Wie man InvestGlass CRM für das Onboarding von Kunden verwendet

InvestGlass CRM zentralisiert digitales Onboarding, KYC und Kundendaten in einer in der Schweiz gehosteten Umgebung, um strenge Bank- und Vermögensverwaltungsvorschriften zu erfüllen

Benutzer können das Onboarding mit wenigen Klicks starten, indem sie InvestGlass-Formulare versenden, KYC-Dokumente sammeln und automatische Genehmigungsworkflows auslösen.

Compliance-Teams können KYC-, AML- und Risikobewertungsregeln ohne Code konfigurieren und so sicherstellen, dass jeder neue Kunde vor der Kontoeröffnung geprüft wird.

Kundenbetreuer erhalten von der ersten Interaktion an einen 360-Grad-Blick auf den Kunden, einschließlich Fragebögen, Risikoprofile und Eignungspräferenzen

InvestGlass integriert das Onboarding mit der Portfolioverwaltung, Marketing Automatisierung und das Kundenportal für einen vollständigen Kundenlebenszyklus

Einführung in das Kunden-Onboarding mit InvestGlass CRM

Der Druck auf Banken, Vermögensverwalter und Versicherer war noch nie so groß wie heute. Die Aufsichtsbehörden verlangen eine strenge Dokumentation. Die Kunden erwarten, dass sie Konten über ihr Smartphone eröffnen können. Und jeder Tag, den Sie mit der Bearbeitung von Papierformularen verbringen, ist ein Tag, an dem Ihre Konkurrenten schneller sind.

InvestGlass ist eine souveräne Schweizer CRM-Plattform, die genau für diese Realität entwickelt wurde. Sie wurde für regulierte Unternehmen entwickelt, die ein sicheres Onboarding benötigen. Die Plattform hostet Daten in der Schweiz oder vor Ort, um die Anforderungen an die Datenresidenz und die GDPR zu erfüllen. Es handelt sich nicht um ein allgemeines, für den Finanzsektor angepasstes Verkaufstool. Es wurde speziell für Finanzinstitute entwickelt, die sich in komplexen Compliance-Landschaften bewegen.

Dieser Artikel führt Sie Schritt für Schritt durch einen typischen Onboarding-Prozess in InvestGlass. Vom ersten Kontakt bis zur Kontoaktivierung und Portfolioeinrichtung erfahren Sie, wie Sie Papierformulare, verstreute E-Mails und manuelle Tabellen durch einen optimierten digitalen Workflow ersetzen können. InvestGlass kombiniert CRM-Datensätze, codierungsfreie Formulare, automatisierte Arbeitsabläufe und KI-Unterstützung, um sowohl für Ihr Team als auch für Ihre Kunden eine nahtlose Erfahrung zu schaffen.

Dieser Leitfaden ist aus der Perspektive von InvestGlass geschrieben und konzentriert sich auf praktische Anwendungsfälle und nicht auf allgemeine CRM-Theorie. Ganz gleich, ob Sie bei einer Genfer Privatbank arbeiten, Vermögenswerte für institutionelle Anleger verwalten oder bei einer Versicherungsgesellschaft für die Compliance zuständig sind - die hier dargelegten Grundsätze gelten direkt für Ihr Unternehmen.

Vorbereitung Ihres InvestGlass CRM für das Onboarding

Bevor Sie Ihren ersten Kunden einbinden, legt die richtige Konfiguration den Grundstein für alles, was danach kommt. Ein paar Stunden sorgfältige Einrichtung sparen später Hunderte von Stunden.

