Cómo utilizar InvestGlass CRM para la incorporación de clientes

InvestGlass CRM centraliza la incorporación digital, el control de los clientes y sus datos en un entorno alojado en Suiza para cumplir las estrictas normativas bancarias y de gestión de patrimonios.

Los usuarios pueden iniciar la incorporación en unos pocos clics mediante el envío de formularios InvestGlass, la recopilación de documentos KYC y la activación de flujos de trabajo de aprobación automatizados.

Los equipos de cumplimiento de normativas pueden configurar las reglas CSC, AML y de puntuación de riesgos sin código, garantizando que cada nuevo cliente sea examinado antes de la apertura de la cuenta.

Los gestores de relaciones obtienen una visión de 360 grados del cliente desde la primera interacción, incluidos cuestionarios, perfiles de riesgo y preferencias de idoneidad.

InvestGlass integra la incorporación con la gestión de carteras, marketing automatización, y el portal del cliente para un recorrido completo del ciclo de vida del cliente.

Introducción a la incorporación de clientes con InvestGlass CRM

La presión sobre bancos, gestores de patrimonios y aseguradoras nunca ha sido mayor. Los reguladores exigen una documentación rigurosa. Los clientes esperan abrir cuentas desde sus smartphones. Y cada día que se pasa revolviendo formularios en papel es un día que sus competidores avanzan más rápido.

InvestGlass es una plataforma crm soberana suiza diseñada precisamente para esta realidad. Construida para entidades reguladas que requieren un onboarding seguro, la plataforma aloja los datos en Suiza o in situ para cumplir con los requisitos de residencia de datos y GDPR. No se trata de una herramienta de ventas genérica adaptada a las finanzas. Se ha creado específicamente para instituciones financieras que navegan por entornos de cumplimiento complejos.

Este artículo le guiará paso a paso a través de un proceso típico de incorporación a InvestGlass. Desde el primer contacto hasta la activación de la cuenta y la configuración de la cartera, descubrirá cómo sustituir los formularios en papel, los correos electrónicos dispersos y las hojas de cálculo manuales por un flujo de trabajo digital optimizado. InvestGlass combina registros CRM, formularios sin código, flujos de trabajo automatizados y asistencia de IA para crear una experiencia fluida tanto para su equipo como para sus clientes.

Esta guía está escrita desde la perspectiva de InvestGlass y se centra en casos de uso práctico más que en la teoría genérica de CRM. Tanto si trabajas en un banco privado en Ginebra, como si gestionas activos para inversores institucionales o te encargas del cumplimiento normativo en una aseguradora, los principios aquí expuestos se aplican directamente a tu negocio.

Cómo preparar su CRM InvestGlass para la incorporación

Antes de dar la bienvenida a su primer cliente, una configuración adecuada sienta las bases de todo lo que viene después. Unas pocas horas de configuración bien pensada ahorran cientos de horas en el futuro.

Definición de procesos de incorporación

InvestGlass utiliza pipelines para visualizar en qué etapa del proceso se encuentra cada cliente potencial o cliente. Para una institución financiera típica, las etapas podrían incluir:

Etapa del oleoducto	Descripción
Perspectiva	Contacto inicial captado, aún no se han enviado formularios
Inicio de KYC	El cliente ha recibido los formularios de incorporación
KYC Aprobado	Cumplimiento ha validado todos los documentos
Cuenta abierta	El sistema bancario central ha asignado un número de cuenta
Primera financiación	Depósito inicial o transferencia recibida
Totalmente activo	El cliente está operativo con acceso al portal

Estas etapas permiten a los gestores de relaciones centrarse en las prioridades adecuadas, al tiempo que ofrecen a la dirección una visibilidad clara de las tasas de conversión y los cuellos de botella.

