Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail verfassen: 18 Beispiele & Vorlagen für 2024

Haben Sie schon einmal einen wichtigen Termin verpasst, eine Besprechung übersehen oder vergessen, eine Rechnung rechtzeitig zu bezahlen? Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail kann entscheidend dazu beitragen, solche Missgeschicke zu vermeiden und gleichzeitig eine positive Beziehung zu Kunden und Kollegen zu pflegen. In diesem Blogbeitrag stellen wir Ihnen 18 Beispiele und Vorlagen für die perfekte freundliche Erinnerungs-E-Mail vor und geben Ihnen Tipps und bewährte Verfahren, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten sowohl effektiv als auch rücksichtsvoll sind.

Wichtigste Erkenntnisse

• Freundliche Erinnerungs-E-Mails sind wichtig, um die Kommunikation aufrechtzuerhalten und zum Handeln anzuregen.
• Fügen Sie eine überzeugende Betreffzeile, einen respektvollen Ton, einen prägnanten Inhalt und eine klar definierte Aufforderung zum Handeln in höfliche Erinnerungsschreiben ein.
• Personalisieren Sie die Nachrichten, überlegen Sie sich den Zeitpunkt und die Häufigkeit des Versendens von Erinnerungen und lesen Sie sie vor dem Versand Korrektur, um ihre Wirksamkeit sicherzustellen.

Die Bedeutung von freundlichen Erinnerungs-E-Mails

Freundliche Erinnerungs-E-Mails sind unverzichtbar, wenn es darum geht, die Kommunikation aufrechtzuerhalten, zum Handeln anzuregen und sicherzustellen, dass wichtige Ereignisse oder Aufgaben nicht übersehen werden. Nur eine freundliche Erinnerung daran, dass diese sanften Stupser an eine Vielzahl von Empfängern geschickt werden können, einschließlich:

• Kollegen und Freunde
• Kunden
• Manager
• Unternehmen und Organisationen

Ob es sich um ein bevorstehendes Ereignis, eine fällige Zahlung oder eine bevorstehende Frist handelt, eine gut formulierte Erinnerungs-E-Mail kann den Unterschied ausmachen, damit alles reibungslos und termingerecht abläuft.

Schlüsselelemente einer sanften Erinnerungs-E-Mail

Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail sollte vier Schlüsselelemente enthalten:

1. Eine überzeugende Betreffzeile
2. Ein respektvoller Ton
3. Prägnanter und dennoch informativer Inhalt
4. Ein gut definierter Aufruf zum Handeln

Bei der Erstellung einer aussagekräftigen Erinnerungs-E-Mail gilt es, ein Gleichgewicht zwischen Höflichkeit und Klarheit zu finden, um sicherzustellen, dass Ihre Botschaft ankommt und gleichzeitig eine positive Beziehung zum Empfänger aufrechterhalten wird.

Betreffzeile

Die Betreffzeile ist Ihre erste Chance, die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und den Zweck der E-Mail zu vermitteln. Die Präzision der Betreffzeile ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers auf den ersten Blick zu gewinnen. Eine geeignete Betreffzeile für eine höfliche Terminerinnerungs-E-Mail wäre zum Beispiel "Terminerinnerung: [Detail des Termins] um [Uhrzeit]".

Eine klare und prägnante Betreffzeile sorgt dafür, dass Ihre Erinnerungs-E-Mail im Posteingang des Empfängers auffällt und die Wahrscheinlichkeit einer prompten Antwort erhöht.

Tone

Der Tonfall höflicher Erinnerungs-E-Mails sollte respektvoll sein und jegliche aggressive oder fordernde Sprache vermeiden. Selbst wenn Dringlichkeit geboten ist, ist es wichtig, in einer höflichen Erinnerungs-E-Mail einen professionellen und respektvollen Ton zu wahren.

Ein respektvoller Umgangston ermöglicht eine effektive Übermittlung der Nachricht, ohne den Empfänger zu beleidigen oder ihm Unbehagen zu bereiten.

Inhalt

Der Inhalt einer sanften Erinnerungs-E-Mail sollte prägnant und informativ sein und alle notwendigen Details und Zusammenhänge enthalten. Dazu gehören eine höfliche Begrüßung, eine Erinnerung an den Kontext oder Zweck der ursprünglichen Anfrage und relevante Details wie Datum, Uhrzeit und Ort (falls zutreffend).