Definieren von Onboarding-Pipelines

InvestGlass verwendet Pipelines, um zu visualisieren, wo jeder Interessent oder Kunde in seiner Reise steht. Für ein typisches Finanzinstitut könnten die Phasen umfassen:

Pipeline-Stufe	Beschreibung
Aussicht	Erster Kontakt aufgenommen, noch keine Formulare verschickt
KYC Gestartet	Kunde hat Onboarding-Formulare erhalten
KYC Genehmigt	Compliance hat alle Dokumente validiert
Eröffnetes Konto	Kernbankensystem hat Kontonummer zugewiesen
Erste Finanzierung	Erste Einzahlung oder Überweisung erhalten
Vollständig aktiv	Client ist mit Portalzugang betriebsbereit

Diese Phasen ermöglichen es den Kundenbetreuern, sich auf die richtigen Prioritäten zu konzentrieren, während das Management einen klaren Überblick über die Konversionsraten und Engpässe erhält.

Anpassen von CRM-Feldern

Administratoren können die Felder in InvestGlass anpassen, um die spezifischen Datenpunkte zu erfassen, die Ihre Institution benötigt:

• Angaben zum steuerlichen Wohnsitz und zur Staatsangehörigkeit
• MiFID II- oder LSFin-Einstufungen
• Anlageziele und Risikobereitschaft
• Dokumentation der Herkunft des Vermögens und der Mittelherkunft
• Erklärungen zu politisch exponierten Personen

Durch diese Anpassung wird sichergestellt, dass jedes Datenelement, das während des Kunden-Onboardings erfasst wird, direkt in Ihre Compliance- und Berichtssysteme eingespeist wird.

Konfigurieren von Benutzerrollen und Berechtigungen

Nicht jeder muss alles sehen. InvestGlass ermöglicht granulare Berechtigungseinstellungen, damit:

• Relationship Manager haben Zugang zu den ihnen zugewiesenen Kunden und Geschäftsmöglichkeiten
• Compliance-Beauftragte überprüfen alle KYC-Dokumente und Genehmigungswarteschlangen
• Back-Office-Mitarbeiter verwalten die Kontoeinrichtung, ohne die Anlagedetails einzusehen
• Management-Dashboards zeigen aggregierte Metriken an, ohne individuelle Kundendaten offenzulegen

Verbindung zu Kernsystemen

Für maximale Effizienz können Sie InvestGlass über eine API mit Ihren Kernbank- oder Portfoliosystemen verbinden. Diese Synchronisierung bedeutet, dass der Onboarding-Status in InvestGlass automatisch aktualisiert wird, wenn eine Kontonummer in Ihrer Bankplattform erstellt wird. Ein manueller Abgleich ist nicht erforderlich.

Gestaltung von digitalen Onboarding- und KYC-Formularen

InvestGlass Forms sind digitale Formulare ohne Code, die zur Erfassung von Onboarding-Daten und KYC-Dokumenten von Private Banking-, Retail Banking- und institutionellen Kunden verwendet werden. Die Formularersteller ermöglicht es Compliance-, Marketing- und Betriebsteams, ohne Programmierkenntnisse am Design mitzuarbeiten.

Erstellung eines Wealth Management Onboarding-Formulars

Betrachten wir ein praktisches Beispiel für einen Vermögensverwaltungskunden in der Schweiz. Ihr Formular könnte Folgendes erfassen:

Abschnitt "Identität

• Vollständiger rechtlicher Name und Geburtsdatum
• Reisepass oder nationale ID-Nummer
• Aktuelle Wohnadresse mit Adressnachweis hochladen

Abschnitt Finanzprofil

• Jährliche Einkommensspanne
• Nettovermögen ohne Erstwohnsitz
• Erklärung der Quelle des Reichtums
• Anlageerfahrung nach Anlageklassen

Abschnitt Eignung

• Anlagehorizont (kurz-, mittel-, langfristig)
• Fragebogen zur Risikotoleranz
• Liquiditätsbedarf
• Besondere Anlagebeschränkungen oder -präferenzen

Dynamische Felder und bedingte Logik verwenden

Die wirkliche Leistung wird durch die bedingte Logik erreicht. Ein Formular für ein Unternehmenskonto kann automatisch nachfragen:

• Wirtschaftlich Berechtigte mit mehr als 25% Eigentum
• Angaben zum Direktor und Unterzeichner
• Dokumente zur Unternehmensregistrierung
• Diagramme zur Unternehmensstruktur

Ein Privatkunde sieht dagegen eine vereinfachte Version, die sich auf einzelne Details konzentriert. Dieses dynamische Verhalten sorgt dafür, dass die Formulare übersichtlich bleiben und Sie genau das erfassen, was die Vorschriften verlangen.

