، يدوياً لكل عميل.
هذه الأتمتة لها تأثير مهم على المحاسبة والميزانية. لم يكن التنبؤ بالتدفق النقدي والحفاظ على تدفق نقدي سليم بهذه السهولة من قبل.
4. إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا
قد يبدو إرسال الفاتورة عند إنشائها مهمة سهلة ومباشرة. ومع ذلك، فإن الخطأ البشري موجود ويجب مراعاة استهلاك الوقت.
يمكن تجنب هذه المهمة المتكررة بسهولة وأتمتتها من خلال إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها تلقائيًا عند إنشاء الفاتورة. يمكن لموظفيك إنشاء وإنشاء بريد إلكتروني قائم على الفواتير تلقائيًا مع تخصيص المتغيرات باستخدام معلومات الاتصال. ومع ذلك، لا يزال يتعين تحديد نص البريد الإلكتروني والموضوع باستخدام قالب معد مسبقًا أو مخصص.
بمجرد إرسال البريد الإلكتروني باستخدام معلومات من برنامج المحاسبة، سيتلقى مدير العلاقات المسؤول عن جهة الاتصال المعنية إشعارات فورية.
5. إعداد المهام والتذكيرات
تضمن رسائل البريد الإلكتروني استلام الفواتير الدقيقة على الفور. يمكن إنشاء الأتمتة لإرسال تذكيرات تلقائية لتجنب المدفوعات المتأخرة. كلما لم يتم دفع دفعة متأخرة، يمكن إرسال تذكير تلقائي، بدلاً من إنشاء وتنفيذ سير عمل الدفع المتأخر يدوياً.
إلى جانب إرسال رسائل تذكير تلقائية عبر البريد الإلكتروني إلى العملاء، يمكن أيضًا إرسال رسائل تذكير إلى أعضاء الشركة. وهذا يمكّنهم من التحقق مع العميل مما إذا كان كل شيء على ما يرام من جانبهم.
يمكن أيضًا تسجيل مهام الفواتير تلقائيًا عند إنشاء الفاتورة وإتمامها بمجرد دفع الفاتورة. يتم ببساطة إخطار الموظف بالمهام الإدارية والمهام الأخرى.
هذا النوع من الأتمتة مهم لأن الفواتير غير المسددة يمكن أن تؤثر سلباً على تدفقاتك النقدية.
المكافأة: نظام إدارة الفواتير المثالي
سيعيد نظام إدارة الفواتير المثالي تجميع كل أدوات الفواتير وأدوات المبيعات بشكل عام. تعيد أنظمة إدارة علاقات العملاء والحلول المتكاملة تجميع أنظمة الفواتير وأتمتة تسويق المبيعات/إدارة البيانات لتقدم أفضل بديل للشركات التي تهدف إلى أتمتة الفواتير.
يمكن تطبيق InvestGlass على شركتك بأكملها والمساعدة في مراقبة أداء موظفيك من خلال تتبع الوقت. تزداد أهمية هذا الأمر بالنسبة للفواتير حيث يمكن تقييم وقت الاستجابة وتكييف سير العمل.
في الوقت نفسه، مع تحسين الفواتير الخاصة بك، سيحل نظام إدارة علاقات العملاء محل أوراق جوجل أو جدول بيانات جوجل المستخدم لإدارة إرسال الفواتير. أرسل الفواتير ببساطة وأضف الإكراميات والخصومات التجارية عند الضرورة.
استنتاج حل أتمتة الفواتير
تُعد أتمتة الفواتير جزءًا مهمًا من عملية المحاسبة ولا يجب أن تعيقها. في نهاية المطاف، يتعلق العمل في نهاية المطاف بتقديم الخدمات والمنتجات لعملائك. نأمل أن تساعدك هذه النصائح على التركيز على ما هو أكثر أهمية. وللتشغيل الآلي، عليك أن تطلع على التفاصيل المتعلقة بكيفية العمل على حساباتك. تقدم InvestGlass منصة سحابية تعمل على أتمتة سير العمل. يمكنك إنشاء تدفقات عمل مخصصة تناسب إدارة الفواتير. سيساعد هذا الحل فريقك المالي على القيام بمهام أكثر أهمية.
يحتوي InvestGlass على واجهة برمجة تطبيقات للاتصال بنظام محاسبة آخر. لماذا؟ لأن سير عمل المعالجة يجب أن يتعامل مع الفواتير المتكررة وعناصر ضريبة القيمة المضافة المحددة التي قد تكون لديك بالفعل مع فريق المحاسبة الخاص بك.