Klare und genaue Informationen in Ihrer Erinnerungs-E-Mail können Missverständnissen vorbeugen und eine effektive Kommunikation mit dem Empfänger fördern, was sie zu einer der wichtigsten Erinnerungsnachrichten macht.

Aufruf zum Handeln

In Ihrer Erinnerungs-E-Mail sollte eine klare Handlungsaufforderung enthalten sein, die dem Empfänger sagt, was er als nächstes tun muss. Ganz gleich, ob es sich um die Bestätigung der Teilnahme an einer Veranstaltung oder die Begleichung einer unbezahlten Rechnung handelt, eine gut definierte Handlungsaufforderung stellt sicher, dass der Empfänger den notwendigen nächsten Schritt kennt und entsprechend handelt.

In einer Zahlungserinnerungs-E-Mail könnte die Aufforderung zum Handeln beispielsweise lauten, die unbezahlte Rechnung sofort zu bezahlen.

Arten von freundlichen Erinnerungs-E-Mails

Es gibt verschiedene Arten von freundlichen Erinnerungs-E-Mails für unterschiedliche Situationen, und die Verwendung einer Vorlage für Erinnerungs-E-Mails kann helfen, Konsistenz und Effektivität zu gewährleisten. Dazu gehören:

• Ereignis-Erinnerungen
• Zahlungserinnerungen
• Fristenerinnerungen
• Terminerinnerungen
• Abonnement-Verlängerungen
• Erinnerungen an den Abbruch des Einkaufswagens
• Erinnerungen an die Werbung für Inhalte
• Nachfassende Erinnerungen

Jeder Typ dient einem bestimmten Zweck und eignet sich für unterschiedliche Szenarien. So wird sichergestellt, dass alle Details wichtiger Ereignisse, Aufgaben oder Verpflichtungen nicht übersehen werden.

Ereignis-Erinnerungen

Veranstaltungserinnerungen tragen wesentlich zum Erfolg jeder Veranstaltung bei, da sie die Teilnehmer über bevorstehende Ereignisse und wichtige Details informieren. Eine gut formulierte E-Mail zur Erinnerung an eine Veranstaltung kann eine Bestätigung der Teilnahme des Empfängers enthalten, sachdienliche Details über die Veranstaltung enthalten und um eine Antwort zur Bestätigung der Teilnahme bitten.

Eine Veranstaltungserinnerung könnte zum Beispiel so aussehen: "Nur zur Erinnerung, dies ist eine höfliche Erinnerung, dass das jährliche Firmenpicknick für diesen Sonntag geplant ist."

Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen dienen als sanfter Anstoß für Kunden, sich mit überfälligen Rechnungen oder verpassten Zahlungen zu befassen. Eine gut formulierte Zahlungserinnerungs-E-Mail sollte unmissverständlich sein und alle rechtlichen Konsequenzen der Nichtbezahlung der Rechnung aufzeigen. Eine sanfte Mahnung für eine unbezahlte Rechnung könnte zum Beispiel lauten: "Wir bitten darum, dass die Rechnung sofort bezahlt wird. Als kleines Unternehmen sind wir darauf angewiesen, dass unsere Kunden pünktlich zahlen, damit wir unsere Dienstleistungen für Sie und Ihr Unternehmen aufrechterhalten können. Wenn Sie uns den Erhalt dieser E-Mail bestätigen und einen voraussichtlichen Zahlungstermin nennen könnten, wären wir Ihnen sehr dankbar. Sollten bei der Bezahlung dieser Rechnung Schwierigkeiten auftreten, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.".

Fristen-Erinnerungen

Terminerinnerungen helfen dem Einzelnen, sich an seine Aufgaben und Verpflichtungen zu erinnern und diese zu erfüllen und so die Folgen einer verpassten Frist zu vermeiden. Eine Frist-Erinnerungs-E-Mail sollte das Fälligkeitsdatum des Projekts klar angeben und einen Link zum Entwicklungsfortschritt enthalten. Darüber hinaus sollte sie auch Kontaktinformationen für eventuelle Rückfragen enthalten. Die Formulierung eines effektiven Betreffs für eine E-Mail zur Erinnerung an den Abgabetermin ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erregen und ein rechtzeitiges Handeln zu gewährleisten.