Pflichtfelder und Uploads von Dokumenten

Formulare können Pflichtfelder für wichtige KYC-Daten vorschreiben:

• Reisepassnummer oder nationale ID
• Steueridentifikationsnummer
• Fragen zur PEP-Erklärung und zum Sanktionsscreening
• Unterzeichnete Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen

Datei-Upload-Felder ermöglichen es Kunden, Dokumente direkt in InvestGlass anzuhängen. Ausweiskopien, Adressnachweise, Kontoauszüge und Nachweise über die Herkunft des Vermögens fließen alle in einen einzigen Kundendatensatz ohne E-Mail-Anhänge.

Einführung einer Onboarding-Reise für neue Kunden

So sieht es aus, wenn ein Kundenbetreuer ein neues Projekt beginnt digitales Onboarding in InvestGlass.

Schritt 1: Erstellen des Kontaktdatensatzes

Der Kundenbetreuer erstellt einen neuen Lead- oder Kontaktdatensatz im CRM-System. Er protokolliert das erste Treffen oder den ersten Anruf, notiert die angegebenen Ziele des Kunden und ordnet den Interessenten der entsprechenden Onboarding-Pipeline zu.

Schritt 2: Auswählen und Absenden des Onboarding-Formulars

Auf der Grundlage des Produkttyps wählt der Manager die richtige InvestGlass-Formularvorlage aus:

• Ermessensmandat für Kunden, die Anlageentscheidungen delegieren
• Beratungsmandat für Kunden, die Empfehlungen vor dem Handel wünschen
• Antrag auf Abschluss einer Versicherung für Schutzprodukte
• Depotkonto für Kunden, die ihre eigenen Anlagen verwalten

Das Formular wird über einen sicheren Link oder direkt über das Kundenportal gesendet. Keine sensiblen Daten werden über unverschlüsselte E-Mails versendet.

Schritt 3: Der Kunde vervollständigt das digitale Erlebnis

Der Kunde erhält ein Markenerlebnis, wo er kann:

• Formulare auf dem Desktop oder auf dem Handy ausfüllen
• Fortschritt speichern und später zurückkehren
• Hochladen der erforderlichen Dokumente in unterstützten Formaten
• Unterschreiben Sie digital, ohne etwas zu drucken

Bei Privatkunden dauert der gesamte Vorgang in der Regel 10 bis 30 Minuten. Mit der mobilen App lassen sich einige unkomplizierte Konten in nur 5 Minuten abschließen.

Schritt 4: Automatisierte Erinnerungen

InvestGlass kann automatische E-Mail- oder SMS-Erinnerungen an Kunden senden, die ihr Formular noch nicht eingereicht haben oder denen Dokumente fehlen. Durch diese Automatisierung entfallen die umständlichen Nachfassanrufe und der Schwung bleibt ohne manuellen Aufwand erhalten.

Automatisierung von Compliance-, KYC- und AML-Prüfungen

InvestGlass bedient regulierte Finanzinstitute, die KYC-, AML-, LSFin- und MiFID II-Richtlinien einhalten müssen. Die Plattform integriert Compliance in jeden Schritt, anstatt sie als nachträglichen Gedanken zu behandeln.

Automatische Datenzuordnung

Wenn ein Kunde sein Formular einreicht, werden die Daten automatisch dem CRM-Datensatz zugeordnet. Compliance-Beauftragte können vollständige Profile in einem einzigen Bildschirm überprüfen, anstatt Dokumente in E-Mails und Ordnern zu suchen.

