Hoe InvestGlass CRM te gebruiken voor het inwerken van klanten

InvestGlass CRM centraliseert digitale onboarding, KYC en klantgegevens in een in Zwitserland gehoste omgeving om te voldoen aan de strenge regelgeving voor banken en vermogensbeheer.

Gebruikers kunnen onboarding in een paar klikken starten door InvestGlass-formulieren te verzenden, KYC-documenten te verzamelen en automatische goedkeuringsworkflows te activeren.

Compliance teams kunnen KYC-, AML- en risicoscoreregels configureren zonder code, zodat elke nieuwe klant wordt gescreend voordat er een rekening wordt geopend.

Relatiebeheerders krijgen vanaf de eerste interactie een 360-graden klantbeeld, inclusief vragenlijsten, risicoprofielen en geschiktheidsvoorkeuren.

InvestGlass integreert onboarding met portefeuillebeheer, marketing automatisering en het klantenportaal voor een volledige levenscyclus van de klant

Inleiding tot klantenregistratie met InvestGlass CRM

De druk op banken, vermogensbeheerders en verzekeraars is nog nooit zo groot geweest. Regelgevers eisen strenge documentatie. Klanten verwachten rekeningen te kunnen openen vanaf hun smartphone. En elke dag dat u met papieren formulieren werkt, is een dag dat uw concurrenten sneller zijn.

InvestGlass is een Zwitsers soeverein crm-platform dat precies voor deze realiteit is ontworpen. Het platform is gebouwd voor gereguleerde entiteiten die een veilige onboarding vereisen en host gegevens in Zwitserland of on premise om te voldoen aan de vereisten voor gegevensresidentie en GDPR. Dit is geen generieke verkooptool die is aangepast voor de financiële sector. Het is speciaal ontwikkeld voor financiële instellingen die complexe compliance-landschappen moeten navigeren.

Dit artikel leidt u stap voor stap door een typisch onboarding proces binnen InvestGlass. Van het eerste contact tot het activeren van de rekening en het instellen van de portefeuille, ontdek je hoe je papieren formulieren, verstrooide e-mails en handmatige spreadsheets kunt vervangen door een gestroomlijnde digitale workflow. InvestGlass combineert CRM-gegevens, formulieren zonder code, geautomatiseerde workflows en AI-ondersteuning om een naadloze ervaring te creëren voor zowel uw team als uw klanten.

Deze gids is geschreven vanuit het perspectief van InvestGlass en richt zich op praktische gebruikssituaties in plaats van algemene CRM-theorie. Of u nu werkt bij een private bank in Genève, vermogen beheert voor institutionele beleggers of compliance verzorgt bij een verzekeringsmaatschappij, de principes hier zijn direct van toepassing op uw bedrijf.

Uw InvestGlass CRM voorbereiden voor Onboarding

Voordat je je eerste klant binnenhaalt, legt een goede configuratie de basis voor alles wat volgt. Een paar uur doordachte configuratie bespaart honderden uren in de toekomst.

Onboarding-pijplijnen definiëren

InvestGlass gebruikt pijplijnen om te visualiseren waar elke prospect of klant zich in zijn reis bevindt. Voor een typische financiële instelling kunnen deze fasen bestaan uit:

Pijplijn stadium	Beschrijving
Vooruitzicht	Eerste contact vastgelegd, nog geen formulieren verstuurd
KYC gestart	Klant heeft inwerkformulieren ontvangen
KYC Goedgekeurd	Compliance heeft alle documenten gevalideerd
Geopende rekening	Core banking systeem heeft rekeningnummer toegewezen
Eerste financiering	Initiële storting of overboeking ontvangen
Volledig actief	Klant is operationeel met portaaltoegang

Dankzij deze fasen kunnen relatiemanagers zich richten op de juiste prioriteiten, terwijl het management duidelijk inzicht krijgt in conversiepercentages en knelpunten.

CRM-velden aanpassen

Beheerders kunnen velden in InvestGlass aanpassen om de specifieke gegevenspunten vast te leggen die uw instelling nodig heeft:

• Informatie over fiscale residentie en nationaliteit
• MiFID II of LSFin classificaties
• Beleggingsdoelstellingen en risicobereidheid
• Documentatie over de bron van rijkdom en fondsen
• Politiek prominente personen

Deze aanpassing zorgt ervoor dat elk gegevenselement dat tijdens het onboarden van klanten wordt verzameld, direct in uw compliance- en rapportagesystemen wordt ingevoerd.