Termin-Erinnerungen

Terminerinnerungen helfen den Kunden, sich an ihre Termine zu erinnern, und minimieren so die Zahl derer, die nicht erscheinen oder in letzter Minute absagen. Eine effektive E-Mail zur Terminerinnerung sollte Folgendes enthalten:

• Eine klare Betreffzeile
• Eine personalisierte Nachricht
• Geeignetes Timing
• Angemessene Häufigkeit

Eine Terminerinnerung könnte zum Beispiel so aussehen: "Wir möchten Sie daran erinnern, dass Ihre zahnärztliche Kontrolluntersuchung morgen um 10 Uhr stattfindet. Wir erwarten Sie schon sehnsüchtig. Wir sehen uns bald!

Abonnement-Verlängerungen

Erinnerungen an die Verlängerung von Abonnements halten Kunden dazu an, ihre Abonnements vor Ablauf zu verlängern und tragen so zu einem stetigen Umsatzfluss bei. Diese Erinnerungen können Informationen über die Vorteile einer Verlängerung, Sonderangebote oder Anreize enthalten, um den Kunden zum Handeln zu bewegen.

Cart Abandonment

Warenkorbabbruch-Erinnerungen dienen dazu, Online-Käufer daran zu erinnern, ihre Einkäufe abzuschließen, was die Konversionsrate erhöhen und entgangene Umsätze reduzieren kann. Die Personalisierung der E-Mail, das richtige Timing der E-Mail und die Häufigkeit des Versands können zur Effektivität einer E-Mail zur Erinnerung an den Abbruch eines Einkaufs beitragen.

Inhaltliche Förderung

Werbeerinnerungen für Inhalte helfen dabei, den Traffic auf neue oder bestehende Inhalte zu lenken, wie z.B:

• bloggt
• eBooks
• Webinare
• Videos
• podcasts

Indem Sie Ihr Publikum an die wertvollen Inhalte erinnern, die Sie zu bieten haben, können Sie das Engagement erhöhen und mehr Besucher auf Ihre Website oder Plattform bringen.

Nachfassende Erinnerungen

Nachfassende Erinnerungen, wie z. B. eine Nachfass-E-Mail, spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Kommunikation und der Erzielung einer Reaktion des Empfängers. Diese Erinnerungen können verwendet werden, um:

• Vereinbaren Sie zusätzliche Treffen
• Fordern Sie Kunden auf, Umfragen zu beenden
• Bewertungen oder Empfehlungen anfordern
• Nehmen Sie erneut Kontakt zu Empfängern auf, die auf frühere E-Mails nicht geantwortet haben

Rechtzeitige und höfliche Erinnerungsnachrichten sorgen dafür, dass Ihre Nachricht richtig beachtet und beantwortet wird.

Tipps zum Schreiben einer effektiven Erinnerungs-E-Mail

Zur Gestaltung einer effektiven Erinnerungs-E-Mail gehört es, die Nachricht zu personalisieren, den Zeitpunkt und die Häufigkeit festzulegen und fesselnde visuelle Elemente einzubauen. Wenn Sie diese Strategien anwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Erinnerungs-E-Mails nicht nur die beabsichtigte Botschaft vermitteln, sondern auch eine positive Beziehung zum Empfänger aufrechterhalten.

Personalisierung

Wenn Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails personalisieren, können Sie sie noch ansprechender und effektiver gestalten. Eine einfache, aber wirkungsvolle Personalisierungstechnik ist die Anrede des Empfängers mit seinem Namen. Diese kleine Geste kann einen bedeutenden Unterschied ausmachen, da sie Ihre Erinnerungs-E-Mails maßgeschneiderter und relevanter für den Empfänger macht und die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort erhöht.

Zeitmessung

Der Zeitpunkt Ihrer Erinnerungs-E-Mail ist wichtig, da er die Bereitschaft des Empfängers zum Handeln beeinflussen kann. Wenn Sie beispielsweise eine Erinnerungs-E-Mail zu früh versenden, kann dies dazu führen, dass der Empfänger die Nachricht vergisst, während eine zu späte Versendung unorganisiert wirken kann.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, das Timing Ihrer Erinnerungs-E-Mails sorgfältig zu überdenken, können Sie deren Wirksamkeit sicherstellen.