Risiko-Scoring und Screening-Workflows

InvestGlass-Workflows auslösen können:

• Automatisierte Risikobewertung auf der Grundlage konfigurierbarer Kriterien
• Integration von PEP- und Sanktionsprüfungen
• Weiterleitung von Kunden mit hohem Risiko an manuelle Überprüfungswarteschlangen
• Verbesserte Zuweisung von Due-Diligence-Aufgaben

Genehmigungs-Workflows

Ein Konto kann erst dann als eröffnet markiert werden, wenn die benannten Genehmiger digital abgezeichnet haben. Diese Genehmigungs-Workflows funktionieren im seriellen oder parallelen Modus:

Workflow-Typ	Wie es funktioniert
Serienmäßig	Die Einhaltung der Vorschriften wird zuerst genehmigt, dann das Management, dann der Betrieb
Parallel	Mehrere Teams stimmen gleichzeitig über Kontakte, Dokumente und Konten ab
Hybride	Bestimmte Genehmigungen laufen parallel, andere müssen nacheinander abgezeichnet werden

Ablehnungen führen automatisch zu gezielten Dokumentenanfragen an Kunden oder Kundenbetreuer, wodurch ein geschlossener Kreislauf entsteht, bis eine Einigung erzielt wird.

Beispiel aus der Praxis

Eine Geschäftsbank in Zürich nutzte InvestGlass, um sicherzustellen, dass jeder neue Kunde eine AML-Checkliste durchläuft, bevor ein Portfolio finanziert wird. Das Ergebnis? Die Kontoeröffnungszeit sank von 40 Tagen auf nur 2 Tage. Prüfungsfeststellungen im Zusammenhang mit unvollständiger Dokumentation sind praktisch verschwunden.

Einsatz von KI und Automatisierung zur Optimierung des Onboarding

InvestGlass integriert KI, einschließlich umfangreicher Sprachmodelle, um sich wiederholende Aufgaben für Front-Office- und Compliance-Teams beim Onboarding zu reduzieren.

KI-gestützte Risikoübersichten

KI kann lange KYC-Fragebögen zu einem prägnanten Risikoprofil zusammenfassen, das in der Kundenakte erscheint. Vor einem Begrüßungsanruf erhält der Kundenbetreuer einen klaren Überblick, anstatt sich durch seitenlange Rohantworten zu blättern.

Automatisierte Aufgabenzuweisung

Die Automatisierung in InvestGlass kann konfiguriert werden:

• Zuweisung von Folgeaufgaben, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind
• Planen Sie Willkommensanrufe automatisch nach der KYC-Genehmigung
• Interne Benachrichtigungen auslösen, wenn ein Kunde seine digitale Bewerbung abgeschlossen hat
• Eskalation festgefahrener Einschulungen an Vorgesetzte

Personalisierte Kommunikation

KI hilft bei der Erstellung personalisierter Begrüßungsnachrichten oder Zusammenfassungen der Anlagepolitik, die mit den beim Onboarding gesammelten Informationen übereinstimmen. Dabei handelt es sich nicht um generische Vorlagen, sondern um maßgeschneiderte Mitteilungen, die sich auf die vom Kunden angegebenen Präferenzen beziehen.

Schweizer Datenschutz

Die gesamte Automatisierung läuft innerhalb der kontrollierten InvestGlass-Umgebung. Die Schweizer Datenschutzbestimmungen werden eingehalten, und es findet kein unkontrollierter Datenaustausch mit externen Tools statt. Ihre Kundeninformationen bleiben dort, wo sie hingehören.

Verbindung von Onboarding mit Portfolio Management und Kundenportal

Das Onboarding ist erst dann abgeschlossen, wenn der Kunde seine Konten einsehen, seine Anlagen verwalten und mit Ihrer Institution interagieren kann. Dies ist der Punkt, an dem sich InvestGlass wirklich von anderen unterscheidet.

Nahtlose Portfolio-Integration

Sobald die Compliance-Behörde die Datei genehmigt hat, überträgt InvestGlass die Kundendaten an die Module der Portfolio-Management-Software. Instrumente, Modelle und Mandate werden ohne erneute Eingabe von Informationen erstellt. Die Plattform kann 20 bis 44 Prozent der Felder automatisch ausfüllen, wodurch redundante Dateneingaben vermieden werden.