Gebruikersrollen en -rechten configureren

Niet iedereen hoeft alles te zien. InvestGlass maakt granulaire toestemmingsinstellingen mogelijk, zodat:

• Relatiebeheerders hebben toegang tot de aan hen toegewezen klanten en mogelijkheden
• Compliance officers beoordelen alle KYC-documentatie en goedkeuringswachtrijen
• Backofficemedewerkers beheren accountinstellingen zonder de investeringsgegevens te bekijken
• Managementdashboards tonen geaggregeerde statistieken zonder individuele klantgegevens weer te geven

Verbinding maken met kernsystemen

Voor maximale efficiëntie koppelt u InvestGlass via API aan uw kernbankier- of portefeuillesystemen. Deze synchronisatie betekent dat wanneer een rekeningnummer wordt aangemaakt in uw bankplatform, de onboarding-status in InvestGlass automatisch wordt bijgewerkt. Handmatige afstemming is niet nodig.

Digitale onboarding- en KYC-formulieren ontwerpen

InvestGlass Forms zijn digitale formulieren zonder code die worden gebruikt voor het verzamelen van onboarding-gegevens en KYC-documenten van private banking-, retail banking- en institutionele klanten. De formulierbouwer stelt compliance-, marketing- en operationele teams in staat om samen te werken aan het ontwerp zonder programmeerkennis.

Een onboardingformulier voor vermogensbeheer maken

Neem een praktisch voorbeeld voor een vermogensbeheerklant in Zwitserland. Uw formulier zou kunnen verzamelen:

Identiteit Sectie

• Volledige wettelijke naam en geboortedatum
• Paspoort of nationaal ID-nummer
• Huidig woonadres met bewijs van adres uploaden

Financieel profiel

• Jaarlijks inkomen
• Netto waarde exclusief primaire woning
• Bron van rijkdom uitleg
• Beleggingservaring per beleggingscategorie

Geschiktheid

• Beleggingshorizon (korte, middellange, lange termijn)
• Vragenlijst risicotolerantie
• Liquiditeitsbehoeften
• Specifieke beleggingsbeperkingen of -voorkeuren

Dynamische velden en voorwaardelijke logica gebruiken

De echte kracht komt naar voren met voorwaardelijke logica. Een bedrijfsaccountformulier kan automatisch vragen om:

• Beneficial owners met meer dan 25% eigendom
• Informatie over directeur en ondertekenaar
• Registratiedocumenten voor bedrijven
• Diagrammen van de bedrijfsstructuur

Ondertussen ziet een retailklant een vereenvoudigde versie die gericht is op individuele gegevens. Dit dynamische gedrag houdt formulieren beknopt en zorgt ervoor dat je precies verzamelt wat de regelgeving vereist.

Verplichte velden en documenten uploaden

Formulieren kunnen verplichte velden voor kritieke KYC-gegevens afdwingen:

• Paspoortnummer of nationaal identiteitsbewijs
• Fiscaal identificatienummer
• PEP-verklaring en vragen over sancties
• Ondertekende algemene voorwaarden

Met de velden voor het uploaden van bestanden kunnen klanten documenten rechtstreeks in InvestGlass bijvoegen. Kopieën van identiteitsbewijzen, adresbewijzen, bankafschriften en bewijs van de bron van rijkdom worden allemaal in één klantendossier opgenomen zonder e-mailbijlagen.

Een nieuwe klant op weg helpen

Dit is precies wat er gebeurt als een relatiemanager een nieuwe digitaal inwerken in InvestGlass.

Stap 1: De contactpersoonrecord maken

De relatiemanager maakt een nieuw lead- of contactrecord aan in het crm. Hij registreert de eerste ontmoeting of het eerste gesprek, noteert de doelstellingen van de klant en wijst de prospect toe aan de juiste onboardingpijplijn.

