أتمتة الفواتير

هل تساءلت يوما عن مقدار الوقت الذي تضيعه في عدم أتمتة العمليات التي يمكن القيام بها بشكل أسرع وأفضل بواسطة آلة؟ أصبح العبء الإداري طريقة قتل غير فعالة للموظفين والشركات. وعلى وجه الخصوص ، فإن إدارة المدفوعات والفواتير تستغرق وقتا طويلا وتتطلب سير عمل آلي. تحد معالجة الفواتير يدويا من قدرة مؤسستك على اكتشاف الدفعات المكررة أو المتأخرة، مما قد يؤدي إلى دفع مبالغ زائدة. تعني المعالجة الآلية للفواتير أنه يمكن تخزين جميع الفواتير تلقائيا وتعيينها لسير العمل المناسب وتوجيهها إلكترونيا للموافقة عليها - مما يحافظ على تداول أموالك دون انقطاع ، بغض النظر عن عدد الفواتير التي لديك.

يمكن أن تخلق عملية الفوترة اليدوية العديد من المشكلات التي يمكن تلخيصها حول العيوب التالية: 

• القوى العاملة: تتطلب الفواتير اليدوية موظفين وقوة بشرية كان من الممكن استخدامها لمهمة أخرى أكثر كفاءة.
• إدارة الوقت: تستغرق إدارة الفواتير والموافقات وقتا.
• مراقبة البيانات: يجب إدخال البيانات يدويا مما يزيد من خطر الإدخال الخاطئ ومعلومات الاتصال المفقودة أو الخاطئة.
• التكاليف: يمكن أن تؤدي مشكلات البيانات إلى تكاليف إضافية بالإضافة إلى الإيرادات المفقودة.
• عدم الوضوح: تؤدي عملية الفوترة اليدوية إلى حالة فاتورة غير واضحة ومشكلات في تقييم النص. 

يمكن أن يساعد الحل الواضح في حل هذه المشكلات. تركز هذه المقالة على الأتمتة وكيفية تطوير عملية الفوترة الآلية.

إنشاء الفواتير: تأثير المحاسبة!

عادة ما تنطوي العمليات التجارية والمدفوعات عبر الإنترنت على فواتير ورقية وأعباء إدارية كبيرة. سواء كنت تستخدم فواتير ورقية أو إلكترونية ، يمكن اشتقاق جميع فواتيرك إلى نوعين:

• حسابات القبض والفواتير غير المدفوعة
• الإيصالات وتمويل الأعمال

حسابات القبض للمعالجة الآلية للفواتير

حتى إذا كانت الشركات الصغيرة وأصحاب الأعمال يعملون عادة مع عروض الأسعار ، فإن الاستخدام الشائع هو إرسال الفواتير عند التعامل مع محترفي B2B. تعمل الفواتير كطلبات دفع ، وتمثل المبلغ المستحق على العميل للشركة ، وتشرح تفاصيل العملية ، وتاريخ الاستحقاق ، والرسوم المتأخرة ، إن وجدت. عادة ما يتم استخدام نظام الفواتير قبل الدفع لتحسين التنبؤ ، وبالتالي تحسين التدفق النقدي.

في المحاسبة ، تمثل الفاتورة "الحسابات المدينة" للشركة و "الحسابات المستحقة الدفع" للعميل. تعمل الفاتورة بشكل أساسي كطلب دفع يتم إكماله خلال فترة معينة (15 أو 30 يوما على سبيل المثال). تخضع المدفوعات المتأخرة لعقوبات وعادة ما يتم تطبيق خصومات على العملاء الذين يدفعون مبكرا مما يدفع العملاء إلى الدفع بشكل أسرع. ومع ذلك ، يمكن أن يؤدي توجيه المستندات يدويا إلى مزيد من التأخير وحتى الفواتير المفقودة.