Kundenportal-Aktivierung

Das Kundenportal in InvestGlass wird direkt aus dem CRM aktiviert. Kunden erhalten sicheren Zugang zu:

• Ihre Onboarding-Dokumente und unterzeichneten Vereinbarungen
• Eignungsfragebögen und Risikoprofile
• Portfolioberichte und Leistungsanalysen
• Sichere Nachrichtenübermittlung mit ihrem Kundenbetreuer

Integration der Marketingautomatisierung

Die Marketingautomatisierung sorgt dafür, dass neue Kunden in den ersten 30 Tagen Bildungsinhalte erhalten. Dies könnte Folgendes beinhalten:

• Aktualisierungen der Marktbedingungen, die für ihr Portfolio relevant sind
• Plattform-Tutorials und Einführungen in die Funktionen
• Von Ihrer Rechtsordnung vorgeschriebene Angaben
• Einladungen zu Webinaren oder Kundenveranstaltungen

Diese enge Integration reduziert Fehler, beschleunigt die Zeit bis zur ersten Investition und schafft eine kontinuierliche digitale Reise anstelle eines einmaligen Onboarding-Events.

Bewährte Praktiken für ein erfolgreiches Kunden-Onboarding mit InvestGlass

Technologie allein verändert Ihre Abläufe nicht. Die Prozessgestaltung ist beim Einsatz von InvestGlass ebenso wichtig.

Vorlagen nach Segmenten standardisieren

Erstellen Sie unterschiedliche Onboarding-Vorlagen für verschiedene Kundentypen:

Kundensegment	Vorlage Fokus
Hochvermögende Privatpersonen	Umfassende Eignung, Herkunft des Vermögens, komplexe Strukturen
Einzelhandelskunden	Vereinfachte KYC, schnellere Abwicklung, mobiloptimiert
KMU und Unternehmen	Wirtschaftliches Eigentum, Geschäftsführer, Unterschriftsberechtigte
Institutionelle Anleger	Fragebögen zur Sorgfaltspflicht, Mandatsdokumentation

Dashboards für Engpässe überwachen

Regelmäßige Überprüfung der Onboarding-Daten in InvestGlass-Dashboards. Zu den wichtigsten zu verfolgenden Metriken gehören:

• Durchschnittliche Zeit zwischen Formularversand und KYC-Genehmigung
• Ausfüllquote nach Formularart
• Die häufigsten Ablehnungsgründe
• Abzweigungspunkte in der Kundenreise

Diese Erkenntnisse helfen Ihnen zu verstehen, wo Reibungsverluste bestehen, und Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Schulung Ihrer Teams

Sicherstellen, dass Kundenbetreuer und Compliance-Mitarbeiter die Funktionen von InvestGlass vollständig übernehmen:

• Notizen und Aktivitätsprotokollierung
• Erstellung und Zuweisung von Aufgaben
• Workflow-Auslöser und Genehmigungen
• Berichterstattung und Nutzung des Dashboards

Ein Werkzeug ist nur so mächtig wie die Menschen, die es benutzen.

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt

Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt in einer Region oder einem Geschäftszweig, anstatt das gesamte Unternehmen auf einmal einzuführen. Sammeln Sie Feedback von den Mitarbeitern an der Front. Verfeinern Sie Ihre Formulare und Arbeitsabläufe. Dann können Sie InvestGlass mit Zuversicht auf das gesamte Unternehmen ausweiten.

FAQ

Kann InvestGlass CRM die Onboarding-Anforderungen für mehrere Länder erfüllen?

InvestGlass ermöglicht es Instituten, verschiedene Onboarding-Vorlagen, Checklisten und Arbeitsabläufe für Kunden in verschiedenen Rechtsordnungen wie der Schweiz, der Europäischen Union, dem Nahen Osten oder Asien zu konfigurieren. Die Felder und obligatorischen Dokumente können je nach Land angepasst werden, so dass die Teams die lokalen KYC- und Steuervorschriften einhalten können, ohne separate Systeme unterhalten zu müssen. Genehmigungsabläufe können auch je nach Gerichtsbarkeit variieren, so dass für risikoreichere oder grenzüberschreitende Beziehungen zusätzliche Prüfschritte erforderlich sind. Diese Flexibilität macht die Lösung ideal für grenzüberschreitend tätige Vermögensverwalter und Banken.