Personalización de los campos de CRM

Los administradores pueden personalizar los campos de InvestGlass para capturar los datos específicos que necesita su institución:

• Información sobre residencia fiscal y nacionalidad
• Clasificaciones MiFID II o LSFin
• Objetivos de inversión y propensión al riesgo
• Documentación sobre el origen de la riqueza y el origen de los fondos
• Declaraciones de personas políticamente expuestas

Esta personalización garantiza que todos los datos recopilados durante la incorporación del cliente se incorporen directamente a sus sistemas de cumplimiento y elaboración de informes.

Configuración de roles y permisos de usuario

No todo el mundo necesita verlo todo. InvestGlass permite la configuración granular de permisos para que:

• Los gestores de relaciones acceden a sus clientes y oportunidades asignados
• Los responsables de cumplimiento revisan toda la documentación CSC y las colas de aprobación
• El personal de back office gestiona la configuración de la cuenta sin ver los detalles de la inversión
• Los paneles de gestión muestran métricas agregadas sin exponer los datos individuales de los clientes.

Conexión a sistemas centrales

Para obtener la máxima eficiencia, conecte InvestGlass a sus sistemas bancarios o de cartera a través de la API. Esta sincronización significa que cuando se crea un número de cuenta en su plataforma bancaria, el estado de incorporación en InvestGlass se actualiza automáticamente. No es necesaria la conciliación manual.

Diseño de formularios digitales Onboarding y KYC

Los formularios InvestGlass son formularios digitales sin código que se utilizan para recopilar datos de incorporación y documentos KYC de clientes de banca privada, banca minorista y clientes institucionales. El sitio creador de formularios permite a los equipos de cumplimiento, marketing y operaciones colaborar en el diseño sin conocimientos de programación.

Crear un formulario de incorporación a la gestión de patrimonios

Considere un ejemplo práctico para un cliente de gestión de patrimonios en Suiza. Su formulario podría recoger:

Sección Identidad

• Nombre legal completo y fecha de nacimiento
• Número de pasaporte o de documento nacional de identidad
• Dirección de residencia actual con carga del justificante de domicilio

Sección de perfil financiero

• Ingresos anuales
• Patrimonio neto excluida la vivienda habitual
• Explicación de la fuente de riqueza
• Experiencia inversora por clase de activos

Sección de idoneidad

• Horizonte de inversión (corto, medio, largo plazo)
• Cuestionario de tolerancia al riesgo
• Necesidades de liquidez
• Restricciones o preferencias específicas de inversión

Uso de campos dinámicos y lógica condicional

La verdadera potencia surge con la lógica condicional. Un formulario de cuenta corporativa puede pedir automáticamente:

• Beneficiarios efectivos con más de 25% de propiedad
• Información sobre el director y el firmante
• Documentos de registro de la empresa
• Diagramas de estructura corporativa

Mientras tanto, un cliente minorista ve una versión simplificada centrada en detalles individuales. Este comportamiento dinámico hace que los formularios sean concisos y garantiza que se recopile exactamente lo que exige la normativa.

Campos obligatorios y carga de documentos

Los formularios pueden imponer campos obligatorios para datos KYC críticos:

• Número de pasaporte o documento nacional de identidad
• Número de identificación fiscal
• Preguntas sobre la declaración PEP y la detección de sanciones
• Aceptación firmada de las condiciones generales

Los campos de carga de archivos permiten a los clientes adjuntar documentos directamente a InvestGlass. Las copias del DNI, los justificantes de domicilio, los extractos bancarios y las pruebas del origen del patrimonio se incorporan a un único registro de cliente sin necesidad de adjuntarlos por correo electrónico.

Iniciar un proceso de incorporación de nuevos clientes

Esto es exactamente lo que ocurre cuando un gestor de relaciones incorporación digital en InvestGlass.

Paso 1: Crear el registro de contacto

El gestor de relaciones crea un nuevo registro de cliente potencial o contacto en el CRM. Registra la reunión o llamada inicial, anota los objetivos declarados del cliente y asigna el cliente potencial al proceso de incorporación adecuado.