إيصالات ومدفوعات معالجة الفواتير الآلية

عادة ما تستخدم الإيصالات لتضمن للعميل أن المعاملة حدثت بشكل صحيح دون أي مشاكل. من جانب الشركة ، فإنه يسمح بالمحاسبة الصحيحة وحفظ السجلات والإقرار بالمعاملة. الإيصالات شائعة في التجارة المتعددة مثل محلات البقالة أو التسوق عبر الإنترنت.

طرق لأتمتة المهام ضمن معالجة الفواتير الخاصة بك

هناك طرق متعددة لأتمتة عملية الفوترة وتعزيز الكفاءة. بناء على احتياجات عملك ، قد ترغب في:

• استخدم حلا شاملا مثل حل أتمتة فاتورة InvestGlass ،
• استخدم أداة أتمتة مخصصة، أو
• اعتمد على عمليات التكامل والميزات الأصلية الموجودة في بعض التطبيقات التي تستخدمها بالفعل.

تتيح لك تعدد الأساليب اختيار الطريقة الأكثر منطقية وفقا لنموذج عملك وحجمه. مع وضع ذلك في الاعتبار ، تقدم هذه المقالة ست طرق لأتمتة نظام إدارة الفواتير الخاص بك.

1. تخزين إدخال البيانات لمعالجة الفواتير

أثناء عملية البيع ، تجمع فرق المبيعات عادة قدرا مهما من المعلومات حول العملاء والعملاء المحتملين والعملاء. ثم يتم استخدام هذه المعلومات لتقليل عمل أعضاء الفريق الآخرين مثل كتبة الفواتير. هذا هو المكان الذي ستنتقل فيه الأتمتة وخاصة برامج CRM . تعمل أتمتة المبيعات عبر النماذج على تحويل العمل إلى العميل بدلا من الموظف. إلى جانب ذلك ، فإن جمع البيانات وبيانات الدفع داخل CRM سيمنع الإدخال المزدوج عن طريق إعادة استخدام هذه البيانات في مرحلة لاحقة من عملية البيع. أتمتة سير العمل يدير تلقائيا مهام سير عمل الموافقة ويوجه الاستثناءات للمراجعة مع الحفاظ على مسار بيانات لجميع عمليات التسليم بين الأشخاص والأتمتة. الهدف هو تقليل التكاليف وإدخال البيانات يدويا باستخدام فواتير المعالجة الآلية. يجب أن يتضمن نظام تخطيط موارد المؤسسات الجيد أتمتة سير العمل المستحق الدفع. يتم تسجيل معالجة الدفع وإدارة النقد بالإضافة إلى خصومات الدفع المبكر. يمكن أن يساعد الذكاء الاصطناعي أيضا في المسح الضوئي باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الأحرف أو تقنية التعرف الضوئي على الحروف - التعلم الآلي الذكاء الاصطناعي.

CRM هو برنامج لإدارة علاقات العملاء يسهل إدارة الفريق وإدارة المهام وإدارة جهات الاتصال وإدارة الفواتير.

سيؤدي توصيل أداة الفوترة الخاصة بك مباشرة إلى CRM الخاص بك ، عبر واجهة برمجة التطبيقات أو التكامل ، إلى توفير وقت ثمين حيث سيتغذى نظام إدارة الفواتير مباشرة على البيانات الواردة من CRM ، مما يزيل الإدخالات المزدوجة من قبل الموظفين عند إنشاء الفواتير.

سيؤثر ذلك بشكل مباشر على إدارة الوقت وإدارة البيانات وصحتها لتجنب الخطأ البشري في إعادة نسخ / إدخال البيانات. 