Wie lange dauert es, InvestGlass für das Onboarding zu implementieren?

Der Zeitrahmen für die Implementierung hängt von der Komplexität ab, aber viele Unternehmen können die wichtigsten Onboarding-Prozesse, grundlegende Formulare und Benutzerrollen innerhalb weniger Wochen konfigurieren. Größere Banken, die Integrationen mit Core Banking, Portfolio-Tools und Identitätsanbietern planen, führen in der Regel ein mehrmonatiges Projekt durch. Wenn Sie Ihre bestehenden Formulare, KYC-Richtlinien und Datenmodelle im Voraus vorbereiten, verkürzt sich die Implementierungs- und Testzeit erheblich.

Ist InvestGlass nur für Privatbanken geeignet?

Während viele Privatbanken InvestGlass nutzen, ist die Plattform auch für Retailbanken, externe Vermögensverwalter, Family Offices, Versicherungen, Immobiliengesellschaften und sogar Behörden konzipiert. Jede regulierte Organisation, die sicheres digitales Onboarding, strukturierte Workflows und Schweizer Datenhosting benötigt, kann davon profitieren. So kann beispielsweise ein Versicherungsmakler das Onboarding von Versicherungsnehmern mit InvestGlass digitalisieren und so eine reibungslose Dokumentenerfassung und Compliance-Verfolgung während des gesamten Prozesses sicherstellen.

Wie schützt InvestGlass die Kundendaten während des Onboardings?

InvestGlass hostet Daten in Schweizer Rechenzentren oder vor Ort und sorgt für Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand. Granulare Berechtigungen, Prüfprotokolle und Genehmigungsprotokolle helfen den Institutionen, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften bei Prüfungen nachzuweisen. Kunden füllen Formulare über sichere Links oder Portale aus, so dass persönliche Dokumente nicht mehr per unverschlüsselter E-Mail verschickt werden müssen. Dieser Ansatz spiegelt die Zukunft des Datenschutzes in regulierten Branchen wider.

Kann InvestGlass in bestehende Tools zur Identitätsüberprüfung integriert werden?

InvestGlass lässt sich über eine API mit externen Anbietern von Identitätsprüfungen, Plattformen für digitale Unterschriften und Kernbankensystemen verbinden. Diese Integration ermöglicht die automatische Übertragung von Verifizierungsergebnissen zurück in das CRM, die die Compliance-Teams überprüfen können, ohne die Plattform zu verlassen. Während der Erkundung sollten Institutionen ihre aktuellen Anbieter mit InvestGlass besprechen, um einen geeigneten Integrationsplan zu entwerfen, der zu ihrem Technologie-Stack passt.

InvestGlass revolutioniert die Art und Weise, wie Finanzinstitute das Onboarding von Kunden angehen. Durch die Kombination von Schweizer Datensouveränität mit leistungsstarker Automatisierung hilft Ihnen die Plattform, Ihren Kundenstamm zu vergrößern und gleichzeitig die von den Regulierungsbehörden geforderten Compliance-Standards einzuhalten. Ganz gleich, ob Sie komplexe Private-Banking-Beziehungen verwalten oder die Eröffnung von Privatkundenkonten rationalisieren möchten, InvestGlass bietet den Service und die Infrastruktur, um dies zu ermöglichen.

Sind Sie bereit zu erfahren, wie InvestGlass Ihr Onboarding verändern kann? Starten Sie noch heute Ihren kostenlosen Test und entdecken Sie, warum führende Banken und Vermögensverwalter in der Schweiz und darüber hinaus InvestGlass vertrauen, um ihre Kundenansprache zu verbessern.