Paso 2: Seleccionar y enviar el formulario de incorporación

En función del tipo de producto, el gestor selecciona la plantilla de formulario InvestGlass adecuada:

• Mandato discrecional para clientes que delegan decisiones de inversión
• Mandato de asesoramiento para clientes que desean recomendaciones antes de negociar
• Solicitud de póliza de seguro para productos de protección
• Cuenta de custodia para clientes que gestionan sus propias inversiones

El formulario se envía a través de un enlace seguro o directamente a través del portal del cliente. Ningún dato sensible viaja por correo electrónico sin cifrar.

Paso 3: El cliente completa la experiencia digital

El cliente recibe una experiencia de marca donde las haya:

• Rellenar formularios desde el ordenador o el móvil
• Guardar el progreso y volver más tarde
• Cargar los documentos necesarios en formatos compatibles
• Firme digitalmente sin imprimir nada

Para los clientes minoristas, el proceso completo suele durar entre 10 y 30 minutos. Con la aplicación móvil, algunas cuentas sencillas se completan en tan solo 5 minutos.

Paso 4: Recordatorios automáticos

InvestGlass puede enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o SMS a los clientes que aún no han enviado su formulario o a los que les faltan documentos. Esta automatización elimina las incómodas llamadas de seguimiento y mantiene el impulso sin esfuerzo manual.

Automatización de las comprobaciones de cumplimiento, CSC y ALD

InvestGlass presta servicio a instituciones financieras reguladas que deben cumplir las directrices CSC, AML, LSFin y MiFID II. La plataforma integra el cumplimiento en cada paso, en lugar de tratarlo como algo secundario.

Asignación automática de datos

Cuando un cliente envía su formulario, los datos se asignan automáticamente al registro de CRM. Los responsables de cumplimiento pueden revisar perfiles completos en una sola pantalla en lugar de buscar documentos en correos electrónicos y carpetas.

Calificación de riesgos y flujos de trabajo

Los flujos de trabajo de InvestGlass pueden activarse:

• Puntuación de riesgos automatizada basada en criterios configurables
• Integración de la detección de PEP y sanciones
• Enrutamiento de clientes de alto riesgo a colas de revisión manual
• Asignación de tareas de diligencia debida mejorada

Flujos de aprobación

Ninguna cuenta puede marcarse como abierta hasta que los aprobadores designados hayan firmado digitalmente. Estos flujos de aprobación funcionan en modo serie o paralelo:

Tipo de flujo de trabajo	Cómo funciona
Serie	Primero se aprueba el cumplimiento, luego la gestión y por último las operaciones.
En paralelo	Varios equipos votan simultáneamente sobre contactos, documentos y cuentas
Híbrido	Algunas aprobaciones son paralelas, otras requieren una aprobación secuencial.

Los rechazos devuelven automáticamente las solicitudes de documentos a los clientes o gestores de relaciones, creando un circuito cerrado hasta el consenso.

Ejemplo real

Un banco comercial de Zúrich utilizó InvestGlass para asegurarse de que cada nuevo cliente pasa una lista de comprobación de AML antes de que se financie una cartera. ¿El resultado? El tiempo de apertura de cuentas se redujo de 40 a sólo 2 días. Los hallazgos de auditoría relacionados con documentación incompleta prácticamente desaparecieron.

Utilizar la IA y la automatización para agilizar la incorporación

InvestGlass integra IA, incluidos grandes modelos lingüísticos, para reducir las tareas repetitivas de los equipos de front office y cumplimiento durante la incorporación.

Resúmenes de riesgos basados en IA

La IA puede resumir largos cuestionarios KYC en un perfil de riesgo conciso que aparece en el registro del cliente. Antes de una llamada de bienvenida, el gestor de relaciones ve un resumen claro en lugar de desplazarse por páginas de respuestas sin procesar.

Asignación automática de tareas

La automatización configurable en InvestGlass puede:

• Asignar tareas de seguimiento cuando se cumplan determinadas condiciones
• Programar llamadas de bienvenida automáticamente tras la aprobación de KYC
• Activar notificaciones internas cuando un cliente complete su solicitud digital
• Elevar a los supervisores los casos de incorporación estancada.