Frequenz

Das richtige Gleichgewicht zwischen der Häufigkeit der Erinnerungen ist der Schlüssel zur Aufrechterhaltung einer positiven Beziehung mit dem Empfänger. Zu viele Erinnerungen können als aufdringlich und störend empfunden werden, während zu wenige Erinnerungen dazu führen können, dass der Empfänger sich nicht mehr an die Aufgabe oder das Ereignis erinnert.

Die Bestimmung der angemessenen Häufigkeit für Ihre Erinnerungs-E-Mails hängt von der Art der Erinnerung und den Präferenzen des Empfängers ab.

Visuelle Elemente

Einbindung von visuellen Elementen, wie z.B.:

• Bilder
• GIFs
• Emojis
• Ikonen

können Ihre Erinnerungs-E-Mails ansprechender und leichter verständlich machen. Visuelle Elemente können die visuelle Ästhetik verbessern, wichtige Punkte hervorheben und die E-Mail attraktiver und besser lesbar machen.

Wenn Sie visuelle Elemente einbinden, müssen Sie sicherstellen, dass diese für den Inhalt relevant, von hoher Qualität und für mobile Geräte optimiert sind.

Häufige Fehler in Erinnerungs-E-Mails vermeiden

Um die Wirksamkeit Ihrer Erinnerungs-E-Mails zu gewährleisten, müssen Sie häufige Fallstricke vermeiden, wie z. B:

• Einen eindringlichen Ton anschlagen
• Auslassen klarer Anweisungen oder Details
• Verwendung von vagen Betreffzeilen
• Mahnungen mit unangemessener Häufigkeit verschicken
• Vernachlässigung des Korrekturlesens auf Fehler

Wenn Sie diese Fallstricke vermeiden, können Sie die Wirksamkeit Ihrer Erinnerungs-E-Mails erhöhen.

Wenn Sie diese Fallstricke vermeiden, können Sie die Qualität und Wirksamkeit Ihrer Erinnerungs-E-Mails insgesamt verbessern.

Übermäßig aufdringlicher oder fordernder Tonfall

Ein übermäßig eindringlicher Ton kann die Beziehung zum Empfänger belasten und die Wirksamkeit der Erinnerung schmälern. Wählen Sie stattdessen einen höflichen und respektvollen Ton, wenn Sie eine Erinnerungs-E-Mail verfassen, und vermeiden Sie jede aggressive oder fordernde Sprache. Um dies zu erreichen, ist es wichtig, eine sanfte Erinnerung zu schreiben, die einen höflichen Ansatz beibehält.

Mangel an klaren Anweisungen oder Details

Die Aufnahme klarer Anweisungen und Details in Ihre Erinnerungs-E-Mail ist notwendig, um Verwirrung zu vermeiden und die Erwartungen des Empfängers deutlich zu machen. Seien Sie präzise, liefern Sie Illustrationen und verwenden Sie Bildmaterial, wo immer dies möglich ist, um Ihre Botschaft effektiv zu vermitteln.

Vage oder unklare Betreffzeilen

Vage oder unklare Betreffzeilen können dazu führen, dass die E-Mail nicht beachtet oder als Spam eingestuft wird, wodurch die Antwortquote sinkt und es dem Empfänger schwer fällt, die Absicht der E-Mail zu verstehen.

Um dieses Problem zu vermeiden, sollten Sie sich beim Verfassen der Betreffzeile kurz fassen und Aktionswörter verwenden, um den Zweck der E-Mail effektiv zu vermitteln.

Unangemessene Häufigkeit

Übermäßige oder spärliche Erinnerungen können sich als kontraproduktiv erweisen und möglicherweise die Beziehung zum Empfänger schädigen. Um das richtige Gleichgewicht zu finden, sollten Sie die Art der Erinnerung, den Grad der Dringlichkeit und die Vorlieben des Empfängers berücksichtigen, wenn Sie die angemessene Häufigkeit für Ihre Erinnerungs-E-Mails festlegen.

Versäumnis, Korrektur zu lesen

Wenn Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail nicht Korrektur lesen, kann sie unprofessionell wirken und ihre Wirksamkeit verringern. Nehmen Sie sich immer die Zeit, Ihre E-Mail auf Tippfehler, grammatikalische Fehler und ungeschickte Formulierungen zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht auf professionelle Weise präsentiert wird.