Stap 2: Het onboardingformulier selecteren en verzenden

Op basis van het producttype selecteert de manager het juiste InvestGlass Formulier sjabloon:

• Discretionair mandaat voor klanten die beleggingsbeslissingen delegeren
• Adviesmandaat voor klanten die aanbevelingen willen voordat ze handelen
• Verzekeringspolisaanvraag voor beschermingsproducten
• Bewaarrekening voor klanten die hun eigen beleggingen beheren

Het formulier wordt verzonden via een beveiligde link of rechtstreeks via het klantenportaal. Er worden geen gevoelige gegevens verstuurd via onversleutelde e-mail.

Stap 3: De klant voltooit de digitale ervaring

De klant krijgt een merkervaring waar dat mogelijk is:

• Formulieren invullen op desktop of mobiel
• Vooruitgang opslaan en later terugkeren
• Upload vereiste documenten in ondersteunde indelingen
• Digitaal ondertekenen zonder iets af te drukken

Voor particuliere klanten neemt het hele proces doorgaans 10 tot 30 minuten in beslag. Met de mobiele app zijn sommige eenvoudige accounts al binnen 5 minuten klaar.

Stap 4: Geautomatiseerde herinneringen

InvestGlass kan automatische e-mail- of sms-herinneringen sturen naar klanten die hun formulier nog niet hebben ingediend of documenten missen. Deze automatisering voorkomt lastige follow-up telefoontjes en houdt de vaart erin zonder handmatige inspanning.

Naleving, KYC en AML-controles automatiseren

InvestGlass bedient gereguleerde financiële instellingen die moeten voldoen aan KYC-, AML-, LSFin- en MiFID II-richtlijnen. Het platform integreert compliance in elke stap in plaats van het als een bijkomstigheid te behandelen.

Automatisch gegevens in kaart brengen

Wanneer een klant zijn formulier indient, worden de gegevens automatisch gekoppeld aan het CRM-record. Compliance officers kunnen volledige profielen in één scherm bekijken in plaats van documenten door e-mails en mappen te jagen.

Risicoscores en screeningworkflows

InvestGlass workflows kan triggeren:

• Geautomatiseerde risicoscoring op basis van configureerbare criteria
• Integratie van PEP- en sanctiescreening
• Routeren van klanten met een hoog risico naar handmatige beoordelingswachtrijen
• Verbeterde due diligence-opdracht

Goedkeuringsworkflows

Er kan geen rekening als geopend worden gemarkeerd totdat de aangewezen goedkeurders digitaal hebben getekend. Deze goedkeuringsworkflows werken in seriële of parallelle modus:

Type werkstroom	Hoe het werkt
Serie	Compliance keurt eerst goed, dan het management, dan operations
Parallel	Meerdere teams stemmen tegelijkertijd op contactpersonen, documenten en accounts
Hybride	Bepaalde goedkeuringen lopen parallel, andere vereisen opeenvolgende aftekeningen

Afwijzingen leiden automatisch tot gerichte documentverzoeken terug naar klanten of relatiebeheerders, waardoor een gesloten lus ontstaat tot consensus.

Voorbeeld uit de echte wereld

Een commerciële bank in Zürich gebruikte InvestGlass om ervoor te zorgen dat elke nieuwe klant een AML-checklist doorloopt voordat een portefeuille wordt gefinancierd. Het resultaat? De openingstijd van een rekening daalde van 40 dagen naar slechts 2 dagen. Controlebevindingen met betrekking tot onvolledige documentatie verdwenen vrijwel geheel.

AI en automatisering gebruiken om onboarding te stroomlijnen

InvestGlass integreert AI, waaronder grote taalmodellen, om repetitieve taken voor frontoffice- en compliance-teams tijdens het onboarden te verminderen.

AI-gestuurde risicosamenvattingen

AI kan lange KYC-vragenlijsten samenvatten in een beknopt risicoprofiel dat in het klantdossier verschijnt. Voor een welkomstgesprek ziet de relatiebeheerder een duidelijk overzicht in plaats van door pagina's met onbewerkte antwoorden te scrollen.