Comunicaciones personalizadas

La IA ayuda a generar mensajes de bienvenida personalizados o resúmenes de políticas de inversión coherentes con la información recopilada durante la incorporación. No se trata de plantillas genéricas, sino de comunicaciones adaptadas a las preferencias del cliente.

Protección de datos en Suiza

Toda la automatización se ejecuta dentro del entorno controlado de InvestGlass. Se respetan las normas suizas de protección de datos y no se comparten datos incontrolados con herramientas externas. La información de sus clientes permanece donde debe estar.

Conectar la incorporación a la gestión de carteras y al portal del cliente

La integración no termina hasta que el cliente puede ver sus cuentas, gestionar sus inversiones e interactuar con su institución. Aquí es donde InvestGlass realmente se diferencia.

Integración perfecta de la cartera

Una vez que la conformidad aprueba el archivo, InvestGlass envía los datos del cliente a los módulos de software de gestión de carteras. Los instrumentos, modelos y mandatos se crean sin necesidad de volver a teclear la información. La plataforma puede precompletar automáticamente entre el 20 y el 44% de los campos, eliminando la introducción de datos redundantes.

Activación del Portal del Cliente

El portal del cliente en InvestGlass se activa directamente desde el CRM. Los clientes obtienen acceso seguro a:

• Sus documentos de incorporación y acuerdos firmados
• Cuestionarios de idoneidad y perfiles de riesgo
• Informes de cartera y análisis de resultados
• Mensajería segura con su gestor de relaciones

Integración de automatización de marketing

Los flujos de automatización del marketing se conectan para que los nuevos clientes reciban contenidos educativos en los primeros 30 días. Esto podría incluir:

• Información actualizada sobre la situación del mercado en relación con su cartera
• Tutoriales sobre la plataforma y presentación de funciones
• Información reglamentaria exigida por su jurisdicción
• Invitaciones a seminarios web o eventos para clientes

Esta estrecha integración reduce los errores, acelera el tiempo de la primera inversión y crea un viaje digital continuo en lugar de un evento de incorporación único.

Buenas prácticas para la incorporación de clientes a InvestGlass

La tecnología por sí sola no transforma sus operaciones. El diseño de los procesos es igual de importante a la hora de implantar InvestGlass.

Normalizar las plantillas por segmentos

Cree plantillas de incorporación distintas para cada tipo de cliente:

Segmento de clientes	Plantilla Enfoque
Particulares con grandes patrimonios	Idoneidad global, fuente de riqueza, estructuras complejas
Clientes minoristas	CSC simplificado, finalización más rápida, optimizado para móviles
PYME y empresas	Titularidad real, directores, signatarios autorizados
Inversores institucionales	Cuestionarios de diligencia debida, documentación del mandato

Controle los cuadros de mando para detectar cuellos de botella

Revisar periódicamente los datos de incorporación en los cuadros de mando de InvestGlass. Las métricas clave a seguir incluyen:

• Tiempo medio entre el envío del formulario y la aprobación de KYC
• Índice de cumplimentación por tipo de formulario
• Motivos de rechazo más frecuentes
• Puntos de abandono en el recorrido del cliente

Esta información le ayuda a comprender dónde existen fricciones y a mejorar continuamente sus procesos.

Forme a sus equipos

Garantizar que los gestores de relaciones y el personal de cumplimiento adopten plenamente las funciones de InvestGlass:

• Notas y registro de actividades
• Creación y asignación de tareas
• Desencadenantes y aprobaciones de flujos de trabajo
• Informes y cuadros de mando

Una herramienta es tan poderosa como las personas que la utilizan.

Empezar con un piloto

En lugar de implantarlo en toda la organización a la vez, empiece con un proyecto piloto en una región o línea de negocio. Recopile información del equipo de primera línea. Perfeccione sus formularios y flujos de trabajo. A continuación, extienda InvestGlass a toda la organización con confianza.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Puede InvestGlass CRM gestionar los requisitos de incorporación multijurisdiccional?