Technologie zur Vereinfachung von Erinnerungs-E-Mails nutzen

Der Einsatz von Technologien wie E-Mail-Marketingplattformen und Automatisierungstools kann den Versand von Erinnerungs-E-Mails vereinfachen und so eine konsistente und effiziente Kommunikation fördern. Einige Möglichkeiten, Technologie für Erinnerungs-E-Mails zu nutzen, sind:

• KI-generierte E-Mail-Kopien zur Rationalisierung des Prozesses
• Versenden von automatischen Follow-up-E-Mails, um eine rechtzeitige Kommunikation zu gewährleisten
• Verwendung von anpassbaren E-Mail-Vorlagen, um Zeit zu sparen und Konsistenz zu gewährleisten
• Verwendung von Analysetools, die von Plattformen wie Salesmate CRM angeboten werden, um die E-Mail-Leistung zu bewerten.

Wenn Sie diese Tools und Strategien einsetzen, können Sie Ihre Erinnerungs-E-Mails optimieren und die Effizienz Ihrer Kommunikation insgesamt verbessern.

Durch den Einsatz von Technologie können Sie die Gesamtwirksamkeit Ihrer Erinnerungs-E-Mails verbessern und eine positive Beziehung zu Ihren Empfängern aufrechterhalten.

Zusammenfassung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass das Verfassen einer effektiven freundlichen Erinnerungs-E-Mail das Verstehen der Schlüsselelemente wie Betreffzeile, Tonfall, Inhalt und Handlungsaufforderung sowie der verschiedenen Arten von Erinnerungs-E-Mails und ihrer jeweiligen Zwecke voraussetzt. Wenn Sie die in diesem Blogbeitrag genannten Tipps und bewährten Verfahren befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Erinnerungs-E-Mails nicht nur die beabsichtigte Botschaft vermitteln, sondern auch eine positive Beziehung zum Empfänger aufrechterhalten. Mit Hilfe von Technologie und einem scharfen Blick für Details können Sie ansprechende und effektive Erinnerungs-E-Mails erstellen, die zum Handeln auffordern und jeden auf Kurs halten.

Häufig gestellte Fragen

Wie sagt man höflich eine freundliche Erinnerung?

Hallo [Vorname], nur eine freundliche Erinnerung, dass Ihr Projekt am [Datum des Abgabetermins] abgegeben werden muss. Bitte reichen Sie die erforderlichen Dokumente vor der Frist ein, um Verzögerungen zu vermeiden. Bei Fragen können Sie uns gerne eine E-Mail schicken.

Wie kann ich eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Beginnen Sie mit einer freundlichen Begrüßung und verweisen Sie auf etwas Passendes, das Sie über den Empfänger wissen. Wecken Sie die Aufmerksamkeit des Empfängers mit einer relevanten Betreffzeile, geben Sie im Text Ihrer E-Mail einen Kontext an, fügen Sie eine Aufforderung zum Handeln (CTA) ein, senden Sie die E-Mail zum richtigen Zeitpunkt und lassen Sie sie bei Bedarf nachfassen. Und schließlich sollten Sie die Erinnerung als Gelegenheit nutzen, um für sich oder Ihr Unternehmen zu werben.

Welche Arten von freundlichen Erinnerungs-E-Mails sind üblich?

Freundliche Erinnerungs-E-Mails gibt es in vielen Formen, z.B. als Veranstaltungserinnerungen, Zahlungserinnerungen, Terminerinnerungen, Abonnementverlängerungen, Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe, Werbeerinnerungen für Inhalte und Nachfass-Erinnerungen.

Wie kann ich meine Erinnerungs-E-Mails ansprechender und individueller gestalten?

Fügen Sie den Namen des Empfängers in Ihre Erinnerungs-E-Mail ein, um sie ansprechender und persönlicher zu gestalten. Verwenden Sie außerdem einen förmlichen Ton und lassen Sie alle überflüssigen Informationen weg, die sich nicht direkt auf die Erinnerung beziehen.

Was sind die wichtigsten Bestandteile einer sanften Erinnerungs-E-Mail?

Eine sanfte Erinnerungs-E-Mail sollte einen höflichen Ton, einen prägnanten Inhalt und eine klare Aufforderung zum Handeln in der Betreffzeile haben.