2. إنشاء ملف PDF وتخزينه لمسك الدفاتر

تتمثل النقطة الأساسية لنظام إدارة الفواتير الفعال في الحفاظ على مسار عملياتك المالية ، سواء كان ذلك على الورق أو إلكترونيا. في الواقع ، يضمن الاحتفاظ بالسجلات الدفع والتدقيق الآمن والشفافية. إن الحصول على رؤية واضحة للمستحقات الخاصة بك يعزز:

• قدرتك على إرسال المتابعات والتذكيرات ،
• سهولة مطابقة متطلبات التدقيق ، و 
• شفافيتك أمام عملائك والهيئات الإدارية.

سيقوم برنامج التشغيل الآلي بكل ذلك نيابة عنك تلقائيا عن طريق حفظ الفواتير في ملفات PDF في المجلدات ذات الصلة. يمكنك بعد ذلك الوصول إلى المعلومات الضرورية في جميع الأوقات ومن أي مكان.

هذا هو المكان الذي يصبح فيه CRM الكامل مثيرا للاهتمام حيث يمكن للبرنامج حفظ الفواتير في جهة الاتصال ذات الصلة التي ينتمون إليها. بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يحفظ مسار التدقيق في حالة إزالة الفاتورة أو حذفها عن طريق الخطأ. 

تتيح ميزة أتمتة InvestGlass إنشاء ملف PDF تلقائيا من الفواتير وتخزينها عند الحاجة. يمكن للمنصة أيضا إرسالها إلى عنوان بريد إلكتروني أو بوابة لحفظها أو لمشاركتها مع العملاء.

3. برنامج معالجة الفواتير الآلي

ضمن الحلول المتكاملة بالإضافة إلى الوظائف الإضافية ، تعد النماذج ميزة أساسية. في الواقع ، إنها تتيح تقديم البيانات بسهولة ، وفي بعض الأحيان ، تحول عبء العمل إلى العميل. ومع ذلك ، عند نقل عبء العمل ، يجب توخي الحذر والتركيز على تجربة العميل ومشاركته.

إلى جانب أن نماذج العملاء يتم ملؤها عادة ، فإنها تقدم أيضا مزايا أخرى مثل الاتساق وسهولة الاستخدام والتصاميم المخصصة. يتم تعيين معلومات النموذج الرقمي مباشرة داخل CRM ويمكن إعادة استخدامها بسهولة من قبل فريق موظفيك ، في حين أن التصميم المخصص وبساطة إدخال البيانات سيبقيان العميل مشاركا.

من هذه النماذج ، يمكن إنشاء الفواتير تلقائيا عبر ميزة الأتمتة. المعلومات الإلزامية الوحيدة هي:

• العملة ، والتي يمكن تحديدها افتراضيا لتجنب المشكلات ،
• تاريخ الاستحقاق ، والذي يمكن تحديده عند تقديم النموذج الرقمي ، و
• رقم الفاتورة ، والذي يمكن إنشاؤه بشكل عشوائي.

بمجرد ملء هذه المعلومات ، يتم إنشاء الفاتورة ويمكن توصيلها إلى العملاء أو العملاء المحتملين.

الفواتير المتكررة

باستخدام إمكانيات أتمتة InvestGlass ، يمكن إعداد الفواتير المتكررة للعملاء على المدى الطويل على أساس دوري مثل على أساس شهري. هذا يساعد في تجنب الأخطاء ونسيان إرسالها. ومع ذلك ، فإن هذا يمنع أيضا إعادة كتابة المعلومات. يمكن تحديد الفترة الزمنية ، وكذلك التكرار ، يدويا لكل عميل. 

هذه الأتمتة لها تأثير مهم على المحاسبة والميزنة. لم يكن التنبؤ بالتدفق النقدي والحفاظ على تدفق نقدي صحي بهذه السهولة من قبل.

4. إرسال رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا 

قد يبدو إرسال فاتورة عند إنشائها مهمة سهلة ومباشرة. ومع ذلك ، يوجد خطأ بشري ويجب مراعاة استهلاك الوقت.