InvestGlass permite a las entidades configurar diferentes plantillas de incorporación, listas de comprobación y flujos de trabajo para clientes de distintas jurisdicciones, como Suiza, la Unión Europea, Oriente Medio o Asia. Los campos y documentos obligatorios se adaptan a cada país, lo que ayuda a los equipos a cumplir la normativa fiscal y de CSC local sin necesidad de mantener sistemas separados. Los flujos de aprobación también pueden variar según la jurisdicción, de modo que las relaciones de mayor riesgo o transfronterizas reciban pasos de revisión adicionales. Esta flexibilidad hace que la solución sea ideal para gestores de activos y bancos que operan a escala transfronteriza.

¿Cuánto tiempo se tarda en implantar InvestGlass para la incorporación?

Los plazos de implantación dependen de la complejidad, pero muchas empresas pueden configurar los procesos básicos de incorporación, los formularios básicos y las funciones de los usuarios en unas pocas semanas. Los bancos más grandes que planifican integraciones con la banca central, herramientas de cartera y proveedores de identidad suelen ejecutar un proyecto por fases a lo largo de varios meses. Preparar de antemano los formularios existentes, las políticas de CSC y los modelos de datos acorta considerablemente el tiempo de implantación y prueba.

¿Es InvestGlass adecuado sólo para bancos privados?

Aunque muchos bancos privados utilizan InvestGlass, la plataforma está diseñada para bancos minoristas, gestores de activos externos, family offices, aseguradoras, empresas inmobiliarias e incluso organismos del sector público. Cualquier organización regulada que necesite una incorporación digital segura, flujos de trabajo estructurados y alojamiento de datos en Suiza puede beneficiarse. Por ejemplo, un corredor de seguros puede digitalizar la incorporación de asegurados con InvestGlass, garantizando una recopilación de documentos fluida y el seguimiento del cumplimiento durante todo el proceso.

¿Cómo protege InvestGlass los datos de los clientes durante la incorporación?

InvestGlass aloja los datos en centros de datos suizos o en instalaciones locales, aplicando el cifrado en tránsito y en reposo. Los permisos granulares, las pistas de auditoría y los registros de aprobación ayudan a las instituciones a demostrar el cumplimiento durante las auditorías reglamentarias. Los clientes rellenan los formularios a través de enlaces o portales seguros, lo que reduce la necesidad de enviar documentos personales por correo electrónico no cifrado. Este enfoque refleja el futuro de la protección de datos en los sectores regulados.

¿Puede InvestGlass integrarse con las herramientas de verificación de identidad existentes?

InvestGlass se conecta mediante API a proveedores externos de verificación de identidad, plataformas de firma digital y sistemas bancarios centrales. Esta integración permite el almacenamiento automático de los resultados de la verificación en el CRM, que los equipos de cumplimiento pueden revisar sin salir de la plataforma. Durante la fase de descubrimiento, las instituciones deben hablar de sus proveedores actuales con InvestGlass para diseñar un plan de integración adecuado que se adapte a su pila tecnológica.

InvestGlass revoluciona la forma en que las instituciones financieras abordan la incorporación de clientes. Al combinar la soberanía de los datos suizos con una potente automatización, la plataforma le ayuda a aumentar su base de clientes al tiempo que mantiene los estándares de cumplimiento que exigen los reguladores. Tanto si desea gestionar complejas relaciones de banca privada como agilizar la apertura de cuentas minoristas, InvestGlass le ofrece el servicio y la infraestructura necesarios para lograrlo.

¿Está listo para explorar cómo InvestGlass puede transformar su onboarding? Comience su prueba gratuita hoy mismo y descubra por qué los principales bancos y gestores de activos de Suiza y otros países confían en InvestGlass para potenciar la experiencia de sus clientes.