Geautomatiseerde toewijzing van taken

Configureerbare automatisering in InvestGlass kan:

• Vervolgtaken toewijzen wanneer aan specifieke voorwaarden is voldaan
• Automatisch welkomstgesprekken plannen na KYC-goedkeuring
• Interne meldingen triggeren wanneer een klant zijn digitale toepassing voltooit
• Vastgelopen onboardings escaleren naar supervisors

Persoonlijke communicatie

AI helpt bij het genereren van gepersonaliseerde welkomstberichten of samenvattingen van het beleggingsbeleid op basis van de informatie die tijdens het onboardingproces is verzameld. Dit zijn geen algemene sjablonen, maar communicatie op maat die verwijst naar de voorkeuren van de klant.

Zwitserse gegevensbescherming

Alle automatisering vindt plaats binnen de gecontroleerde InvestGlass omgeving. De Zwitserse regels voor gegevensbescherming worden gerespecteerd en er is geen ongecontroleerde uitwisseling van gegevens met externe tools. Uw klantgegevens blijven waar ze horen.

Onboarding koppelen aan portfoliomanagement en klantenportaal

Onboarding is pas voltooid als de klant zijn rekeningen kan zien, zijn beleggingen kan beheren en kan communiceren met uw instelling. Dit is waar InvestGlass zich echt onderscheidt.

Naadloze portfolio-integratie

Zodra compliance het bestand goedkeurt, stuurt InvestGlass de klantgegevens naar de softwaremodules voor portefeuillebeheer. Instrumenten, modellen en mandaten worden aangemaakt zonder informatie over te typen. Het platform kan 20 tot 44 procent van de velden automatisch voorinvullen, waardoor overbodige gegevensinvoer overbodig wordt.

Activering klantenportaal

Het klantenportaal in InvestGlass wordt direct vanuit het CRM geactiveerd. Klanten krijgen veilig toegang tot:

• Hun inwerkdocumenten en ondertekende overeenkomsten
• Geschiktheidsvragenlijsten en risicoprofielen
• Portefeuillerapporten en prestatieanalyses
• Beveiligd berichtenverkeer met hun relatiebeheerder

Integratie marketingautomatisering

Marketingautomatiseringsstromen verbinden zodat nieuwe klanten in de eerste 30 dagen educatieve inhoud ontvangen. Dit kan het volgende inhouden:

• Updates over de marktomstandigheden die relevant zijn voor hun portefeuille
• Platform tutorials en introductie van functies
• Regelgevende informatie vereist door uw rechtsgebied
• Uitnodigingen voor webinars of klantenevenementen

Deze nauwe integratie vermindert fouten, versnelt de tijd tot de eerste investering en creëert een doorlopend digitaal traject in plaats van een eenmalige onboarding.

Best Practices voor succesvolle klantenregistratie met InvestGlass

Technologie alleen verandert uw bedrijfsvoering niet. Procesontwerp is net zo belangrijk bij het inzetten van InvestGlass.

Sjablonen standaardiseren per segment

Maak verschillende onboarding-sjablonen voor verschillende klanttypes:

Segment klant	Sjabloon Focus
Vermogende particulieren	Uitgebreide geschiktheid, bron van rijkdom, complexe structuren
Particuliere klanten	Gestroomlijnde KYC, snellere afronding, mobiel geoptimaliseerd
MKB en bedrijven	Beneficial ownership, bestuurders, gemachtigde ondertekenaars
Institutionele beleggers	Due diligence vragenlijsten, mandaatdocumentatie

Dashboards controleren op knelpunten

Bekijk regelmatig onboarding gegevens in InvestGlass dashboards. De belangrijkste statistieken om bij te houden zijn:

• Gemiddelde tijd tussen formulier verzonden en KYC-goedkeuring
• Afrondingspercentage per type formulier
• Meest voorkomende redenen voor afwijzing
• Afstappunten in het klanttraject

Deze inzichten helpen je te begrijpen waar wrijving bestaat en je processen voortdurend te verbeteren.

Train je teams

Ervoor zorgen dat relatiebeheerders en compliance medewerkers de functies van InvestGlass volledig overnemen:

• Notities en activiteitenregistratie
• Taken maken en toewijzen
• Workflow triggers en goedkeuringen
• Rapportage en dashboardgebruik

Een hulpmiddel is zo krachtig als de mensen die het gebruiken.

Begin met een pilot

In plaats van in één keer uit te rollen over de hele organisatie, kun je beter beginnen met een pilot in één regio of business line. Verzamel feedback van het frontlinieteam. Verfijn uw formulieren en workflows. Breid InvestGlass vervolgens met vertrouwen uit over de hele organisatie.