يمكن تجنب هذه المهمة المتكررة بسهولة وأتمتتها عن طريق إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها تلقائيا عند إنشاء الفاتورة. يمكن لموظفيك إنشاء وإنشاء بريد إلكتروني قائم على الفواتير تلقائيا مع تخصيص المتغيرات باستخدام معلومات الاتصال. ومع ذلك ، لا يزال يتعين تحديد نص البريد الإلكتروني والموضوع باستخدام قالب معد مسبقا أو مخصصا.

بمجرد إرسال البريد الإلكتروني باستخدام معلومات من برنامج المحاسبة ، سيتلقى مدير العلاقات المسؤول عن جهة الاتصال ذات الصلة إشعارات فورية.

5. إعداد المهام والتذكيرات

تضمن رسائل البريد الإلكتروني استلام الفواتير الدقيقة على الفور. يمكن إنشاء الأتمتة لإرسال تذكيرات تلقائية لتجنب المدفوعات المتأخرة. عندما لا يتم دفع دفعة ، قد يتم إرسال تذكير تلقائي ، بدلا من إنشاء سير عمل الدفع المتأخر وتنفيذه يدويا.

إلى جانب إرسال تذكيرات تلقائية لكل بريد إلكتروني إلى العملاء ، يمكن أيضا إخطار أعضاء الشركة بالتذكيرات. وهذا يمكنهم من التحقق مع العميل مما إذا كان كل شيء على ما يرام من جانبهم.

يمكن أيضا تسجيل مهام الفوترة تلقائيا عند إنشاء الفاتورة وإكمالها بمجرد دفع الفاتورة. يتم إخطار الموظف ببساطة بمهام المسؤول والمهام الأخرى.

هذا النوع من الأتمتة مهم لأن الفواتير غير المدفوعة يمكن أن تؤثر سلبا على التدفق النقدي الخاص بك.

المكافأة: نظام إدارة الفواتير المثالي

سيعيد نظام إدارة الفواتير المثالي تجميع جميع أدوات الفواتير وأدوات المبيعات بشكل عام. تقوم CRMs والحلول الشاملة بإعادة تجميع أنظمة الفواتير وأتمتة تسويق المبيعات / إدارة البيانات التي تقدم أفضل بديل للشركات التي تهدف إلى أتمتة الفواتير.

يمكن تطبيق InvestGlass على شركتك بأكملها والمساعدة في مراقبة أداء موظفيك عبر تتبع الوقت. هذا مهم بشكل متزايد للفوترة حيث يمكن تقييم وقت الاستجابة وتكييف سير العمل.

في الوقت نفسه ، أثناء تحسين الفواتير الخاصة بك ، سيحل CRM محل أوراق google أو جدول بيانات google المستخدم لإدارة إرسال الفواتير. أرسل الفواتير ببساطة وأضف نصائح العمل والخصومات عند الضرورة.

اختتام حل أتمتة الفواتير

تعد أتمتة الفواتير جزءا مهما من العملية المحاسبية ولا تحتاج إلى إعاقة الطريق. في نهاية اليوم ، يتعلق العمل بتقديم الخدمات والمنتجات لعملائك. نأمل أن تساعدك النصائح في التركيز على الأمور الأكثر أهمية. للأتمتة ، سيتعين عليك مراقبة التفاصيل حول كيفية التغلب على المحاسبة الخاصة بك. تقدم InvestGlass نظاما أساسيا قائما على السحابة يعمل على أتمتة سير العمل. يمكنك إنشاء مهام سير عمل مخصصة تناسب إدارة الفواتير. سيساعد هذا الحل فريقك المالي على القيام بمهام أكثر أهمية.

يحتوي InvestGlass على واجهة برمجة تطبيقات للاتصال بنظام محاسبة آخر. لماذا؟ لأن سير عمل المعالجة يجب أن يتعامل مع الفوترة المتكررة وعناصر ضريبة القيمة المضافة المحددة التي قد تكون لديك بالفعل مع فريق المحاسبة الخاص بك.