FAQ

Kan InvestGlass CRM omgaan met onboardingvereisten voor meerdere jurisdicties?

Met InvestGlass kunnen instellingen verschillende onboarding-sjablonen, checklists en workflows configureren voor klanten in verschillende rechtsgebieden zoals Zwitserland, de Europese Unie, het Midden-Oosten of Azië. Velden en verplichte documenten kunnen per land worden aangepast, zodat teams kunnen voldoen aan lokale KYC- en belastingregelgeving zonder aparte systemen te hoeven onderhouden. Goedkeuringsstromen kunnen ook variëren per jurisdictie, zodat relaties met een hoger risico of grensoverschrijdende relaties extra beoordelingsstappen krijgen. Deze flexibiliteit maakt de oplossing ideaal voor vermogensbeheerders en banken die grensoverschrijdend werken.

Hoe lang duurt het om InvestGlass te implementeren voor onboarding?

De implementatietijd hangt af van de complexiteit, maar veel bedrijven kunnen de belangrijkste onboardingprocessen, basisformulieren en gebruikersrollen binnen een paar weken configureren. Grotere banken die integraties plannen met core banking, portfoliotools en identity providers voeren doorgaans een gefaseerd project uit dat meerdere maanden in beslag neemt. Door uw bestaande formulieren, KYC-beleid en datamodellen van tevoren voor te bereiden, verkort u de implementatie- en testtijd aanzienlijk.

Is InvestGlass alleen geschikt voor particuliere banken

Hoewel veel private banken InvestGlass gebruiken, is het platform ontworpen voor retailbanken, externe vermogensbeheerders, family offices, verzekeraars, vastgoedbedrijven en zelfs overheidsinstellingen. Elke gereguleerde organisatie die behoefte heeft aan veilige digitale onboarding, gestructureerde workflows en Zwitserse datahosting kan hiervan profiteren. Een verzekeringsmakelaar kan bijvoorbeeld de onboarding van polishouders digitaliseren met InvestGlass, waardoor het verzamelen van documenten en het volgen van de compliance tijdens het hele proces soepel verloopt.

Hoe beschermt InvestGlass klantgegevens tijdens onboarding?

InvestGlass host gegevens in Zwitserse datacenters of op locatie en zorgt voor versleuteling tijdens het transport en in rust. Dankzij granulaire machtigingen, controletrajecten en goedkeuringslogboeken kunnen instellingen bij controles aantonen dat ze aan de regelgeving voldoen. Klanten vullen formulieren in via beveiligde koppelingen of portals, waardoor er minder behoefte is aan het versturen van persoonlijke documenten via onversleutelde e-mail. Deze aanpak weerspiegelt de toekomst van gegevensbescherming in gereguleerde sectoren.

Kan InvestGlass integreren met bestaande instrumenten voor identiteitsverificatie

InvestGlass maakt via API verbinding met externe aanbieders van identiteitsverificatie, platforms voor digitale handtekeningen en centrale banksystemen. Deze integratie maakt het mogelijk om verificatieresultaten automatisch terug te sturen naar de CRM, die compliance teams kunnen bekijken zonder het platform te verlaten. Tijdens de ontdekkingsfase moeten instellingen hun huidige leveranciers met InvestGlass bespreken om een passend integratieplan te ontwerpen dat bij hun technologiestapel past.

InvestGlass zorgt voor een revolutie in de manier waarop financiële instellingen het onboarden van klanten aanpakken. Door Zwitserse gegevenssoevereiniteit te combineren met krachtige automatisering helpt het platform u om uw klantenbestand uit te breiden en tegelijkertijd te voldoen aan de compliance-normen die toezichthouders eisen. Of u nu complexe private banking-relaties wilt beheren of het openen van particuliere rekeningen wilt stroomlijnen, InvestGlass biedt de service en infrastructuur om het mogelijk te maken.

Wilt u ontdekken hoe InvestGlass uw onboarding kan veranderen? Start vandaag nog uw gratis proefperiode en ontdek waarom toonaangevende banken en vermogensbeheerders in Zwitserland en daarbuiten vertrouwen op InvestGlass om hun klanttrajecten te optimaliseren.